RV Wijziging reglementen van orde en geheimhoudingsprotocol.pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer 890297

Datum vergadering Agendapunt: Onderwerp: Steller:

1 juni 2023 Wijziging reglementen van orde en geheimhoudingsprotocol Raadsgriffie

Voorstel: 1. Het Reglement van Orde op de raadscommissies gemeente Vijfheerenlanden 2023 vast te stellen; 2. Het Reglement van Orde op de raadscommissies gemeente Vijfheerenlanden 2022 in te trekken; 3. Het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Vijfheerenlanden 2023 vast te stellen; 4. Het Reglement van Orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad Vijfheerenlanden 2022 in te trekken; 5. Het protocol geheimhouding Vijfheerenlanden 2023 vast te stellen; 6. Het protocol geheimhouding Vijfheerenlanden 2022 in te trekken. Aanleiding Op 1 januari 2023 is de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur in werking gegaan, met uitzondering van het onderdeel geheimhouding, welk onderdeel op 1 april 2023 in werking is getreden. Deze wet zorgt ervoor dat de reglementen van de raad en commissies aangepast dienen te worden omdat er van rechtswege bepalingen zijn vastgesteld die boven onze reglementen gaan. Het onderdeel over geheimhouding in deze wet brengt, naast de wijzigingen in de reglementen, ook met zich mee dat het protocol geheimhouding aangepast dient te worden. Een andere aanleiding om het protocol nader te bekijken ligt in de aanbevelingen die gedaan zijn in het rekenkamerrapport inzake Niemans.

De rekenkamer heeft hier duidelijke aanbevelingen gedaan om ervoor te zorgen dat de raad zich gedegen kan informeren en voorbereiden als het gaat om geheime stukken. Dit is geweest om de vastgestelde werkwijze nog eens te bespreken tijdens een werksessie met presidium en college op 30 maart 2023. Tot slot zijn er 2 verzoeken vanuit het presidium gekomen om de reglementen daarop aan te passen namelijk een vaste onderzoekscommissie geloofsbrieven in te kunnen stellen en een regel op te nemen voor technische vragen die gesteld worden na de commissievergadering en voor de raadsvergadering.

Beoogd effect Het vastleggen van heldere en eenduidige uitgangspunten en afspraken voor het opleggen van geheimhouding in het verkeer tussen het college, de burgemeester en de raad(scommissies). Het herijken van de reglementen van orde naar de huidige werkwijze.

Argumenten 1. Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is benoemingsvereiste voor bestuurders Om wethouder te worden is voortaan van rechtswege een Verklaring Omtrent Gedrag nodig. Zonder VOG kan een kandidaat niet worden benoemd. In het reglement uit 2022 had de raad al bepaald dat dit een verzoek is aan de kandidaat wethouder. Deze bepaling kan dus uit het Reglement van Orde aangezien dit nu van rechtswege een vereiste is geworden. 2. De geheimhoudingsregeling in de Gemeentewet wordt vanaf 1 april 2023 aangepast. Eerder stonden de bepalingen verspreid in de wet per bestuursorgaan, per 1 april jl wordt dit in één hoofdstuk (Va)geregeld. De aangepaste geheimhoudingsregeling bevat de volgende wijzigingen: • De burgemeester is nu ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie. • Mondelinge informatie in besloten raadsvergaderingen is voortaan van rechtswege geheim. • De mogelijkheid vervalt om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren. • De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen maar kan die wel opheffen. • Een raadslid of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste 3 maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust. 3.

Toegankelijkheid van geheime stukken dient zo veilig mogelijk te zijn De werkwijze tot nu toe is dat alle geheime stukken enkel bij de griffie fysiek in gezien kunnen worden. Hier is in de werksessie in 2022 die het presidium met het college hierover had, bewust voor gekozen omwille van de veiligheid. In de werksessie op 30 maart 2023 heeft het presidium in samenspraak met het college deze werkwijze wederom onderschreven. 4. Vaste onderzoekscommissie geloofsbrieven scheelt vergadertijd Het vergt veel tijd om een onderzoekscommissie geloofsbrieven in te stellen en het onderzoek dat zij doen ter vergadering te laten plaatsvinden. De wens is uitgesproken dit het onderzoek voorafgaand aan de vergadering te doen. Dit zou kunnen wanneer er een vaste onderzoekscommissie geloofsbrieven wordt ingesteld. Dit is nu opgenomen in het reglement van orde. Voor de commissie worden 3 vaste leden benoemd en 3 plaatsvervangers.

2

5. Het stellen en beantwoorden van technische vragen tussen commissie en raadsvergadering vraagt om werkafspraak Voor het stellen en beantwoorden van technische vragen voor de commissie zijn deadlines vastgelegd in het Reglement van Orde op de raadscommissies (artikel 11). Dit zijn duidelijke en praktische werkafspraken voor raad, griffie en ambtelijke organisatie. Dergelijke werkafspraken ontbraken nog voor vragen die naar aanleiding van de commissiebehandeling in aanloop naar de raadsvergadering gesteld worden. Het reglement van orde voor de raadsvergadering is nu opgesteld met een vergelijkbaar artikel. Kanttekeningen 1. Door de beperkte toegankelijkheid van geheime stukken kan de raad zijn bestuurlijke rol minder goed innemen. De rekenkamer stelt in haar rapport dat de raad vanaf de start afspraken met het college moet maken over informatievoorziening en deze regelmatig moet actualiseren. Ook doet de rekenkamer de aanbeveling om als college, maar ook als griffie, de raad optimaal in positie te brengen en te ondersteunen omtrent besloten vergaderingen en geheime stukken. De toegankelijkheid van de geheime stukken is beperkt door het feit dat de stukken fysiek bij de griffie ingezien moeten worden.

Het digitaal beschikbaar maken van de stukken in een speciaal daartoe ingericht, beveiligd en afgesloten gedeelte op het raadsinformatiesysteem is overwogen maar omwille van de veiligheid niet voor gekozen. Om toch de raadsleden zo goed mogelijk in positie brengen, kunnen de raadsleden tijdens het inzien van de stukken aantekeningen maken die ze bij de griffie in bewaring geven. De griffie zorgt ervoor dat de aantekeningen in de besloten vergaderingen beschikbaar zijn voor de raadsleden.

De griffier Signed By: k.goossens@vijfheerenlanden.nl 15/05/2023 12:26:51 CEST ID: 39e4d508-3770-4fd7-b124-16969103b33c

{{Signer1}} Auth: Consent

K.I. (Krista) Goossens Bijlagen • Reglement van orde op de raadscommissies gemeente Vijfheerenlanden 2023 (tekenversie en versie met wijzigingen zichtbaar) • Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Vijfheerenlanden 2023 (tekenversie en versie met wijzigingen zichtbaar) • Protocol geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden 2023 (tekenversie en versie met wijzigingen zichtbaar)

3