RV vaststellen kaders gemeentehuis VHL.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 210791

Onderwerp: Vaststellen kaders en scenario's gemeentehuis Vijfheerenlanden

Vergaderdatum raad: Geheim: Steller: Portefeuillehouder:

4 februari 2021 Nee Diego Schultz Burgemeester Fröhlich

Beslispunten 1. De kaders ten behoeve van het ontwikkelen van scenario’s om te komen tot een keuze voor het gemeentehuis van Vijfheerenlanden vast te stellen. a. Dienstverlening: - Digitale dienstverlening wordt doorontwikkeld, mede op basis van landelijke ontwikkelingen. - Er worden 3 servicepunten ingericht, waar inwoners op afspraak terecht kunnen voor alle producten en diensten. - Een van deze servicepunten is in een gemeentehuis, voor de andere twee wordt gekeken naar een mogelijke koppeling met andere maatschappelijke functies. - De exploitatielasten van de 3 servicepunten moeten passen binnen het financieel kader. b. Exploitatielasten - Het is de ambitie dat de huisvesting in de jaarlijkse exploitatie budgetneutraal is en opzichte van de huidige situatie. - Er wordt bij de uitwerking van de scenario’s onderzoek gedaan om te komen tot een goedkopere exploitatie c. Duurzaamheid - Er wordt gestreefd naar het hoogst haalbare niveau duurzaamheid voor wat betreft het gebouw d. Bestuur en raadzaal - Bestuur en organisatie zijn onder het zelfde dak gehuisvest - De raadzaal maakt indien mogelijk onderdeel uit van het gemeentehuis en wordt multifunctioneel gebruikt. e.

Werkplekconcept - Er wordt, op basis van het medewerkersonderzoek en ervaringen in den lande, uitgegaan van een lagere flexfactor dan in de huidige situatie en van meer ruimtes waar medewerkers elkaar kunnen ontmoeten, (hybride) kunnen vergaderen en kunnen samenwerken - Conform wet- en regelgeving faciliteert de werkgever in een goede ARBOwerkplek thuis en de daarbij behorende vergoedingen.

-

In het profiel van het gemeentehuis moet sprake zijn van een zekere flexibiliteit, zodat indien nodig een onderlinge afstand van 1,5 meter gecreëerd kan worden. f. uitstraling en bruikbaarheid gebouw - Het gebouw is sober, doelmatig en duurzaam - Het gemeentehuis krijgt een transparant en openbaar karakter waar het kan en is afgesloten en veilig waar het moet. - Voor representatieve doeleinden wordt gekeken naar parels in Vijfheerenlanden; dit sluit ontvangsten in het gemeentehuis echter niet uit. - Het gebouw is goed bereikbaar met openbaar vervoer en beschikt over voldoende (groene) parkeerplaatsen voor bezoekers en personeel; daarbij wordt de geldende CROW-parkeernorm als uitgangspunt gehanteerd. - Voor wat betreft de toegankelijkheid van het gebouw hanteren we het Handboek Toegankelijkheid. - Het gemeentehuis wordt in principe gebouwd voor de gemeentelijke organisatie, college en gemeenteraad. - Als een scenario impact heeft op een bestaande maatschappelijke partner, dan wordt de huisvesting (eventueel ook elders) van die partner onderdeel van dat scenario. - Bij het uitwerken van de scenario’s wordt gekeken in welke mate maatschappelijke organisaties betrokken kunnen worden. 2. De volgende scenario’s te laten uitwerken: a. Huisvesting in Meerkerk (inclusief effect op de achterlaatlocaties) b. Huisvesting in Leerdam (inclusief effect op de achterlaatlocaties) c.

