RV beheerplan vastgoed 2025-2028 - ondertekend
Tekst van het document
Raadsvoorstel Zaaknummer 1087704
Onderwerp: Beheerplan vastgoed 2025-2028
Vergaderdatum raad: 14 november 2024 Geheim: Nee Steller: Lex Maurer Portefeuillehouder: Wethouder Van Maanen
Beslispunten 1. Het beheerplan vastgoed 2025-2028 vast te stellen en te kiezen voor scenario 2; 2. De financiële effecten van scenario 2 van het beheerplan te verwerken in de begroting 2025 en de meerjarenraming 2026-2028 inclusief de toedeling van de al in de Programmabegroting 2025 en meerjarenraming 2026-2028 opgenomen stelpost van € 1 miljoen extra; 3. De voorziening "Onderhoud brede scholen" en de voorziening "Onderhoud gebouwen van stichtingen" op te heffen en te storten in de voorziening "Onderhoud gemeentelijk vastgoed"; 4. In 2025 bij de besluitvorming over de “belastingverordeningen 2026” de wijze waarop de vastgoedbeheerkosten van afvalbrengstations, begraafplaatsen en gemalen moeten worden verwerkt in de bijbehorende heffingen en leges, vast te stellen.
Inleiding Het beheerplan vastgoed 2025-2028 biedt een leidraad voor het beheer en optimalisatie van onze vastgoedportefeuille in de komende vier jaar. Daarnaast is er in het plan een doorkijk gemaakt voor de komende 10 jaar. Het beheerplan 2025-2028 omvat al het gemeentelijk vastgoed, inclusief nieuw gerealiseerde en aangekochte panden. Het beheerplan bevat twee scenario’s. Scenario 1 laat alle kosten zien van het gemeentelijk vastgoed, waarbij scenario 2 ingaat op een deel. Bij dit scenario wordt voorgesteld om geen financiën voor het “groot onderhoud en investering” op te nemen in de begroting voor panden waar een beleidsontwikkeling aan ten grondslag ligt. Hierbij moet gedacht worden aan de ontwikkelingen die er bijvoorbeeld zijn voor het stadhuis in Vianen, het gemeentehuis in Meerkerk of de toekomst van complex Berenschot in Leerdam. Deze panden staan bekend onder de lijst “later te bepalen” (routekaart verduurzaming gemeentelijk vastgoed). In de bijlage bij dit voorstel is terug te zien wat bij beide scenario’s de kosten per object zijn. Op deze wijze ontstaat er een transparant inzicht in de kosten van het gemeentelijk vastgoed. Voor complex Berenschot en het Dak wordt afgeweken van het raadsvoorstel. De raad heeft op 4 juli (zaaknummer 1148258) een besluit genomen om het budget voor groot onderhoud, vanaf 2025, op te nemen in het beheerplan.
Ondanks dat dit geen beslispunt is geweest, is in het
voorstel zowel in de inleiding als onder de argumenten aangegeven dat het beheerplan vastgoed hierin zou voorzien. In dit beheerplan wordt gekozen om geen financiële middelen op te nemen voor deze objecten omdat de Raad in het eerste halfjaar van 2025 in gesprek gaat over de toekomstvisie complex Berenschot en het Dak. Naar aanleiding daarvan kan vervolgens duidelijkheid gegeven worden over de onderhoudsstrategie van beide objecten en wat de bijbehorende financiële middelen zijn. Hiermee volgen we ook de lijn van het overig vastgoed waar een (beleids)ontwikkeling aan de orde is. Daar worden ook geen financiële middelen ter beschikking gesteld voor het groot onderhoud. De aanpak is gericht op technisch onderhoud, digitalisering en klantgerichtheid. Er wordt geïnvesteerd in onderhoudsprogramma's om de levensduur van onze gebouwen te verlengen en de veiligheid te waarborgen van onze gebruikers. Slimme technologieën en data-analyse worden ingezet om ons vastgoed efficiënter te beheren, kosten te verlagen en de tevredenheid van onze huurders en gebruikers te verhogen. Onze huurders en gebruikers staan centraal. Wij willen hen een veilige, comfortabele en inspirerende omgeving bieden en blijven actief luisteren en reageren op hun behoeften. Het beheerplan is nauw verbonden met de routekaart voor de verduurzaming van het gemeentelijk vastgoed.
Beide documenten werken parallel en complementair aan elkaar om een geïntegreerde aanpak voor het beheer en de verduurzaming van onze vastgoedportefeuille te realiseren. Deze samenhang is cruciaal om onze doelstellingen op het gebied van duurzaamheid en efficiënt beheer te bereiken.
