RV Opinievoorstel grip op risicovolle projecten

Raadsvoorstel Zaaknummer 1745374

Onderwerp: opinievoorstel Grip op risicovolle projecten

Vergaderdatum raad: 5 februari 2026 Geheim: nee Steller: Odette Wevers

Opinievragen 1. Een van de aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamer is om raadsrapporteurs aan te stellen of een begeleidingscommissie in te richten. In Vijfheerenlanden hebben we ook nog andere instrumenten zoals de Auditcommissie en de RaadsRoutePlanner (RRP). Welk(e) instrument(en) vindt u het meest geschikt om grip te houden op risicovolle projecten? 2. Wilt u dat jaarlijks een overzicht van grote, risicovolle en/of complexe projecten wordt toegevoegd aan de begroting? 3. Bent u het ermee eens dat vooraf criteria moeten worden vastgesteld voor wat een ‘groot, risicovol of complex’ project is? Zo ja, adviseert u om hierover een opiniërend gesprek te voeren aan het begin van de nieuwe raadsperiode, op basis van de huidige projectenlijst en het overdrachtsdocument van de organisatie? Of ziet u daarvoor andere mogelijkheden?

Inleiding In 2022 heeft de rekenkamer, op verzoek van de raad, een rapport geschreven over de rol van de raad in het dossier Niemans. De rekenkamer is gevraagd te onderzoeken hoe de betrokkenheid van de raad in dit proces is geweest. Hierbij heeft de rekenkamer enkele aanbevelingen gedaan om de grip van de raad op dergelijke complexe projecten te vergroten: 1. Wijs raadsrapporteurs aan óf stel een begeleidingscommissie in bij grote en langdurige complexe juridische trajecten;

2. Schep als raad ruimte voor de mogelijkheid van een extern adviseur die informatie van het college kan toetsen op juistheid en compleetheid; 3. Maak als raad vanaf de start afspraken met het college over informatievoorziening en actualiseer deze afspraken regelmatig (wat wil de raad bijvoorbeeld weten en op welke manier wordt dit aangeboden); 4. Zorg als college, maar ook als griffie, dat de raad optimaal in positie wordt gebracht en wordt ondersteund; 5. Evalueer trajecten om van te leren; 6. Vraag jaarlijks een lijst op van langlopende en ‘high-impact’ zaken en agendeer die; 7. Gebruik het reguliere raadsinstrumentarium ook in besloten en geheime vergaderingen. Bij het vaststellen van de aanbevelingen heeft de raad een amendement aangenomen waarin de opdracht is neergelegd voor de auditcommissie om te komen met een procesvoorstel om de aanbevelingen in te bedden. Na eind 2022 is er veel gebeurd. In februari 2024 heeft de auditcommissie een procesvoorstel voorgelegd aan het presidium. Het procesvoorstel is daarna nog een keer aangepast en op de RaadsRoutePlanner (RRP) geplaatst. In 2024 is een VHL Plein georganiseerd in samenwerking met de rekenkamer over verschillende vormen van grip die in gemeenten worden ingezet.

In 2025 is gestart met de voortgang van de aanbevelingen van de rekenkamer te publiceren op iBabs en hebben verschillende gesprekken plaatsgevonden met de organisatie over invulling van de aanbevelingen. Door andere prioritering is er niet eerder een opinievoorstel voorgelegd. Er is daarom nu door het presidium gekozen om een opinievoorstel voor te leggen en de uitkomsten van deze bespreking ter overweging aan de nieuwe raad mee te geven. In dit opiniestuk wordt een mening en oplossingsrichtingen gevraagd van de raad over de invulling van de verschillende aanbevelingen.

Beoogd effect De raad geeft richting aan hoe grip op risicovolle projecten wordt geborgd:  keuze voor passende instrumenten;  afspraken over informatievoorziening;  vaststellen van criteria voor classificatie.

Toelichting opinievragen 1. Een van de aanbevelingen uit het rapport van de rekenkamer is om raadsrapporteurs aan te stellen of een begeleidingscommissie in te richten. In Vijfheerenlanden hebben we ook nog andere instrumenten zoals de Auditcommissie en de RaadsRoutePlanner (RRP). Welk(e) instrument(en) vindt u het meest geschikt om grip te houden op risicovolle projecten?

