RV Vaststellen definitief ontwerp raadzaal gemeentehuis VHL en kredietaanvraag

Raadsvoorstel Zaaknummer 1674606

Onderwerp: Vaststellen definitief ontwerp raadzaal gemeentehuis VHL en kredietaanvraag Vergaderdatum raad: 13 november 2025 Geheim: Steller: Portefeuillehouder:

Nee Esther Penders / Linda Fransen Wethouder Van Maanen

Beslispunten 1. Het definitief ontwerp voor de inrichting en audiovisuele middelen voor de raadzaal van het gemeentehuis Vijfheerenlanden vast te stellen; 2. Een uitvoeringskrediet van € 400.000 beschikbaar te stellen voor de aanschaf van het meubilair en de audiovisuele middelen in de raadzaal en het gemeentehuis Vijfheerenlanden; 3. De boekwaarde van de investering van de huidige raadsinrichting per 1-1-2027 incidenteel af te boeken ten laste van de exploitatie voor een bedrag van € 126.500 en dit te dekken uit het huidige exploitatiebudget van de gemeentehuizen; 4. De DUMAVA-subsidie van € 397.500 in te zetten voor het project het Gemeentehuis Vijfheerenlanden en bibliotheek Leerdam.

Inleiding In april 2024 heeft de raad een uitvoeringskrediet beschikbaar gesteld voor de renovatie en uitbreiding van het gemeentehuis Vijfheerenlanden in Leerdam. Zoals vermeld in het raadsvoorstel maakt de aanschaf van een nieuwe inrichting van en nieuwe audiovisuele middelen voor de raadzaal geen onderdeel uit van het krediet en de geraamde exploitatielasten. Op 13 december 2022 heeft de raad in het raadsvoorstel “Kaders raadsfuncties nieuwe gemeentehuis VHL” de kaders vastgesteld voor de raadsfuncties in het nieuwe gemeentehuis. Vervolgens heeft op 6 november 2023, 2 juli 2024, 3 oktober 2024 en 29 januari 2025. overleg plaatsgevonden met de focusgroep raad over de inrichting en de audiovisuele middelen van de raadzaal. In de aangenomen motie M4 uit de raadsvergadering van 25 april 2025 heeft de raad het college opgeroepen om te proberen om de vernieuwing van de inrichting van de raadzaal binnen de vastgestelde exploitatielast van het gemeentehuis in te vullen. De afgelopen maanden zijn er grote stappen gezet in het project. De aanbesteding voor het gemeentehuis Vijfheerenlanden is afgerond. Er is inzicht is in het resultaat van de optimalisatie opgave en er is onderzocht of er baten beschikbaar zijn voor het project. Nu deze stappen zijn gezet is het moment aangebroken om de definitieve besluitvorming over de raadsinrichting te laten plaatsvinden.

Beoogd effect Het realiseren van nieuwe duurzame raadsinrichting in het gemeentehuis Vijfheerenlanden.

Argumenten 1.1 Het ontwerp voor de raadzaal is tot stand gekomen in samenspraak met de focusgroep raad, in samenwerking met de architect en audiovisuele-adviseur BIS-econocom. Zoals opgenomen in het raadsvoorstel van 4 februari 2021 “Kaders raadsfuncties nieuwe gemeentehuis VHL” heeft de raad aangegeven graag samen met de architect op te willen trekken bij de inrichting van zijn eigen raadzaal. Daarnaast vond de raad het belangrijk dat er een deskundige inzake audio en visuele middelen aangehaakt werd bij het ontwerpproces om de raad te ondersteunen. Het ontwerp voor de raadzaal en raadsfuncties is samen met de focusgroep raad vormgegeven. In de focusgroep raad is iedere fractie vertegenwoordigd. Daarnaast is, op basis van een meervoudig onderhandse aanbesteding, BIS-econocom gecontracteerd om te adviseren over de audiovisuele middelen in de raadzaal en het audiovisueel-ontwerp op te stellen. In de periode 2023, 2024 en 2025 hebben er diverse sessies plaatsgevonden met de focusgroep raad plaatsgevonden. Bij deze sessies zijn de architect en (in een later stadium) de audiovisueeladviseur aanwezig geweest. In bijlage 1 (B1 Definitief ontwerp inrichting raadzaal gemeentehuis VHL) is het definitief ontwerp voor de raadzaalinrichting en audiovisuele middelen in de raadzaal in te zien. 1.2 Het ontwerp sluit aan bij de kaders raadsfuncties nieuw gemeentehuis Vijfheerenlanden.