Beoogd effect Met de vaststelling van het beheerplan vastgoed 2025-2028 wordt de financiële dekking gegeven om op een dynamische wijze het onderhoud en beheer van het gemeentelijk vastgoed op lange termijn uit te kunnen blijven voeren.
Argumenten 1.1 Met het vaststellen van het beheerplan vastgoed 2025-2028 is het onderhoud aan het gemeentelijk vastgoed voor de komende vier jaar gewaarborgd op een gemiddeld conditieniveau. Dit beheerplan bevat voor de komende 10 jaar maatregelen, maar alleen de financiering voor de komende vier jaar (2025-2028) wordt nu voorgelegd. Door het vastgoed te beheren op conditieniveau 3 is er een balans tussen de staat van het onderhoud en de kosten die hiermee gemoeid zijn. Een lager conditieniveau resulteert in een achteruitgang die op middellange termijn hogere onderhoudskosten met zich meebrengt. Landelijk wordt de keuze om op conditieniveau 3 te onderhouden veelal door gemeenten gemaakt. Het is van belang om elke vier jaar inspecties uit te laten voeren om het niveau van het onderhoud te bepalen. 1.2 Het bestaande beheerplan vastgoed loopt eind 2024 af en dient te worden geactualiseerd. Het vorige beheerplan is door de gemeenteraad vastgesteld met een looptijd tot en met 2024. Om die reden is het vaststellen van een geactualiseerd beheerplan van belang. Het beheerplan 20252028 geeft een financieel overzicht wat er nodig is met een doorkijk voor de komende 10 jaar. 1.3 Door te kiezen voor scenario 2 wordt er een (financiële) afweging gemaakt tussen het uitvoeren van onderhoud voor panden waarvan duidelijk is dat deze langdurig in stand gehouden
moeten worden en terughoudend te zijn bij panden waar verschillende beleidsontwikkelingen zijn. Het beheerplan vastgoed 2025-2028 geeft een tweetal scenario's. Scenario 1 laat de kosten zien van de totale vastgoedportefeuille. Het betreft hier alle objecten die in eigendom zijn van de gemeente, waarbij geen rekening is gehouden met mogelijke ontwikkelingen binnen de verschillende beleidsvelden. In dit scenario worden alle financiële effecten verwerkt in de begroting. Dit zijn alle financiën die nodig zijn voor het Dagelijks onderhoud, Groot onderhoud en Investeringen voor de gehele vastgoedportefeuille over de gehele periode van 2025-2028. Scenario 2 laat de kosten zien van een deel van de vastgoedportefeuille. Bij dit scenario wordt voorgesteld om geen financiën voor het “groot onderhoud en investering” op te nemen in de begroting voor panden waar een beleidsontwikkeling aan ten grondslag ligt. Hierbij moet gedacht worden aan de ontwikkelingen die er bijvoorbeeld zijn voor het stadhuis in Vianen, het gemeentehuis in Meerkerk of de toekomst van complex Berenschot in Leerdam. Deze panden staan bekend onder dezelfde lijst “later te bepalen” in de routekaart verduurzaming gemeentelijk vastgoed. De financiën die nodig zijn voor de uitvoering van dagelijks onderhoud van deze gebouwen worden in dit scenario wel voorgesteld om op te nemen in de begroting.
Naast de ontwikkelingen die er zijn is er ook gekeken naar de kosten die beide scenario's met zich meebrengen. Zo zou er voor scenario 1 een structurele toevoeging van € 2,3 miljoen nodig zijn om het beheerplan mogelijk te maken. Voor scenario 2 is dit structureel € 1 miljoen. 1.4 Met dit beheerplan ontstaat er een dynamische en noodzakelijke samenhang tussen het beheerplan 2025-2028 en de “Routekaart verduurzaming gemeentelijk vastgoed”. De parallelle stromen van het beheerplan 2025-2028 en de “Routekaart verduurzaming gemeentelijk vastgoed” zijn essentieel om een systematische aanpak van onderhoud en verduurzaming te waarborgen. Dit is van toepassing bij alle onderhoudswerkzaamheden voor de vastgoedportefeuille. Deze samenhang stelt de gemeente in staat om structureel bij te dragen aan het behalen van nationale en internationale klimaatafspraken. Bovendien zorgt deze samenhang ervoor dat het onderhoud en het verduurzamen van het gemeentelijk vastgoed hierdoor financieel efficiënt uitgevoerd worden. Daarbij kan het voortdurend worden geoptimaliseerd in lijn met de nieuwste technologische ontwikkelingen en duurzaamheidsinzichten. Dit waarborgt de lange termijn waarde en functionaliteit van het gemeentelijk vastgoed. 1.5 Bij het voorgestelde scenario worden panden weergegeven met een strategie "later te bepalen" die ook in aanmerking kunnen komen om af te stoten.
