RV Versterking griffie - versterking raad.pdf

RAADSVOORSTEL Zaaknummer Datum vergadering Agendapunt: Onderwerp: Steller:

Versterking Raad – Versterking Griffie Werkgeverscommissie

Voorstel: 1. In te stemmen met de uitbreiding van de griffie ter versterking van de raad voor wat betreft de strategische advisering, informatiemanagement, communicatie en regionale samenwerking; 2. Hiervoor via de 1ste bestuursrapportage 2023 de volgende financiële middelen beschikbaar te stellen: - Voor het jaar 2023 € 47.000 voor de periode september tot en met december 2023; - Structureel vanaf 2023 € 142.000. Aanleiding De eerste periode van de nieuwe raad heeft in het teken gestaan van teamvorming, processen en beleid op orde. In deze tweede bestuursperiode wordt verder gebouwd en heeft de raad uitgesproken wat voor raad Vijfheerenlanden wil zijn. Ambities Om die raad te kunnen zijn is ondersteuning belangrijk die past bij die ambities. Een raad die volgend en intern gericht is heeft een andere griffie nodig dan een raad die wil sturen en in contact met de samenleving wil staan, zo blijkt uit de benchmark ‘Raadsgriffies anno 2022 – De toekomstbestendige lijn’. De raad van Vijfheerenlanden heeft uitgesproken ambitie te hebben, zo blijkt uit het overdrachtsdocument, de kick-off op 2 april 2022 en verwoord in het Koersdocument Fier op Reis. De raad van Vijfheerenlanden zet in op een sturende en extern gerichte houding1. Daar past een proactieve en assertieve griffie bij.

Een griffie die met initiatieven komt die raadsleden helpen bij het uitvoeren van raadswerk in de breedste zin van het woord. Ook een griffie met een vooruitziende blik en een signaleringsfunctie: Welke vraagstukken leven er in de raad, waar lopen ambtenaren tegenaan, hoe en wanneer wil het college de raad betrekken bij de besluitvorming en totstandkoming van beleid, wat speelt er in de regio en de samenleving en sluit dit aan bij de wensen van de raad in zijn algemeenheid en bij specifieke dossiers. Kortom een strategische griffie die inspireert en mogelijkheden laat zien. Huidige situatie en wensen Op dit moment kan de griffie het basis-basisplus pakket bieden, zoals beschreven in de benchmark voor de soorten raden en griffies en bijbehorend takenpakket. De raadsadviseurs zijn nog veel bezig met organisatorische, facilitaire taken als achtervang van de griffiemedewerker. Om de strategische griffie te kunnen zijn, die past bij de ambities van de raad is extra formatie nodig voor een raadsadviseur/commissiegriffier (0,6 fte) en een senior griffiemedewerker (1 fte). De functie griffiemedewerker zal in omvang verminderen.

1 Benchmark ‘Raadsgriffies anno 2022 – De toekomstbestendige lijn!’ Link naar benchmark

Proces De werkdruk op de griffie, de ambities van de nieuwe raad en de kwetsbaarheid binnen het team zijn met de werkgeverscommissie besproken. De werkgeverscommissie heeft de griffier gevraagd mede op basis van benchmarkgegevens met een voorstel te komen ter versterking van de ondersteuning en advisering aan de raad. Met dit voorstel wordt hier invulling aan gegeven. Het voorstel is op 30 maart 2023 besproken in het presidium. Het presidium kan zich hierin ……vinden. Beoogd effect Met dit voorstel wordt de ondersteuning en advisering van de gemeenteraad op peil gebracht, passend bij de sturende en extern gerichte ambities van de raad. Het zorgt voor een toekomstbestendige griffie, die in balans is en in staat is samen met raad, fracties en samenleving verder te bouwen aan de versterking van de lokale democratie en goede afgewogen besluitvorming. Argumenten 1. De extra formatie is passend volgens benchmark-onderzoeken. In het benchmarkonderzoek ‘Raadsgriffies anno 2022. De toekomstbestendige lijn!’ blijken in zijn algemeenheid twee dimensies van belang om te bepalen welke griffieomvang passend is. Het aantal inwoners van een gemeente en de vraag ‘wat voor raad willen we zijn’. 2 a) Omvang gemeente In zijn algemeenheid geldt dat hoe groter een gemeente hoe groter de griffie. Bij de start van de gemeente viel de gemeente in de categorie tot 60.000 inwoners.

