RV nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2023.pdf
Tekst van het document
Raadsvoorstel Zaaknummer 611447
Onderwerp: Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2023-2026 Vergaderdatum raad: 9 februari 2023 Geheim: Nee Steller: Harry Stroeve Portefeuillehouder: Wethouder Van Maanen
Beslispunten 1. 2.
Kennis te nemen van de presentatie "Op weg naar risicogestuurd werken" met bijbehorende toelichting; De Nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2023-2026 van de gemeente Vijfheerenlanden en de in deze nota, in hoofdstuk 1 op pagina’s 8 t/m 12 blauw omkaderde afzonderlijk opgenomen beslispunten, vast te stellen.
Inleiding/samenvatting De hiervoor genoemde beslispunten vloeien voort uit de nu herziene Nota Risicomanagement en Weerstandsvermogen 2023-2026. Deze nota bevat samengevat het volgende: De huidige nota, die in 2020 is vastgesteld, bevat het risicomanagement op basis van de alom gebruikte COSO-ERM methode. Deze methodiek, die zich richt op het in kaart brengen en beheersen van risico’s, passen we nu al ruim twee jaar naar tevredenheid toe. Het risicomanagement is op orde en voldoet aan de wetgeving al zijn er op onderdelen nog verbeteringen en aanscherpingen mogelijk. We leven echter in een dynamische, meerduidige en onzekere wereld. “Wilde en superwilde” vraagstukken in de VUCA-wereld, zoals corona, oorlog, klimaatverandering zijn een niet te negeren realiteit. Overheidsorganisaties lopen nog nooit zoveel risico’s als nu. De vraag is: hoe gaan wij als gemeente hiermee om? Het traditionele risicomanagement, dat de nadruk legt op de beheersbaarheid en maakbaarheid, schiet hier namelijk tekort. Het risicogestuurd werken met risicoleiderschap biedt hier een gulden middenweg. Risicogestuurd werken legt juist nadruk op de mens, cultuur, flexibiliteit en aanpassingsvermogen in de organisatie. Het biedt niet de oplossing, maar activeert het leervermogen en maakt scherpere keuzes mogelijk om de nagestreefde doelen te realiseren.
Het voeren van een risicodialoog hoort hier ook bij vanwege aanwezige perceptieverschillen. De dialoog levert een gezamenlijk resultaat op over hoe met de onzekerheden wordt omgegaan. Dit kan ook betekenen dat risico’s geaccepteerd worden en er niets gedaan wordt.
Het risicogestuurd werken bestaat uit het toepassen van zes algemene risicostappen binnen bestaande werkprocessen zoals de reguliere P&C-cyclus. Deze zes stappen zijn voor de eenvoud terug te brengen naar drie dagelijkse DOD-vragen: Wat is het Doel, voor wie? Wat is daarbij Onzeker, voor wie? Wat ga je daar al dan niet aan Doen, met wie? Risicosturing wordt nu op de agenda gezet om stapsgewijs toegepast te gaan worden. Het huidige risicomanagement wordt voortgezet. De strategie en de wijze van inventarisatie, kwantificeren en beheersing van risico’s is in de herziene nota grotendeels overgenomen uit de nota 2020. Hetzelfde geldt voor de bepaling van de beschikbare weerstandscapaciteit. Waar nodig is het beleid wel nader geconcretiseerd en aangescherpt (zoals het eigenaarschap) op basis van de praktijk van de afgelopen twee jaren. Aanscherpingen zijn o.a.: Privacygevoelige informatie wordt geanonimiseerd en in algemene zin beschreven. Ook niet-financiële risico’s en kansen (opportunities) worden geïnventariseerd. Alleen financiële risico’s vanaf € 50.000 worden opgenomen in het risicoprofiel. Financiële risico’s met een waarschijnlijkheidspercentage vanaf 90% worden niet meer als risico maar als een werkelijkheid aangemerkt en worden als nadeel meegenomen ten laste van de exploitatie.
