RV zienswijze ontwerp-beleidsplan 2024-2027 RAZU

Raadsvoorstel Zaaknummer 1012368

Onderwerp: Zienswijze ontwerp-beleidsplan 2024-2027 Regionaal Archief Zuid-Utrecht Vergaderdatum raad: 2 november 2023 Geheim: Nee Steller: Stéphanie Gautier Portefeuillehouder: Wethouder Hitipeuw

Beslispunten 1. Een zienswijze in te dienen over het ontwerp-beleidsplan 2024-2027 van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

Inleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (hierna: RAZU) is een regionale bedrijfsvoeringsorganisatie die als hoofdtaak heeft uitvoering te geven aan de Archiefwet. Dat betekent het toezicht houden, beheren en beschikbaar stellen van het gemeentelijke archief. De koers van het RAZU wordt om de vier jaar bepaald door middel van een beleidsplan. De vorige beleidsperiode is beëindigd in 2022. Dit vraagt om een nieuw toekomstbeeld over de nieuwe periode zijnde 2024-2027. In december 2022 is het beleidsplan “Het zichtbaar onzichtbaar maken” voorgesteld aan het bestuur van het RAZU. Het beleidsplan was ambitieus maar heeft op het financiële aspect niet voldoende steun gekregen waardoor het niet is ingevoerd. Naar aanleiding hiervan heeft het RAZU het beleidsplan herzien. Het vernieuwde beleidsplan “Open, Openbaar, (Her)bruikbaar” is opgesteld. In de lijn met de vernieuwde Wet gemeenschappelijke regelingen wordt de raad in de gelegenheid gesteld om zich uit te spreken over het ontwerp-beleidsplan door middel van een zienswijze. Hiermee kan de raad op een passende wijze zijn kaderstellende en controlerende rol uitoefenen.

Beoogd effect Richting geven aan de gemeenschappelijke regeling.

Argumenten 1.1 Er zijn zorgen over de borging van voldoende opslagcapacitei. Uit het beleidsplan valt niet duidelijk te achterhalen hoe de groei van de collectie wordt gemeten, hoeveel stukken er nog van de archieven moeten worden overgebracht en of we voldoende opslagruimte houden (in strekkende meters ) in de toekomst door de groei van de collectie. Hierdoor vragen we aandacht voor de groei van de fysieke collectie bij het RAZU.

1.2 Het is onduidelijk welke digitaliseringsprojecten uitgevoerd worden, waardoor onduidelijk is welke incidentele kosten ontstaan voor de gemeente. In het beleidsplan wordt niet voldoende vermeld op welke voorwaarden de digitaliseringsprojecten uitgevoerd kunnen gaan worden. Indien deze niet met de huidige capaciteit en middelen uitgevoerd kan worden, zullen er incidentele financiële gevolgen zijn voor de gemeente. Graag willen wij een voorkeur uitspreken om de digitaliseringsprojecten binnen de bestaande begroting uit te voeren. 1.3 Het is onduidelijk hoe de vernieuwde bekostigingssystematiek wordt bepaald en wanneer deze wordt vastgesteld. In het beleidsplan wordt niet vermeld op welke componenten de herijking van de bekostiging plaats gaat vinden. Op dit moment is de bekostiging gebaseerd op drie componenten (personeel en materiaal, archiefbewaarplaats, overhead en overige ruimte) en in de toekomst zouden hieraan componenten kunnen worden toegevoegd zoals de e-depotvoorziening, Daardoor is het voor ons niet te bepalen in welke mate de kosten kunnen gaan stijgen. Bovendien geeft het beleidsplan aan dat de gemeenten dit op z’n vroegst gecommuniceerd krijgen in de Kadernota 2026 van het RAZU. De gemeente kan dus niet anticiperen op de mogelijke kostenstijging en het is onduidelijk of dat we beschikken over deze informatie voor onze eigen Kadernota 2026.

In de zienswijze vragen wij aandacht hiervoor.

Risicoparagraaf 1.1 Financiële impact op het budget van Vijfheerenlanden vanwege de herijking van het bekostigingsmiddel is niet te voorzien. De verdeelsleutel van de bekostigingsmiddelen wordt éénmaal in de vijf jaar herijkt. De nieuwe looptijd van deze verdeelsleutel loopt van 2026 t/m 2030. Naar verwachting zal de bijdrage voor gemeente Vijfheerenlanden hierdoor worden verhoogd. We weten momenteel nog niet hoe hoog de herijkte bijdrage gaat worden. In de financiële paragraaf wordt een nadere toelichting gegeven.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf De verwachte herijking van het bekostigingsmiddel zoals benoemd in het ontwerp-beleidsplan leidt waarschijnlijk tot een verhoogde bijdrage voor de gemeente Vijfheerenlanden. Het RAZU wenst de herijking van de verdeelsleutel in 2025 uit te werken, zodat deze uiterlijk met ingang van de Kadernota 2026 van de gemeente gehanteerd kan worden. De grondslagen zijn gebaseerd op het inwoneraantal en de hoeveelheid overgebrachte archiefcollectie. Het bekostigingsmiddel bevat drie kostencomponenten zoals hieronder opgenomen: A. De kosten voor "personeel en materiaal" worden afgeleid van het aantal inwoners Het aantal inwoners in de gemeente Vijfheerenlanden is in de afgelopen jaren gestegen en inmiddels hoger dan 60.000.Door deze groei mag een stijging van de bijdrage worden verwacht als de andere deelnemende gemeenten minder hard in aantallen inwoners groeien.

B. De kosten voor de "archiefbewaarplaats" worden afgeleid van de hoeveelheid archief die daar is of zal worden ondergebracht De gemeente Vijfheerenlanden is nog steeds bezig met het overbrengen van fysieke archieven uit de voormalige gemeenten naar het RAZU. Ook op basis hiervan is een stijging te verwachten van de bijdrage van de gemeente Vijfheerenlanden. Daarnaast is het toekomstige beheer en de opslag van de digitale stukken via het e-depot niet ingecalculeerd in het huidige bekostigingsmiddel. C. De kosten voor de "overhead en de overige ruimten" worden berekend op basis van een combinatie van de hierboven genoemde kosten van A en B Er zal worden verzocht aan het RAZU of het mogelijk is de herijking van de verdeelsleutel al te verwerken in de kadernota 2025-2028. Hierdoor wordt het mogelijk om de gevolgen voor de gemeentelijke begroting vanaf jaarschijf 2026 al in de begroting 2025-2028 in beeld te hebben.

Participatieparagraaf n.v.t.

Duurzaamheidsparagraaf n.v.t.

Communicatieparagraaf Het bestuur van het RAZU wordt op de hoogte gesteld van onze zienswijze. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de loco-secretaris, Signed By: l.huberts@vijfheerenlanden.nl

26/09/2023 14:35:01 CEST {{signer1}}

ID: 43cb00ca-f862-4c6d-93fc-c361ef32afda Auth: Consent

L.J.C. (Leon) Huberts

de burgemeester, Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl

26/09/2023 17:11:11 CEST {{signer2}}

ID: 43cb00ca-f862-4c6d-93fc-c361ef32afda Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5.

20230814_ontwerp_Beleidsplan_2024_2027 0230817_Raad_Vijfheerenlanden_beleidsplan Bijlage_4_1_Toelichting_ontwerp-beleidsplan Concept Zienswijzebrief op het ontwerp-beleidsplan 2024-2027 RAZU RAZU_Begroting_24_27_definitief