RV vaststellen aanbevelingen rekenkamer inzake Niemans Beton - def.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 695273 Onderwerp:

Rekenkameronderzoek Raadsbetrokkenheid Niemans Beton

Vergaderdatum raad: Geheim: Steller: Portefeuillehouder:

9 februari 2023 nee Collin Hoogeveen, lid Rekenkamer Rekenkamer

De gemeenteraad van Vijfheerenlanden voor te stellen te besluiten 1. De aanbevelingen uit het onderzoek Raadsbetrokkenheid Niemans Beton over te nemen. 2. Als raad uitvoering te geven aan de volgende aanbevelingen in het onderzoek Raadsbetrokkenheid Niemans Beton: • • •

• • •

Wijs raadsrapporteurs aan óf stel een begeleidingscommissie in bij grote en langdurige complexe juridische trajecten (aanbeveling 1); Schep als raad ruimte voor de mogelijkheid van een extern adviseur die informatie van het college kan toetsen op juistheid en compleetheid (aanbeveling 2); Maak als raad vanaf de start afspraken met het college over informatievoorziening en actualiseer deze afspraken regelmatig (wat wil de raad bijvoorbeeld weten en op welke manier wordt dit aangeboden) (aanbeveling 3); Evalueer trajecten om van te leren (aanbeveling 5); Vraag jaarlijks een lijst op van langlopende en ‘high-impact’ zaken en agendeer die (aanbeveling 6); Gebruik het reguliere raadsinstrumentarium ook in besloten en geheime vergaderingen (aanbeveling 7).

3. Opdracht te geven aan het college om te gaan voldoen aan de volgende aanbevelingen: • Zorg dat de raad optimaal in positie wordt gebracht en wordt ondersteund (aanbeveling 4). • Evalueer trajecten om van te leren (aanbeveling 5) 4. De griffie te vragen de raad optimaal in positie te brengen en te ondersteunen (aanbeveling 4).

5. Een KSG (klein slim groepje) bestaande uit enkele raads- of commissieleden in te stellen en deze te vragen in het 2e/3e kwartaal 2023 te komen met een (proces)voorstel hoe invulling kan worden gegeven aan de aanbevelingen. Inleiding De Rekenkamer Vijfheerenlanden heeft onderzoek gedaan naar de rol van de gemeenteraad van Vijfheerenlanden en van de betreffende gemeenten vóór de fusie bij de casus Niemans Beton in de periode 2015 – 2021. De rekenkamer concludeert dat de raden op belangrijke momenten zo juist, tijdig en compleet mogelijk zijn geïnformeerd. Ook werden de gemeenten Vianen, Zederik en Leerdam steeds tijdig, gelijktijdig en gelijkluidend geïnformeerd. De informatieverstrekking gebeurde (vanwege de geheimhouding) vooral mondeling, hetgeen voor raadsleden niet heeft bijgedragen aan de begrijpelijkheid van het dossier. De rekenkamer constateert ook dat de raad gedurende de procedure geen eigen expertise in stelde, ze weinig vragen stelde en aldus vrijwel geen gebruik maakte van de beschikbare instrumenten om een eigen politieke afweging te kunnen maken. De rekenkamer doet aanbevelingen om te lessen te trekken uit dit onderzoek voor de toekomst. Beoogd effect De rol en positie van de raad versterken en verbeteren in het algemeen en in toekomstige grote en/of langdurige complexe (juridische) trajecten in het bijzonder. Argumenten •

Wijs raadsrapporteurs aan óf stel een begeleidingscommissie in bij grote en langdurige complexe juridische trajecten Raadsrapporteurs zijn leden van de gemeenteraad (bijvoorbeeld iemand uit de oppositie en iemand uit de coalitie) die zich extra inzetten voor het verkrijgen en duiden van informatie over het lopende juridische traject. Op deze manier hoeft niet de hele gemeenteraad continu de actuele stand van zaken bij te houden. De raadsrapporteurs kunnen op gezette tijden informatie delen met de raad of op belangrijke momenten een update verstrekken. Een begeleidingscommissie werkt op dezelfde manier, maar heeft als voordeel dat alle partijen vertegenwoordigd kunnen zijn. Beide werkwijzen zorgen ervoor dat er aandacht voor het traject blijft vanuit de raad, zonder dat dit een groot deel van de tijd opslokt van toch al drukke raadsleden. •