Huisvesting in Vianen (inclusief effect op de achterlaatlocaties) d. Nieuwbouw elders in onze gemeente (inclusief effect op de achterlaatlocaties) e. Gebruik maken van een leegstaande pand op kantoor- of bedrijfsgebieden in onze gemeente (inclusief effect op de achterlaatlocaties). 3. Een voorbereidingskrediet van € 288.000 ter beschikking te stellen voor de fase 2 (scenario-uitwerking en –keuze). 4. De kosten van het voorbereidingskrediet te activeren en de jaarlijkse kapitaallasten van € 59.000 vanaf 2022 te dekken binnen de lopende exploitatielasten van € 2.800.000.

Inleiding Op 16 juli 2020 heeft uw gemeenteraad het procesvoorstel vastgesteld (zaak 128888), waarlangs gekomen gaat worden tot de keuze voor een scenario voor de gemeentelijke huisvesting. Die keuze staat gepland voor uw vergadering vlak voor de zomervakantie 2021. Hier heeft u op 3 december 2020 opiniërend over gesproken in de vergadering van commissie Algemene Zaken. Om deze eerste fase af te sluiten dienen de besproken kaders door uw raad te worden vastgesteld. Daarnaast stelt u tevens de scenario’s vast en verstrekt u, conform het procesvoorstel, een voorbereidingskrediet om de volgende fase (2) te kunnen doorlopen. In fase 2 worden de scenario’s, aan de hand van de kaders, onderzocht. Fase 2 wordt afgesloten door een besluit op het uiteindelijk scenario die de basis gaat zijn voor het opstellen van het programma van eisen. De kaders hebben wij nu in de prioriteitsvolgorden gezet die u in grote lijnen tijdens de opiniërende vergadering heeft aangegeven.

Beoogd effect Richting geven aan de aspecten waar rekening mee gehouden moet worden bij het uitwerken van scenario’s voor het gemeentehuis van Vijfheerenlanden.

Argumenten 1.1

Met volledige ingerichte servicepunten op 3 locaties, verspreid over de gemeente, komen wij tegemoet aan de uitspraken in de opiniërende commissievergadering en daarmee de wensen van de inwoners, ook van hen die minder digitaal vaardig zijn, om op redelijke afstand bij de gemeente terecht te kunnen (beslispunt 1.a).

Uw raad heeft in meerderheid te kennen gegeven dat meerdere servicepunten, waar alle producten en diensten beschikbaar zijn, gewenst zijn. Daarnaast heeft u gesproken over het thuisbezorgen en een mobiel servicepunt. Op de servicepunten wordt, net zoals nu, gewerkt volgens afspraak voor het aanvragen en afhalen van persoonsgebonden documenten (rijbewijzen, paspoorten en id-kaarten). Dit zijn documenten die eens per 10 jaar aangevraagd hoeven te worden. Daarnaast is het mogelijk om een afspraak te maken voor alle overige diensten van burgerzaken. Daarom – en omdat met 3 punten verspreid over de gemeente de afstand tot het servicepunt voor inwoners redelijk is - gaat het college niet uit van het thuisbezorgen van producten. Ook ziet het college met 3 servicepunten geen meerwaarde voor een mobiel servicepunt (dat overigens niet aan de veiligheidseisen van het ministerie van BZK voor persoonlijke documenten kan voldoen). De openingstijden van de servicepunten zijn nader te bepalen. Ook voor de overige dienstverlening op deze punten, zoals het inzien van plannen of het stellen van een vraag, wordt op afspraak gewerkt, Het college ziet voor zich dat op de servicepunten ook een aantal werkplekken is ingericht voor medewerkers die op die locatie willen werken. Daardoor is er altijd reuring op zo’n plek en staat de inwoner, die zonder afspraak langskomt, niet voor een dichte deur.

Bij het bepalen van de locaties van de servicepunten (behalve die in het gemeentehuis) gaat het college op zoek naar een koppeling met andere maatschappelijk functies. Dit is door uw raad meegegeven als suggestie. 1.2

Exploitatielasten van de servicepunten maken onderdeel uit van de totale exploitatielasten (beslispunt 1.b).

