RV ontwikkeling Planning- en Controlcyclus - ondertekend.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 516341

Onderwerp: Doorontwikkeling planning & controlcyclus Vergaderdatum raad: 22 september 2022 Geheim: Nee Steller: Leon Huberts Portefeuillehouder: Wethouder Van Maanen

Beslispunten 1. 2.

In te stemmen met de notitie "doorontwikkeling P&C cyclus" en met de daarin opgenomen houtskoolschets; In te stemmen met het voornemen om de gemeentelijke programma's nieuw in te delen en het aantal programma's met ingang van de programmabegroting 2023 terug te brengen van 9 naar 6.

Inleiding Bij de vorming van de gemeente Vijfheerenlanden is de P(lanning) & C(ontrol)-cyclus van de nieuwe gemeente op pragmatische wijze vormgegeven. Doordat de financiële functie van de nieuwe gemeente onder druk stond en de financiële basis niet in alle gevallen op orde was, is bij de vormgeving van de P&C cyclus van de gemeente Vijfheerenlanden vooral aangesloten op de praktijk van de drie voormalige gemeenten. Grote innovatieve stappen vooruit zijn niet gezet. De basis is inmiddels op orde. De tijd is dan ook gekomen om de gemeentelijke P&C cyclus inhoudelijk door te ontwikkelen, daarbij gebruik makend van de ervaringen van de afgelopen drie jaren.

Beoogd effect Het functioneren van raad, college en ambtelijke organisatie te ondersteunen door middel van het tijdig leveren van goede financiële en beleidsinhoudelijke sturingsinformatie. Dit met P&C producten die op efficiënte wijze tot stand kunnen worden gebracht.

Argumenten 1.1

De basis is inmiddels op orde. De tijd is dan ook gekomen om de gemeentelijke P&C cyclus inhoudelijk door te ontwikkelen, daarbij gebruik makend van de ervaringen van de afgelopen drie jaren. Voor het oordeel over de doeltreffendheid van de huidige P&C cyclus (heeft deze voldoende informatieve waarde voor de raad om inhoudelijk goed te kunnen sturen op de beleidsuitvoering en het financieel beleid) is op 22 februari jl. een gesprek met de leden van de Auditcommissie gevoerd. Voor de in dit kader aan de orde gekomen vragen, verwijzen wij

u naar bijgevoegde notitie. Het gesprek met de Auditcommissie heeft een aantal conclusies opgeleverd:  Zo bestaat er bij de leden van de Auditcommissie tevredenheid over de opzet en inhoud van de huidige P&C documenten. Wel bestaat er behoefte om deze documenten (vooral de programmabegroting) meer in te laten gaan op de gewenste (inhoudelijke) effecten van beleidsvoorstellen.  Breed wordt door de leden van Auditcommissie ook een voorkeur uitgesproken om de inhoudelijke kant van de P&C documenten voortaan in de desbetreffende vakcommissies te agenderen. Dus niet alleen een behandeling in de commissie AZ, maar bijvoorbeeld het programma sociaal domein ook inhoudelijk bespreken in de commissie Welzijn, Onderwijs en Sport (WOS).  De meeste leden van Auditcommissie hebben een voorkeur voor één bestuursrapportage die in september in de raad wordt besproken. Deze bestuursrapportage mag op basis van het principe van “management by exception” zijn opgesteld. En dus dunner van omvang zijn, dan de huidige rapportages.  Er wordt door de leden van Auditcommissie meer aandacht gewenst voor (en sturing op) KPI’s (kritische prestatie-indicatoren). Daarbij moet waar mogelijk aangesloten worden op de indicatoren van waarstaatjegemeente.nl.  De indeling in de huidige negen programma’s vinden de meeste leden van Auditcommissie prima.

Daarbij is wel aangegeven, dat indien het college en de ambtelijke organisatie een beter voorstel hebben, de leden van de Auditcommissie daarvoor ook openstaan. 1.2

De raad stelt de programma-indeling vast. In artikel 2 van de financiële verordening 2022 van de gemeente Vijfheerenlanden staat opgenomen, dat de raad bij aanvang van iedere raadsperiode een programma-indeling voor die raadsperiode vaststelt. Ook wordt in dit artikel geregeld, dat de raad taakvelden en beleidsindicatoren per programma vaststelt. Tenslotte staat in dit artikel opgenomen dat de raad ook de onderwerpen vaststelt waarvoor de raad (naast de verplichte paragrafen van de begroting en de jaarstukken) middels het opnemen van extra paragrafen kaders wil stellen. De raad doet dit alles op voorstel van het college. Veelal gebeurt dit bij het vaststellen van de eerste begroting van een nieuwe collegeperiode. Wanneer het college voornemens is om de raad voor te stellen om te komen tot aanpassingen in de opzet van de gemeentelijke P&C cyclus, is het dan ook vanzelfsprekend om deze aanpassingen vooraf aan de raad voor te leggen. Wanneer er bij de raad draagvlak bestaat voor de aanpassingen, dan kunnen deze door het college worden verwerkt in de gemeentelijke P&C cyclus en in de betreffende P&C documenten en vervolgens (bij behandeling van de betreffende P&C documenten) door de raad worden vastgesteld.