Inmiddels behoort Vijfheerenlanden tot een 60.000+ gemeente met verdere groeiambities. Uit de benchmark blijkt dat hier qua griffieformatie een omslagpunt ligt. Veel 60.000+ gemeenten hebben een omvang van ruim meer dan 5 fte. b) Ambitie gemeenteraad Uit het bovengenoemd benchmarkonderzoek blijkt ook dat de griffies die te kenschetsen zijn als strategisch van aard en een meer compleet pakket aan taken bieden een omvang hebben van ruim meer dan 5 fte. (Zie bijlage 1 voor een overzicht van de soorten raden en griffies en het bijbehorend takenpakket). Dit beeld wordt ook bevestigd door de resultaten van het benchmarkonderzoek dat door de griffier bij enkele vergelijkbare gemeenten is gedaan. Ook hieruit blijkt dat een omvang van meer dan 5 à 6 fte bij dit aantal inwoners past bij een meer strategische griffie. Zie bijlage 2. 2. Vijfheerenlanden heeft de ambitie om in regionale samenwerking zelfbewust positie te nemen. Hierbij past extra uitbreiding van de formatie op de griffie van 0,5 fte voor strategische advisering op samenwerking in de regio. De maatschappelijke vraagstukken waarmee raadsleden te maken hebben zijn steeds complexer, zoals de decentralisaties en transformatie van het sociaal domein, de woonopgave, duurzaamheid en klimaat enz.. Veel opgaven zijn alleen in samenhang met de regio succesvol aan te pakken.

Het Rijk ziet steeds vaker in regio’s een gesprekspartner, meer 2 https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/mb101-

00_benchmarkrapport_griffies-anno-2022-de-toekomstbestendige-lijn_vd_2022

2

dan in individuele gemeenten. Het is belangrijk om ook in de ondersteuning van de raad te investeren, om in dit samenspel als raad op het juiste moment de juiste positie in te kunnen nemen. Er zijn ambtelijke en bestuurlijke netwerken, waar informatie gedeeld wordt, voorbereid en afgestemd. De griffie kan de commissies en/of eventueel raadsrapporteurs of een commissie verbonden partijen ondersteunen. Dit kan bijvoorbeeld door het volgen van de ontwikkelingen en de stukkenstroom en deze te vertalen naar de beïnvloedings- en besluitvormingsmomenten. De griffie kan met voldoende formatie bijvoorbeeld regionaal inzet leveren om met andere griffies een Kennisportal Verbonden Partijen te ontwikkelen, regionale procesafspraken met de verbonden partijen maken en ontwikkelingen te signaleren die voor onze raden van belang zijn. Een actieve bijdrage vergroot je invloed in de regio, ook op griffieniveau. Een actieve bijdrage past ook bij de 60.000+ gemeente die Vijfheerenlanden nu is. 3. Strategisch raadsadviseurs als verbindingsofficier Raadsleden ervaren in toenemende mate druk en verzwaring van hun werk waarbij goede ondersteuning en advisering noodzakelijk is. De opgaven worden complexer. De gemeenteraad heeft adviseurs op de griffie nodig die als sparringpartner kunnen opereren en een sterk netwerk hebben met ambtenaren die bij de verschillende beleidsterreinen betrokken zijn.

