RV plan van aanpak Duidelijke taal zo doen wij dat - ondertekend.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 866933

Onderwerp: Plan van aanpak Duidelijke Taal: zo doen wij dat! Vergaderdatum raad: 1 juni 2023 Geheim: Nee Steller: Indira Scholtmeijer en Kicky Daoud Portefeuillehouder: Burgemeester Fröhlich

Beslispunten 1. In te stemmen met het voorgestelde plan van aanpak Duidelijke Taal: zo doen wij dat!

Inleiding In de vergadering over de Programmabegroting in november 2022 heeft de burgemeester aan de gemeenteraad toegezegd om voor de Kadernota 2024 te komen met een plan van aanpak voor eenvoudig communiceren (Versimpelteam). Ook het Coalitieprogramma 2022-2026 streeft naar het gebruik van duidelijke taal. Duidelijk communiceren is waardevol in heel veel processen. Van dienstverlening tot de aanpak van laaggeletterdheid en van brieven tot raadsvoorstellen. Alle communicatie met inwoners moet begrijpelijk zijn voor iedereen. Het helpt om teksten te schrijven op een lager niveau van lezen en schrijven, zoals B1 en A2. Taalniveau B1, eenvoudig Nederlands, is niet alleen voor mensen met een lager opleidingsniveau. Ook hoger opgeleiden en professionals lezen meestal liever teksten op taalniveau B1 dan op taalniveau C1. Een tekst op taalniveau B1 leest namelijk gemakkelijker en sneller. De afgelopen jaren hebben wij aan duidelijke taal gewerkt via het project Versimpelteam. Het woord versimpelen is achteraf niet handig omdat het gezien wordt als kinderachtig (Jip en Janneke). Daarnaast gaf het woord Versimpelteam de indruk dat er een team collega’s is dat alle brieven gaat herschrijven, terwijl de teams zelf verantwoordelijk zijn. Daarom kiezen we voor het motto Duidelijke taal: zo doen wij dat.

Dit plan van aanpak Duidelijke Taal geeft hoe we ervoor zorgen dat de gemeente structureel duidelijke taal gebruikt en hoe wij inwoners daarbij betrekken.

Beoogd effect Door duidelijke taal toe te passen, is Vijfheerenlanden een toegankelijke overheid.

Argumenten 1.1 Elke inwoner is gebaat bij duidelijke taal. De afgelopen vier jaar is bij het project Versimpelteam gebleken dat inwoners duidelijke brieven op prijs stellen. Een duidelijke brief leidt tot minder vragen en de ontvanger weet beter wat hij moet doen. Dit blijkt ook uit gesprekken die we hebben gevoerd met onder meer Bibliotheek Lek en IJssel, Geld- en Regelzaken (voorheen de Wijkwinkel) en Huh wat bedoelt u? 1.2 Het plan van aanpak geeft handvatten voor de komende vier jaar. Het plan van aanpak bestaat uit drie sporen: 1. Bewustwording 2. Versterken en borgen van vaardigheden 3. Betrekken van inwoners Deze worden uitgewerkt in jaarplannen en steeds geëvalueerd. 1.3 De gemeenteraad heeft gevraagd om een plan van aanpak op te stellen voor het vervolg van het Versimpelteam. Ook de gemeenteraad vindt het belangrijk om duidelijke taal te gebruiken. De gemeenteraad heeft in het Koersdocument 'Fier op Reis' uitgesproken om toegankelijk te willen zijn en in heldere taal te willen communiceren.

Risicoparagraaf 1.1 Werkdruk en capaciteitstekort kunnen de uitvoering van dit plan van aanpak vertragen. Als medewerkers het te druk hebben of te weinig tijd krijgen voor het volgen van trainingen en om duidelijke taal in het werkprocessen toe te passen, komt dit plan van aanpak onder druk te staan. Dit punt heeft de aandacht van het management.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf De activiteiten uit dit plan van aanpak worden betaald uit bestaande budgetten voor informatiseren, communicatie en opleidingen. Dit is afgestemd met het management.

Participatieparagraaf 1. Onze inwoners zijn onze spiegel. Zij kunnen het beste zeggen wat zij niet duidelijk vinden. Daarom willen we hen laten meedoen bij het toetsen van (standaard)brieven. Mogelijkheden zijn: • Via de bestaande adviesgroepen en organisaties (zoals Bibliotheek Lek en IJssel en BindkrachtVHL) willen we inwoners vragen om mee te doen aan een testpanel en aan brievenwasserettes. Inwoners die meedoen krijgen hiervoor een vergoeding. • Een meldpunt (digitaal en fysiek) voor onduidelijke brieven op plaatsen waar inwoners vaak komen; • In overleg met onze partners komen we naar de mensen toe, bijvoorbeeld als gast in een Taalcafé. Zo kunnen we elkaar versterken.

•

We vragen inwoners naar hun top 10 van ergernissen bij brieven en proberen deze brieven te verbeteren. 2. Signalen van onze inwoners zijn belangrijk. We kijken bij welke vragen of klachten duidelijke taal een rol speelt en bekijken samen met het betrokken team wat er beter kan. 3. We zetten het digitaal inwonerspanel in. We gebruiken metingen om te laten zien wat inwoners van onze brieven vinden en hoe we onze communicatie verbeteren. We evalueren en stellen waar nodig bij. Ook dit wordt nader uitgewerkt in jaarplannen.

Duurzaamheidsparagraaf Duurzaamheid is niet direct van toepassing op dit plan van aanpak. Wel gaat het om een duurzame verankering in onze manier van werken.

Communicatieparagraaf Als het plan van aanpak door de gemeenteraad is vastgesteld, starten we met het maken van het eerste jaarplan. Hierin wordt ook de communicatie over nieuwe activiteiten opgenomen. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden,

de secretaris, Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl

25/04/2023 11:28:54 CEST {{signer1}}

ID: daefa7f8-4546-4549-8bda-897ce1408d44 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

Bijlage Plan van aanpak Duidelijke Taal: zo doen wij dat!

de burgemeester, Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl

25/04/2023 11:29:50 CEST {{signer2}}

ID: daefa7f8-4546-4549-8bda-897ce1408d44 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich