RV Vaststellen verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2025 en verder

Raadsvoorstel Zaaknummer 1666046

Onderwerp: Vaststellen verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording 2025 en verder Vergaderdatum raad: 13 november 2025 Geheim: Steller: Portefeuillehouder:

Nee Chantal Viveen Wethouder Van Maanen

Beslispunten 1. De rechtmatigheidsverantwoording 2025 en verder vast te stellen op een percentage van 2% van de totale lasten van de gemeente Vijfheerenlanden, exclusief de toevoegingen aan de reserves.

Inleiding Met de komst van de rechtmatigheidsverantwoording dient de verantwoordingsgrens te worden vastgesteld door de raad van de gemeente Vijfheerenlanden. De verantwoordingsgrens is een door de gemeenteraad vastgesteld percentage van de totale lasten, exclusief de toevoegingen aan de reserves, waarboven het college van burgemeester en wethouders de afwijkingen (fouten en onduidelijkheden) moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. De verantwoordingsgrens valt binnen de bandbreedte van 0% tot 3%. De gemeenteraad is vrij om binnen deze bandbreedte de grens te bepalen. In 2023 is de verantwoordingsgrens door de gemeenteraad vastgesteld op 3%. In dit raadsvoorstel (2023, zaak 1017585) is opgenomen de grens in vier stappen (vier jaar) naar 1% terug te brengen. Daarop is op 14 december 2023 een motie door de gemeenteraad aangenomen dit percentage sneller naar 1% te brengen. In 2024 is, in overeenstemming met de aangenomen motie, de verantwoordingsgrens door de gemeenteraad op 14 november 2024 vastgesteld op 2%. Op basis veranderde wet- en regelgeving en op advies van de accountant wordt nu voorgesteld dit percentage voor 2025 en de daaropvolgende jaren op 2% vast te stellen. Hiermee beschouwen wij motie M3 Ambitie rechtmatigheidsverantwoording (motiemonitornummer 169), zoals aangenomen op 14 december 2023, als afgedaan.

Op 8 september 2025 is de Auditcommissie op de hoogte gebracht van dit voorstel om het verantwoordingspercentage vast te stellen op 2%. Ook de accountant heeft dit voorstel tijdens de vergadering onderschreven en hier positief over geadviseerd.

Beoogd effect • •

Goede uitvoering van de controlerende en sturende taak door de gemeenteraad op hoofdlijnen. Voldoen aan de informatiepositie van de gemeenteraad.

Argumenten 1.1 De externe accountant adviseert expliciet om de verantwoordingsgrens op 2% te handhaven. Onze externe accountant adviseert expliciet om de verantwoordingsgrens op 2% te handhaven en niet te verlagen naar 1%. Dit advies is gebaseerd op de nieuwe materialiteitsnormen en ter waarborging van de praktische uitvoerbaarheid van de controles. Hier wordt nu voorgesteld om het percentage van de verantwoordingsgrens voor 2025 en volgende jaren vast te stellen op 2%. Indien ondanks het voorliggende voorstel besloten worden om het verantwoordingspercentage toch verder te verlagen naar 1% (conform motie M3) betekent dit concreet dat de aantal te controleren (ad random) items in de steekproeven door de VIC toenemen. De werkzaamheden die uitgevoerd moeten worden door de VIC nemen daarmee toe waardoor er minder capaciteit beschikbaar is voor verdiepende onderzoeken en risicogerichte controles. 1.2 De accountant beoordeelt de jaarrekening en hanteert hiervoor een tolerantie van 2% waarbij fouten en onduidelijkheden bij elkaar opgeteld worden ten behoeve van de oordeelsvorming. Tot en met 2024 werd door de accountant onderscheid gemaakt tussen fouten en onzekerheden. Voor fouten en onzekerheden gold een respectievelijke materialiteit van 1% en 3%. Vanaf 2025 worden fouten en onduidelijkheden gezamenlijk beoordeeld en betrokken in de oordeelsvorming.