Gemiddeld zullen vanaf 2022 bijna 9.000 rijbewijzen, paspoorten en id-kaarten per jaar worden aangevraagd en afgegeven. Deze dienstverlening vergt beveiligde verbindingen en een beveiligde (werk-) omgeving. Op basis van ervaringen in andere gemeenten zijn de exploitatielasten van beveiligde servicepunten € 50.000-60.000 per jaar, afhankelijk van de locatie en inrichting, en exclusief personele kosten. Door meerdere fracties is aangegeven dat deze lasten moeten worden meegenomen in het totaal van de exploitatielasten, die het huidige bedrag van € 2,8 miljoen per jaar niet zouden mogen overschrijden. Op dit moment zijn er incidenteel middelen beschikbaar voor extra personele inzet op 3 locaties tot en met 2022. Continuering van deze extra lasten is niet opgenomen in de exploitatie van €2.8 mio. 1.3 Er is raadsbreed steun voor het handhaven van de huidige exploitatielasten van jaarlijks € 2,8 miljoen en deze zo mogelijk te verlagen (beslispunt 1.b). Het door het college geformuleerde kader (een budgetneutrale exploitatie ten opzichte van de huidige situatie) werd raadsbreed gesteund in de opiniërende vergadering, waarbij de gemeenteraad het college meegeeft indien mogelijk tot een goedkopere exploitatie te komen. Dit zijn beide ambitieuze doelstellingen. De nog uit te werken scenario’s gaan een indicatie geven over de haalbaarheid hiervan.

De jaarlijkse exploitatielasten omvatten de totale kapitaallasten (rente en afschrijving op casco, installaties en inrichting), onderhoud, energielasten, ICT, servicepunten, bijdragen aan het thuiswerken, alle facilitaire lasten en de gebouw gerelateerde apparaatskosten (bodes) van het gemeentehuis. In het eerder door uw gemeenteraad vastgestelde procesvoorstel (16 juli 2020) is opgenomen dat bij de uitwerking van de scenario’s een eerste verkenning voor de achterblijflocaties wordt verricht. In de volgende fase van het project gemeentehuis (na besluit juli 2021), wordt opnieuw krediet gevraagd voor het uitwerken van dat vastgesteld scenario in een programma van eisen, ontwerp etc. Op dat moment wordt ook een voorbereidingskrediet voor de verdere uitwerking van de achterblijflocaties, op basis van wat we dan weten over de mogelijkheden, aangevraagd. Het verder ontwikkelen van de achterblijflocaties worden dan aparte projecten. 1.4 Er is raadsbreed de ambitie uitgesproken voor een gemeentehuis dat gericht is op de huidige en toekomstige duurzaamheidsambities (beslispunt 1.c). Voor alle nieuwbouw, zowel woningbouw als utiliteitsbouw, geldt dat de vergunningaanvragen moeten voldoen aan de eisen voor Bijna Energieneutrale Gebouwen (BENG). Daarnaast kunnen hoge ambities het enkel wettelijk kader ontstijgen.

Hierbij is te denken aan: - een geheel energie neutraal gebouw (ENG), - circulair inkopen/bouwen,

-

optimalisatie van CO2-reductie door bijvoorbeeld te investeren in “groene” mobiliteit van het personeel, het opwekken van de te gebruiken energie, reductie op energie door slim om te gaan met verlichting en andere energievragende systemen, klimaatrobuust bouwen (hittebestendig, hergebruik regenwater, groene gevels en daken voor isolatie), afvalstromen optimaliseren tijdens de bouw en in het gebruik van het gebouw, afzonderlijk inzamelen van afvalwater et cetera.