De gemeente heeft een aantal panden in eigendom die verder geen beleidsdoel dienen. Bij de kadernota 2025 zijn deze al als ombuigingsvoorstel benoemd. Over deze panden zijn vragen gesteld door de gemeenteraad. Hierop is later middels een vertrouwelijke raadsinformatiebrief informatie over gestuurd naar de gemeenteraad. Vastgoed wat geen beleidsdoel dient kan gezien worden als overbodig vastgoed. Het is bij dit voorstel niet mogelijk om verdere informatie te delen over deze panden en om die reden zal er in 2025 een sessie met de raad volgen om hier meer richting aan te geven. 2.1 De benodigde financiële effecten dienen verwerkt te worden in de Programmabegroting 2025 en de meerjarenbegroting 2026-2028 zodat deze beschikbaar worden. Financiën van het beheerplan vastgoed spelen een cruciale rol in het waarborgen van de duurzaamheid en de functionaliteit van gebouwen op de lange termijn. Om die reden dienen de financiële kaders zoals weergegeven in het plan verwerkt te worden in de gemeentelijke begroting. De financiële effecten van scenario 2 vragen om een structurele toevoeging van € 1
miljoen per jaar aan het programma vastgoed. In aanloop naar de opstelling van de Programmabegroting 2025 is hier rekening mee gehouden en is er financieel ruimte voor gemaakt middels een stelpost. Met vaststelling van dit beheerplan wordt de opgenomen stelpost verwerkt volgens de uitgangspunten van het beheerplan. 2.2 De benodigde financiële middelen voor het nieuwe gemeentehuis Leerdam zijn opgenomen in het beheerplan. In dit beheerplan zijn vanaf 2027 financiële middelen opgenomen voor het nieuwe gemeentehuis. Het bedrag hiervoor is in overeenstemming met de besluitvorming over het nieuwe gemeentehuis. Te zijner tijd zal van het nieuwe gemeentehuis een Meerjaren Onderhoudsplan worden opgesteld en verwerkt worden in het beheerplan vastgoed 2029 - 2032. 3.1 Door het samenvoegen van de bestaande drie voorzieningen naar één voorziening ontstaat efficiëntie, overzichtelijkheid en flexibiliteit. Het doel van de voorziening volgens de regels van de BBV (Besluit Begroting en Verantwoording) is om financiële middelen te reserveren voor toekomstige uitgaven. In het vorige beheerplan werd nog gewerkt met drie voorzieningen, te weten onderhoud gemeentelijk vastgoed, onderhoud brede scholen en onderhoud gebouwen van stichtingen. Door het instellen van één voorziening wordt het in zijn geheel efficiënter en doelgerichter.
4.1 Voor de betreffende gebouwen kan de kostenverhoging verrekend worden in de heffingen en leges. Voor alle gebouwen betekent het nieuwe beheerplan een kostenverhoging. Expliciet voor de gebouwen die horen onder de categorie afvalbrenstations, begraafplaatsen en gemalen kan deze verhoging verwerkt worden in heffingen en leges. Geadviseerd wordt deze aanpassing te verwerken bij de begroting 2026.
Risicoparagraaf 1.1 De panden waar geen financiële middelen met betrekking tot groot onderhoud beschikbaar voor wordt gesteld zullen de komende jaren verslechteren. Bij scenario 2 wordt voorgesteld om in de begroting geen budget voor “groot onderhoud en investering” op te nemen voor panden waar een beleidsontwikkeling verwacht wordt en waarbij in de looptijd van het beheerplan raadsbesluiten worden verwacht. Hierbij moet gedacht worden aan de ontwikkelingen die er bijvoorbeeld zijn voor het stadhuis in Vianen, het gemeentehuis in Meerkerk of het complex Berenschot in Leerdam. Deze panden zijn opgenomen in de lijst “later te bepalen” (routekaart verduurzaming gemeentelijk vastgoed). Indien blijkt dat het noodzakelijk is om groot onderhoud aan deze objecten uit te voeren, en er nog geen raadsbesluiten zijn genomen wat betreft de toekomst van deze objecten, zal dit groot onderhoud toch uitgevoerd worden. Indien dit het geval is, zal de financiële verantwoording via de P&C cyclus achteraf worden toegelicht. 2.1 Zonder vaststelling van het beheerplan vastgoed 2025-2028 zijn er geen financiële middelen beschikbaar om het onderhoud uit te voeren van het gemeentelijk vastgoed. In het beheerplan zijn alle gemeentelijke vastgoedobjecten opgenomen.
