RV Klachtenprotocol Gemeenteraad Vijfheerenlanden 2025

Raadsvoorstel Zaaknummer 1666096

Onderwerp: Klachtenprotocol gemeenteraad Vijfheerenlanden 2025

Vergaderdatum raad:25 september 2025 Geheim: Nee Steller: Griffie Portefeuillehouder: Presidium

Beslispunten 1. De afhandeling van klachten tegen de raad en klachten tegen de burgemeester in zijn rol als voorzitter van de raad voor te laten bereiden door een afvaardiging van 3 raadsleden voor afhandeling door de gehele raad. 2. De afhandeling van klachten tegen de griffier te mandateren aan de werkgeverscommissie. 3. De griffier te mandateren voor de afhandeling van klachten tegen leden van de griffie 4. Bij de behandeling van klachten een beroep te doen op de klachtencoördinator van de ambtelijke organisatie door middel van ambtelijke bijstand. 5. De besluitvorming over de afhandeling van klachten tegen de raad en voorzitter van de raad in beginsel in het openbaar plaats te laten vinden, tenzij dit door geheimhouding of de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer niet mogelijk is. 6. Het Klachtenprotocol gemeenteraad Vijfheerenlanden 2025 vast te stellen.

Inleiding Op basis van artikel 9:1 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) hebben inwoners het recht om klachten in te dienen tegen gedragingen van medewerkers of bestuurders van de gemeente. Dit betekent dat inwoners ook klachten in kunnen dienen tegen de raad, de voorzitter van de raad en leden van de griffie. Tegen individuele raadsleden kunnen geen klachten op basis van de Awb ingediend worden. Dit komt, omdat raadsleden geen medewerker van de gemeente, noch een bestuursorgaan zijn en raadsleden een vrij mandaat hebben, omdat ze gekozen zijn als volksvertegenwoordiger. Wellicht kan op basis van de gedragscode van de raad een inwoner klagen over een raadslid, maar dat valt buiten de reikwijdte van dit voorstel. Er zijn ten aanzien van de hiervoor genoemde groep nog geen klachten ingediend, maar als er wel een klacht ingediend wordt is het raadzaam om voor de behandeling en afhandeling een proces klaar te hebben liggen met heldere afspraken. Het college heeft voor de ambtelijke organisatie en zichzelf een klachtenprotocol vastgesteld. De raad heeft geen klachtenprotocol en moet dus terugvallen op de bepalingen uit de Awb.

In dit voorstel memo wordt u gevraagd in te stemmen met het vaststellen van een aantal uitgangspunten en een klachtenprotocol en deze aan de raad voor te leggen.

Beoogd effect Door het vaststellen van een aantal randvoorwaarden en aansluitend een protocol voor de afhandeling van klachten voorbereid te zijn op een zorgvuldige afhandeling van klachten.

Argumenten 1. Afvaardiging van drie raadsleden voor de afhandeling van klachten tegen de gemeenteraad en de burgemeester als voorzitter van de raad De raad moet als bestuursorgaan klachten afhandelen. Onderdelen van de afhandeling van klachten waar de Awb op van toepassing is zijn een informele en een formele fase. In de informele fase wordt er contact opgenomen met de klager en wordt de klacht doorgesproken met als doel de klacht op te lossen. Als dit niet lukt, dan gaat de informele fase over in een formele fase. Naast het voeren van correspondentie is dit ook het formeel horen van de klager en het opstellen van een advies over de ontvankelijkheid van de klacht en of deze gegrond of ongegrond is. Dit alles moet opgepakt worden, waarbij het van belang is, dat dit objectief en dus los van politiek gebeurd. Voor de voorbereiding van de afhandeling van klachten wordt een afvaardiging van drie raadsleden en een vervanger benoemd voor de duur van de gehele raadsperiode. Deze groep van raadsleden kan dan met ondersteuning van de griffier en de klachtencoördinator een advies voor afhandeling van de klacht opstellen dat ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd. 2. Afhandeling van klachten tegen de griffier te mandateren aan de werkgeverscommissie De griffier is een medewerker van de gemeente en daarom kunnen er tegen hem/haar ook klachten ingediend worden.

