RV Kaders raadsfuncties nieuwe gemeentehuis Vijfheerenlanden.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 580367

Onderwerp: Kaders raadsfuncties nieuwe gemeentehuis Vijfheerenlanden

Vergaderdatum raad: 13 december 2022 Geheim: nee Steller: Odette Wevers

Beslispunten 1.

Ter aanvulling op het programma van eisen toekomstige gemeentehuis Vijfheerenlanden de volgende kaders voor de raadzaal en raadsfuncties vast te stellen: Functionaliteit raadzaal: • (indien gewenst) af te sluiten; • geschikt voor besloten vergaderingen; • bij voorkeur gesitueerd op de 1e etage; • met een publieke tribune in de ronding van de vergadertafels op een kleine verhoging; • met klimaatregulering. Vergaderopstelling • ronde vergaderopstelling; • voorzitter en griffier in de vergaderronding (eerste ring); • het college in de vergaderronding (tweede ring); • het griffiepersoneel gepositioneerd achter de voorzitter en griffier; • een katheder in de vergaderronding (eerste ring). Inrichting raadzaal: • historische elementen van Vijfheerenlanden; • portret van de koning gemaakt door een lokale kunstenaar; • vlaggen (van gemeente, provincie en land) zichtbaar aanwezig; • mogelijkheid tot flexibele inrichting raadzaal; • vergadertafels voorzien van stopcontact en usb-oplader; • zitplaatsen aan vergadertafel met voldoende beweegruimte; • ergonomische, verrijdbare stoelen voor de zitplaatsen aan de vergadertafels en het ondersteunend personeel; • een stille en goed schoon te houden vloer;

•

goede toegankelijkheid voor mindervaliden en slechthorenden.

Audio/Visueel • de mogelijkheid om hybride te vergaderen; • ondersteunende apparatuur (techniek) in een aparte ruimte; • microfoon/audio opstelling bij college; Overige (raads)functies • een burgerzaal1 grenzend aan de raadzaal; • de mogelijkheid om de burgerzaal en raadzaal samen te voegen tot één ruimte; • voor raadsleden toegankelijke vergaderruimten (ook buiten kantoortijd); • vergaderruimten voor fractie-overleggen in de nabijheid van de raadzaal; • toiletten in de nabijheid van de raadzaal. 2. 3. 4.

een adviseur voor de inbouw van Audio en Video apparatuur aan te stellen; het college op te dragen besluiten over de definitieve inrichting van de raadzaal voor te leggen aan de raad; het college op te dragen de raad te blijven informeren voor en tijdens de bouw.

Inleiding In maart 2022 is de raad geïnformeerd over de actuele situatie van de (toekomstige) huisvesting van de gemeente Vijfheerenlanden. Deze informatie betrof onder meer een uiteenzetting van de vervolgstappen, waaronder het opstellen van het programma van eisen (hierna PvE) voor het nieuwe gemeentehuis. Het PvE is een verantwoordelijkheid van de projectorganisatie en moet Q4 2022 zijn afgerond. Het PvE wordt opgesteld in samenwerking met ambassadeurs. De ambassadeurs zijn afkomstig uit de gemeentelijke organisatie. Zij nemen plaats in diverse focusgroepen. In deze focusgroepen wordt per thema nagedacht over de inrichting van het toekomstige gemeentehuis. De focusgroepen zijn gericht op: 1. Publiek & dienstverlening 2. Werken & ontmoeten 3. Politiek & bestuur In haar vergadering van 7 juli heeft het presidium aangegeven dat de raad ook betrokken wil zijn bij het opstellen van het PvE. De focus ligt daarbij op de raadzaal, de fractiekamers en eventuele andere functionele ruimten van de raad.

De burgerzaal is een multifunctionele ruimte die tevens is te gebruiken voor huwelijken en geregistreerd partnerschap. 1

Als gevolg van dit voorstel is er een focusgroep voor de raadzaal en de raadsfuncties gevormd. De focusgroep bestaat uit raadsleden waarbij elke fractie vertegenwoordigd is met de griffie en een technisch projectleider in een faciliterende en adviserende rol. De focusgroep heeft nagedacht over de gewenste functies en de inrichting van de raadsfuncties in het nieuwe gemeentehuis. In de afgelopen periode is de focusgroep drie keer bijeengekomen. Tijdens de eerste bijeenkomst hebben de leden het doel van de focusgroep raad bepaald en is het proces tot de realisatie van een PvE voor de raadzaal uiteengezet. De tweede bijeenkomst is gevuld met ervaringen van andere gemeenten en raadzalen in een vergelijkbaar proces. Daarvoor heeft de focusgroep de raadzalen van Woerden en Utrechtse Heuvelrug bezocht en heeft de griffier van West Betuwe een presentatie gegeven over de bouw van hun nieuwe raadzaal. In de derde, en laatste bijeenkomst, zijn de in dit voorstel uitgewerkte conceptkaders opgesteld. De input van de focusgroep raadzaal en raadsfaciliteiten zal een aanvulling (addendum) zijn op het PvE voor het volledige gemeentehuis en sluit aan op eerder genomen besluiten van de raad. Kaders voor de focusgroep De focusgroep startte niet met een volledig onbeschreven blad.

