RV keuze scenario nieuwe huisvesting VHL Aangepast.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 291205

Onderwerp: Keuze scenario nieuwe huisvesting gemeente Vijfheerenlanden

Vergaderdatum raad: Geheim: Steller: Portefeuillehouder:

30 september 2021 Nee D. (Diego) Schultz S. (Sjors) Fröhlich en M. (Maks) van Middelkoop

Beslispunten 1. Kennis te nemen van het rapport van Kraaijvanger Architecten “Rapport scenariostudie huisvesting gemeente Vijfheerenlanden”; 2. Te kiezen voor scenario Nieuwbouw 210x7 uit het rapport om uit te werken voor de volgende fase van het ontwerp; 3. Afhankelijk van de locatie van het gemeentehuis, waarin een servicepunt wordt gevestigd, te kiezen voor maximaal twee extra servicepunten, waarvoor mogelijkheden zijn in Meerkerk, Vianen en Leerdam; 4. Nadere onderzoeken te laten starten naar de (on)mogelijkheden van de achterblijflocaties in Meerkerk, Leerdam en Vianen; 5. Een voorbereidingskrediet van € 2.500.000, exclusief BTW, ter beschikking te stellen voor de uitwerking van het gekozen scenario tot aan de in gebruik name van het gebouw; 6. De kosten van het voorbereidingskrediet te activeren en de jaarlijkse kapitaallasten van € 87.500 vanaf gereedkomen gebouw te dekken binnen de toekomstige jaarlijkse exploitatielasten; 7. Een duurzaamheidsambitie uit te spreken en het gebouw uit te voeren als Energie Neutraal Gebouw. 8. De extra exploitatielasten van Energie Neutraal Gebouw (€19.100,-) te dekken uit de jaarlijkse exploitatielasten vanaf gereedkomen gebouw.

Inleiding Op 16 juli 2020 heeft uw gemeenteraad het proces vastgesteld voor het onderzoek naar scenario’s en kaders voor de nieuwe huisvesting van de gemeente Vijfheerenlanden. Na de opiniërende behandeling in december 2020, heeft uw gemeenteraad de scenario’s en kaders vastgesteld (4 februari 2021). Met dat besluit is de start gegeven aan de volgende fase, namelijk het uitwerken van de scenario’s aan de hand van de kaders. Op dit moment zijn we op het punt gekomen om te kiezen voor een scenario om nader uit te werken voor een ontwerp van de nieuwe huisvesting (bijlage 2: paarse bol links onderin en oranje bol, rechts onderin). Conform het raadsbesluit van 4 februari 2021 is onderzoek gedaan om te komen tot een goed onderbouwde afweging tussen de vijf scenario’s voor de huisvesting Vijfheerenlanden voor organisatie en bestuur. Na een meervoudig onderhandse aanbesteding is hiervoor Kraaijvanger Architecten ingehuurd. In de bijlage treft u de rapportage aan van Kraaijvanger Architecten aan. Het rapport is opgebouwd volgens de kaders en uit te werken scenario’s die de raad heeft meegegeven: De op 4 februari 2021 door uw gemeenteraad vastgestelde kaders (in volgorde van prioriteit) a. Dienstverlening; b. Exploitatielasten; c. Duurzaamheid; d. Bestuur en raadzaal; e. Werkplekconcept; f. Uitstraling en bruikbaarheid gebouw (inclusief parkeerbehoefte en bereikbaarheid). Scenario’s 1.

Scenario Leerdam 260x9 (incl. bibliotheek), inclusief effect op de achterlaatlocaties 2. Scenario Leerdam 210x7 (excl. Bibliotheek), inclusief effect op de achterlaatlocaties 3. Scenario Meerkerk 260x9, inclusief effect op de achterlaatlocaties 4. Scenario Meerkerk 210x7, inclusief effect op de achterlaatlocaties 5. Scenario Vianen 260x9 (optoppen), inclusief effect op de achterlaatlocaties 6. Scenario Vianen 210x7 (aankopen), inclusief effect op de achterlaatlocaties 7. Scenario Nieuwbouw 260x9, inclusief effect op de achterlaatlocaties 8. Scenario Nieuwbouw 210x7, inclusief effect op de achterlaatlocaties 9. Gebruik maken van een leegstaande pand op kantoor- of bedrijfsgebieden in onze gemeente 260x9 (inclusief effect op de achterlaatlocaties). Dit scenario zat niet in de opdracht aan Kraaijvanger, maar is door het ambtelijk projectteam onderzocht. Opgemerkt wordt dat de scenario’s 1, 3, 5, 7 en 9 de door u op 4 februari van dit jaar aangereikte scenario’s zijn. In deze scenario’s is uitgegaan van 260 werkplekken van 9 m2 groot. Ons college heeft daarnaast gevraagd deze scenario’s te bezien met 210 werkplekken van 7 m2 groot. Dit heeft geleid tot de subscenario’s 2, 4, 6 en 8. Uitgangspunten voor het oorspronkelijke onderzoek

          

Per locatie is enkel volume (vierkante meters Bruto Vloer Oppervlak – BVO) toegevoegd; Het betreft enkel een volumestudie per locatie (dus zeker geen schetsontwerp, of schets); Het rapport is er op gericht om een objectief vergelijk te maken tussen de 4 scenario’s; Energieambitieniveau is een Bijna Energie Neutraal Gebouw (BENG); Er is gerekend met 260 Arbo-werkplekken van 9 m2 groot; Variant Leerdam: De bibliotheek blijft in het gebouw; De servicepunten worden uitgerust met een beveiligde omgeving voor de afgifte van persoonsdocumenten (rijbewijs, identiteitskaart, verklaring omtrent het gedrag, etc); De servicepunten worden beperkt ingezet als flexplek voor ambtenaren; De servicepunten zijn ongeveer 125 m2 groot; Er wordt enkel een suggestie gedaan voor de locatie van de servicepunten. Dit verdient nadere uitwerking in de volgende fasen; Er is gewerkt met taxaties van het zeer gerenommeerde bureau Cushman & Wakefield;

