RV Controleverordening 2024

Raadsvoorstel Zaaknummer 1151460

Onderwerp: Controleverordening gemeente Vijfheerenlanden 2024

Vergaderdatum raad: 26 september 2024 Geheim: Nee Steller: Leon Huberts Portefeuillehouder: Wethouder Van Maanen

Beslispunten 1. De Controleverordening gemeente Vijfheerenlanden 2024 vast te stellen.

Inleiding Artikel 213 van de Gemeentewet verplicht de raad bij verordening regels vast te stellen voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Door middel van de Verordening controle financiële beheer en organisatie (artikel 213 Gemeentewet) stelt de raad de kaders voor de accountantscontrole, gebruik makend van de mogelijkheden die artikel 213 van de Gemeentewet en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (hierna: Bado) daartoe bieden. Het is de raad die de accountant voor de controle van de jaarrekening aanwijst. In het voortraject voor de aanwijzing – de aanbesteding – zijn burgemeester en wethouders betrokken. Burgemeester en wethouders kunnen daarnaast extra opdrachten aan dezelfde of een andere accountant verstrekken. Wanneer de opdracht is verleend, bepaalt de accountant binnen de kaders van de opdracht, op welke wijze hij de controle uitvoert. Uiteraard vindt hierover wel periodiek overleg plaats, zodat afgestemd kan worden met betrokkenen en andere onderzoeken en controles.

Beoogd effect Het vaststellen van duidelijke regels door de raad met betrekking tot de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie van de gemeente Vijfheerenlanden. Dit betreft regels wat betreft het proces tot aanwijzen van de accountant; de verantwoordelijkheden van het college met betrekking tot de informatieverstrekking aan de accountant; de inrichting van de accountantscontrole; de toegang tot informatie waar de accountant recht op heeft en de wijze waarop de accountant aan de raad, het college en de organisatie dient te rapporteren.

Argumenten 1.1 Met de vaststelling van deze verordening stelt de raad regels vast ter zake van de controle op het financieel beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Voor een goede uitvoering van en rapportage over de controle, hebben burgemeester en wethouders en de accountant verschillende rechten en plichten. Zo moeten burgemeester en wethouders ervoor zorgen dat de accountant alle informatie krijgt die hij nodig heeft om de

controle uit te voeren. De accountant, aan de andere kant, zorgt dat betrokkenen tijdig worden geïnformeerd over bevindingen. Verder hebben burgemeester en wethouders een eigenstandige informatieplicht richting de raad. Bij het opstellen van de verordening is (zoals gebruikelijk) in hoofdzaak de door de VNG beschikbaar gestelde modelverordening gevolgd. 1.2 Het onderzoek door de accountant en de daaruit voortkomende accountantsverklaring en verslag van bevindingen zijn belangrijk voor de raad. Deze documenten spelen een belangrijke rol bij het oordeel van de raad over de wijze waarop het college het beleid en het daarmee samenhangend financieel beheer uitvoert en heeft uitgevoerd. De accountantsverklaring is vooral belangrijk voor het verlenen van decharge door de raad aan het college. De accountantsverklaring bevat een oordeel over het getrouwe beeld. Een getrouwe beeldverklaring houdt in dat de uitkomsten van het gevoerde financieel beheer getrouw in de jaarrekening worden weergegeven, waarbij rekening wordt gehouden met het doel waarvoor de verantwoording is opgesteld. Een getrouw beeld impliceert dat de jaarrekening geen zodanige fouten en/of onzekerheden bevat, dat het oordeel van de gebruiker beïnvloed kan worden.

1.3 In de toelichting op de verordening wordt duidelijk gemaakt dat onder de getrouwe beeld verklaring van de accountant ook het oordeel van de accountant over de rechtmatigheidsverklaring van het college valt. Vanaf het begrotingsjaar 2023 nemen burgemeester en wethouders een rechtmatigheidsverantwoording op in de jaarrekening. De rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in hoeverre de gemeente rechtmatig heeft gehandeld. Waar de accountant tot en met 2022 een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de gemeentelijke jaarverslaggeving, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening (inclusief de rechtmatigheidsverantwoording). De accountant geeft vanaf dit moment dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Rechtmatigheid in het kader van de accountantscontrole vereist dat de baten en lasten in de jaarrekening en de balansmutaties conform voor de accountant relevante wet- en regelgeving tot stand zijn gekomen. Deze relevante wet- en regelgeving wordt door de raad vastgesteld middels een normenkader. Met de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording toetst de accountant uitsluitend of de jaarrekening getrouw is, maar toetst hij daarbij ook of de rechtmatigheidsverantwoording dat is.

Dit betekent onder meer dat afwijkingen van rechtmatigheid (voor zover deze niet tevens van invloed zijn op het getrouwe beeld), geen invloed hebben op de strekking van de controleverklaring. Hierdoor kan het bijvoorbeeld voorkomen, dat er omvangrijke afwijkingen van rechtmatigheid opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording van burgemeester en wethouders, terwijl de strekking van de controleverklaring toch goedkeurend is, omdat de omvangrijke rechtmatigheidsfouten getrouw opgenomen zijn in de rechtmatigheidsverantwoording. 1.4 In de controleverordening is niet een verwijzing naar een boardletter opgenomen. De accountant, uit hoofde van zijn natuurlijke adviesfunctie, brengt jaarlijks een zogenoemde managementletter uit met meer gedetailleerde bevindingen die niet direct de accountantsverklaring raken. De accountant kan daar aanbevelingen voor verbeteringen aan toevoegen met betrekking tot de interne beheersing, de IT-omgeving en actuele ontwikkelingen. Een dergelijke managementletter is bestemd voor het management van het gemeentelijk apparaat en burgemeester en wethouders. In de gemeente Vijfheerenlanden wordt deze managementletter echter ook aan de raad verstrekt. Dit inclusief een bestuurlijke reactie van burgemeester en wethouders op de door de accountant gegeven aanbevelingen.

Daarnaast kan door de accountant ook een boardletter opgesteld worden die naar de raad gestuurd kan worden. Deze boardletter betreft alleen de bestuurlijk relevante punten van de managementletter en

eventuele publicatie gevoelige informatie (zoals over IT-beveiliging) is uit deze letter verwijderd. Door de Auditcommissie van de gemeente Vijfheerenlanden is aangegeven dat aan een dergelijke boardletter geen behoefte bestaat. Deze is dan ook niet opgenomen in de controleverordening.

Risicoparagraaf De controleverordening is bedoeld om risico's die voortvloeien uit het financiële beheer van de gemeente Vijfheerenlanden en de inrichting van de financiële organisatie te beheersen. Het vaststellen van de controleverordening leidt niet tot extra risico's.

Gevolgen voor mensen met een beperking Niet van toepassing.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf Het vaststellen van de controleverordening heeft geen financiële consequenties.

Participatieparagraaf Het vaststellen van de verordening betreft interne regelgeving. Participatie van inwoners of organisaties is hierbij niet aan de orde.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf De verordening wordt na vaststelling door de raad gepubliceerd. Verdere communicatie is niet vereist. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, Signed By: j.de.jonge@vijfheerenlanden.nl

18/06/2024 11:32:04 CEST {{signer1}}

ID: bf9c4712-41e2-4384-be1b-b55bd369a6e5 Auth: Consent

W.J. (Judith) de Jonge

de burgemeester, Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl

18/06/2024 12:00:18 CEST {{signer2}}

ID: bf9c4712-41e2-4384-be1b-b55bd369a6e5 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlage Controleverordening 2024 Gemeente Vijfheerenlanden