RV Protocol Geheimhouding.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 211086

Onderwerp: Protocol geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden

Vergaderdatum raad: 4 februari 2021 Geheim: Nee Steller: Jerry Derksen, Marian van Hilten en Maaike van Elteren Portefeuillehouder: Burgemeester Fröhlich

Beslispunten 1.

Het Protocol geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden 2021 vast te stellen.

Inleiding In de wet staan regels geformuleerd over het opleggen, bekrachtigen en opheffen van geheimhouding en over vergaderen in beslotenheid. Deze regels zijn veelal dwingendrechtelijk. Aan de raad wordt hierbij een geheimhoudingsprotocol voorgelegd, dat logischerwijs deze wettelijke regels volgt en daarvan ook een opsomming geeft. Op een viertal punten zijn in het protocol nadere gemeentelijke uitgangspunten en werkaf spraken opgenomen. Deze zijn: a. b. c. d.

De term vertrouwelijkheid wordt niet gehanteerd; Voorstellen tot het opleggen of bekrachtigen van geheimhouding worden zorgvuldig gemotiveerd; Raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden mogen onderling geheime informatie uitwisselen; Er wordt een geheimhoudingsregister gevoerd, zodat er periodiek aandacht is voor de mogelijkheid tot opheffen van geheimhouding.

Met het protocol wordt beoogd de regels en afspraken overzichtelijk in één document op te nemen. Voorafgaand aan het opstellen van het concept -protocol heeft (d.d. 19 november 2020) een werksessie plaatsgevonden tussen een afvaardiging van de raad (het presidium) en het college. Het doel van deze werksessie was meerledig: Zicht krijgen op wet- en regelgeving (wat regelt de wet en wat kan lokaal nader geregeld worden?); Inzicht in elkaars rollen, bevoegdheden, perspectieven en belangen op dit onderwerp (raad en college);

Bespreken van grijs gebied (wat kan lokaal geregeld worden). De werksessie heeft onder andere geleid tot het inwinnen van aanvullend extern juridisch advies over het onderwerp ‘delen van geheime informatie binnen een fractie’. De uitkomsten van die adviezen zijn verwerkt in het concept -protocol (artikel 4.7). Na vaststelling van het protocol wordt een handleiding opgesteld voor de ambtelijke organisatie en de griffie, waarin de werkwijzen staan beschreven voor opleggen/bekrachtigen geheimhouding en besloten vergaderen.

Beoogd effect Het vastleggen van heldere en eenduidige uitgangspunten en afspraken voor het opleggen van geheimhouding in het verkeer tussen het college, de burgemeester en de raad(scommissies).

Argumenten 1.1 Het hanteren van enkel de term ‘geheim’ is een uitdrukking van het uitgangspunt om terughoudend en zorgvuldig te zijn in het opleggen/bekrachtigen van geheimhouding Voor het opleggen en/of bekrachtigen van geheimhouding op schriftelijke of mondelinge informatie zijn de inhoudelijke wettelijke regels vastgelegd in artikel 10 van de Wet openbaarheid van bestuur. Ieder besluit tot opleggen/bekrachtigen van geheimhouding moet voldoen aan één van de uitzonderingsgronden voor het openbaar maken van informatie die in dit wetsartikel zijn genoemd. De wet biedt daarmee een helder toetsings- en afwegingskader voor het gebruik van de term ‘geheim’. Openbaarheid van informatie is daarbij het uitgangspunt en geheimhouding is een uitzondering. De Gemeentewet en de Wet openbaarheid van bestuur kennen geen toetsingsgronden voor het bestempelen van informatie als ‘vertrouw elijk’. Verder wordt met het hanteren van slechts de term ‘geheim’ inclusief de daaraan verbonden voorgeschreven procedures en besluiten een eenduidig systeem toegepast zonder onnodige onduidelijkheden voor betrokkenen. 1.2 Besluitvorming over het opleggen/bekrachtigen van geheimhouding vraagt om een zorgvuldige toetsing en belangenafweging. Om een zorgvuldige toetsing en belangenafweging te kunnen maken is het noodzakelijk dat ieder voorstel tot opleggen/bekrachtigen van geheimhouding goed wordt gemotiv eerd.

