RV Gunning accountantscontrole 2024-2029

Raadsvoorstel Zaaknummer 1119107

Onderwerp: Gunning accountantscontrole 2024-2029

Vergaderdatum raad:5 juni 2024 Geheim: nee Steller: Odette Wevers/Leon Huberts

Beslispunten 1. De accountantscontrole gemeente Vijfheerenlanden te gunnen aan ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. te Haarlem en hen hiermee aan te wijzen als accountant van de gemeente Vijfheerenlanden voor de begrotingsjaren 2024 tot en met 2027, met tweemaal een optie tot verlenging met één jaar voor de begrotingsjaren 2028 en 2029.

Inleiding In december 2023 is begonnen met de Europese aanbesteding van de gemeentelijke accountant voor de begrotingsjaren 2024 en verder. Er is een inkoopteam ingesteld door de auditcommissie, samengesteld uit drie leden uit de auditcommissie, de commissiegriffier en de concerncontroller. Op 8 februari heeft de raad de aanbestedingsdocumenten vastgesteld. De ontvangen inschrijvingen zijn beoordeeld door het beoordelingsteam. Dit beoordelingsteam bestond uit één lid en één vervangend lid van de auditcommissie, de commissiegriffier en de concerncontroller. Dit inkoopteam en beoordelingsteam – begeleid door inkoopbureau IBMN - hebben het aanbestedingsproces uitgevoerd en het gunningbesluit voorbereid. Omdat er slechts sprake was van één inschrijving kan de fase van voorlopige gunning worden overgeslagen en kan nu meteen een definitief gunningsbesluit aan de raad worden voorgelegd.

Beoogd effect Een nieuw meerjarig contract met een controlerend accountant ter uitvoering van artikel 213 Gemeentewet.

Argumenten 1.1

De gemeenteraad wijst de accountant aan.

Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad één of meer accountants aan, als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek, belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Dit raadsvoorstel en -besluit wordt dan ook door de auditcommissie aan de raad aangeboden en niet door het college. 1.2 Het betreft een besluit tot definitieve gunning. Conform artikel 2.127 lid 4b van de Aanbestedingswet 2012 hoeft geen opschortende termijn van 20 kalenderdagen in acht te worden genomen indien één inschrijving is ontvangen en de opdracht ook aan deze partij wordt gegund. Dit betekent dat na aanwijzing en benoeming van de accountant door de Raad direct tot definitieve gunning en contractondertekening kan worden overgegaan. 1.3 De aanbesteding betreft een Europese aanbesteding op basis van de economisch meest voordelige aanbieding (EMVI), beste prijs-kwaliteitsverhouding. Dit betekent, dat er sprake is van een rechtmatige aanbesteding waarbij als gunningcriteria zowel prijs (40%) als kwaliteit (60%) meewegen. Bij het gunningcriterium prijs betreft het de hoogte van de geoffreerde prijzen en tarieven.

Bij het gunningcriterium kwaliteit betreft dit het plan van aanpak (30%); de samenstelling en het borgen van de kwaliteit van het controleteam (18%) en de invulling van de natuurlijke adviesfunctie (12%). 1.4 De inschrijving van ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. te Haarlem is zeer goed van kwaliteit. Ondanks dat er sprake was van slechts één inschrijver is deze inschrijving zorgvuldig beoordeeld. Door het beoordelingsteam is vastgesteld dat de inschrijving van ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. te Haarlem zeer goed van kwaliteit is. Bij het gunningcriterium kwaliteit is het plan van aanpak beoordeeld als goed; is de samenstelling en het borgen van de kwaliteit van het controleteam beoordeeld als uitstekend en is ook de invulling van de natuurlijke adviesfunctie beoordeeld als uitstekend. Daarmee heeft het beoordelingsteam de inschrijving van ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. beoordeeld met 94 van de maximaal 100 toe te kennen punten. 1.5 De aanbesteding is zorgvuldig uitgevoerd. Voor de communicatie met inschrijvers is in deze aanbesteding gebruik gemaakt van het aanbestedingsplatform www.tenderned.nl. Op dit platform kunnen partijen kosteloos toegang krijgen tot de betreffende aanbestedingsstukken en eventuele Nota’s van Inlichtingen. Op maandag 12 februari 2024 is het Aanbestedingsdocument inclusief bijlagen gepubliceerd op TenderNed.

Tot woensdag 28 februari 2024 12.00 uur waren geïnteresseerde partijen in de gelegenheid om schriftelijk vragen te stellen. Meerdere partijen hebben vragen gesteld. Op maandag 11 maart 2024 is middels de Nota van Inlichtingen-1 hierop antwoord gegeven. Tot dinsdag 19 maart 2024 12.00 uur waren de geïnteresseerde partijen in de gelegenheid om nogmaals schriftelijk vragen te stellen. Ook hier hebben meerdere partijen vragen gesteld. Op woensdag 27 maart 2024 is middels de Nota van Inlichtingen-2 hierop antwoord gegeven. Op donderdag 11 april 2024 12.00 uur sloot de mogelijkheid tot inschrijving. Eén partij heeft een aanbieding ingediend. Het beoordelingsteam heeft deze aanbieding zorgvuldig beoordeeld op de gunningcriteria. Daarbij is eerst het gunningcriterium kwaliteit beoordeeld. Pas daarna is de kluis

geopend met de financiële aanbieding en is het gunningcriterium prijs beoordeeld.

Risicoparagraaf 1.1 De deskundigheid en betrokkenheid van de accountant moeten gewaarborgd zijn. ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. is een gespecialiseerd accountantskantoor dat zich richt op gemeenten en gemeenschappelijke regelingen. Momenteel is ETL accountant bij onder andere 35 gemeenten en gemeenschappelijke regelingen, in het bijzonder in Noord-Holland en Utrecht. Omdat ETL gespecialiseerd is op gemeenten en gemeenschappelijke regelingen is het inen doorstroombeleid van medewerkers van ETL hierop afgestemd. ETL neemt uitsluitend nieuwe medewerkers aan die geïnteresseerd zijn en affiniteit hebben met de overheidssector. ETL heeft ook een intern opleidingsprogramma dat de vaktechnische kennis van medewerkers op het vereiste niveau houdt. Partners en medewerkers van ETL hebben daardoor een expliciete voorkeur voor de overheidssector.

Gevolgen voor mensen met een beperking N.v.t.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst

Financiële paragraaf Het door ETL Assurance & Overheidsaccountants B.V. geoffreerde bedrag kan worden gedekt uit het jaarlijks beschikbare budget voor accountantsdiensten. Er is dus geen sprake van een financieel nadeel.

Participatieparagraaf N.v.t.

Communicatieparagraaf N.v.t. De Auditcommissie, de voorzitter,

de commissiegriffier,

{{Signer1}}

{{Signer2}}

Signed By: mariekedenbesten@hotmail.com 03/05/2024 14:46:31 CEST ID: 1a489e2a-0922-4e36-ada2-fba3edc52537 Auth: Consent

M. (Marieke) Van der Spek

Signed By: o.wevers@vijfheerenlanden.nl 03/05/2024 17:06:36 CEST ID: 1a489e2a-0922-4e36-ada2-fba3edc52537 Auth: Consent

O. (Odette) Wevers

Bijlagen Raadsbesluit Gunning accountantscontrole 2024-2029.docx (original)