Op 13 december 2022 heeft de raad in het raadsvoorstel “Kaders raadsfuncties nieuwe gemeentehuis VHL” de kaders vastgesteld voor de raadsfuncties in het nieuwe gemeentehuis. Het ontwerp sluit aan bij deze kaders, zowel qua ruimtelijke positionering als qua inrichting en audiovisuele-voorzieningen. In bijlage 2 (B2 Reflectie ontwerp raadsfunctie gemeentehuis VHL) wordt een reflectie gegeven op hoe het ontwerp voor de raadzaal en audiovisuele middelen in relatie tot de kaders raadsfuncties nieuwe gemeentehuis Vijfheerenlanden d.d. 13-12-2022. Het ontwerp sluit aan bij de kaders. In de voorlopig ontwerp en definitiefontwerpfase zijn enkele afwijkingen ten opzichte van de (met name ruimtelijke) kaders vastgesteld. Deze afwijkingen zijn zowel in de focusgroep besproken en aan bod gekomen in de opiniërende vergadering van het voorlopig ontwerp. Met de vaststelling van het definitiefontwerp is de ruimtelijke indeling van het gebouw vastgesteld. In bijlage 2 is dit bij de kaders die het betreft specifiek benoemd. 1.3 De focusgroep raad zal nog adviseren op het voorliggende ontwerp. De focusgroep raad zal haar eigen advies aan de raad uitbrengen over het vaststellen van het ontwerp. Dit advies wordt separaat van het voorliggende raadsvoorstel door de focusgroep aan uw raad aangeboden. 2.1 De kosten voor de raadsinrichting en audiovisuele middelen worden geraamd op € 400.000 incl. BTW.

Door de architect en audiovisueel-adviseur is een raming opgesteld om de verwachte investering voor de nieuwe raadsinrichting en audiovisuele middelen te bepalen. Op basis van deze raming wordt de investering voor de inrichting van de raadzaal en audiovisuele middelen geraamd op € 200.000 voor de raadsinrichting en € 200.000 voor de audiovisuele middelen, prijspeil begin 2027. In deze raming wordt rekening gehouden met een post onvoorzien en een reservering voor prijsstijgingen. 2.2 De mogelijkheden om de inrichting van de raadzaal te proberen binnen de vastgestelde exploitatielast van het gemeentehuis in te vullen zijn onderzocht. In de raadsvergadering van 25 april 2025 heeft de raad motie M4 “Informatievoorziening raad bij

verbouwing gemeentehuis” aangenomen. Deze motie raakt (onder andere) onderliggend raadsvoorstel. In de motie roept de raad het college - onder de 5e bullet – op om tijdens het gehele proces van de verbouwing van het gemeentehuis: “De vernieuwing van de inrichting van de raadzaal proberen binnen de vastgestelde exploitatielast van het gemeentehuis in te vullen.” Om invulling te geven aan de financiële oproep in de motie is gedraaid aan drie knoppen, te weten: 1.

Het optimaliseren van het ontwerp voor het gemeentehuis: Tijdens de technische uitwerking zijn diverse optimalisaties doorgevoerd, zoals het versimpelen van verlichting, klimaatplafond en maatwerkmeubilair. Tegelijkertijd zijn er ook tegenvallers ontstaan, zoals extra funderingskosten. De aanbesteding heeft niet geleid tot lagere bouwkosten. Hierdoor blijft, ondanks de geleverde inspanning, het kostenniveau gelijk aan de eerdere kredietaanvraag.

2.

Het realiseren van eventuele baten: In januari 2025 is een duurzaam maatschappelijk vastgoed (DUMAVA) subsidie van € 397.500 toegekend voor verduurzamingsmaatregelen.

3.

Het optimaliseren van het ontwerp voor de raadzaal: In de uitvoering en het ontwerp van de raadstafel en inrichting zijn geen optimalisaties gevonden. Voor het audiovisueel-concept is een goedkopere variant (met behoud van functionaliteit) uitgewerkt. Deze optimalisatie zorgt voor een optimalisatie van respectievelijk € 148.000 (ten opzichte van scenario 1 zoals opgenomen in het raadsvoorstel van april 2024) of € 69.000 op (ten opzichte van scenario 2) – beiden inclusief mengpercentage BTW.