De impact van beide categorieën worden bij elkaar opgeteld. In praktische zin willen we er voor blijven zorgen dat de accountant kan steunen op de interne controlewerkzaamheden en willen we aansluiten bij de tolerantie van de accountant. Dit realiseren we door in de praktische uitvoering een tolerantie van 2% te hanteren bij onze controles voor de optelsom van fouten en onzekerheden. De voorgestelde norm van 2% voor het optellen van fouten en onduidelijkheden is zeker zo ambitieus als het hanteren van een norm van 1% op basis van enkel fouten (plus 3% voor onzekerheden). Hiermee wordt in dit voorstel gehoor gegeven aan het verzoek om een zo ambitieus mogelijk percentage te hanteren, zoals opgenomen in motie M3 Ambitie rechtmatigheidsverantwoording. 1.3 De gemeenteraad geeft uitvoering aan de controlerende taak op hoofdlijnen. Om de controlerende taak van de gemeenteraad te kunnen uitvoeren is het vaststellen van de verantwoordingsgrens belangrijk. Door deze grens vast te stellen op 2%, geeft de gemeenteraad aan niet over iedere euro geïnformeerd te willen worden, maar alleen boven een bepaald bedrag. Het is te kostbaar en tijdrovend om iedere euro die kan leiden tot een rechtmatigheidsfout of onduidelijkheid te verantwoorden.

De gemeenteraad stuurt op hoofdlijnen waardoor niet elke afwijking relevant is, maar alleen informatie boven de gestelde grens, waarbij de gemeenteraad voldoende wordt geïnformeerd.

Risicoparagraaf 1.1 Verminderde transparantie. Een verantwoordingsgrens van 2% betekent dat afwijkingen die binnen deze marge vallen niet afzonderlijk hoeven te worden toegelicht in de rechtmatigheidsverantwoording. Dit kan ertoe leiden dat afwijkingen onder de grens buiten beeld blijven, terwijl ze inhoudelijk wel relevant zijn. In de praktijk wordt echter door de gemeente Vijfheerenlanden in de paragraaf bedrijfsvoering jaarlijks een verantwoording van de geconstateerde fouten en onduidelijkheden gegeven. Ook als deze onder de verantwoordingsgrens blijven. Hierdoor wordt dit risico gemitigeerd. Daarnaast worden per 2025 fouten en onduidelijkheden gezamenlijk beoordeeld waardoor de grens van 2% mogelijk eerder bereikt zal worden dan in voorgaande jaren. 1.2 Vertraagde signalering bij afwijkingen. Doordat afwijkingen pas formeel behoeven te worden meegenomen in de verantwoording wanneer ze de 2%-grens overschrijden, bestaat het risico dat fouten of onduidelijkheden pas bij het opstellen van de jaarrekening aan het licht komen. Hierdoor zijn er gedurende het boekjaar mogelijk minder actieve meldingen of besprekingen van afwijkingen die wel degelijk van invloed kunnen zijn op beleidsuitvoering of financiële sturing.

In de praktijk wordt echter intern ook tussentijds aan het verantwoordelijk management gerapporteerd en worden constateringen onder de grens van 2% opgenomen in de paragraaf bedrijfsvoering. Kansen: 1.1 Kans op uniforme verantwoording en betere afstemming met de accountant. Een gelijk percentage van 2% voor zowel de rechtmatigheidsverantwoording als de externe controle door de accountant bevordert consistentie. Hierdoor worden verschillen voorkomen tussen wat het college rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording en wat de accountant opneemt in de controleverklaring. Het voorkomt dat de gemeente Vijfheerenlanden afwijkingen moet rapporteren die door de accountant als niet materieel worden beschouwd. Bovendien maakt deze uniformiteit het mogelijk voor de accountant om zijn controlewerkzaamheden beter te laten aansluiten op de interne processen van de gemeente. Dit leidt mogelijk tot een efficiëntere controle, minder dubbel werk en een kans voor een verbeterde samenwerking bij het opstellen van de jaarstukken. 1.2 Kans op vermindering administratieve lasten en gerichte inzet van capaciteit. Het hanteren van een verantwoordingsgrens van 2% biedt ruimte om de focus te verleggen van het registeren en rapporteren van kleinere afwijkingen naar het uitvoeren van meer diepgaande analyses en procesverbeteringen.

Er wordt zo ruimte gecreëerd voor gerichte onderzoeken naar rechtmatigheid, doelmatigheid en kwaliteit van processen. De beschikbare capaciteit kan zo strategisch worden ingezet voor structurele verbeteringen in plaats van voor het afhandelen van detailcontroles.

Gevolgen voor mensen met een beperking Dit voorstel heeft geen gevolgen voor mensen met een beperking.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf Het voorstel is niet opgenomen in de begroting, omdat het vooralsnog geen financiële consequenties heeft.

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Niet van toepassing. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

ValidSigned door Judith de Jonge {{signer1}} op 16-09-2025

ValidSigned door Sjors Fröhlich {{signer2}} op 16-09-2025

W.J. (Judith) de Jonge

S. (Sjors) Fröhlich