Allereerst is op basis van de raadsvoorstellen en besluiten van 4 februari 2021 en 6 oktober 2022 een aantal kaders voor de raadzaal en bijbehorende faciliteiten in het nieuwe gemeentehuis vastgesteld, te weten: · De raadzaal maakt onderdeel uit van het gemeentehuis; · De raadzaal is multifunctioneel te gebruiken; · De raadzaal heeft een dubbele hoogte; · Er komen geen werkplekken voor raadsleden in het gemeentehuis (raadsleden maken geen onderdeel uit van de FTE’s en aantallen medewerkers die ten grondslag liggen aan de raadsvoorstellen). Daarnaast is er in de afgelopen periode gewerkt aan het opstellen van een PvE voor het volledige nieuwe gemeentehuis (gereed Q4 2022). De input van de focusgroep raadzaal en raadsfaciliteiten zal een aanvulling (addendum) zijn op het PvE voor het volledige gemeentehuis. In het volledige PvE zijn de volgende punten opgenomen: · De raadzaal is qua omvang geschikt voor 31 – 33 raadsleden. Er wordt rekening gehouden met voldoende ruimte voor 40 personen publiek. De totale omvang is op basis van voorgaande vastgesteld op 300 m2. · De raadzaal is te combineren met de burgerzaal (multifunctioneel) om meer publiek toe te kunnen laten bij vergaderingen of in groter gezelschap te kunnen vergaderen. · Er wordt geen rekening gehouden met individuele fractiekamers.

De raad maakt voor fractievergaderingen gebruik van de normale vergaderfaciliteiten van de gemeentelijke organisatie in het vergadercentrum (dubbelgebruik). · De (beveiligings-)zone waarin de raadszaal en het vergadercentrum liggen, zijn in de avonden toegankelijk voor raadsleden via een separate entree. · Het vergadercentrum is voor raadsleden toegankelijk vanuit de raadzaal. · De raadzaal is bij raadsvergaderingen ook toegankelijk via de publiekshal/publieksentree. · In de nabijheid van de raadzaal wordt rekening gehouden met een kleine foyer, pantry,

toiletten, opslag voor stoelen ed. en een regiekamer. Ter informatie en illustratie van laatste vier punten uit voorgaande opsomming, is in onderstaande afbeelding de positionering van de raadzaal ten opzichte van de andere functies in het gebouw getoond in een globaal relatieschema.

Figuur 1. Relatieschema – raadzaal ten opzichte van andere functies in het gemeentehuis VHL Waarop heeft het PvE raad betrekking? Het PvE raad heeft betrekking op de raadzaal, burgerzaal en foyer.

Beoogd effect Kaders raadzaal en overige raadsfuncties opstellen voor het Programma van Eisen.

Argumenten 1.1 De raadzaal moet voldoen aan bepaalde eisen zodat de raad veilig, gezond en indien noodzakelijk in beslotenheid kan vergaderen. Er is door de focusgroep gekeken naar de functionaliteiten die maken dat de raad zo goed mogelijk kan vergaderen waarbij het college, ondersteunend personeel en publiek niet wordt vergeten. 1.2 Een raadzaal op de 1e verdieping maakt het makkelijker om de privacy van de gebruikers van de raadzaal en van zijn omgeving te waarborgen. Met een raadzaal op de 1e verdieping is het afsluiten van de zaal voor een besloten vergadering beter te realiseren. Vooral omdat er niet van buitenaf de raadzaal kan worden ingekeken. Maar ook de privacy van de omgeving is hierdoor beter gewaarborgd. Langslopende mensen en auto’s kunnen niet gefilmd worden bij het maken van opnames van de vergaderingen. 1.3 Door de mogelijkheid om de raadzaal en de burgerzaal samen te voegen, kan bij belangrijke gebeurtenissen één grote zaal worden gecreëerd. Het kan gebeuren dat veel mensen getuige willen zijn van een (raads)vergadering, een huwelijk/geregistreerd partnerschap of een andere gebeurtenis. Door de mogelijkheid de twee ruimten aan elkaar te koppelen kan er meer publiek plaatsnemen. 1.4 Een flexibele opstelling van de raadzaal maakt het mogelijk de ruimte ook voor andere doeleinden te gebruiken.

Een flexibele opstelling is wenselijk bij gebruik van de zaal voor andere doeleinden, maar het mag geen problemen opleveren voor de apparatuur dat gebruikt wordt voor de raadsvergaderingen. 2.1 het aanstellen van een deskundige inzake audio en visuele middelen die voor en tijdens de bouw kan adviseren over de A/V-middelen kan onomkeerbare problemen bij de bouw voorkomen. Een deskundige adviseur op het gebied van A/V-middelen kan de raad ondersteunen bij de bouw en inrichting van de raadzaal zodat er geen beperkingen optreden als de A/V-middelen worden uitgekozen en geïnstalleerd. Tevens kan de deskundige meedenken hoe en waarmee de raad het beste de vergaderingen kan streamen en uitzenden. 3.1 De raad wil samen met de architect optrekken bij de inrichting van zijn eigen raadzaal. De raad is de hoofdgebruiker van de raadzaal en wil daarom een belangrijke stem in het bepalen hoe de raadzaal wordt ingericht. De eerder genoemde kaders zullen daarbij het uitgangspunt zijn.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst

Financiële paragraaf De kosten van de bouw en inrichting van de raadzaal en burgerzaal zijn opgenomen in het totale budget voor de (ver)bouw gemeentehuis Vijfheerenlanden. Indien het budget wordt overschreden door losse inrichtingselementen in de raadzaal, zal dit worden voorgelegd middels een aanvraag voor extra krediet.

de interim-griffier, Signed By: c.bus@vijfheerenlanden.nl

18/11/2022 19:19:28 CET {{Signer1}}

ID: e2529cf5-793d-4489-8daa-4cc932ef6530 Auth: Consent

C.G.M. (Cecile) Bus