Na behandeling in het college zijn er een aantal sub-varianten naar voren gekomen met een aantal afwijkende uitgangspunten:  Zoals hierboven al aangegeven: 210 Arbo-werkplekken van 7 m2 groot;  Een aangepaste variant, namelijk: Scenario Vianen met aankoop panden/percelen in plaats van optoppen;  Een variant Leerdam waarbij de bibliotheek wordt verhuisd. Het rapport van Kraaijvanger Architecten is als volgt opgebouwd: 1. Introductie, met daarin de beschrijving van de opgave; 2. Beschrijving van de kaders; 3. De verschillende scenario’s (Leerdam, Meerkerk, Vianen en nieuwbouw) aan de hand van de kaders met een volumestudie volgens de oorspronkelijke ruimtestaat en subscenario’s aan de hand van de aangepaste uitgangspunten voor het aantal werkplekken en de omvang daarvan; 4. Beschrijving van de servicepunten; 5. Visie op de achterblijflocaties; 6. Tabel met onderlinge scores; 7. “Knoppen om aan te draaien”.

Beoogd effect Eén uit te werken scenario voor het ontwerp van de nieuwe huisvesting Vijfheerenlanden voor organisatie en bestuur.

Argumenten 1.1.

Rapportage geeft voldoende onderbouwing voor een weloverwogen keuze.

De rapportage is opgesteld door Kraaijvanger Architecten, een onafhankelijk, gerenommeerd bureau voor dit soort vraagstukken. Kraaijvanger heeft ruime ervaring met scenario-studies. Kraaijvanger Architecten heeft een gedegen en onafhankelijk onderzoek gedaan waarbij in eerste instantie 4 scenario’s, en later 8 scenario’s, onderling objectief zijn gewogen. Het rapport biedt voldoende basis om een weloverwogen keuze te kunnen maken voor het uit te werken scenario.

Er bestaat nog een 9e scenario (gebruik maken van een leegstaand kantoorpand). Dit is ambtelijke verkend en valt buiten het onderzoek van de architect. 1.2.

De gehanteerde toekomstige ruimtestaat is representatief

De gehanteerde ruimtestaat is gebaseerd op adviezen van de ervaringsdeskundigen van Kraaijvanger Architecten en ABC Nova, beide met ruime ervaring in studies naar gemeentehuizen. In de ruimtestaat is rekening gehouden met standaard m2’s voor functies in gemeentehuizen. Er is veiligheidshalve rekening gehouden met de flexfactor (0,7) en de piekbelasting (75% van de werkplekken bezet) in de werkplekken, zoals die in de situatie vóór corona gold in onze organisatie, en met een oppervlakte per werkplek van 9m2. Dit leidt tot een effectieve flexfactor van bijna 0,6 werkplek per medewerker. Bij punt 2 komen wij terug op de effecten van het rekenen met een lagere flexfactor en minder m2’s/werkplek. Naast de genoemde Arbo-werkplekken is er in de ruimtestaat voldoende ruimte gereserveerd voor vergaderen, ontmoeten en informele werkplekken, de zogenaamde aanlandplekken. In juni jl heeft ons college verzocht een verdieping te maken op reeds onderzochte scenario’s ten aanzien van de ruimtebehoefte en het eventueel verwerven van panden naast het huidige stadhuis in Vianen. Dit heeft geleid tot extra inzichten en een verdieping op de scenario’s in de rapportage. 1.3.

Er kan bespaard worden op de ruimtebehoefte

In de ruimtestaat zijn 260 Arbo-werkplekken opgenomen. Dit is als volgt berekend: In de toekomstige (en huidige) situatie hebben we het over in totaal 587 medewerkers (interne en externe medewerkers op vacatureruimte). Hierin zijn ook de medewerkers opgenomen die gehuisvest zijn op externe locaties, zoals de werven, et cetera. Als we deze medewerkers niet meenemen in de berekening (er verandert voor hun immers niks), komt het aantal 448 medewerkers die in het nieuwe gebouw hun plekje dienen te vinden in de nieuwe huisvesting. Als we daar de flexfactor van 0,7 (huidige flexfactor per medewerker) op loslaten komen we op 314 vaste Arbo-flexwerkplekken. In de jaren vóór Corona bleek de bezetting tijdens piekmomenten 75% te zijn. Met deze correctie is het gerechtvaardigd om het benodigde aantal werkplekken te verlagen met 25%. Dat komt dan afgerond op 235 werkplekken. Veiligheidshalve houden we een marge aan van 10% extra werkplekken. Afgerond naar boven komen we dan op 260 Arbo-flexplekken (inclusief vaste plekken voor o.a. baliefuncties). Per Arbo-werkplek is gerekend met een ruime maat van 9m2 (Arbo stelt als minimum 6 m2). De piekmomenten doen zich op maandag, dinsdag en donderdag voor. In de huidige situatie (maar vóór corona) is de gemiddelde werkplekbezetting 60%. Als er gerekend wordt met 60%, wordt het benodigd aantal 210 werkplekken.

Dit betekent dan een flexfactor van 0,46 Arbo-werkplek per medewerker. De Arbo-stelt als minimum eis 6 m2 per werkplek. Het door de gemeente gebruikte meubilair (dat wordt hergebruikt in de nieuwe huisvesting) is iets groter dan gemiddeld. De minimum maat wordt dan 7 m2/werkplek.