2.3 De inrichting en aanschaf van de raadsinrichting en audiovisuele middelen kan binnen de gestelde kaders in de motie Informatievoorziening bouw plaatsvinden. Om de raadsinrichting aan de schaffen is een verhoging van het uitvoeringskrediet van € 400.000 benodigd. Dit resulteert in een kapitaallast van € 35.000 per 1 januari 2027. Het voorstel is om het beschikbaar te stellen krediet te dekken uit: 1. de vrijvallende kapitaallasten van de huidige raadsinrichting in de raadzaal in Meerkerk. 2. de financiële ruimte die ontstaat door de verlaging van de kapitaallasten vanwege de inzet van de DUMAVA-subsidie. Het dekkingsvoorstel is toegelicht in de financiële paragraaf. 3.1 De huidige inrichting van de raadzaal in Meerkerk is nog niet afgeschreven. De huidige inrichting van de raadzaal in Meerkerk en de audiovisuele middelen zijn in 2018 aangeschaft. Op het moment van ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis is deze investering nog niet volledig afgeschreven. Per 1 januari 2027 resteert er een activa waarde van € 126.500. Met de beoogde keuze om een nieuwe inrichting en audiovisuele middelen voor de raadzaal aan te schaffen moet de huidige inrichting van de raadzaal in Meerkerk versneld afgeschreven worden. Er wordt voorgesteld om deze versnelde afschrijving te dekken uit het huidige exploitatiebudget van de gemeentehuizen.

Door deze versnelde afschrijving valt er per 1-1-2027 € 14.000 vrij in het budget van de griffie. 4.1 Toekenning DUMAVA-subsidie. In januari 2025 is een DUMAVA-subsidie van € 397.500 toegekend voor verduurzamingsmaatregelen. Er is een raadsbesluit nodig om de subsidie baten specifiek in te kunnen zetten voor het project. Voor het toevoegen van baten aan de gemeentelijke begroting is een raadsbesluit noodzakelijk. Door te besluiten om de subsidiebaten specifiek in te zetten voor het project draagt deze bij aan de dekking van de investering en verlagen de structurele exploitatielasten.

Op basis van de verdeling van kosten tussen het krediet voor het gemeentehuis en de bibliotheek kan deze subsidie volgens de volgende verdeling als baat toegevoegd worden aan de beiden kredieten: • Gemeentehuis: € 361.000 • Bibliotheek: € 36.500

Risicoparagraaf 2.1 De kosten voor de inrichting van de raadzaal zijn geraamd. Er bestaat een aanbestedingsrisico en marktrisico. De kosten voor de raadstafel en audiovisuele middelen zijn geraamd. Er is rekening gehouden met prijsstijgingen en een post onvoorzien. Afhankelijk van de ontwikkeling in de mark en het resultaat van de aanbesteding bestaat het risico dat de geraamde kosten overschreden worden. 2.2 Risico op hogere kosten door technische complicaties bij installatie van audiovisuele middelen en inrichting. Bij de uitvoering kunnen zich technische knelpunten voordoen, bijvoorbeeld bij de integratie van audiovisuele middelen in het maatwerkmeubilair of bij de aansluiting op de infrastructuur. Dit kan leiden tot vertraging en/of aanvullende kosten. Voor technische complicaties wordt rekening gehouden met een post onvoorzien in de geraamde investeringskosten. 2.3 Risico op hogere kosten door extra wensen. Tijdens de technische uitwerking en proefzittingen kunnen aanvullende wensen ontstaan, die kunnen leiden tot aanpassingen in het ontwerp en vertraging in de aanbesteding. De wensen zijn vanwege het doorlopen participatieproces goed geïnventariseerd. Het uitgangspunt is daarom dat extra wensen alleen mogelijk zijn als deze binnen de geraamde kosten opgevangen worden. Voor extra wensen is daarom geen risicoreservering opgenomen.

3.1 Als de boekwaarde van de investering van de huidige raadsinrichting niet per 1 januari 2027 wordt afgeboekt ten laste van de exploitatie voor een bedrag van € 126.500 en dit niet wordt gedekt uit het huidige exploitatiebudget van de gemeentehuizen, is er geen structurele dekking voor de nieuwe raadsinrichting binnen de exploitatiebegroting vanaf 2027. De kapitaallast blijft doorlopen, waardoor na de nieuwe investering een dubbele kapitaallast ten laste komt van het budget van de griffie. Hierdoor ontstaat een begrotingstekort. 4. Aan het definitief vaststellen van de subsidie zijn voorwaarden verbonden. Het dekkingsvoorstel gaat uit van het inzetten van de financiële ruimte die ontstaat door de DUMAVA-subsidie voor verduurzamingsmaatregelen. Het definitief vaststellen van de subsidie is gekoppeld aan bepaalde voorwaarden. Het college stuurt op invulling van deze voorwaarden, maar het risico bestaat dat door het niet voldoen aan de voorwaarden de subsidie uiteindelijk niet wordt vastgesteld. 5. De definitieve beschikking kan lager uitvallen. De genoemde subsidiebedragen zijn gebaseerd op de voorlopige beschikking van het RVO. Na het vaststellingstraject kan de definitieve beschikking van de subsidie lager uitvallen dan nu ingeschat door het RVO. Dit kan leiden tot een tekort in de dekking van de exploitatie.