Voor financiële risico’s met een structureel karakter wordt een buffer van 200% van het jaarrisico opgenomen. Ter bepaling van de benodigde weerstandsbehoefte wordt een risicosimulatie uitgevoerd omdat risico’s zich nooit op één moment en allemaal tegelijk en allemaal in de maximale omvang voordoen. Hierbij wordt een zekerheidspercentage van 90% aangehouden. Alleen de door de raad aangewezen vrij aanwendbare algemene reserves en de wettelijk verplichte post onvoorzien worden als weerstandscapaciteit aangemerkt. Een weerstandsratio van 2,5 wordt als norm gehanteerd om de financiële schade op te vangen van niet beïnvloedbare externe ontwikkelingen (klimaatverandering, economische recessie, vergrijzing, stikstofproblematiek, pandemie e.d.) en “zwarte zwanen”. Risico’s moeten gecommuniceerd worden binnen de bestaande rapportagestructuur, dus de reguliere P&C-cyclus; dus geen apart “circus”. In raads- en collegevoorstellen heeft de risicocomponent structureel aandacht. Dit kan via beantwoording van de drie DOD-vragen. Het organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor het werk is ook verantwoordelijk voor de risico of kans. Bij de verplicht in begroting en jaarrekening op te nemen financiële kengetallen ligt de focus op het kengetal “solvabiliteit” waarvoor een norm, overeenkomstig het Coalitieakkoord, van minimaal 20% wordt gehanteerd.
Beoogd effect 1. 2. 3. 4. 5. 6.
Verder vergroten risicobewustzijn en kennis binnen de organisatie. Volledigheid bij besluitvorming en verbetering dienstverlening waardoor scherpere en betere keuzes gemaakt kunnen worden. Proactief omgaan met risico's (bedreigingen) door o.a. beheersmaatregelen vroegtijdig te benoemen en uit te voeren. Herkennen en benutten van kansen (opportunities). Beoordeling en beschermen weerstandsvermogen. Voldoen aan wettelijke vereisten (BBV) en eigen regelgeving (212 verordening).
Argumenten 1.1 Uw raad via een presentatie informeren is wenselijk. De herziene nota Risicomanagement en weerstandsvermogen 2023-2026 is vrij omvangrijk en bevat naast voortzetting van de huidige beleidslijn ook een belangrijke vernieuwing door de komende jaren risicosturing als leidraad te gebruiken bij de dagelijkse werkprocessen en jaarlijkse P&C-cyclus. Door het college van B&W kennis te laten nemen van deze presentatie zal de noodzakelijkheid benadrukken en duidelijkheid bieden. Kennis en risicobewustzijn worden tevens vergroot. 2.1 Door het laten vaststellen van deze herziene nota wordt het huidig risicomanagementbeleid voor de komende vier jaren bestendigd en waar nodig aangescherpt en worden eerste stappen gezet naar risicogestuurd werken. We hebben als gemeente de ambitie om door te groeien van een organisatie die op gebied van risicomanagement de "basis" (wettelijk kader) op orde heeft naar een organisatie die proactief omgaat met risico's. Hiervoor is risicogestuurd werken benodigd. Het in de nota geformuleerde beleidskader heeft tot doel om de zes hiervoor al omschreven doelen/effecten te realiseren. De wijze waarop we die doelen en effecten willen realiseren, wordt al uitgebreid beschreven in de bijgevoegde nota, presentatie en afzonderlijk opgestelde samenvatting. Enkele specifieke nieuwe elementen willen we afzonderlijk benoemen:
De verduidelijking en vereenvoudiging van de inhoud van de risicoparagraaf bij raadsvoorstellen door deze terug te brengen tot de beantwoording van de drie DOD-vragen: Wat is het Doel? Wat is daarbij Onzeker? Wat gaat de organisatie daar al dan niet aan Doen? Op basis van het in 2022 vastgestelde coalitieprogramma is een weerstandsratio van 2,5 als norm vastgelegd. Deze norm is aanzienlijk hoger dan het absolute minimum van 1,0. Daarmee is ruimte beschikbaar voor het opvangen van mogelijke financiële schade van niet beïnvloedbare externe ontwikkelingen (klimaatverandering, economische recessie, stikstofproblematiek e.d.). De mogelijke schade van deze ontwikkelingen zijn op dit moment niet te kwantificeren. Er wordt bij dit kengetal een ondergrens en een bovengrens gehanteerd van respectievelijk 2,0 en 3,0. Wanneer de weerstandsratio onder of boven deze grenzen uit komt, dient het college een voorstel aan uw raad voor te leggen om de weerstandscapaciteit aan te vullen of juist af te romen. Gemeenten zijn verplicht om in de weerstandsparagraaf bij de begroting en jaarrekening enkele benoemde financiële kengetallen op te nemen. Het kengetal "Solvabiliteit" is daar één van. In het Coalitieakkoord 2022-2026 is hiervoor de norm op minimaal 20% gesteld. Deze norm wordt in de nu bijgestelde nota vastgelegd.