Ons college acht het verantwoord met een gemiddelde werkplekbezetting van 60% te rekenen. Over wat de daadwerkelijke effecten van corona zijn op het thuiswerken in de toekomst lopen de meningen sterk uiteen in den lande. Met 60% werkplekbezetting is nog steeds sprake van een goed aanbod van werkplekken. Bij piekmomenten biedt het thuiswerken soelaas, en bovendien kent een hedendaags gemeentekantoor ook veel informele plekken waar aangeland kan worden met de laptop. Gemeenten in onze omgeving, die met nieuwbouwplannen bezig zijn, rekenen globaal ook met een flexfactor van 0,5 werkplek per medewerker. Ook acht het college het verantwoord uit te gaan van 7 m2/werkplek. Dit is nog boven de Arbonorm van 6 m2. Deze afgeslankte versie is verwerkt in de sub scenario’s. De Ondernemingsraad is geen voorstander het verminderen van het aantal werkplekken. Wel van het terugbrengen van de oppervlakte per werkplek van 9 m2 naar 7 m2. Wij verwijzen naar bijlage 4, waarin de Ondernemingsraad aan de bestuurder aangeeft wat hun reden is om vast te houden aan 260 werkplekken. Samengevat vreest de Ondernemingsraad dat er met 210 werkplekken op piekmomenten niet voldoende ARBO-werkplekken zijn en dat de werkgever onvoldoende middelen heeft om te sturen op de bezetting van de werkplekken. Ons college nuanceert dit standpunt, zoals u hierboven kunt lezen.

Bij de verdere uitwerking van het scenario – zeker bij het voorkeursscenario van het college – kunnen we het aantal werkplekken optimaliseren. 1.4

De aanpassingen naar aanleiding van een besparing op de ruimtestaat voor wat betreft het aantal werkplekken zijn een zinvolle verdieping van de eerdere resultaten.

Bij een eerste behandeling in ons college hebben wij een verdieping gevraagd op de reeds onderzochte 5 scenario’s. Dit heeft geleid tot extra inzichten en een verdieping op de eerste resultaten. Dit heeft geleid tot 4 sub scenario’s met minder (210 in plaats van 260) werkplekken en minder (7 in plaats van 9) m2s per werkplek. 2.1.

Scenario Nieuwbouw scoort het beste bij de objectieve vergelijking aan de hand van de kaders in het rapport van de architect.

De architect heeft aan de hand van de door uw gemeenteraad vastgestelde kaders (februari 2021) punten toegekend voor de verschillende scenario’s. Een en ander om te komen tot een objectief vergelijk. De vier scenario’s waar inpassingsstudies voor gemaakt zijn, worden gescoord op de kaders dienstverlening, exploitatielasten, duurzaamheid, bestuur en raadzaal, werkconcept en uitstraling en bruikbaarheid (en parkeerbehoefte en bereikbaarheid). Daarnaast is gekeken of er in het scenario extra servicepunten zijn te realiseren en welke mogelijke functies de achterblijflocaties zouden kunnen krijgen. De zes kaders zijn beoordeeld door een cijfer toe te kennen. De zes kaders zijn beoordeeld door middel van een aantal subkaders. De cijfers voor deze sub-kaders differentiëren tussen de 1, 5 en 10, die respectievelijk staan voor “niet/slecht haalbaar, haalbaar en uitmuntend”. In het rapport heeft de architect de toetsing aan de kaders kwalitatief en kwantitatief toegelicht. Hieronder treft u de samenvatting aan van de scores (bijlage 1, pagina 47).

Scenario Leerdam

Scenario Meerkerk

Scenario Vianen

Scenario Nieuwbouw

Dienstverlening

5

5

5

5

Exploitatiekosten

5

1

1

5

Duurzaamheid

10

10

10

10

Bestuur en raadzaal

10

10

1

10

Werkconcept

5

5

5

10

Uitstraling en bruikbaarheid

10

5

5

10

In de scenariostudie is voorzien in een inpandige dubbelhoge raadszaal. Een dubbel hoog plafond past volgens de architect bij het karakter van een raadszaal. Een losgekoppelde raadszaal komt pas in beeld wanneer bestaande volumes voldoende zouden zijn om de benodigde m2 te realiseren en waarbij alleen de raadszaal een bouwkundige uitbreiding zou vergen. In alle onderzochte scenario’s is de volume uitbreiding fors groter dan alleen de ruimtevraag van een raadszaal. Dit is in alle scenario’s als zodanig doorgerekend. Dit betekent dat er geen subscenario’s zijn gemaakt waarbij in het ene geval de raadszaal in het gebouw is ondergebracht en in het andere geval op een andere locatie dan het gemeentehuis is gevestigd. Dit om de vergelijking zuiver te houden. In de uitwerking van het voorkeursscenario kan dit vanzelfsprekend nog een afweging worden. In de scenariostudie heeft de raadzaal een multifunctioneel karakter. Wordt er niet door de gemeenteraad vergaderd, dan kunnen de betreffende m2 heel efficiënt ook overdag op een andere manier gebruikt worden. Het loskoppelen van de raadszaal heeft daarbij ook impact op het totale scenario, er zullen dan alsnog (niet als raadszaal) extra m2 terug moeten komen in het te bouwen gemeentehuis om aan de beoogde ruimtevraag voor bijvoorbeeld informeel vergaderen, aanlanden of het organiseren van personeelsbijeenkomsten te kunnen voldoen. 2.2.

Scenario Leerdam 210x7 heeft de laagste exploitatielast; scenario Nieuwbouw 210x7 is met een neuslengte verschil een goede tweede

In de rapportage is te zien dat het scenario Leerdam 210x7 het goedkoopst is qua exploitatielast; Nieuwbouw is ietsje duurder. Zoals in het vorige raadsvoorstel is genoemd, liggen de huidige lasten rond de € 2.800.000 per jaar. Dit is echter zonder de exploitatielasten van de huisvesting van de sociale teams en zonder het noodzakelijke groot onderhoud aan de huidige gebouwen. De huidige huisvesting van het sociaal team in Leerdam kost € 68.000,-/jaar en wordt nu betaald uit programma 6 (Sociaal Domein) van de begroting.

Het noodzakelijk groot onderhoud van de huidige gebouwen om minimaal te voldoen aan wettelijke vereisten is niet opgenomen in het onlangs vastgestelde beheerplan Vastgoed, vanwege de onzekere toekomst van deze gebouwen. De extra jaarlasten die dit met zich mee zou brengen bedragen € 450.000,-/jaar. Bij de scenariostudie is het bedrag van € 2,8 miljoen als referentie gebruikt en bekeken of er bezuinigd kan worden. Bij de start van deze studie is een ruimtestaat vastgesteld. Hierin zijn de vierkante meters opgenomen voor werkplekken, ontmoeten, sanitair, centrale hal, vergaderruimten, raadszaal etc. Logischerwijs leiden meer of minder vierkante meters tot hogere of lagere exploitatielasten. Het betreft een zerobased-/basis begroting. Alleen de (personeel)kosten die direct met het gebouw te maken hebben, zijn meegenomen in de exploitatie.

De berekende jaarlijkse exploitatielasten (bij 260 werkplekken van 9m2, pagina 45 bijlage 1) zijn als volgt: Leerdam € 2.766.400,Meerkerk € 2.990.100,Vianen € 3.265.300,- (optopvariant; de variant waarbij twee panden moeten worden aangekocht aan de Voorstraat en Kerkstraat is niet ruimtelijk uitgewerkt, maar wel becijferd en komt neer op € 3.500.000) Nieuwbouw € 2.853.900,Als gerekend wordt met 210 werkplekken van 7m2 (bijlage 1, pagina 46) zijn de jaarlijkse exploitatielasten als volgt: Leerdam € 2.610.400,Meerkerk € 2.870.900,Vianen € 3.064.100,- (variant waarbij twee panden Voorstraat moeten worden aangekocht) Nieuwbouw € 2.685.600,2.3.

Conclusie scenario Leerdam: scoort “uitmuntend” in het rapport van de architect

Het scenario Leerdam scoort een hoog gemiddelde en behaalt daarmee een zeer hoge score, mede omdat de locatie al in eigendom is van de gemeente. In het scenario is het ook zeer goed haalbaar om servicepunten te realiseren in Meerkerk en Vianen, aan de locatie van deze servicepunten dient nog invulling gegeven te worden. De achterblijflocatie Meerkerk kan in potentie goed getransformeerd worden naar een zorginstelling of appartementengebouw. Vianen zou als achterblijflocatie als kantoorgebouw of gebouw met een cultureel programma kunnen fungeren. 2.4.

Conclusie scenario Meerkerk: scoort “haalbaar” in het rapport van de architect

Het scenario Meerkerk scoort gemiddeld, waarmee het scenario haalbaar is maar niet zeer goed of uitmuntend. De uitbreidingsmogelijkheden op de locatie en de beperkte bereikbaarheid zijn hierin de zwakke schakels. In het scenario is het haalbaar om servicepunten te realiseren in Leerdam en Vianen, aan de locatie van deze servicepunten dient nog invulling gegeven te worden. De achterblijf locatie Leerdam kan goed getransformeerd worden naar een woongebouw of behouden worden als kantoor/multi-tenant gebouw (meerdere gebruikers maken van het pand gebruik).

2.5.

Conclusie scenario Vianen 260x9: scoort “slecht haalbaar” in het rapport van de architect

Huisvesting in Vianen scoort het laagste gemiddelde voor de 6 kaders en is slecht haalbaar. De complexiteit van de optopping en de inpassing van de raadzaal zijn in het scenario de zwakke schakels. Uitbreiding in het scenario is eigenlijk alleen mogelijk door bovenop het gebouw te gaan bouwen. De constructieve, ruimtelijke en financiële consequenties van dit scenario zijn zeer groot. In het scenario is het wel haalbaar om servicepunten te realiseren in Leerdam en Meerkerk. Daarnaast scoren de achterblijflocaties Leerdam en Meerkerk in dit scenario hoog omdat ze goed te herontwikkelen zijn met andere programma’s. Met het alternatieve scenario Vianen 210x7 (aankoop panden), ontstaat er een andere, ruimtelijk meer haalbare, situatie: + Het nieuwe volume heeft een beperkte impact op het stadsgezicht t.o.v. het optop scenario. + Het gebouw kan in gebruik blijven tijdens de bouwperiode. Het proces van de aankoop en de sloopnieuwbouw van de aangelegen panden (Voorstraat 38-40 en 42) kan een lastig, kostbaar en tijdrovend proces zijn. In het scenario blijft het realiseren van een dubbelhoge raadzaal een uitdaging. Daglicht een uitdaging in de nieuwbouw. 2.6. Conclusie scenario Nieuwbouw elders in de gemeente: scoort “uitmuntend” in het rapport van de architect; echter afhankelijk van de te kiezen locatie. Het scenario “nieuwbouw elders in de gemeente” heeft een zeer goede score.

Er is uitgegaan van een optimaal volumetrisch voorstel. Echter zal de kwaliteit van het kader Uitstraling en Bruikbaarheid (en bereikbaarheid) ook afhankelijk zijn van de te kiezen locatie. Deze moet nog gevonden worden. De score is “uitmuntend”, omdat de objectieve vergelijking (zie 2.1) laat zien dat nieuwbouw totaal de beste scores heeft op de vastgestelde kaders. Als uw raad kiest voor de optie nieuwbouw volgt een locatieonderzoek, dat de mogelijkheden in beeld brengt. 2.7.

Scenario Gebruik maken van een leegstaand pand op kantoor- of bedrijfsgebieden in onze gemeente scoort “Niet haalbaar”.

De ambtelijke projectgroep heeft een zoektocht gedaan naar een beschikbaar huurpand, binnen de grenzen van de gemeente, dat kan voldoen aan de kaders, aan de ruimtestaat en aan de beschikbaarheid van een kantoorlocatie (dus niet een bedrijfshal of iets dergelijks). Binnen de beschikbare panden bleek geen pand te voldoen aan de kaders en de (aangepaste) ruimtestaat. 2.8

Overall conclusie college: Nieuwbouw 210x7 biedt het meeste perspectief voor de ambities van Vijfheerenlanden.

Naast de conclusies op basis van de rapporten van de architect heeft ons college ook overwogen wat de mogelijkheden zijn op achterlaatlocaties. Deze zijn beschreven in het rapport van de architect. Ons college is van mening dat met de keuze voor nieuwbouw het beste van een aantal werelden kan worden gecombineerd: het is in nieuwbouw eenvoudiger meteen duurzaamheidsmaatregelen

te verwerken en het gebouw kan optimaal worden ingericht ten behoeve van een flexibel werkconcept. De achterlaatlocaties Meerkerk, Leerdam en Vianen bieden ruimtelijke mogelijkheden voor het vormgeven van de ambities van Vijfheerenlanden op het gebied van diverse terreinen. Zo kan in Meerkerk invulling worden gegeven aan de daar levende wens om dit deel van Meerkerk te herontwikkelen met woon-, zorg- en onderwijsfuncties. Bij het vrijkomen van de locatie Leerdam ontstaan ruimtelijke mogelijkheden voor het Nationaal Glasmuseum in de binnenstad van Leerdam, gekoppeld aan een potentiele, gedeeltelijke, kostendrager in de vorm van woningbouw. Vianen komt vrij voor gedeeltelijke herontwikkeling en mogelijk voor cultuurfuncties in combinatie met representatief gebruik. 3.1.

In Meerkerk is het mogelijk een servicepunt in dorpshuis De Linde in te richten; dit wordt nader uitgewerkt.

Het dorpshuis is in eigendom van de gemeente en wordt geëxploiteerd door een derde partij. Het lijkt goed mogelijk hier een servicepunt in te richten. Zo wordt optimaal gebruik gemaakt van deze voorziening. 3.2.

In Vianen is het mogelijk een servicepunt in Helsdingen Sport en Cultuur in te richten; dit wort nader uitgewerkt

Het sportcentrum is in eigendom van de gemeente en wordt geëxploiteerd door de gemeente. Het lijkt goed mogelijk hier een servicepunt aan toe te voegen. 3.3.

In Leerdam is het mogelijk een servicepunt in het Sociaal Lokaal aan de Industrieweg in te richten; dit wordt nader uitgewerkt

Op deze locatie is het sociale team reeds gevestigd. Dit kan worden gecombineerd met een servicepunt. 3.4.

Op de servicepunten wordt een beperkt aantal flexplekken voor ambtenaren ingericht.

Op de locatie Helsdingen en Leerdam zijn al werk- en vergaderplekken aanwezig. De horecafunctie daar is bij uitstek ook geschikt voor aanlandwerkplekken. Voor wat betreft de locatie De Linde zal, in overleg met de exploitant, bekeken worden hoe ook daar een klein aantal werkplekken kan worden gerealiseerd. 3.5.

Er wordt in de exploitatie uitgegaan van 2 extra servicepunten, naast het servicepunt dat wordt opgenomen in het gemeentehuis.

Onder 3.1, 3.2 en 3.3 is aangegeven welke mogelijkheden er zijn voor servicepunten. Afhankelijk van de locatie voor het gemeentehuis kan daar uit worden gekozen. Indien meer/minder servicepunten gewenst zijn, dan moet gerekend worden een begroot bedrag van € 40.000,- exclusief BTW, per servicepunt per jaar in de exploitatielasten. 3.6.

In Leerdam is de dienstverlening door het sociaal team gewaarborgd omdat de huidige locatie van het sociaal team aan de Industrieweg gehandhaafd blijft.

Het sociaal team is reeds gevestigd aan de Industrieweg te Leerdam, in combinatie met andere maatschappelijke partners, zoals Avres. Deze locatie blijft intact, waardoor de service gewaarborgd blijft. De exploitatiekosten van deze locatie worden nu nog gedekt uit Programma 6 van de begroting. In de financiële paragraaf is te lezen dat ons college voorstelt om de kosten van de huisvesting van alle sociale teams te laten drukken op de exploitatie van de nieuwe huisvesting. De huidige huisvesting in Leerdam kost jaarlijks € 68.000,-. Dit bedrag is het resultaat van het besluit dat door de voormalige gemeente Leerdam is genomen. Voor de huisvesting in Meerkerk en Vianen denken wij te kunnen volstaan met € 70.000,- begroot. Ook hier is combinatie met andere maatschappelijke partners mogelijk. In totaal kost de huisvesting voor de drie teams dus € 138.000 per jaar. 4.1.