Bij de uitwerking van de scenario’s zal het college onderzoeken hoe aan de ambitie van de gemeenteraad kan worden voldaan en hoe het gemeentehuis zo duurzaam mogelijk te realiseren is. 1.5 Door de meerderheid is in de opiniërende sessie aangegeven dat bestuur en organisatie in hetzelfde gebouw horen en dat de raadzaal niet per se in het gemeentehuis hoeft en een multifunctioneel karakter kan hebben (beslispunt 1.d). Wij hebben dit als volgt opgevat: als het past brengen we de raadzaal, met een multifunctioneel karakter, onder in het gemeentehuis. Bij de scenario-uitwerking in de volgende fase van dit proces wordt duidelijk in welke scenario’s een raadzaal ingepast kan worden en in welke scenario’s niet. Mocht de raadzaal niet passen in een scenario, dan kan voor de raadzaal een aparte locatie worden gevonden. Ook op zo’n aparte locatie kent de raadzaal een multifunctioneel gebruik. Verder ziet het college voor zich dat vergaderruimten in het gemeentehuis ook multifunctioneel gebruikt worden. Dit betekent dat zij ook als fractieruimten kunnen worden gebruikt. Fractievergaderingen vinden over het algemeen ’s avonds plaats, en de ambtelijke overlegvergadering overdag. 1.6 In de opiniërende vergadering werd de visie van het college het toekomstig werkplekconcept in meerderheid ondersteund (beslispunt 1.e).

Er moet sprake zijn van een goede balans tussen de omvang van een flexibel werkende organisatie enerzijds en het aantal werkplekken, aanlandplekken, vergaderruimtes en ontmoetingsruimtes anderzijds. Medewerkers van de gemeente Vijfheerenlanden hebben kenbaar gemaakt in de toekomst aanzienlijk meer te gaan thuiswerken, mede ingegeven door de ervaringen tijdens de COVID19-pandemie, die landelijk herkenbaar zijn. Als er meer wordt thuisgewerkt, zal de werkgever in redelijkheid, de werkplek thuis faciliteren. Ervaringen tot nu in de organisatie leren dat medewerkers hierin redelijkheid betrachten. Er wordt vooral gevraagd om grote beeldschermen, goede stoelen en in hoogte verstelbare bureau’s (of een vergoeding daarvoor). Voor wat betreft de thuiswerkvergoeding wordt aangesloten bij landelijke ervaringen dan wel de uitkomsten van de lopende cao-onderhandelingen. De commissieleden hechtten eraan dat er niet teveel wordt afgeschaald in werkplekken; medewerkers moeten nog steeds prettig en laagdrempelig in een kantooromgeving kunnen werken. Dit moet tot uitdrukking komen in de nieuwe flexfactor, die lager zal zijn dan de huidige gehanteerde factor van 0,7 werkplek per medewerker. Er is in de gemeenteraad geen uitgesproken voorkeur voor een 1,5 meter kantoor. Als het onverhoopt nodig is moet een onderlinge afstand van 1,5 meter bij het werken wel mogelijk zijn.

Dit vraagt een flexibele inrichting van het gebouw. 1.7 De eerder door het college geformuleerde kaders krijgen steun; aandacht is gevraagd voor het parkeren en koppeling met andere functies (beslispunt 1.f). Om richting te geven aan de uit te werken scenario’s is het van belang een beeld te hebben bij de uitstraling die een gemeentehuis moet hebben. Het door het college geformuleerde kader wordt raadsbreed ondersteund. Er wordt

