RV vaststellen verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023

Raadsvoorstel Zaaknummer 1017585

Onderwerp: Vaststellen verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 Vergaderdatum raad: 12 december 2023 Geheim: Steller: Portefeuillehouder:

Nee Sylvia Clements Wethouder Van Maanen

Beslispunten 1. De verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2023 vast te stellen op een percentage van 3% van de totale lasten van de gemeente Vijfheerenlanden, inclusief de toevoegingen aan de reserves.

Inleiding Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording dient de verantwoordingsgrens te worden vastgesteld door de raad van de gemeente Vijfheerenlanden. De verantwoordingsgrens is dus een door de raad vastgesteld percentage van de totale lasten, inclusief de toevoegingen aan de reserves, waarboven het college van burgemeester en wethouders de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3%. De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. Voorgesteld wordt dit percentage voor 2023 op 3% vast te stellen.

Beoogd effect Goede uitvoering van de controlerende en sturende taak door de raad op hoofdlijnen. Voldoen aan de informatiepositie van de raad.

Argumenten 1.1. De raad geeft uitvoering aan de controlerende taak op hoofdlijnen. Om de controlerende taak van de gemeenteraad te kunnen uitvoeren is het vaststellen van de verantwoordingsgrens belangrijk. Door deze grens vast te stellen op 3%, geeft de raad aan niet over iedere euro geïnformeerd te willen worden, maar alleen boven een bepaald bedrag. Het is te kostbaar en tijdrovend om iedere euro die kan leiden tot een rechtmatigheidsfout- of onduidelijkheid te verantwoorden. De raad stuurt op hoofdlijnen waardoor niet elke afwijking relevant is, maar alleen informatie boven de gestelde grens, waarbij de raad voldoende wordt geïnformeerd.

1.2. De accountant beoordeelt vanaf 2023 alleen nog de getrouwheid van de jaarrekening en hanteert hiervoor een tolerantie van 1%. Dit betekent concreet dat de accountant enkel de mogelijke getrouwheidsfouten vindt. In praktische zin willen we er wel voor blijven zorgen dat de accountant kan steunen op de interne controlewerkzaamheden. Dit realiseren we door in de praktische uitvoering een tolerantie van 1% te hanteren bij onze controles. 1.3 De organisatie beoordeelt vanaf 2023 de financiële rechtmatigheid, maar raakt hierbij óók de getrouwheid. Dit betekent dat de organisatie de mogelijke financiële rechtmatigheidsfouten vindt én de mogelijke getrouwheidsfouten. Het college geeft dus een financiële rechtmatigheidsverantwoording af over rechtmatigheid én getrouwheid, terwijl de accountant enkel de getrouwheid beoordeelt. Doordat bij de interne controles meer aspecten worden getoetst, is het niet meer dan logisch dat de verantwoordingsgrens voor de financiële rechtmatigheidsverantwoording hoger komt te liggen dan de tolerantiegrens van de accountant. 1.4. De organisatie is in ontwikkeling. Het instellen van de verantwoordingsgrens voor financiële rechtmatigheid op 3% geeft de organisatie de gelegenheid te leren van de geconstateerde bevindingen en hierop de kwaliteit van de processen te verbeteren.

De komende jaren kan dan de verantwoordingsgrens worden verlaagd naar 1% bij een succesvolle implementatie van de rechtmatigheidsverantwoording. Het voornemen is om jaarlijks het percentage door de raad te laten vaststellen in het derde kwartaal van dat jaar. We streven er naar het verantwoordingspercentage in vier stappen (vier jaar) op het niveau van 1% te laten vaststellen door de raad.

Risicoparagraaf 1.1 Kosten van verantwoording kunnen stijgen. Om de afwijkingen op te sporen en vast te leggen, moet de gemeente Vijfheerenlanden kosten maken. Als de verantwoordingsgrens op 1% wordt gesteld in plaats van 3%, kunnen ook afwijkingen in beeld komen waar relatief kleine bedragen mee zijn gemoeid. Ook zal het gemeentelijk apparaat meer afwijkingen moeten opsporen, vastleggen en rapporteren. De interne controle wordt duurder bij het hanteren van het lage percentage. Daarnaast is het AO/IC team nog niet op volledige sterkte, waardoor extra inzet van inhuur noodzakelijk is. Dit brengt ook meer kosten met zich mee. Het is de verwachting dat in de loop van het 1e kwartaal 2024 het AO/IC team op sterkte is. 1.2. De raad is minder geïnformeerd. Door het vaststellen van de verantwoordingsgrens op 3% heeft de raad minder inzicht in het rechtmatig handelen van de gemeente. Blijkens mededeling van onze accountant wordt het percentage van 3% door de meeste gemeenten gehanteerd. 1.3. Eenduidigheid van normen en communicatie. De accountant hanteert in het kader van de materialiteit normen, die ontleend zijn aan het Besluit accountantscontrole decentrale overheden. Wil de gemeenteraad verschillende normen hanteren, dan moet deze uitleggen waarom iets bezien door de bril van rechtmatigheid wel akkoord is en door de bril van materialiteit niet

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf Het voorstel is niet opgenomen in de begroting, omdat het geen financiële consequenties heeft.

Participatieparagraaf N.v.t.

Duurzaamheidsparagraaf N.v.t.

Communicatieparagraaf N.v.t. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de loco-secretaris,

de burgemeester,

24/10/2023 10:51:57 CEST {{signer1}}

24/10/2023 11:02:56 CEST {{signer2}}

Signed By: l.huberts@vijfheerenlanden.nl ID: 78609e24-854e-47d8-9133-01ea01134506 Auth: Consent

L.J.C. (Léon) Huberts

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl ID: 78609e24-854e-47d8-9133-01ea01134506 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich