RV ontwerp-jaarrekening 2024 Regionaal Archief Zuid-Utrecht

Raadsvoorstel Zaaknummer 1488488

Onderwerp: Zienswijze ontwerp-jaarrekening 2024 Regionaal Archief Zuid-Utrecht Vergaderdatum raad: 5 juni 2025 Geheim: Steller: Portefeuillehouder:

Nee Stéphanie Gautier Wethouder Hitipeuw

Beslispunten 1. Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-jaarrekening 2024 van de gemeenschappelijke regeling Regionaal Archief Zuid-Utrecht.

Inleiding Het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (hierna: RAZU) is een bedrijfsvoeringsorganisatie en verricht werkzaamheden die voortvloeien uit de Archiefwet. Het RAZU stelt jaarlijks een jaarrekening op van het afgelopen jaar. Op 3 april 2025 heeft het bestuur van het RAZU ingestemd met de ontwerp-jaarrekening 2024 RAZU. Conform artikel 23, lid 3 en 4 van de gemeenschappelijke regeling nodigt het bestuur van het RAZU de gemeenteraad uit hierop een zienswijze te geven.

Beoogd effect De raad kan hiermee zijn controlerende functie uitvoeren en heeft de mogelijkheid een zienswijze uit te brengen.

Argumenten 1.1 De ontwerp-jaarrekening 2024 van het RAZU eindigt met een fors positief resultaat. De ontwerp-jaarrekening 2024 van het RAZU kent een positief resultaat. Dit geeft geen aanleiding voor het indienen van een zienswijze. Het positief resultaat is verklaarbaar en wordt hoofdzakelijk veroorzaakt door de salariskosten. Omdat de personeelskosten een aanzienlijk deel van het budget van het RAZU uitmaken kan een onderschrijding hiervan een grote invloed hebben op het resultaat. Vanwege onvoorziene ontwikkelingen en het vertrek van medewerkers in 2024 zijn deze structurele kosten lager uitgevallen. Dit geldt ook voor de incidentele personele lasten. Verder is het budget dat bestemd is voor het e-depot niet volledig opgemaakt. Het e-depot dat opgeleverd is betreft een basisvoorziening en had in 2024 relatief weinig investeringen nodig. Dit gaat de komende jaren veranderen. Ook de behaalde incidentele inkomsten hebben een positief effect gehad op het resultaat. Deze inkomsten zijn regulier maar worden niet begroot conform het "Besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten". Daarom dragen ze altijd bij aan een positief resultaat. Dit betekent dat de bijdrage voor de gemeenten voor het jaar 2024 verlaagd is met € 145.332.

1.2 Het positieve resultaat wordt gedeeltelijk besteed aan de archiefwerkzaamheden en gebeurt volgens de afspraken. De wijze van het toedelen van het resterende bedrag is in lijn met de gemeenschappelijke regeling-RAZU, artikel 24 lid 1. Het RAZU geeft de gereserveerde middelen uit voor specifieke uitvoeractiviteiten. Deze zijn: • Een bedrag van € 6.181 aan de bestemmingsreserve “personeel” voor de inhuur van tijdelijk personeel. Dit ten behoeve van de werkzaamheden in het archiefbeheer. • Een bedrag van € 37.867 aan de bestemmingsreserve “e-depot” om incidentele ontwikkelingen van het e-depot in 2025 te dekken. Het opgeleverd e-depot heeft de basis neergelegd. Voor het kunnen opnemen en publiceren van diverse soorten informatie zijn er nog doorontwikkelingen nodig. • Een bedrag van € 10.273 aan de bestemmingsreserve “digitalisering” voor grootschalige digitalisering en het duurzaam toegankelijk maken van het archief en systemen. • Een bedrag van € 11.050 in de nieuwe algemene reserve "vriendenstichting" voor cultuurhistorische projecten. 1.3 Het positieve resultaat (na bestemming) wordt gerestitueerd aan de gemeente. Conform de gemeenschappelijke regeling stort het RAZU een deel van het bedrag (€ 145.332) terug aan de gemeenten. Voor de gemeente Vijfheerenlanden komt dit neer op een totale terugbetaling van € 36.902.

Risicoparagraaf 1.2, 1.3 Het RAZU heeft onvoldoende reserve om toekomstige risico's te dekken. Het RAZU vormt geen algemene reserve en neemt vanaf 2026 bezuinigingsmaatregelen waaronder het begroten van de salariskosten op 95% in plaats van 100%. Dit kan leiden tot een negatief resultaat op de rekening 2027, omdat meerdere medewerkers hun eindperiodiek op de salarisschaal zullen bereiken. Conform artikel 24 van de gemeenschappelijke regeling wordt een negatief exploitatiesaldo gedekt door de deelnemende gemeenten.

Gevolgen voor mensen met een beperking Dit voorstel heeft geen gevolgen voor mensen met een beperking.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf Resultaat ontwerp-jaarrekening RAZU 2024 De jaarrekening 2024 van het RAZU eindigt met een positief saldo van € 210.703. Hiervan wordt in totaal € 145.332 gestort naar de gemeenten. Hiermee wordt het, conform de verdeelsleutel en met inachtneming van de 2%-opslag (€ 2.850), teruggestort naar de deelnemers. Voor de gemeente Vijfheerenlanden bedraagt de storting ongeveer € 36.902. Dit zal in de jaarrekening 2024 worden opgenomen als te ontvangen bedrag en wordt verantwoord op de kostenplaats "Historisch archief". Het voorstel van de RAZU is om het resterende positieve saldo van € 65.371 toe te voegen aan de bestemmingsreserves.

Toelichting op de rechtmatigheidsverklaring in de ontwerp-jaarrekening 2024 RAZU Het RAZU beschrijft hierin onrechtmatigheden boven de door het bestuur vastgestelde verantwoordingsgrens (€ 51.419). In de jaarrekening 2024 zijn er afwijkingen geconstateerd. Deze gaan over onderschrijdingen die verklaarbaar zijn en die veroorzaakt zijn door de personeelslasten en door de niet gerealiseerde inkomsten. Om onrechtmatigheden in de toekomst te voorkomen worden de volgende correctieve acties uitgezet. - Het tussentijds bijstellen van de begroting via begrotingswijzigingen - Het aanscherpen van de inhuur en inkoopbeleid.

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Niet van toepassing. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, Signed By: Signer de54ce80-4e72-4154-800b-0551aa32ca82

22/04/2025 14:44:51 CEST {{signer1}}

de burgemeester, Signed By: Signer 6b1feb3d-0100-4df5-9df2-50939aea31a5

22/04/2025 15:11:43 CEST {{signer2}}

ID: 823fcff0-c569-4413-b066-194b77135b4e

ID: 823fcff0-c569-4413-b066-194b77135b4e

Auth: Consent

Auth: Consent

W.J. (Judith) de Jonge

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen 1. 20250304_Aanbiedingsbrief_jaarstukken_VHL 2. 20250403_RAZU_Ontwerp-Jaarrekening-2024 met controleverklaring 3. 20250403 RAZU Ontwerp Jaarrekening 2024 4. Concept-Zienswijzebrief