bijzondere aandacht gevraagd voor bereikbaarheid en parkeervolume, met name eventuele toename van parkeerdruk in het openbaar gebied. Voor wat betreft dit laatste benadrukt ons college dat hierbij de geldende parkeernormen van het CROW als uitgangspunt worden gehanteerd. Wij verwijzen u hiervoor naar de bijlage bij dit raadsvoorstel. De gemeenteraad steunt het uitgangspunt van open waar het kan en veilig waar het moet. De “openheid” maakt dat het gemeentehuis ook als “huis van de gemeente” te zien is en waar ontmoeting mogelijk is. Tot slot is gevraagd om te bezien in hoeverre huisvesting gedeeld kan worden met maatschappelijke partners of bijvoorbeeld (zorg)woningen. In relatie tot andere kaders acht het college deze ambitie niet haalbaar, omdat in sommige scenario’s er mogelijk geen fysieke ruimte zal zijn. Wel is er gepaste zorg voor de huisvesting van de partners die nu verbonden zijn met de gemeentekantoren. 2.1 In de opiniërende vergadering bleek steun voor het uitwerken van de scenario’s a t/m e. Bij de opiniërende behandeling in de commissie is geen eenduidig gedragen beeld naar voren gekomen of de scenario’s aangepast dienen te worden. Wel kan het scenario f. om de 3 gemeentehuizen te verbouwen/verduurzamen vervallen omdat het onmogelijk lijkt deze te verbouwen met de duurzaamheidsambities binnen de financiële kaders die gesteld zijn.

3.1 Voor het uitwerken van de scenario’s is een voorbereidingskrediet nodig, dat ook voorziet in de kosten die in de huidige fase zijn gemaakt. Vier scenario’s hebben bestaande gebouwen als vertrekpunt; een scenario ziet op nieuwbouw. Uitgaande van vijf scenario’s schatten wij de kosten als volgt in: 1. Architect: Uitgaande van actuele (digitale) tekeningen van bestaande gebouwen (en dus geen extra tekenwerk) en uitgaande van het uitblijven van mutaties in het fictieve programma, inclusief opstellen van raming. 2. Installatie / bouwfysica adviseur: Uitgaande van juiste (digitale) tekeningen en beschikbare informatie over prestaties van bestaande gebouwen, incl opstellen van raming. 3. Ad hoc in te vliegen expertise (constructeur, vastgoedexpertise rondom achterlaatlocaties). 4. Bouwkostencalculatie, controle raming ontwerpteam. 5. Advisering en projectondersteuning wordt extern ingehuurd. 6. De projectleiding ligt bij de gemeente en er wordt gewerkt met een interne projectgroep. Doorlooptijd fase 2 is 25 weken. 10 uur/week projectleiding, 10 uur/week projectgroep (verdeeld in de organisatie). 7. Zoals bij het vaststellen van het proces is gemeld zijn er reeds kosten gemaakt voor fase 1. Deze hebben nog geen dekking in de begroting 8. Dekking voor onvoorziene zaken

Inzet

Begroting

1

Indicatie architect

€ 40.000,-

2

Indicatie Installatie / bouwfysica adviseur

€ 20.000,-

3

Indicatie ad-hoc expertise

€ 15.000,-

4

Indicatie bouwkostencalculatie

€ 8.000,-

5

Ondersteuning projectleiding en technische ondersteuning

€ 70.000,-

6

Interne uren (projectleiding en projectgroep: totaal 500 uur)

€ 50.000,-

7

Reeds gemaakte kosten

€ 60.000,-

8

Onvoorzien 9% á 10%

€ 25.000

Totaal

€ 288.000,-

NB bij de volgende fasen van het project zal opnieuw voorbereidingskrediet worden gevraagd voor de daarop volgende fase(n)

