RV Beleidsnota organisatiekosten 2023.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 824924

Onderwerp: Beleidsnota organisatiekosten 2023

Vergaderdatum raad: 1 juni 2023 Geheim: Nee Steller: Leon Huberts Portefeuillehouder: Wethouder Van Maanen

Beslispunten 1. 2. 3. 4.

De Beleidsnota organisatiekosten 2023 vast te stellen; De in hoofdstuk 5 toegelichte budgettair neutrale wijziging in de financiële toerekening van de directe kosten en overheadkosten bij de eerste bestuursrapportage 2023 te verwerken; Vierjaarlijks een benchmarkonderzoek formatie en kosten te laten uitvoeren en het eerstvolgende onderzoek plaats te laten vinden in 2024; Met ingang van 2023 de uren voor investeringsprojecten en grondexploitaties, niet meer via urenschrijven toe te rekenen aan projecten, maar op extracomptabele wijze met behulp van voorcalculatorische ramingen.

Inleiding Om de raad meer inzicht te geven in de omvang van de gemeentelijke overheadkosten en daarmee ook meer zeggenschap over die kosten te geven, wordt in artikel 8, eerste lid, onderdeel c van het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV) voorgeschreven, dat in de gemeentelijke programmabegroting een overzicht moet worden opgenomen van de gemeentelijke overheadkosten. De overige gemeentelijke organisatiekosten (dit betreft de directe kosten van het primaire proces) moeten worden verantwoord op de betreffende taakvelden van de programmabegroting. In voorliggende beleidsnota wordt uitgewerkt, wat de organisatiekosten van de gemeente Vijfheerenlanden zijn, welke deel van deze kosten tot de overhead van de gemeente Vijfheerenlanden behoort en hoe deze kosten worden toegerekend en verantwoord.

Beoogd effect De beleidsnota heeft tot doel bij te dragen aan een transparante toepassing van de toerekening van organisatiekosten aan de diverse (eventueel kostendekkende) taakvelden van de gemeente Vijfheerenlanden (en dus ook aan een transparante programmabegroting) en aan een transparante berekening van kostendekkende leges en tarieven.

Argumenten 1.1 De beleidsnota geeft een overzicht van de regelgeving inzake organisatiekosten en overhead en geeft op een aantal punten een nadere toelichting. De door de commissie BBV uitgegeven Notitie overhead vormt hierbij de leidraad. In deze beleidsnota worden de richtlijnen van de commissie BBV toegepast naar de praktijk van de gemeente Vijfheerenlanden. 1.2 Organisatiekosten betreffen alle kosten die verbonden zijn aan het in stand houden en het functioneren van de gemeentelijke organisatie. Dit betreft bijvoorbeeld de met de uitvoering van de organisatorische taken van de gemeente samenhangende personeelskosten (loonkosten en externe inhuurkosten), huisvestingskosten en facilitaire kosten, automatiserings- en overige ICT-kosten en overige organisatiekosten. Organisatiekosten kunnen worden onderscheiden in direct aan de taakvelden van de programmabegroting toe te rekenen directe kosten en in overheadkosten. In de beleidsnota worden beide soorten kosten gedefinieerd. 1.3 Vaststelling van deze beleidsnota draagt bij aan een transparante onderbouwing van (kostendekkende) gemeentelijke leges, tarieven en heffingen. Op de taakvelden van de programma’s worden alleen die organisatiekosten verantwoord, die betrekking hebben op het primaire proces, dus de directe kosten.

Het (verplicht) centraal begroten van de overheadkosten op taakveld 0.4 “overhead” heeft als ongewenste consequentie, dat het niet mogelijk is om op basis van de direct op de taakvelden verantwoorde financiële begrotingsgegevens, op eenvoudige wijze de kostendekkingsgraad van de tarieven te berekenen. Bij de berekening van de kostendekkingsgraad dienen immers alle relevante gemeentelijke kosten en opbrengsten te worden betrokken, waaronder de overheadkosten. In deze beleidsnota wordt duidelijk gemaakt hoe vanaf nu het gemeentelijke overheadpercentage wordt bepaald. Dit maakt dat transparantie van de kostprijscalculatie van (kostendekkende) gemeentelijke leges, tarieven en heffingen wordt vergroot. 2.1 Niet in alle gevallen voldoet de huidige financiële toerekening van gemeentelijke organisatiekosten aan taakvelden en overhead al aan de in de beleidsnota opgenomen uitgangspunten. In hoofdstuk 4 van de beleidsnota worden de nieuwe gemeentelijke uitgangspunten voor de toerekening van de gemeentelijke organisatiekosten aan taakvelden en overhead vergeleken met de in de Programmabegroting 2023 opgenomen cijfers. Geconstateerd kan worden, dat niet in alle gevallen de huidige financiële toerekening aan taakvelden en overhead al voldoet aan de nieuwe gemeentelijke uitgangspunten. Dit betekent dus dat de toerekening moet worden aangepast.

