RV Doorontwikkeling werkwijze raad.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 303809

Onderwerp: Doorontwikkeling werkwijze raad

Vergaderdatum raad: 8 juli 2021 Geheim: Steller: Arie van Eck, Krista Goossens, Joost-Jan Kool Portefeuillehouder:

Beslispunten 1. De volgende wijzigingen aan het reglement van orde vast te stellen: a. Een deadline voor het stellen van technische vragen in te stellen; b. De mogelijkheid tot interruptie in de eerste termijn te verbieden; c. Vergaderstukken enkel als bespreekpunt aan de agenda van de raadsvergadering toe te voegen wanneer er het voornemen is een motie of amendement in te dienen of wanneer er zwaarwegende politieke belangen spelen; d. Een maximale spreektijd voor het college in de eerste termijn in te stellen. e. Een limiet aan de lengte van de stemverklaring toe te voegen; f. Een interpellatiedebat te agenderen wanneer minimaal 1/3 van de raad daarmee instemt; g. Voorafgaand aan de agendacommissie een overleg tussen de griffier en gemeentesecretaris te initiëren gericht op het stellen van prioriteiten bij een te volle agenda voor een komende raadscyclus; h. Bij de agendacommissie een reserveavond voor commissievergaderingen af te spreken als duidelijk is dat de agenda mogelijk niet voor 11 uur wordt afgerond; i. Benadrukken dat de opiniërende bespreking meer gericht is op een dialoog tussen het college en de commissie. 2. De griffie op te dragen deze wijzigingen uit te werken in de reglementen van orde en deze reglementen aan te bieden aan de raad in de volgende cyclus. 3.

De griffie op te dragen onderzoek te doen naar de haalbaarheid en wenselijkheid van het toevoegen van een extra vergadercyclus en de opbrengsten in september 2021 aan te bieden aan de agendacommissie. 4. De griffie op te dragen in de voorzitterstrainingen extra aandacht te besteden aan: a. de verordening en de toepassing van het BOB model; b. het verhogen van de opbrengst van opiniërende besprekingen; c. het sturen op de inhoud. 5. De vorm van de VHL pleinen aan te passen en de griffie op te dragen de vorm van de VHL

pleinen vanaf 14 oktober op deze manier te organiseren, waarbij a. naast ruimte voor het delen van informatie (vanuit het college of andere partijen) er ook ruimte voor ontmoeting is; b. het ontmoeten gecombineerd wordt met de formele inspraakmogelijkheid die vanaf het VHL plein van 14 oktober van de commissie naar het VHL plein zal worden verplaatst. 6. De griffie op te dragen de mogelijkheden van een fysiek VHL plein op diverse locaties te onderzoeken en de opbrengst voor te leggen aan de agendacommissie. 7. De griffie op te dragen deze opzet van het VHL plein in het eerste kwartaal 2022 te evalueren en de opbrengst voor te leggen aan de agendacommissie. 8. De nieuwe raad op basis van deze evaluatie te laten beslissen over de definitieve vorm van het VHL plein. 9. De griffie op te dragen in samenwerking met de organisatie/directie de Lange Termijn Agenda in te vullen. 10. De griffie op te dragen 2 keer per jaar werksessies met raadsleden te organiseren, ter aanvulling en categorisering van de Lange Termijn Agenda. 11. De agendacommissie te adviseren een meer sturende rol te nemen in het opstellen van de conceptagenda’s. 12. De griffier op te dragen om samen met de gemeentesecretaris de mogelijkheden voor mandatering of delegatie te onderzoeken en hierover te rapporteren aan de raad.

Inleiding Op 2 januari 2019 is de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden gestart met een nieuwe raad en een nieuw vergaderstelsel met de daarbij behorende reglementen van orde. Die reglementen zijn voorbereid door raadswerkgroepen met vertegenwoordigers uit de voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik. Vervolgens zijn ze door de raad vastgesteld met de afspraak dat het vergaderstelsel en de reglementen na 1 jaar zouden worden geëvalueerd. Deze evaluatie heeft vorm gekregen in een enquête. Uit deze enquête bleek dat raads- en commissieleden en collegeleden tevreden zijn met de wijze waarop het vergaderstelsel werkt, maar dat er wel verbetermogelijkheden zijn. In de raad van 1 oktober 2020 is besloten een raadscommissie Doorontwikkeling Werkwijze Raad (Commissie DWR) in te stellen die voor de zomer van 2021 een voorstel aan de raad zal voorleggen met verbeterpunten.

Beoogd effect Op basis van de aanbevelingen van de werkgroepen van de commissie DWR verbeteringen door te voeren in het huidige vergaderstelsel. Deze verbeteringen richten zich op: 1. Efficiënter vergaderen door aandacht te besteden aan de vergadercultuur, opleiding en het naleven en aanscherpen van het reglement van orde; 2. Het meer dynamisch en interactief maken van de beeldvormende fase; 3. Een heldere rolverdeling tussen college en raad; 4. Een sturende raad met de Lange Termijn Agenda als sturingsinstrument.

Argumenten 1. De genoemde voorstellen zorgen voor een efficiëntere vergadering (beslispunt 1-4) Deze serie beslispunten draagt bij aan een van de drie beoogde effecten van de commissie DWR, namelijk het efficiënter vergaderen door aandacht te besteden aan de vergadercultuur, de opleiding en het naleven en aanscherpen van het reglement van orde. 2. Het aanpassen van het VHL plein verhoogt de zichtbaarheid en toegankelijkheid van de beeldvormende fase (beslispunt 5-8) Deze serie beslispunten draagt bij aan het tweede beoogde effect van de commissie DWR: het meer zichtbaar, toegankelijker en meer dynamisch maken van de beeldvormende fase. Omdat de aanpassing aan het VHL plein meer behelst dan een organisatorische aanpassing, maar dankzij het toevoegen van de wettelijke inspraakmogelijkheid ook een juridische consequentie kent, is het zaak om goed te verkennen of deze werkwijze aansluit op de behoefte van de raad, maar ook op de behoefte van andere partijen als het college en de inwoners van onze gemeente. Een evaluatie van deze vorm zal de basis vormen van een definitief besluit over de vorm van het VHL plein. 3.

Een heldere rolverdeling brengt de raad in positie (beslispunt 9-12) Deze serie beslispunten heeft betrekking op het derde beoogde effect van de commissie DWR: een heldere rolverdeling tussen college en raad en een sturende raad met de Lange Termijn Agenda als sturingsinstrument en een heldere rolverdeling tussen college en raad. Indirect hebben deze beslispunten ook invloed op het eerste beoogde effect: het efficiënter vergaderen.

Risicoparagraaf Niet van toepassing

Betrokkenheid pers Informeren via persbericht

Financiële paragraaf Mogelijk brengt een VHL plein op locatie extra kosten met zich mee.

Participatieparagraaf Op dit moment nog niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Er moet duidelijke communicatie zijn over veranderingen in het vergaderproces. Met name het verplaatsen van het inspraakmoment moet goed onder de aandacht van de inwoners worden gebracht. Naast het communiceren naar de inwoners is ook communicatie naar de organisatie en het college van belang, voor een goede samenwerking.

De raadsgriffier, Signed By: k.goossens@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 15/06/2021 09:27:59 CEST ID: 1985c1cf-d4f4-4d75-a36b-9c82de5122ce Auth: Consent

K.I. (Krista) Goossens

Bijlagen Aanbevelingen werkgroepje 1.docx (original), Aanbevelingen werkgroepje 2.docx (original), Aanbevelingen werkgroepje 3.docx (original), Raadsbesluit Griffie.docx (original)