4.1. Dekking van het voorbereidingskrediet kan op de volgende wijze verwerkt worden Optie 1: Het voorbereidingskrediet mag geactiveerd worden (artikel 60 BBV). De voorwaarden genoemd in dit artikel bepalen dat de kosten alleen dan mogen worden geactiveerd als de plannen betreffende het actief, waarvoor de kosten worden gemaakt, al redelijk omlijnd zijn, de plannen uitvoerbaar zijn en de kosten zijn in te schatten. Voorts is het ook van belang dat het daadwerkelijk om kosten voor voorbereiding van een investering gaat. Dit betekent dat kosten voor onderzoek en ontwikkeling geactiveerd mogen worden voor zover het onderzoek of de ontwikkeling bijdraagt aan de totstandkoming van een materieel vast actief. Dit is dus een kan/mag bepaling, m.a.w. de kosten mogen geactiveerd worden en toegevoegd aan de realisatie van het gehele actief ‘’ Gemeentehuis”. Uiteraard leidt dit tot kapitaallasten. Voorbereidingskosten mogen in 5 jaar (artikel 64 lid 5 BBV) of korter worden afgeschreven. Voor 5 jaar wordt dan € 59.000, vanaf 2022 ten laste van de exploitatie gebracht. Deze kosten worden dan gedekt binnen de lopende exploitatielasten van jaarlijks € 2.800.000. Optie 2: Daarnaast kan er ook gekozen worden om de totale kosten van € 288.000 direct in 2021 ten laste van de exploitatielasten te brengen.

Hiervoor is geen ruimte in de begroting, waardoor deze indirect ten laste van de Algemene Reserve komen via de jaarafsluiting of direct via een raadsbesluit. Dit laatste is op dit moment niet wenselijk. Ook als het project onverhoopt wordt afgeblazen zullen de dan gemaakt kosten direct ten laste van de Algemene Reserve komen. Daarom is ons voorstel te kiezen voor optie 1.

Risicoparagraaf In deze fase van het project worden enkel kaders en scenario’s vastgesteld. Hieraan worden geen risico’s gezien.

Betrokkenheid pers Zie communicatie paragraaf

Financiële paragraaf Zie argument 4.1. De kosten van het voorbereidingskrediet te activeren en de jaarlijkse kapitaallasten van € 59.000 vanaf 2022 te dekken binnen de lopende exploitatielasten van € 2.800.000. Dit betekent dat we vanaf 2022, voor 5 jaar lang, € 59.000,- minder aan exploitatiebudget hebben.

Participatieparagraaf Voor wat betreft de participatie heeft u enkele suggesties gedaan. Het idee om de inwoners te betrekken bij de inrichting van de publieksruimten nemen wij graag over. Met dien verstande dat dit later in het proces een plek krijgt, namelijk in de fase dat gesproken gaat worden over de inrichting. Dit geldt ook voor de suggestie om kunstuitingen van inwoners een plek te geven in het gemeentehuis. Verder werd geopperd om een enquête onder de inwoners te houden over de uitstraling van het gebouw. Naar onze mening kan dit het beste worden gedaan nadat de keuze voor een scenario is gemaakt en duidelijk wordt waar het gemeentehuis van Vijfheerenlanden gevestigd wordt. Wij delen de mening dat de scenario- en locatiekeuze een beslissing van de raad is.

Duurzaamheidsparagraaf In het raadsvoorstel is een kader opgenomen dat specifiek gaat over duurzaamheid

Communicatieparagraaf Alle relevante beslissingsmomenten, door college of raad, worden adequaat gecommuniceerd. Op 5 januari 2021 zal het college het advies aan de raad formuleren, dat wordt openbaar via de besluitenlijst. Op 21 januari a.s. zal dit advies in de commissie Algemene Zaken worden besproken, daarna zal de portefeuillehouder in een persgesprek hierop terug komen. De besluitvorming in de raad van 4 februari a.s. zal via de gebruikelijke media openbaar worden. Gedurende het traject, zullen de diverse aspecten van dit proces transparant worden gecommuniceerd. De manier waarop is afhankelijk van actuele factoren, waarop geanticipeerd wordt. Ook de aankondiging en uitkomsten van participatietrajecten worden meegenomen.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 14/01/2021 16:16:47 CET ID: 9573eb40-a5cb-45a6-9274-b19a1b7a495d Auth: Consent

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 14/01/2021 17:30:38 CET ID: 9573eb40-a5cb-45a6-9274-b19a1b7a495d Auth: Consent

de secretaris,

de burgemeester,

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen Bijlage 1 parkeernormen.docx (original)