Tevens is een beleidslijn geformuleerd wanneer het solvabiliteitspercentage onder deze minimumnorm uitkomt. Dan dient het college een voorstel aan uw raad voor te leggen. Deze beleidslijn wordt komend voorjaar 2023 bij de komende Kadernota voor de begroting 2024 concreet toegepast.
Risicoparagraaf 1.1 Het laten kennisnemen van het risicomanagement en risicogestuurd werken is benodigd om de gewenste gedragsverandering te realiseren om proactief met risico's en kansen om te gaan.
Anders overkomt het je en hebben we geen antwoord op plotselinge ontwikkelingen die op de gemeente afkomen. 2.1 De door uw raad vast te stellen nota dient als kader voor de periodiek (2 x per jaar bij begroting en jaarrekening) te verrichten risico-inventarisaties binnen de drie domeinen (sociaal domein, fysiek domein en domein bedrijfsvoering/bestuur). Deze periodieke inventarisaties blijven noodzakelijk om te voorkomen dat risico's en kansen gemist worden. Bij deze inventarisaties wordt ook beoordeeld welke (beheers)maatregelen getroffen zijn of getroffen moeten worden. Naast de risico-inventarisaties bij begroting en jaarrekening blijven we de huidige systematiek om in raads- en collegevoorstellen een risicoparagraaf op te nemen, voortzetten. We breiden de informatiewaarde van dit onderdeel van een voorstel uit door antwoord te geven op de drie DOD-vragen: Doel? Onzeker? Doen?
Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.
Financiële paragraaf Na vaststelling van de herziene nota door uw raad wordt in het 1 e kwartaal een uitvoeringsprogramma/uitwerkingsplan opgezet om de hiervoor benodigde gedragsverandering binnen organisatie en bestuur gestalte te geven. Deze uitwerking kan wellicht ook een in-company training betekenen die overigens uit het beschikbare opleidingsbudget bekostigd kan worden.
Participatieparagraaf n.v.t.
Duurzaamheidsparagraaf n.v.t.
Communicatieparagraaf Het is ook de bedoeling om uw raad in het risicogestuurd werken mee te nemen. Voor de raad wordt de informatie gepresenteerd via een Kennis PaRaad-sessie. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,
de burgemeester,
13/12/2022 10:42:47 CET {{signer1}}
13/12/2022 12:14:34 CET {{signer2}}
Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl Id: 34b5f6bc-fec2-4a7b-af08-3d69d3e34294 Auth: Consent
N. (Nanette) van Ameijde-Poortman
Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl ID: 34b5f6bc-fec2-4a7b-af08-3d69d3e34294 Auth: Consent
S. (Sjors) Fröhlich
Bijlagen Nota risicomanagement en weerstandsvermogen Vijfheerenlanden 2023-2026 Oplegnotitie/samenvatting nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2023-2026 Presentatie op weg naar risicogestuurd werken Toelichting bij presentatie op weg naar risicogestuurd werken