1.3

In de notitie "doorontwikkeling P&C cyclus" en de daarin opgenomen houtskoolschets wordt een effectieve en efficiënte planning & controlcyclus uitgewerkt. Mede op basis van de uitspraken van de leden van de Auditcommissie kan een aantal uitgangspunten worden vastgesteld voor de doorontwikkeling van de P&C cyclus. Dit betreft uitgangspunten die in de komende periode nog verder inhoudelijk uitgewerkt moeten worden:  Eén bestuursrapportage die opgesteld wordt vanuit het principe van “management by exception”. Daar hoort (vanuit het oogpunt van begrotings- en kredietrechtmatigheid) een beknopte slotwijziging bij, die in de laatste raadsvergadering van het begrotingsjaar wordt vastgesteld (waarin ook een kredietrapportage is opgenomen). De uitvraag van

 

 

de bestuursrapportage heeft dan als ijkmoment 1 juni. Vaststelling vindt plaats in het college van medio juli en in de raad van september. Een steviger onderscheid tussen kadernota en programmabegroting, waarbij de Kadernota zich alleen richt op kaderstellende besluiten, die verder inhoudelijk worden uitgewerkt in de programmabegroting. Een goede inhoudelijke beoordeling op de door waarstaatjegemeente.nl gebruikte indicatoren en een keuze welke indicatoren beleidsrelevant zijn voor de gemeente Vijfheerenlanden. Deze indicatoren worden dan opgenomen in de P&C cyclus (als KPI’s) en waar mogelijk intensiever gemonitord. Dit in het kader van de door de raad gewenste effectmonitoring. Het behandelen van P&C documenten in alle vakcommissies van de raad (voor wat betreft de relevante onderdelen). Hierover zal nog wel het gesprek met de Griffie moeten worden gevoerd. Een aanpassing van de programma-indeling.

2.1

Een nieuwe programma-indeling sluit beter aan bij de ambtelijke en bestuurlijke organisatie. Door de programma-indeling aan te passen sluit deze beter aan bij de inrichting van de organisatie, bij de indeling van de drie raadscommissies én bij de paragrafen. Een nieuwe programma-indeling heeft overigens geen consequenties voor vergelijkbaarheid van historische financiële informatie. Omdat de comptabele indeling van de (onderliggende) taakvelden immers niet verandert, kunnen deze taakvelden financieel zowel opgeteld worden naar de oude programma-indeling als naar de nieuwe.

2.2

Door het aanpassen van de programma-indeling kunnen programma’s en paragrafen beter op elkaar aansluiten. Daardoor wordt dubbele informatie voorkomen en kan de focus bij de programma’s liggen op besluitvormingsinformatie en effectsturing (KPI’s) en bij de paragrafen op bestuurlijk relevante achtergrondinformatie (waaronder een beknopt overzicht van actueel beleid en inclusief alle wettelijk verplichte informatie). Deze aanpassing van programma’s en paragrafen zal overigens pas bij de programmabegroting 2024 worden doorgevoerd.

2.3

In onderstaand overzicht worden de aanpassingen zichtbaar. Deze aanpassingen laten zien dat een efficiënte behandeling in de commissies mogelijk is (twee programma’s per commissie) en er een goede aansluiting gerealiseerd kan worden tussen programma’s en paragrafen, waarbij ook nieuwe paragrafen worden geïntroduceerd (bijvoorbeeld een paragraaf sociaal domein). Nieuw programma Bestuur, dienstverlening en organisatie (Commissie AZ)

Oud programma Bestuur en organisatie (0), Wijk- en buurtgericht werken (6) Beheer en gebruik openbare Veiligheid (1), Wegenbeheer ruimte (Commissie WRD) (2), groen (5), afval, riolering en begraven (7) Sociaal domein (Commissie Onderwijs (4), sociaal domein WOS) (6) en gezondheid (7) Ontplooiing (Commissie WOS) Bibliotheek (4), sport, kunst en cultuur, media en erfgoed (5), buurthuizen (6)

Bijbehorende paragraaf Bedrijfsvoering Gemeenschappelijke regelingen Onderhoud kapitaalgoederen Sociaal domein (nieuw) Ontplooiing (nieuw)

Ruimtelijke ontwikkeling (Commissie WRD) Financiën (Commissie AZ)

Mobiliteit (2), EZ (3), milieu en Grondexploitaties duurzaamheid (7), Wonen (8) en RO (8) Financiën (0), overhead (0) Lokale heffingen Financiering Weerstandsvermogen

Risicoparagraaf Indien er bij de leden van uw raad onvoldoende draagvlak is voor de in dit raadsvoorstel en de bijbehorende notitie opgenomen houtskoolschets en de nieuwe programma-indeling, dan zal de programmabegroting 2023 worden opgesteld conform het huidige model van de programmabegroting 2022. Er zal dan sprake zijn van de huidige negen programma's in plaats van de voorgestelde zes nieuwe programma's. Met de Auditcommissie zal vervolgens in gesprek worden gegaan over wenselijke aanpassingen in de houtskoolschets.

Betrokkenheid pers Informeren via persgesprek.

Financiële paragraaf De uitvoering van dit voorstel heeft geen financiële consequenties.

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Niet van toepassing. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

30/08/2022 11:19:39 CEST {{signer1}}

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 30/08/2022 12:08:40 CEST

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl ID: 24915cab-e622-41ed-aaab-aed44d246dca Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

ID: 24915cab-e622-41ed-aaab-aed44d246dca Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlage Notitie doorontwikkeling planning & controlcyclus