Gevolgen voor mensen met een beperking Dit besluit heeft geen gevolgen voor mensen met een beperking. Het ontwerp is getoetst aan de Integrale Toegankelijkheidsstandaard (ITS).

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf Investering en exploitatie Door de architect en audiovisuele adviseur is een raming opgesteld om de verwachte investering voor de nieuwe raadsinrichting en audiovisuele middelen te bepalen. Op basis van deze raming wordt de investering voor de inrichting van de raadzaal en audiovisuele middelen geraamd op € 200.000 voor de raadsinrichting en € 200.000 voor de audiovisuele middelen, prijspeil begin 2027. In deze raming wordt rekening gehouden met een post onvoorzien en een reservering voor prijsstijgingen. Deze investering leidt tot een kapitaallast per 1 januari 2027 van € 21.000 voor de inrichtingselementen en € 14.000 voor de audiovisuele middelen (totale kapitaallast van € 35.000), uitgaande van: • een rekenrente van 0,5% • 10 jaar afschrijvingstermijn voor de inrichtingselementen • 15 jaar afschrijvingstermijn voor de audiovisuele middelen. Naast de investering valt er € 126.500 vrij per 1 januari 2027 ten laste van de huidige raadsinrichting. Dit wordt gedekt binnen bestaande budgetten. Deze vrijval resulteert in lagere kapitaallasten van de huidige raadsinrichting van € 14.000 per 1 januari 2027. Er is een DUMAVA-subsidie toegekend voor een bedrag van € 397.500. Dit zorgt voor een verlaging van de kapitaallasten van het gemeentehuis van € 24.500.

Dekkingsvoorstel De dekking voor de investering in de nieuwe raadsinrichting bestaat uit twee elementen: 1. Vrijvallende kapitaallasten van de huidige raadsinrichting in Meerkerk; 2. De financiële ruimte die ontstaat door de lagere kapitaallasten vanwege de inzet van de baten van de DUMAVA-subsidie. Beiden worden onderstaand uiteengezet. Vrijvallende kapitaallasten huidige raadsinrichting Met de beoogde keuze om een nieuwe inrichting en audiovisuele middelen voor de raadzaal aan te schaffen moet de huidige inrichting van de raadzaal in Meerkerk versneld afgeschreven worden. De huidige inrichting van de raadzaal in Meerkerk en de audiovisuele middelen zijn in 2018 aangeschaft. Op het moment van ingebruikname van het nieuwe gemeentehuis is deze investering nog niet volledig afgeschreven. Per 1 januari 2027 resteert er een activa waarde van € 126.500. Financiële ruimte door lagere kapitaallasten vanwege DUMAVA-subsidie De DUMAVA-subsidie omvat € 397.500.

Op basis van de verdeling van kosten tussen het krediet voor het gemeentehuis en de bibliotheek kan deze subsidie volgens de volgende verdeling als baat toegevoegd worden aan de beiden kredieten: ‐ Gemeentehuis: € 361.000 ‐ Bibliotheek: € 36.500 Het voorstel heeft het volgende financiële effect per 1-1-2027: • Verhoging kapitaallast € 35.000 inrichting raadzaal, ten laste van het budget van de griffie; • Verlaging kapitaallast door vrijval huidige inrichting € -14.000, ten laste van het budget van de griffie;

• •

Verlaging kapitaallast door inzet DUMAVA-subsidie € -24.500, op het budget van de gemeentehuizen; Begrotingsresultaat € 3.500 ten gunste van de algemene middelen.

Participatieparagraaf Het ontwerp voor de raadzaal is tot stand gekomen in samenspraak met de focusgroep raad, in samenwerking met de architect en audiovisuele-adviseur BIS-econocom. De focusgroep raad zal nog adviseren op het voorliggende ontwerp.

Duurzaamheidsparagraaf De DUMAVA-subsidie is verleend voor het energieadvies, de warmtepomp, het koude- en warmteterugwinningssysteem en de isolatie voor dak, gevel, spouw en vloer van de bestaande constructie.

Communicatieparagraaf Niet van toepassing. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, {{signer1}}

ValidSigned door Judith de Jonge op 23-09-2025

W.J. (Judith) de Jonge

de burgemeester, {{signer2}}

ValidSigned door Sjors Fröhlich op 23-09-2025

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen 1. B1 Definitief ontwerp inrichting raadzaal gemeentehuis VHL 2. B2 Reflectie ontwerp raadsfunctie gemeentehuis VHL