Voor de bestemming van achterblijflocaties zijn mogelijkheden, maar deze moeten nader worden onderzocht

In het rapport worden door de architect enkele suggesties gedaan per locatie (pagina 41/42/43, bijlage 1). 4.2. Mogelijkheden onderzoeken in samenwerking met de OMU Ontwikkelmaatschappij Utrecht (OMU) heeft eerder een quickscan gedaan van de drie gemeentehuizen. OMU onderzoekt in de regel alleen panden die moeilijk in de markt liggen voor herbestemming. De gemeentehuizen in Leerdam en Meerkerk worden om die reden niet door de OMU onderzocht. OMU is echter wel geïnteresseerd in het stadshuis van Vianen. De herbestemming van het gemeentehuis in Meerkerk wordt beoordeeld als gunstig. 4.3.

Voor een onderzoek naar de mogelijkheden van de achterblijflocaties zal een apart traject moeten worden gestart met eigen financiering

De kosten van onderzoek naar herontwikkeling van de achterblijflocaties maken geen onderdeel uit van het voorbereidingskrediet. Per locatie zal daarvoor een apart project met een eigen financiering moeten worden opgestart. Dit vindt via aparte besluitvorming plaats. 5.1.

Voor de volgende fasen van het project gemeentehuis is voorbereidingskrediet nodig.

In deze fasen worden externe deskundigen (zoals een architect en een bouwkundige) ingehuurd en zullen ambtelijke kosten worden gemaakt. In bijlage 3 is een proces beschreven waarbij de volgende fasen in beeld worden gebracht. Op dit moment is de markt grillig, dus wordt vooralsnog gekozen voor een traditioneel proces, vanaf schets via voorontwerp/definitief ontwerp naar een technisch ontwerp en bestek. Het voorbereidingskrediet betreft alle (interne en externe) voorbereidingskosten voor het proces tot en met bestek en de begeleiding van de uitvoering (tot ingebruikname gebouw). 6.1.

Kosten dienen te worden gedekt binnen het totaal van de exploitatie,

Het voorbereidingskrediet is onderdeel van de berekende investeringen. Conform het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) wordt dit na ingebruikname geactiveerd en komt het zo ten laste van de exploitatie, net zoals de investering in het gebouw,

7.1.

Hogere energieambitie, van BENG naar ENG

Als energieprestatie is de norm “Bijna Energie Neutraal Gebouw” (BENG) aangehouden. De kosten hiervan zijn in de exploitatie opgenomen. De gemeenteraad kan een hogere ambitie uitspreken en de norm stellen op Energie Neutraal Gebouw. De kosten om van BENG naar ENG te gaan kost € 803.000,- extra investering. 8.1

Binnen de exploitatie is ruimte om de hogere energieambitie te dekken

Geredeneerd vanuit Total Cost of Ownership, levert een extra investering van € 803.000,- een jaarlijkse last op van €19.100,-. Dit past binnen de exploitatielasten, maar is natuurlijk ook afhankelijk van de keuze die wordt gemaakt ten aanzien van het aantal servicepunten, die meetellen in de exploitaitielasten.

Risicoparagraaf 1.1.

Kennis nemen van het rapport levert geen risico op

2.2.

De Ondernemingsraad is geen voorstander van de afgeslankte versie (bijlage 4)

De ondernemingsraad kan zich vinden in de oorspronkelijke berekening van 260 Arbowerkplekken van 9m2 groot. De ondernemingsraad kan zich niet vinden in de afgeslankte versie (210 Arbo-werkplekken). De reactie van de OR is als bijlage 4 bijgevoegd. Indien de raad kiest voor de afgeslankte versie zal met hen overleg worden gevoerd hoe aan hun bezwaren tegemoet kan worden gekomen. 2.3.

Het besparen op de ruimtebehoefte levert geen risico op voor de doelstelling.

3.1.

Geen keuze betekent hogere kosten ten opzichte de huidige exploitatielasten

Als uw gemeenteraad géén keuze maakt uit de scenario’s zullen de 3 gemeentehuizen operationeel blijven. Echter, er zullen flinke kosten gemaakt dienen te worden om de panden te laten voldoen aan brandveiligheidseisen en eisen aan wettelijke energieprestaties; naast het normale (klein-/groot) onderhoud. De investeringen die dit voor de drie huidige gebouwen met zich meebrengt leidt tot extra exploitatielasten van € 450.000/jaar. Omdat dit bedrag niet is meegenomen in de huidige exploitatielasten noch in het beheerplan Vastgoed (vanwege de onzekere toekomst van de gemeentehuizen) wordt er nu geen noodzakelijk onderhoud uitgevoerd. 3.2

Mogelijk wordt er geen geschikte locatie voor nieuwbouw gevonden

Het kan zijn dat de gemeente niet zelf over een geschikte locatie beschikt, er planologische onmogelijkheden zijn of dat grondeigenaren niet kunnen of willen leveren. Het nog te verrichten locatieonderzoek zal dit uitwijzen. Het risico schatten wij laag in.

4.1.

Bij de uitwerking van de servicepunten zou kunnen blijken dat een locatie minder geschikt is

Als dit zich voordoet, moet naar een alternatieve locatie worden gezocht. 4.2.

Bij de uitwerking van de servicepunten zou kunnen blijken dat de exploitatie hoger uitvalt

Als dit zou blijken zullen de consequenties en oplossingsrichtingen voorgelegd worden aan de gemeenteraad. 4.3. De openingstijden van sportcentrum Helsdingen te Vianen zou beperkend kunnen werken op de dienstverlening. Sportcentrum Helsdingen is op dinsdagen tot 15:30 uur gesloten. De overige dagen zijn niet beperkend voor de dienstverlening. 4.4.

Huisvesting van servicepunten en sociaal team op dezelfde plek kan belemmerend werken

Bij het onderzoek naar servicepunten wordt ook gekeken naar mogelijkheden voor de huisvesting van de sociale teams op dezelfde plek. Doordat de ruimtevraag dan groter wordt, zou dit belemmerend kunnen werken. 5.1.