Dat vraagt om zowel een argumentatie met betrekking tot de wettelijke grondslag (welke uitzonderingsgrond is van toepassing en waarom?) en een inhoudelijke argumentatie (waarom weegt de uitzonderingsgrond in dit specifieke geval zwaarder dan het belang van openbare informatie?). Het vastleggen van dit uitgangspunt heeft tot doel, dat zowel de betrokken gemeentelijke medewerkers als de bestuursorganen dit bij het opstellen van adviezen omtrent geheimhouding niet uit het oog verliezen. 1.3 Aanvullend ingewonnen juridisch advies leidt tot de nuancering dat raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden onderling geheime informatie uit mogen wisselen.

In eerste instantie heeft de griffie (op basis van extern juridisch advies) aan raadsfracties geadviseerd om geheime informatie die is opgedaan uit stukken of uit vergaderingen niet zomaar binnen de fractie te delen met raads-/commissieleden, die niet zelf aanwezig waren bij de betreffende vergadering of het betreffende geheime stuk hebben ingezien. De werksessie van 19 november 2020 heeft geleid tot het inwinnen van aanvullend juridisch advies op dit punt. Dat advies leidt tot het inzicht dat een redelijke uitleg van de artikelen 25 en 86 van de Gemeentewet inhoudt dat raadsleden en commissieleden onderling wel geheime informatie mogen delen. Zij zijn immers allen aan te merken als ‘geadresseerden’ ten aanzien van de inzage van informatie. Hetzelfde geldt voor het delen van geheime informatie die is verstrekt in besloten vergaderingen. Binnen deze interpretatie is nog ruimte voor nuancering. Het systeem van de Gemeentewet gaat er immers vanuit dat raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden in de zin van het opleggen van geheimhouding een verschillende juridische status bezitten. Geheime informatie die aan de raad wordt verstrekt zou in die interpretatielijn niet met commissieleden niet zijnde raadsleden uit de fractie mogen worden gedeeld (en vice versa).

Door de feitelijke werkwijze van de raad en in het bijzonder de raadscommissies in de gemeente Vijfheerenlanden is dit onderscheid in de praktijk echter niet goed te maken. In het protocol wordt daarom geen onderscheid gemaakt tussen raadsleden en commissieleden niet zijnde raadsleden, ook niet op het gebied van toegang tot geheime informatie. In de algemene werkwijze van de raad is het uitgangspunt ook dat raadsleden en commissieleden zoveel mogelijk ‘gelijk’ zijn. De regel dat zowel raads- als commissieleden onderling alle geheime informatie mogen delen sluit aan bij die werkwijze. 1.4 Bij terughoudend gebruik van geheimhouding past aandacht voor het weer opheffen van geheimhouding. Openbaarheid van informatie is het uitgangspunt. Geheimhouding op schriftelijk of mondelinge verstrekte informatie kent bijna altijd een horizonbepaling. Dat wil zeggen dat de aangevoerde uitzonderingsgronden uit de Wet openbaarheid van bestuur bijna nooit eeuwig van toepassing zijn in een specifieke situatie. Een geheimhoudingsregister helpt periodieke aandacht te houden voor mogelijke besluitvorming tot het opheffen van opgelegde geheimhouding.

Risicoparagraaf Aan dit voorstel zijn geen specifieke risico's verbonden.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst

Financiële paragraaf Aan dit voorstel zijn geen financiële gevolgen verbonden.

Participatieparagraaf Geen bijzondere betrokkenheid.

Duurzaamheidsparagraaf

Geen relatie met duurzaamheid.

Communicatieparagraaf Het protocol wordt op de wettelijk verplichte wijze bekendgemaakt. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijf heerenlanden, Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 08/12/2020 17:15:27 CET ID: 6f209c43-7f2b-441a-91e6-383a7a9f86be Auth: Consent

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 08/12/2020 19:02:57 CET ID: 6f209c43-7f2b-441a-91e6-383a7a9f86be Auth: Consent

de secretaris,

de burgemeester,

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen: Concept-protocol geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden 2021