3.1 Het regelmatig uitvoeren van een benchmarkonderzoek naar de omvang van de gemeentelijke organisatie is van belang om de efficiency van de gemeentelijke organisatie te kunnen beoordelen. In de beleidsnota wordt aangegeven wat de organisatiekosten van de gemeente Vijfheerenlanden zijn, welke omvang deze hebben en op basis van welke uitgangspunten deze kosten als directe kosten of als overhead worden beschouwd. Deze nota geeft dus geen handvatten om de omvang van de gemeentelijke organisatiekosten te kunnen beoordelen. Om dit wel te kunnen doen dient de omvang van de gemeentelijke organisatie (zowel in fte als in bijbehorende materiële uitgaven) te worden gerelateerd aan de opgave van de gemeentelijke organisatie. Het is dan ook aan te

bevelen om iedere vier jaar (en dus éénmaal per collegeperiode) een extern benchmarkonderzoek formatie en kosten uit te voeren. Het benchmarkonderzoek leidt tot een gedetailleerd inzicht in de uitvoeringskosten en de ambtelijke formatie van alle taken van de gemeente. 4.1 Deze aanpassing van de wijze van urenregistratie draagt bij aan de efficiency van de organisatie en verbetert de financiële beheersing van de organisatiekosten. Als gevolg van de aanpassing worden de gemaakte uren voor investeringen, grondexploitaties en werkzaamheden voor ontwikkelaars niet meer via urenschrijven toegerekend aan projecten maar via voorcalculatorische ramingen. Bij het toerekenen van personeelskosten en overhead wordt gewerkt met een percentage van het investeringsbedrag. Hierbij worden direct toe te rekenen inhuurkosten buiten beschouwing gelaten. Het toe te rekenen percentage wordt jaarlijks berekend bij het opstellen van de begroting voor dat jaar. Hierbij wordt uitgegaan van de begrote personeelskosten (inclusief overhead) van de medewerkers van de teams die zich geheel of deels bezighouden met projecten en investeringen of met dienstverlening aan ontwikkelaars. Het berekende percentage wordt vervolgens toegerekend aan de investeringen en grondexploitaties over de werkelijk geïnvesteerde kosten over dat jaar, gecorrigeerd met de externe inhuur op deze producten.

Risicoparagraaf 1.1 De beleidsnota organisatiekosten heeft tot doel om bij te dragen aan een transparante toerekening van de gemeentelijke organisatiekosten aan de taakvelden en dus ook aan een transparante berekening van kostendekkende leges, tarieven en heffingen. Bij dit laatste is ook van belang dat de wijze van berekening van de omvang van de gemeentelijke overhead in de beleidsnota duidelijk wordt gemaakt. Daarmee draagt vaststelling van de beleidsnota dus ook bij aan de rechtmatige onderbouwing van onze kostendekkende leges, tarieven en heffingen. Daarmee worden risico’s verkleind. 4.1 De nieuwe wijze van toerekening van organisatiekosten (inclusief overhead) aan investeringen, grondexploitaties en werkzaamheden voor ontwikkelaars vermindert de administratieve lastendruk voor (delen van) de gemeentelijke organisatie. Ook verbetert het de financiële beheersing van de organisatiekosten. Ook dit draagt bij aan verkleining van gemeentelijke risico’s.

Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.

Financiële paragraaf In hoofdstuk 5 van de beleidsnota worden de nieuwe gemeentelijke uitgangspunten voor de toerekening van de gemeentelijke organisatiekosten aan taakvelden en overhead vergeleken met de in de Programmabegroting 2023 opgenomen cijfers. Geconstateerd kan worden, dat niet in alle gevallen de huidige financiële toerekening aan taakvelden en overhead al voldoet aan de nieuwe gemeentelijke uitgangspunten. Dit betekent dus dat de toerekening (budgettair neutraal) moet worden aangepast. Het betreft daarbij de volgende aanpassingen:

Omschrijving

Fte

Kosten

Direct

Overhead

Totaal tabel 5.1 zonder aanpassingen

413,0

40.547

19.977

20.570

625 654 458 -65 507 668 -654 2.193

-625 -654 -458 65 -507 -668 654 -2.193

22.170

18.377

Gegevensbeheer Projecten Servicecentrum Burgerzaken Sociaal Team Wijkambassadeurs WMO Dekking TIM urenregistratie Subtotaal aanpassingen TOTAAL NA AANPASSINGEN

413,0

40.457

Bij de teams Gegevensbeheer, Projecten, Servicecentrum Burgerzaken en Wijkambassadeurs betreft het teams die in de Programmabegroting 2023 als overhead worden beschouwd, maar waarvan de kosten in overeenstemming met de definities van hoofdstuk 4 als direct moeten worden beschouwd. Wat betreft het team Projecten wordt daarbij ook de verdeling van de opbrengst uit TIM urenregistratie aangepast. Bij de overige teams betreft het gedeeltelijke aanpassingen. Bij het Sociaal Team betreft het de overheveling van de huisvestingskosten Sociaal Team Leerdam naar overhead en bij WMO de overheveling van vooral inhuurbudgetten naar directe kosten. Wanneer de overheadkosten als percentage van de directe kosten worden berekend, leidt dit tot een gemeentelijk overheadpercentage van (afgerond) 83%. Overigens zullen naar aanleiding van deze beleidsnota in de loop van 2023 nog enkele kleinere aanpassingen worden doorgevoerd in de kostenverdeling. Dit betreft vooral de verdeling van een deel van de gemeentelijke opleidingsbudgetten (nu nog onderdeel van de gemeentelijke overhead) naar de teams. Aangezien het dus ook een verdeling naar teams betreft waarvan de kosten als direct worden beschouwd, zal dit nog leiden tot een (kleine) verlaging van de overhead.

Participatieparagraaf Niet van toepassing.

Duurzaamheidsparagraaf Niet van toepassing.

Communicatieparagraaf Niet van toepassing.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden,

de secretaris, Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl

28/03/2023 12:38:50 CEST {{signer1}} ID: f83e0a83-c513-4701-9079-b7315b68f246 Auth: Consent

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

Bijlage Beleidsnota organisatiekosten 2023

de burgemeester, Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl

28/03/2023 12:58:01 CEST {{signer2}} ID: f83e0a83-c513-4701-9079-b7315b68f246 Auth: Consent

S. (Sjors) Fröhlich