RV Ontwerp-begrotingswijziging 2022 ontwerp-programmabegr. 23-26 RAZU.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 409120

Onderwerp: Ontwerp-Begrotingswijziging 2022, ontwerp-Programmabegroting 2023-2026, ontwerp-Jaarrekening 2021 RAZU Vergaderdatum raad: 30 juni 2022 Geheim: Nee Steller: Astrid van Zanten Portefeuillehouder: Burgemeester Fröhlich

Beslispunten 1. 2.

Geen zienswijze in te dienen op de ontwerp-Begrotingswijziging 2022, ontwerpProgrammabegroting 2023-2026, ontwerp-Jaarrekening 2021 RAZU van het Regionaal Archief Zuid-Utrecht (RAZU); De hogere gemeentelijke bijdrage aan het Regionaal Archief Zuid-Utrecht bijdrage over 2022 ad € 18.785,-- te verantwoorden in de 2e Bestuursrapportage 2022 en in de Begroting 2023 op kostenplaats Historisch archief.

Inleiding Op 13 april jl. heeft het algemeen bestuur van het RAZU ingestemd met de ontwerpBegrotingswijziging 2022, ontwerp-Programmabegroting 2023-2026, ontwerp-Jaarrekening 2021 RAZU. Conform de geldende procedure van de gemeenschappelijke regeling nodigt het algemeen bestuur de gemeenteraden uit hierop een zienswijze te geven.

Beoogd effect De raad kan zijn controlerende functie uitoefenen, doordat de raad is geïnformeerd over de financiële jaarstukken, en in staat is gesteld een zienswijze uit te brengen

Argumenten 1.1 CAO-ontwikkelingen, structurele verhoging salarissen, dienen nog verwerkt te worden. Deze onvoorziene uitgave, ingaande december 2021, was niet verwerkt in de ontwerp-Kadernota 2023 van het RAZU, maar is geen reden om een zienswijze in te dienen. 1.2 De ontwikkeling e-depot vraagt een structurele investering van het RAZU en daardoor een verhoging van de gemeentelijke bijdrage.

Het bestuur is unaniem in de bestuursvergadering van 9 maart 2022 akkoord gegaan met de ontwikkeling van een e-depot, met de kanttekening dat dit wordt meegenomen in de Kadernota 2023 samen met de opmerking dat een e-depot een structurele investering zal vragen. Vanaf 2023 zal uitbreiding van personeel voor de ontwikkeling van het e-depot nodig zijn. Hierdoor zal de jaarlijkse bijdrage aan het RAZU hoger worden (zie financiële paragraaf.) Het ontwikkelen van een e-depot gebeurt in gezamenlijkheid met de andere deelnemende gemeenten. Het ontwikkelen van een e-depot in eigen beheer zou de gemeente aanzienlijk meer kosten aan investering en het beheer ervan. Deze gezamenlijke ontwikkeling past in het streven van de gemeente naar meer regionale samenwerking. Dit is nodig om te voldoen aan wettelijke verplichting voor duurzame opslag van digitale archieven. 1.3 Beheer van digital born archieven (bestuursbesluit december 2021) moet geregeld worden. Met de ontwikkeling van een e-depot is goed beheer van digital born materiaal onontbeerlijk. 2.1 Verhoging gemeentelijke bijdrage is onvermijdelijk. Het realiseren van het e-depot leidt tot verhoging van de gemeentelijke bijdrage, mede vanwege de aanschaf van technische voorzieningen en de daarbij behorende formatie-uitbreiding bij het RAZU.

Bij vaststelling Kadernota 2023 RAZU was nog niet bekend wat de hoogte van de gemeentelijke bijdrage zou gaan worden, dus kon het niet meegenomen worden in de gemeentelijke Kadernota 2023.

Risicoparagraaf Niet voldoen aan de wettelijke verplichting om tijdig digitale informatie over te brengen. In de nieuwe Archiefwet 2023 wordt gesproken om de wettelijke overbrengingstermijn van digital born archieven van 20 jaar terug te brengen naar 10 jaar. Als niet wordt deelgenomen aan deze samenwerking betekent dit, dat alle kosten voor het ontwikkelen van een e-depot volledig voor eigen rekening komen.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf De gemeentelijke bijdrage aan het RAZU zal als gevolg van de ontwikkeling van een e-depot toenemen (zie bijlage). Aan de raad zal worden voorgesteld deze kosten te verantwoorden in de gemeentelijke begroting 2023-2026.

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Het bestuur van het RAZU wordt op de hoogte gesteld van het genomen besluit. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

{{signer1}} 24/05/2022 11:55:32 CEST

{{signer2}} 24/05/2022 12:02:33 CEST

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl ID: bea2d16a-6eaf-4cb6-90df-31b0601e6581 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl ID: bea2d16a-6eaf-4cb6-90df-31b0601e6581 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen    

20220413_Jaarrekening2021_incl_accountantsverklaring 20220413_Ontwerp_Begrotingswijziging22 20220413_Ontwerp_Programmabegroting23_26 Bijlage bij Financiën zaak 409120