In Vijfheerenlanden worden raadsrapporteurs ingezet bij hoog en midden geprioriteerde Gemeenschappelijke Regelingen. Een relatief nieuw instrument voor de raad en wordt niet op andere gebieden ingezet. Het zou een voordeel kunnen zijn om raadsrapporteurs in te zetten om risicovolle projecten te volgen en de raad technisch te adviseren, echter dit zou verwarring kunnen opleveren in de taakomschrijving van raadsrapporteurs door dezelfde benaming te gebruiken. Ook een begeleidingscommissie zou het voordeel hebben om ingezet te worden om de informatie te duiden, technisch te adviseren en om op gezette tijden informatie te delen met de raad. De rekenkamer benoemd tevens het voordeel dat iedere fractie in de commissie is vertegenwoordigd. Het fenomeen begeleidingscommissie, zoals bedoeld door de rekenkamer, kent de raad van Vijfheerenlanden nu niet en zou voor dit doel moeten worden ontwikkeld. Er zijn instrumenten die wellicht passender zijn om in te zetten omdat de raad hier al gebruik van maakt. Deze instrumenten zijn: - De RaadsRoutePlanner (RRP). De raad maakt gebruik van een lange termijnplanning, de RRP. Dit is een instrument dat ingezet kan worden om de projecten te monitoren. De RRP wordt iedere cyclus besproken in het presidium waardoor het onder de aandacht blijft van de raad. - Het adviesorgaan Auditcommissie.

De Auditcommissie kan worden ingezet om de (informatie over) lopende projecten te duiden en de raad technisch te adviseren zodat er aandacht blijft vanuit de raad, zonder dat dit een groot deel van de tijd opslokt van alle raadsleden.

2. Wilt u dat jaarlijks een overzicht van grote, risicovolle en/of complexe projecten wordt toegevoegd aan de begroting? In het land zijn er diverse regelingen en afspraken geïmplementeerd om de raad een instrument te bieden om zijn kaderstellende en controlerende rol uit te kunnen oefenen bij grote, risicovolle en/of complexe projecten. Zo bestaat er op rijks-, provinciaal- en lokaal niveau een zogeheten ‘regeling grote projecten’. Dit heeft als doel om de kaderstelling en de informatievoorziening te structureren en om vorm te geven aan sturing, beheersing en bijsturing van deze projecten. Maar naast deze regeling wordt door gemeenten ook gebruik gemaakt van controlelijsten waarop grote, risicovolle en/of complexe projecten worden beoordeeld en/of gemonitord of van een projectenboek of van een voortgangsrapportage. Een andere manier is om een lijst met projecten op te stellen die aan de door de raad vastgestelde criteria voldoen en inzicht geeft in de stand van zaken. Deze lijst kan jaarlijks worden toegevoegd aan de begroting. Hiermee heeft de raad de mogelijkheid om het minimaal één keer per jaar te bespreken. Deze laatste twee voorbeelden zijn vooral om de controlerende taak van de raad te versterken en meer grip te hebben op deze projecten.

3. Bent u het ermee eens dat vooraf criteria moeten worden vastgesteld voor wat een ‘groot, risicovol of complex’ project is? Zo ja, adviseert u om hierover een opiniërend gesprek te voeren aan het begin van de nieuwe raadsperiode, op basis van de huidige projectenlijst en het overdrachtsdocument van de organisatie? Of ziet u daarvoor andere mogelijkheden? Er zijn verschillende onderzoeken van rekenkamers geweest waarin de aanbeveling is opgenomen om criteria op te stellen wanneer een project tot de categorie ‘groot/risicovol/complex’ kan worden gerekend. Waarbij wordt aangegeven dat het van belang kan zijn om niet alleen op financiële risico’s maar ook op inhoudelijke en procesmatige risico’s te richten. Dit vraagt een gesprek met de raad over wat hij belangrijke criteria vindt en wat deze moeten zijn om de controlerende taak van de raad goed uit te kunnen voeren. De nieuwe raad zou dit gesprek kunnen voeren in het begin van de periode door te starten met het bespreken van de nu in de begroting genoemde projecten en de projecten opgenomen in het overdrachtsdocument van de organisatie. Dit zou voorbereid moeten worden door het college.

Vervolg Op basis van uw richtinggevende uitspraken gaat de griffie samen met de organisatie verder met het uitwerken van de aanbevelingen van de rekenkamer. Tevens zullen enkele aanbevelingen over de inzet van instrumenten verwerkt worden in het Reglement van Orde (RvO) van de raad om deze helder te borgen. Het aangepaste RvO en de uitwerking van de overige aanbevelingen zullen aan de nieuwe raad worden voorgelegd aan het begin van de nieuwe raadsperiode. {{signer1}}

de raadsgriffier, ValidSigned door Krista Goossens op 05-01-2026

K.I. (Krista) Goossens

Bijlagen: - RvO - instructie griffier - protocol geheimhouding