Aangezien het werkgeverschap voor de griffier gemandateerd is aan de werkgeverscommissie is het logisch dat zij ook de bevoegdheid krijgen om klachten tegen de griffier af te handelen. Hierbij kan de werkgeverscommissie dan ondersteund worden door de klachtencoördinator van de gemeente. 3. De griffier te mandateren voor de afhandeling van klachten tegen leden van de griffie De griffier is belast met het werkgeverschap voor de medewerkers van de griffie, zoals het voeren van functionerings- en beoordelingsgesprekken. Het mandateren van de bevoegdheid om klachten af te handelen past hier ook bij. 4. Bij de behandeling van klachten een beroep te doen op de klachtencoördinator van de ambtelijke organisatie door middel van ambtelijke bijstand. De gemeentelijke organisatie kent een aantal klachtencoördinatoren. Deze medewerkers zijn niet verantwoordelijk voor de afhandeling van klachten, maar zijn wel goed ingevoerd in de processen en de regelgeving voor de afhandeling daarvan. Ook hebben zij als taak medewerkers te ondersteunen die de afhandeling van klachten voorbereiden en de gesprekken voeren met indieners van klachten. Het is daarom waardevol om hen ook die ondersteunende rol te geven bij de afhandeling van klachten tegen de raad, de burgemeester als voorzitter van de raad en de griffie.

Deze ondersteuning valt onder ambtelijke bijstand en vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de griffier. Hiermee is deze ondersteuning ook onafhankelijk van het

college of de ambtelijke organisatie. 5. De bespreking van de besluitvorming over de afhandeling van klachten tegen de raad en voorzitter van de raad in beginsel in het openbaar plaats te laten vinden, tenzij dit door geheimhouding of de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer niet mogelijk is. Een klacht indienen of een klacht krijgen is nooit leuk. Om een goede afhandeling te bespoedigen is het van belang dat de voorbereiding van de afhandeling van klachten in beslotenheid gebeurd. Zodoende worden de klager en de beklaagde in de gelegenheid gesteld om zonder het risico op een publieke opinie hun verhaal te doen. De besluitvorming over de afhandeling van klachten dient wel openbaar te zijn. Het is namelijk wettelijk verplicht om per klacht aan te geven wat de aard van de klacht was en of deze ontvankelijk en gegrond, danwel ongegrond was. Voor leden van de griffie wordt geen raadsvoorstel en besluit opgesteld, aangezien voorgesteld wordt de afhandeling van hun klachten te mandateren aan de griffier, respectievelijk de werkgeverscommissie. De wijze van afhandeling en het opgemaakte rapport zijn ook niet openbaar. Voor klachten tegen de raad en de voorzitter van de raad kan hier anders tegenaan gekeken worden.

Het gaat in deze om gedragingen van een bestuursorgaan of de voorzitter die veelal in het openbaar plaatsvinden en in het kader van de transparantie kan besloten worden om de beraadslagingen over de afhandeling van deze klachten wel in het openbaar te doen. Dit gebeurt aan de hand van een raadsvoorstel en raadsbesluit. Geadviseerd wordt hiervan af te wijken als dit door geheimhouding of de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer niet mogelijk is. 6. Voor de afhandeling van klachten een eigen protocol vast te stellen. Het college heeft sinds 2018 een klachtenprotocol. Dit is zeer volledig, maar de bovenstaande punten staan hier niet in en sommige wijken af van de lijn die het college heeft uitgezet. Daarom wordt voorgesteld om voor de raad een eigen klachtenprotocol vast te stellen.

Risicoparagraaf In de Awb staat in hoofdstuk 9 wat de rechten en plichten van klagers en beklaagden zijn in het geval er een klacht ingediend wordt. Indien de raad besluit geen eigen regels voor het afhandelen van klachten op te stellen kan op de Awb teruggevallen worden. Kortom het voorgestelde besluit is juridisch gezien niet noodzakelijk. Het feit dat er nog geen klacht tegen de raad of de burgemeester is ingediend betekent niet dat dit nog nooit bij iemand is opgekomen. Door de voorgestelde adviezen over te nemen en hier in het openbaar een besluit over te nemen wordt de aandacht gericht op het feit dat je ook klachten tegen de raad in kan dienen. Het kan zijn dat inwoners hier dan ineens gebruik van gaan maken, waardoor er meer werk voor de griffie en de raad is.

Kanttekening Het is ook een optie om het presidium aan te wijzen als degene die de voorbereiding van de klacht moet voorbereiden. Dit wordt echter afgeraden, aangezien het presidium van omvang vrij groot is.

Gevolgen voor mensen met een beperking Het besluit heeft geen specifieke gevolgen voor mensen met een beperking.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst

Financiële paragraaf Het voorstel heeft geen financiële gevolgen.

Participatieparagraaf Het is een intern protocol waar geen participatie voor nodig is.

Communicatieparagraaf Het protocol wordt op gebruikelijke wijze gepubliceerd.

de raadsgriffier, Signed By: Signer 222b4685-85b2-4847-a4e2-97d7ed0a35ca 02/09/2025 21:58:14 CEST ID: b95b3b58-1905-4677-972c-80d07a59dc3f

{{Signer1}} Auth: Consent

K.I. (Krista) Goossens

Bijlagen RB KLachtenprotocol Gemeente Vijfheerenlanden 2025