RV contractering accountant (getekend).pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 904235

Onderwerp: Contractering accountant

Vergaderdatum raad: 1 juni 2023 Geheim: Nee Steller: Leon Huberts

Beslispunten 1. 2. 3.

De accountantscontrole van het begrotingsjaar 2023 via een enkelvoudig onderhandse aanbesteding aan te besteden. Bij deze enkelvoudig onderhandse aanbesteding voor zover relevant gebruik te maken van de in 2020 al door de raad vastgestelde aanbestedingsdocumenten (zaaknummer 141997). De accountantscontrole van de begrotingsjaren 2024 en verder Europees aan te besteden.

Inleiding In 2020 is na een Europese aanbesteding door de gemeente Vijfheerenlanden een contract afgesloten met Q-Concepts voor het verlenen van accountantsdiensten aan de gemeente Vijfheerenlanden. De contractperiode betreft de begrotingsjaren 2020-2023 met een optie tot verlenging voor de begrotingsjaren 2024 en 2025. Q-Concepts heeft de gemeente Vijfheerenlanden eind 2022 echter in kennis gesteld van het feit, dat de overeenkomst vroegtijdig moet worden beëindigd. Dit in verband met de overstap van het controleteam van Q-Concepts naar een andere accountantsorganisatie (ETL Nederland). Q-Concepts heeft daarbij aangegeven eindverantwoordelijk te blijven voor de uitvoering van de controle van het begrotingsjaar 2022 (waarbij de nieuwe accountantsorganisatie als onderaannemer voor Q-Concepts fungeert en het controleteam hierbij dus qua bemensing intact blijft). Voor de controle van de begrotingsjaren 2023 en verder moeten echter door de gemeente Vijfheerenlanden nieuwe contracten worden afgesloten. De auditcommissie adviseert hierover aan de gemeenteraad.

Beoogd effect Het op rechtmatige wijze aangaan van een overeenkomst met een accountant(bureau) die voldoet aan het programma van eisen. Het college is verantwoordelijk voor het opstellen van de jaarrekening. De accountant controleert de jaarrekening en geeft daarover een oordeel. De

dienstverlening van de accountant is een van de instrumenten die de raad ten dienste staat bij het uitoefenen van zijn controlerende rol.

Argumenten 1.1

1.2

1.3

2.1

3.1

De gemeenteraad wijst de accountant aan. Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad één of meer accountants als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek aan. Deze accountants zijn belast met de controle van de jaarrekening en het daarbij aan de raad verstrekken van een accountantsverklaring en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Dit betekent dus, dat de gemeenteraad de aanbestedingsstrategie vaststelt en het aanbestedingsdocument en het bijbehorende programma van eisen en wensen. De auditcommissie adviseert de gemeenteraad over alle activiteiten die van invloed zijn op de beheersing van (financiële) rechtmatigheid en doelmatigheid. Dit doet de auditcommissie ingevolge artikel 2, lid 1 van de Verordening van de gemeenteraad van de gemeente Vijfheerenlanden houdende regels omtrent de auditcommissie. Bijgevoegd raadsvoorstel en -besluit zijn op verzoek van de auditcommissie opgesteld door de ambtelijke organisatie. De inhoud van het raadsvoorstel en -besluit betreft een uitwerking van het besluit dat door de auditcommissie is genomen in haar vergadering van 28 maart jongstleden. Het enkelvoudig onderhands aanbesteden van de accountantscontrole 2023 geeft voldoende tijd om de Europese aanbesteding van de accountantscontrole 2024 en verder zorgvuldig voor te bereiden.

Het proces om zorgvuldig een Europese aanbesteding inhoudelijk voor te bereiden en uit te voeren vraagt een ruime doorlooptijd. Ingeval er voor gekozen wordt om een Europese aanbesteding uit te voeren welke ook de accountantscontrole van het begrotingsjaar 2023 betreft, betekent dit in de praktijk dat de gunning pas kan plaatsvinden in de loop van het tweede kwartaal van 2024. Dit is veel te laat om tijdig de accountantscontrole op de jaarstukken 2023 af te ronden. Daarom wordt door de auditcommissie geadviseerd om de accountantscontrole van het begrotingsjaar 2023 via een enkelvoudig onderhandse aanbesteding uit te voeren. Dit geeft de tijd om de Europese aanbesteding van de accountantscontrole wat betreft de begrotingsjaren 2024 en verder zorgvuldig voor te bereiden. De aanbestedingsdocumenten zijn nog actueel. De enkelvoudig onderhandse aanbesteding is erop gericht om een eenjarig contract af te sluiten met ETL Nederland. Hiermee wordt de continuïteit in de controle gewaarborgd omdat het controleteam (dat van Q-Concepts is overgestapt naar ETL Nederland) verantwoordelijk blijft voor de accountantscontrole van de gemeente Vijfheerenlanden. De enkelvoudig onderhandse aanbesteding zal worden uitgevoerd binnen de contractuele uitgangspunten zoals in 2020 overeengekomen met Q-Concepts.