Schep als raad ruimte voor de mogelijkheid van een extern adviseur die informatie van het college kan toetsen op juistheid en compleetheid. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid om een extern adviseur mee te laten kijken, een second-opinion uit te laten voeren of contraexpertise binnen te halen. Dat is niet alleen van belang vanuit de onafhankelijke positie van de gemeenteraad. Hierdoor kan er ook alternatieve expertise betrokken worden bij de beoordeling van de beschikbare informatie. Hiermee wordt deskundige tegenspraak georganiseerd en wordt

de mogelijkheid van het maken van afgewogen politieke keuzes bevorderd. Het is belangrijk om deze mogelijkheid te bespreken en vervolgens als raad te beslissen dit wel of niet in te zetten. Daarbij is het raadzaam dat de raad zichzelf de financiële ruimte biedt om externe expertise in te schakelen. •

Maak als raad vanaf de start afspraken met het college over informatievoorziening en actualiseer deze afspraken regelmatig (wat wil de raad bijvoorbeeld weten en op welke manier wordt dit aangeboden). Het college heeft een actieve en passieve informatieplicht jegens de gemeenteraad. Bij ingewikkelde trajecten is het belangrijk om vooraf af te spreken welke informatie de raad krijgt en op welke manier dit wordt aangeboden. Dat gaat over de inhoud, maar ook over de vorm. Veel juridische trajecten behoren tot de bevoegdheid van het college. Het is niet wenselijk dat drukke raadsleden over alle lopende trajecten uitvoerig geïnformeerd worden. Ook de efficiëntie (en daarmee beperking van de informatie) is daarom een belangrijk onderwerp van gesprek evenals een duidelijke afbakening van rollen en verantwoordelijkheden. • Vraag jaarlijks een lijst op van langlopende en ‘high-impact’ zaken en agendeer die. Sommige zaken beginnen klein maar worden gedurende de tijd steeds groter. Het college heeft niet altijd de verplichting om de raad actief hierover te informeren. Het is wel van belang om als raad een vinger aan de pols te houden teneinde zicht te blijven houden op de risico’s. Het jaarlijks opvragen van de stand van zaken over langlopende procedures en zaken met een grote impact helpt daarbij. Het gesprek over de definitie van ‘grote impact’ moet de raad zelf voeren.

In de artikelen 160 en 169 van de Gemeentewet wordt gesproken over ‘ingrijpende gevolgen’ zonder verdere definitie. De invulling van dit begrip dient daarom in de raad plaats te vinden. • Gebruik het reguliere raadsinstrumentarium ook in besloten en geheime vergaderingen. De gemeenteraad heeft een grote gereedschapskoffer ter beschikking. Dit instrumentarium kan ook gebruikt worden in besloten raadsvergaderingen met geheime informatie. Denk hierbij aan moties, amendementen, interpellatie en mondelinge vragen. Deze instrumenten kunnen gebruikt worden om voorgenomen besluiten bij te sturen, aan te passen of meer informatie te verkrijgen. Het besloten karakter van de vergadering is daarbij geen beperkende factor. Aanbeveling gericht aan het college: • Zorg als college dat de raad optimaal in positie wordt gebracht en wordt ondersteund. Van het college mag bij complexe trajecten een proactieve houding worden verwacht. Hierbij is de vraag hoe het college de raad optimaal kan ondersteunen relevant. Als de raad bijvoorbeeld louter mondelinge informatie krijgt is het lastiger om de controlerende taak goed uit te voeren. Om onvrede, discussie en apathie te voorkomen

dient zo’n gesprek vooraf te worden gevoerd tussen raad en college. Als griffie is het belangrijk om de raad optimaal te ondersteunen en te wijzen op de mogelijkheden die ze heeft (raadsinstrumentarium). Juist in complexe trajecten die langer duren kan de griffie ervoor zorgen dat het bestaan van een ‘collectief geheugen’ gewaarborgd blijft. Aanbeveling gericht aan zowel de raad als het college: • Evalueer trajecten om van te leren Evaluaties kunnen bijdragen aan een beter begrip van het instrumentarium van de raad, de samenwerking tussen raad en college en het functioneren van de raad bij langlopende trajecten. Het is daarom belangrijk om te blijven evalueren, ook al kost dit tijd en geld. De voorzitter van de Rekenkamer Signed By: kvdberg@ziggo.nl 10/01/2023 10:56:37 CET Id: 3a034c30-384a-41e7-ac90-7621dac53a1f

{{Signer1}} Auth: Consent

K. (Karin) van den Berg Signed By: kvdberg@ziggo.nl

10/01/2023 10:56:38 CET {{Signer1}}

Id: 3a034c30-384a-41e7-ac90-7621dac53a1f Auth: Consent