Achterblijflocatie Vianen scoort het minst op haalbaarheid bij herbestemming.

De hoge boekwaarde (per 31 dec 2025: €7.215.209,-) en hoge historische waarde maken herbestemming van het gemeentehuis Vianen complex en dat vormt dus een risico. 5.2.

Bij herbestemming van het gemeentehuis in Meerkerk zal een oplossing gevonden dienen te worden voor de (kleine) bibliotheek en FIEN wonen in het gemeentehuis te Meerkerk

Op dit moment betrekt de bibliotheek de voormalige commissiekamer in het gemeentehuis. Tevens huren FIEN Wonen en Jongerenwerk nog een kleine ruimten in het gebouw. Bij herbestemming van gemeentehuis dient hier rekening mee te worden gehouden. Het risico wordt als laag ingeschat. 5.3.

Er zal een oplossing gevonden dienen te worden voor de diverse (loket)functies in het gemeentehuis te Vianen

Op dit moment hebben het inkoopbureau (IBMN) en de politie onderdak in gemeentehuis van Vianen. Bij de uitwerking zal hier een alternatief voor gevonden dienen te worden. Het risico wordt als laag ingeschat. IBMN heeft slechts 3 vaste medewerkers, die, indien gewenst, ook in het nieuwe gemeentehuis kunnen worden ondergebracht, Voor de politie is het wellicht mogelijk een koppeling te leggen met het pand van Avres in de Voorstraat. Het risico wordt als laag ingeschat. 6.1.

Overschrijding van ambtelijke uren

De inzet van ambtelijke uren is een inschatting. Als er complicaties optreden, bijvoorbeeld uitstel van besluitvorming of nader onderzoek, kan overschrijding van de uren optreden. Risico wordt als laag ingeschat. 6.2.

Overschrijding van kosten externe expertise

De kosten voor externe expertise is een inschatting. Als er complicaties optreden, bijvoorbeeld uitstel van besluitvorming of nader onderzoek, kan overschrijding van de uren optreden. Risico wordt als laag ingeschat. 7.1. Geen risico’s, omdat het voorbereidingskrediet is meegenomen bij de toekomstige exploitatie 8.1.

De discussie rondom de energieprestatie levert geen risico op voor de doelstelling

Hierna? Na het vaststellen van het scenario ziet het proces er als volgt uit (zie bijlage 3): - Indien gekozen wordt voor het scenario Nieuwbouw zal een locatieonderzoek plaats vinden; - Externe adviseurs en een architect zullen, middels aanbestedingen, worden aangetrokken; - Programma’s van Eisen (technisch/ruimtelijk) worden opgesteld/vastgesteld; - Van schetsontwerp (SO), naar voorontwerp (VO), naar definitief ontwerp (DO); - Uitwerken van het DO in een technisch onwterp en bestek; - Aanbesteding bestek (tbv de uitvoering); - Uitvoering; - Ingebruikname en nazorg Het proces is opgebouwd met een raadsbesluit aan het eind van elke fase. Ook gedurende het doorlopen van de fasen zal de gemeenteraad regelmatig worden geinformeerd.

Financiële paragraaf Deze paragraaf is geschreven op basis van het scenario nieuwbouw 210x7 variant. Basis begroting De exploitatie is transparant en van onderop opgebouwd met de werkelijk te verwachten exploitatielasten per jaar (zerobased). De exploitatie van het geadviseerde scenario past binnen de opgave van het financiële kader van € 2.800.000,- en is begroot op bedrag € 2.685.600,- exclusief BTW per jaar., inclusief 2 extra servicepunten, exclusief huisvesting sociale teams en exclusief van BENG naar ENG. NB het financiële kader van € 2.800.000,- dat dit jaar door de raad is vastgesteld houdt geen rekening met de huidige lasten van de huidige huisvesting van het sociaal team Leerdam van € 68.000, noch met de noodzakelijke investeringen in de huidige gebouwen, waarvan de

kapitaallasten € 450.000,- zouden zijn als deze investeringen uitgevoerd zouden worden. In afwachting van de keuze voor een gemeentehuis is dit bedrag niet in het vastgestelde beheerplan Vastgoed meegenomen. Boek- en marktwaarden Er is binnen de berekening van de exploitatielasten rekening gehouden met de huidige boekwaarden en de berekende marktwaarden ultimo 2025. De boekwaarden zijn afkomstig uit de gemeentelijke begroting; de marktwaarden zijn geraamd door Cushman & Wakefield. Het saldo aan boekwinst (in geval van Leerdam en Meerkerk) of boekverlies (in geval van Vianen) is gekapitaliseerd op 40 jaar inclusief rente a 0,55% en in de exploitatielasten meegenomen. Voor de marktwaarden is rekening gehouden met de As-is situaties (zoals het pand er nu bij staat). Dit betekent dat, in praktijk zeker voor Meerkerk en Leerdam, er extra inkomsten kunnen worden gegenereerd, doordat de panden een hoog potentieel hebben voor verdere ontwikkeling. De opbrengsten hiervan zijn niet meegerekend in de exploitatie. Zoals gesteld is uitgegaan van de As-is waarde en niet van de ontwikkelwaarde. De aankoopwaarde van de panden Voorstraat 38-40 en 42 is meegenomen in het scenario Vianen 210x7m2 werkplekken. Dit is ook, plus aankoop van een pand in de Kerkstraat, meegenomen in de financiële berekening van Vianen 260 x 9m2 werkplekken (de berekende variant Vianen 260x9 met aankoop panden).