Daarmee is het ook logisch dat gebruik gemaakt wordt van dezelfde aanbestedingsdocumenten voor zover dit relevant is voor deze onderhandse gunning. De inhoudelijke uitgangspunten voor deze Europese aanbesteding in de vorm van geactualiseerde en vernieuwde aanbestedingsdocumenten zullen in het begin van het vierde kwartaal ter vaststelling aan de raad worden voorgelegd. Omdat met de Europese aanbesteding een nieuwe meerjarige relatie met een (mogelijk)

nieuwe controlerend accountant ontstaat is het buitengewoon zinvol om de aanbestedingsdocumenten te actualiseren en voor zover wenselijk ook deels te vernieuwen. Daarbij kunnen dan ook de ervaringen van de afgelopen jaren verwerkt worden indien dit bijvoorbeeld betrekking heeft op nieuw te formuleren eisen en wensen.

Risicoparagraaf 1.1

1.2

3.1

De aanbesteding van accountantsdiensten moet op rechtmatige wijze plaatsvinden. Het door de raad contracteren van accountantsdiensten is onderdeel van het geheel aan gemeentelijke maatregelen ter beheersing van risico’s. De wijze van aanbesteding van accountantsdiensten kan echter ook een risico met zich meebrengen, namelijk de rechtmatigheid van het aanbestedingsproces. Het advies van de auditcommissie aan de gemeenteraad is mede opgesteld vanuit de nadrukkelijke eis om de aan de aanbesteding verbonden juridische risico’s te minimaliseren. Door de auditcommissie zijn vier mogelijke varianten van contractering van de accountant afgewogen. Vanuit juridische overwegingen is gekozen voor de nu voorgestelde variant. Deze varianten zijn door de auditcommissie afgewogen op onder meer praktische haalbaarheid (qua tijdspad, zie bijvoorbeeld argument 1.3) en de eventuele juridische risico’s. De auditcommissie heeft gekozen voor de nu voorgelegde variant (enkelvoudig onderhandse aanbesteding van de accountantscontrole van het begrotingsjaar 2023 en een Europese aanbesteding voor de jaren daarna) omdat in deze variant de juridische risico’s minimaal zijn en de praktische haalbaarheid is gewaarborgd. Daarbij accepterend, dat deze variant tot een financieel nadeel kan leiden (zie ook de financiële paragraaf). De markt voor accountantsdiensten is gespannen.

Op dit moment is er sprake van een economische hoogconjunctuur met een zeer gespannen arbeidsmarkt. Op de markt van accountantsdiensten is er bovendien sprake van slechts een beperkt aantal aanbieders. Rationeel gezien is het dus een ongunstig moment om Europees aan te besteden. Rekening moet dan ook worden gehouden met de mogelijkheid dat slechts een gering aantal partijen op de Europese aanbesteding zal inschrijven en met de zekerheid dat de inschrijfbedragen substantieel (tot 50%) hoger zullen zijn, dan het huidige bedrag aan accountantskosten.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst

Financiële paragraaf De financiële uitkomst van de Europese aanbesteding is nog onbekend. Deze aanbesteding zal immers (bij een start na de zomervakantie 2023) pas in het voorjaar van 2024 leiden tot een gunning en een definitief inzicht in de financiële consequenties. Het huidige budget voor accountantsdiensten bedraagt circa € 97.000 per jaar. De controle van het begrotingsjaar 2023 (enkelvoudig onderhands aan te besteden) zal qua kosten nabij het huidige budget kunnen blijven. De controle van de begrotingsjaren 2024 en verder (Europees aan te besteden) zal qua kosten echter tot 50% hoger dan het huidige budget kunnen uitkomen. Een precieze inschatting

van de omvang van dit nadeel is echter nu nog niet te maken.

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Niet van toepassing.

De auditcommissie van de gemeente Vijfheerenlanden,gner1}} de commissiegriffier, Signed By: o.wevers@vijfheerenlanden.nl 16/05/2023 14:58:47 CEST ID: 89d40867-a83e-4ad8-bfed-35ea8f16456c

{{Signer1}} Auth: Consent

O. (Odette) Wevers

Bijlagen geen

de voorzitter, Signed By: mariekedenbesten@hotmail.com 16/05/2023 15:02:47 CEST ID: 89d40867-a83e-4ad8-bfed-35ea8f16456c

{{Signer2}} Auth: Consent

M. (Marieke) van der Spek

2}}