RV Landelijk DoeMee onderzoek 2023

Raadsvoorstel Zaaknummer 1065835

Onderwerp: Landelijke Rekenkameronderzoek DoeMee 2023 Vergaderdatum raad: 25 april 2024 Geheim: Steller: Eveline ten Caat Portefeuillehouder: Burgemeester Fröhlich

Beslispunten 1. Het college opdracht te geven om aan de volgende aanbevelingen te voldoen: a. verhelp de genoemde verbeterpunten in de klachtenprocedure van de gemeente zelf en dring er bij betrokken verbonden partijen Avres en ODRU op aan deze in hun klachtenprocedures te verbeteren; b. breng de registratie van de klachten gericht aan de gemeente op orde; c. verbeter de Informatiepositie van de raad door jaarlijks integraal verslag uit te brengen over de aantallen en aard van de klachten die bij de gemeente en bij de voor inwoners belangrijke verbonden partijen zijn ingediend. 2. De volgende aanbeveling van de rekenkamer aan uw raad over te nemen: a. Benut de klachtenprocedure door inwoners met klachten nadrukkelijk te wijzen op de mogelijkheid tot het indienen van een klacht en door het jaarverslag te bespreken in de raad.

Inleiding In de rekenkamerbrief rapporteert de rekenkamer over het landelijke onderzoek naar de klachtenbehandeling bij decentrale overheden. Aan dit onderzoek hebben 75 decentrale overheden meegedaan. Het is uitgevoerd onder de verantwoordelijkheid van de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers en Rekenkamercommissies (NVRR). De rekenkamer Vijfheerenlanden heeft aanvullend op het landelijk onderzoek nog aanvullende onderzoeksactiviteiten ondernomen waarmee geconcludeerd kan worden dat de toegankelijkheid van de klachtenprocedures bij de gemeente Vijfheerenlanden en de onderzochte verbonden partijen (GGDrU, Avres en ODRU) over het algemeen voldoende tot goed is. De rekenkamer signaleert ook enkele zaken die beter kunnen en komt daarom tot een viertal aanbevelingen.

De centrale vraagstelling van het onderzoek luidt als volgt: Op welke wijze geven decentrale overheden beleidsmatig en organisatorisch vorm aan de behandeling van klachten, tot welke resultaten leidt dit beleid en op welke wijze wordt hierover gerapporteerd aan de raad.

Beoogd effect Klachtenbehandeling en de rol van de raad daarbij te verbeteren om de dienstverlening te optimaliseren dat bijdraagt aan het (herstellen van) vertrouwen in de overheid.

Argumenten De conclusies uit het onderzoek vormen de argumenten voor de vier aanbevelingen. Deze zijn als volgt: 1) De toegankelijkheid van de klachtenprocedures bij de gemeente en de onderzochte verbonden partijen is over het algemeen voldoende tot goed. De rekenkamer beoordeelt de toegankelijkheid van de procedure bij de GGDrU als uitstekend. Bij Avres, de ODRU en de gemeente Vijfheerenlanden kan de toegankelijkheid op enkele punten worden verbetert. Uit de analyse van de rekenkamer blijkt op welke punten de verbonden partijen Avres en ODRU en de gemeente Vijfheerenlanden nog kunnen verbeteren. 2) In de periode 2020-2023 registreert de gemeente Vijfheerenlanden aanzienlijk meer klachten dan het gemiddeld aantal klachten in gemeenten met een vergelijkbaar aantal inwoners Vanuit de organisatie wordt aangegeven dat gemeente Vijfheerenlanden een lage drempel heeft voor het indienen van klachten. Verder wordt genoemd dat er sprake is van een vervuiling van de cijfers omdat niet alle geregistreerde klachten ook ‘echte’ klachten zijn in de zin van de Algemene wet bestuursrecht. Zo zijn er naar opgaaf van de organisatie in de cijfers ook klachten terecht gekomen die feitelijk meldingen openbaar gebied zijn (lantaarnpaal, snoeien plantsoen).

De rekenkamer constateert dat de wijze waarop klachten worden geregistreerd geen eenduidig beeld geeft van het feitelijk aantal klachten dat bij de gemeente is ingediend. 3) De raad heeft over de afgelopen twee jaren (2021 en 2022) geen jaarverslagen ontvangen waarin verslag wordt gedaan over de aantallen en aard van de bij de gemeente ingediende klachten. De gemeenteraad is in oktober 2022 met een raadsinformatiebrief (RIB) geïnformeerd over ‘de noodzaak om een aantal werkzaamheden te her prioriteren ten gevolge van het personeelstekort waarmee de gemeente Vijfheerenlanden te kampen heeft’. In de bijlage bij de RIB wordt melding gemaakt van een lage bezetting bij het team Juridische Zaken waardoor ‘als voorbeeld de jaarverslagen van klachtafhandeling en die van bezwaren nu op de plank liggen.’ De rekenkamer stelt vast dat er nadien geen jaarverslagen aan de raad zijn aangeboden. Voorts viel het de rekenkamer op dat in de jaren 2019 en 2020 de gemeenteraad grondig

en uitgebreid is geïnformeerd over het aantal en aard van de klachten die waren ingediend over de gemeente zelf. 4) De raad wordt via de afzonderlijke jaarverslagen van verbonden partijen geïnformeerd over de aard en omvang van klachten die bij de afzonderlijke verbonden partijen zijn ingediend. Het aantal klachten gericht aan verbonden partijen wordt niet door de gemeente Vijfheerenlanden centraal bijgehouden. Er is geen integraal overzicht met klachten tegen medewerkers van de gemeente Vijfheerenlanden en de verbonden partijen

5) In het algemeen geldt dat gemeenteraden die (kunnen) vertrouwen op de zorgvuldigheid

en toegankelijkheid van de bij de gemeente en verbonden partijen aanwezige klachtenprocedures, ervoor kunnen kiezen zichzelf minder op te werpen als spreekbuis van individuele klachten omdat deze via de reguliere route goed afgehandeld worden. Het jaarlijkse moment waarop het jaarverslag wordt besproken is dan wel van groot belang: wat heeft de gemeente en wat hebben de verbonden partijen geleerd voor een verdere optimalisering van de klachtbehandeling?

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst De griffier, {{Signer1}}

K.I. (Krista) Goossens