Investering nieuwbouw De totale investering voor nieuwbouw is becijferd op € 25.456.000,- (prijspeil 2021, inclusief aankoop grond (waarde kantoorbestemming). Tegenover deze investeringen staan de mogelijke opbrengsten uit herontwikkeling van de achterblijflocaties. Nadere verdieping op de achterblijflocaties (dit is een apart project) wijst uit wat de mogelijk opbrengsten zijn. Draaiknop servicepunten Aanpassing van het aantal servicepunten kan leiden tot een besparing of extra belasting op de exploitatie. In de rapportage genoemde exploitaties is rekening gehouden met 2 servicepunten (€ 80.000,-). Draaiknop BENG -> ENG Als uw gemeenteraad zich uitspreekt voor een hogere ambitie op het gebied van duurzaamheid kosten dat 19.100,- per jaar meer (Total Cost of Ownership). Voorbereidingskrediet Voor het uitwerken van scenario is een voorbereidingskrediet benodigd van € 2.500.000,exclusief BTW. Het betreft alle (interne en externe) voorbereidingskosten voor het proces tot en met bestek en de begeleiding van de uitvoering (tot ingebruikname gebouw). De kosten van het voorbereidingskrediet dienen te worden geactiveerd conform de BBV. De jaarlijkse kapitaallasten van € 87.500 worden vanaf gereedkomen gebouw gedekt binnen de jaarlijkse exploitatie. Kosten huisvesting sociale teams De exploitatiekosten voor de huidige locatie van het sociaal team aan de Industrieweg te Leerdam,

€ 68.000,- per jaar, drukken nu op programma 6. De kosten voor de toekomstige huisvesting van de sociale teams Meerkerk en Vianen op twee extra externe locaties zijn geraamd op € 70.000, exclusief BTW. Het is zuiverder om alle kosten (€ 138.000) voor de huisvesting van de Sociaal Teams te laten drukken op de exploitatie van de toekomstige huisvesting. Dit omdat huisvestingslasten onderdeel uitmaken van de aan de sociaal teams toegerekende overhead. Resumé bij het voorgestelde scenario Nieuwbouw inclusief huisvesting sociale teams en BENG>ENG Toekomstige exploitatie scenario Nieuwbouw 210x7m2 inclusief 2 extra servicepunten Totaal exclusief BTW Extra’s : Exploitatie huisvesting sociale teams Total Cost of Ownership BENG>ENG Totaal exclusief BTW en inclusief ENG

€ 2.685.000,€ 2.685.600,€ 138.000,€ 19.100,€ 2.842.700,-

Dit overzicht sluit aan bij het advies, namelijk Scenario Nieuwbouw 210 werkplekken, 7m2/werkplek.

Participatieparagraaf In augustus 2020 is een enquête gehouden onder de inwoners en bedrijven van onze kernen. Het thema hier was “dienstverlening”. Mede door de uitslag van de enquête wordt voorgesteld, om naast de nieuwe huisvesting, tevens 2 servicepunten in de andere twee grote kernen in te richten. Bij het opstellen van de programma’s van eisen zullen het personeel, bestuur, en griffie worden betrokken. Bij de aanbesteding van de architect zal een Plan van Aanpak participatie onderdeel uitmaken van de gunningscriteria. Voor het vervolg worden de participatie momenten met inwoners expliciet meegenomen.

Duurzaamheidsparagraaf Bij het vaststellen van de kaders (4 februari 2021) heeft uw raad het kader “Duurzaamheid” als 3e prioriteit (na 1. Dienstverlening en 2. Exploitatie) meegegeven. Duurzaamheid is één van de kaders waar binnen het scenario verder zal worden uitgewerkt. Qua energieprestatie is BENG (Bijna Energie Neutraal Gebouw) de minimum norm en zal optimalisatie gezocht gaan worden om een hogere energieprestatie te bereiken (Energie Neutraal Gebouw). Bij de verdere uitwerking zullen andere aspecten van duurzaamheid, zoals hergebruik van materialen, gezond binnenmilieu,

duurzame buitenruimte, et cetera, worden onderzocht. Er wordt aangesloten bij de afspraken voor het Klimaatadaptief bouwen.

Communicatieparagraaf Er zijn diverse belanghebbenden buiten onze organisatie. Er zijn eigenaren van de aan te kopen panden in scenario Vianen (210/7) en in de huidige gemeentehuizen huren diverse organisaties ruimten. Na besluitvorming door het college zijn deze belanghebbenden met een brief door het college geïnformeerd, zodat zij weten dat hun panden/ruimten in beeld waren bij de scenariostudie. Eerder was dit niet opportuun. De pers is na het verzenden van dit raadsvoorstel geïnformeerd via een persbericht, aanvullend is er een persmoment georganiseerd. Op die manier kan er een nadere toelichting worden gegeven door de portefeuillehouders op de scenariokeuze. Daarbij is er expliciet aandacht voor de locatie(s) en de kosten. Inwoners worden op de hoogte gebracht via berichtgeving op onze gemeentelijke informatie pagina in Het Kontakt, via onze website en social media en via de berichtgeving in de media. De medewerkers van de gemeente zijn intern meegenomen via ons intranet en door een persoonlijke toelichting door de gemeentesecretaris. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, {{signer1}} 30/08/2021 10:04:11 CEST

Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl ID: 07846b46-fbc9-4786-9c42-6ea53eedb8da Auth: Consent

{{signer2}} 30/08/2021 10:44:14 CEST

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl ID: 07846b46-fbc9-4786-9c42-6ea53eedb8da Auth: Consent

de secretaris,

de burgemeester,

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Rapportage van Kraaijvanger Architecten “Rapport scenariostudie huisvesting gemeente Vijfheerenlanden”, datum 02 augustus 2021; 2020-05-23 proces keuze gemeentehuis incl. dienstverlening; 20210629 Globaal proces beschrijving; Brief ondernemingsraad.