Zo kan de griffie specifieke kennis en knowhow voor de raad(sleden) ontsluiten, overzicht houden en adviseren op initiatieven, moties, amendementen etc. Tegelijkertijd zijn de raadsadviseurs de ambassadeurs van de raad, die ‘met de pet van de raad op’ vragen kunnen stellen en spiegels voorhouden. Deze versterking van de strategische adviesfunctie op de griffie past in een landelijke trend, die je terugziet in de omvang van de formaties en in de versteviging van de functieprofielen van raadsadviseurs en (commissie)griffiers. 4. Meer capaciteit voor communicatie en participatie om lokale democratie te versterken. De raad wil de samenleving meer betrekken bij de beslissingen die genomen moeten worden en de samenwerking verbeteren. De griffie gaat aan de slag met een communicatieplan. Daarin staat de doorontwikkeling van het VHL-plein, maar ook de inzet van nieuwe vormen. Goede communicatie draagt bij aan de herkenbaarheid van de raad en het versterken van het vertrouwen in de lokale democratie, bijvoorbeeld door acties als Gast van de raad, politiek actief, podcasts enz. En door jong te beginnen op basisscholen en met jongeren starten we al vroeg. Om dit waar te kunnen maken is het nodig om de huidige raadsadviseur communicatie en participatie vrij te spelen en te ontzorgen voor wat betreft de organisatorische onderdelen van zijn taak. 5.

Inzet op het verbeteren van de informatievoorziening aan de raad. De toenemende beschikbaarheid van informatie met de bijbehorende vraagstukken van ontsluiting, vindbaarheid, bruikbaarheid en betrouwbaarheid hebben zijn weerslag op het werk van de raad(sleden). Goed informatiemanagement op de griffie is essentieel om het informatieproces te helpen stroomlijnen. Er is capaciteit nodig om hier naast de dagdagelijkse werkzaamheden strategischer invulling aan te geven.

Kanttekeningen

3

1. Het is geen goed signaal naar de samenleving om extra geld uit te trekken voor de eigen ondersteuning van de gemeenteraad. Met dit voorstel groeit de formatie van de griffie met 1,5 fte. De wijze waarop de ondersteuning van de gemeenteraad is georganiseerd en ingericht heeft in de afgelopen tijd veel aandacht gekregen, o.a. door het adviesrapport Goede ondersteuning, sterke democratie van de Raad voor het Openbaar Bestuur. Ondersteuning is volgens de ROB ‘geen luxe of bijzaak maar een essentiële voorwaarde voor het functioneren van een volksvertegenwoordiger en voor een sterke democratie’. De taken van gemeenteraden zijn verzwaard en het speelveld is complexer geworden. Voor het functioneren van de raadsleden afzonderlijk, de raad als geheel en de sterke democratie ten dienste van de gemeenschap zijn deze middelen te rechtvaardigen. 2. (Strategische) advisering voor raadsleden kan via de verordening op de ambtelijke bijstand worden ingericht en hoeft niet op de griffie aanwezig te zijn. Via de griffier hebben raadsleden recht op ambtelijke bijstand uit de organisatie. Dit instrument heeft vooral meerwaarde bij een specifieke omvangrijke informatievraag of het schrijven van een initiatiefvoorstel. Gelet op de dualisering sinds 2002 wordt er belang gehecht aan onafhankelijke advisering vanuit de griffie.

Ook gelet op de wijze waarop landelijk over inrichting van de ondersteuning en advisering voor raden wordt gedacht, is het aan te bevelen om raadsleden over eigen strategische adviseurs te laten beschikken die hen adviseren en bijstaan. Financiële consequenties In de begroting 2023 is geen rekening gehouden met de benodigde extra uitgaven. Er wordt voorgesteld via de 1ste bestuursrapportage 2023 de volgende financiële middelen beschikbaar te stellen. - Voor het jaar 2023 € 47.000 voor de periode september tot en met december 2023; - Structureel vanaf 2023 € 142.000. Uitvoering Huidige formatie Griffier Raadsadviseur/1e plv. griffier Raadsadviseurs Raadsadviseur communicatie en participatie Senior griffiemedewerker/officemanager Griffiemedewerker / communicatiemedewerker TOTAAL

Huidig 1 fte 0,89 1 0,67

Nieuw 1 fte 0,89 1,6 0,67

Toelichting

0

1

1

0,89

De huidige griffiemedewerker zal deze functie gaan invullen Er zal een nieuwe medewerker geworven worden.

4,56

6,05

Namens de werkgeverscommissie, H.C. (Dico) Baars

4