Dit betreft ook aangekochte objecten en de objecten waarvoor in het beheerplan 2021-2024 geen financiële middelen voor het groot onderhoud zijn opgenomen. Indien het beheerplan vastgoed 2025-2028 niet wordt vastgesteld kunnen de onderhoudswerkzaamheden niet uitgevoerd worden.
2.2 Externe factoren kunnen een significante invloed hebben op de uitvoering van het beheerplan. Veranderingen in wet- en regelgeving, zoals nieuwe milieu- en bouwvoorschriften, kunnen extra kosten en aanpassingen vereisen om aan de nieuwe eisen te voldoen. Tevens kunnen economische schommelingen en marktontwikkelingen de kosten van bouwmaterialen en diensten beïnvloeden. Daardoor wordt het moeilijker om binnen het gestelde budget te blijven. Dit is de afgelopen jaren duidelijk het geval geweest.
Gevolgen voor mensen met een beperking Niet van toepassing.
Betrokkenheid pers Informeren via besluitenlijst.
Financiële paragraaf De financiën van het beheerplan vastgoed spelen een cruciale rol in het waarborgen van de duurzaamheid en functionaliteit van gebouwen op lange termijn. Het beheerplan bevat een financieel overzicht van het dagelijks onderhoud, planmatig groot onderhoud en investeringen. Dit is gebaseerd op een grondige analyse van de huidige staat van de gebouwen, verwachte onderhoudsbehoeften en de kosten van materialen en arbeid. Het is essentieel om voldoende financiële middelen te reserveren, zodat de operationele continuïteit niet in gevaar komt. De budgetten die zijn opgenomen in de huidige begroting zijn gebaseerd op het beheerplan vastgoed 2021–2024. De effecten van het nieuwe beheerplan conform scenario 2 laten een toename zien in kosten.
In onderstaand overzicht wordt weergegeven welke financiële middelen zijn opgenomen in de huidige begroting, het opvolgende overzicht laat zien wat de toename qua kosten wordt als er wordt gekozen voor scenario 2 Huidige financiële situatie Beheerplan Vastgoed 2021-2024 Exploitatiegemiddeld per jaar: € 550.822 Storting in de voorziening jaarlijks: € 621.861 Totaal: € 1.172.683 Financiële situatie conform scenario 2 Beheerplan Vastgoed 2025-2028 Exploitatie gemiddeld per jaar € 1.117.134 Storting in de voorziening jaarlijks € 1.061.278 Totaal: € 2.178.412 Verschil: € 1.005.729 Kapitaallasten ten behoeve van investeringen: 2025: 2026: € 45.760 2027: € 55.488 2028: € 57.599
Er is structureel een bedrag van € 1 miljoen extra per jaar nodig. Hier is rekening mee gehouden in de Programmabegroting 2025 door € 1 miljoen structureel toe te voegen aan het programma vastgoed. De oorzaken voor de toename in kosten zijn onder andere dat de vastgoedportefeuille meer panden betreft dan het huidige beheerplan. Ook worden er hogere eisen gesteld aan materialen door bijvoorbeeld de verzekeraars. Daarnaast zijn in de afgelopen jaren prijzen fors gestegen door hoge inflatie. In het vorige beheerplan zijn er onderhoudswerkzaamheden uitgesteld en die worden in het beheerplan 2025-2028 uitgevoerd.
Participatieparagraaf Bij de uitvoering van werkzaamheden wordt afgestemd met de gebruikers en huurders van het gemeentelijk vastgoed. Tevens vindt er interne afstemming plaats om op de hoogte te blijven over beleidsontwikkelingen in relatie tot het gebruik van een object.
Duurzaamheidsparagraaf Dit beheerplan ondersteunt de routekaart verduurzaming gemeentelijke vastgoed. Het voorziet in een systematische aanpak van onderhoud en renovatie in elke fase van het vastgoedbeheer. Wanneer er bijvoorbeeld planmatig groot onderhoud wordt uitgevoerd, worden gelijktijdig duurzame maatregelen toegepast, zoals het verbeteren van isolatie, het installeren van energiezuinige verlichting en het vervangen van installaties. Door deze geïntegreerde aanpak zorgen we ervoor dat de reguliere onderhoudswerkzaamheden bijdragen aan de duurzame doelen van de routekaart gemeentelijk vastgoed.
Communicatieparagraaf Niet van toepassing. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris, Signed By: j.de.jonge@vijfheerenlanden.nl
25/09/2024 18:56:11 CEST {{signer1}}
de burgemeester, Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl
25/09/2024 19:07:21 CEST {{signer2}}
ID: 26c24516-7610-4848-aa09-7f7132919d02
ID: 26c24516-7610-4848-aa09-7f7132919d02
Auth: Consent
Auth: Consent
W.J. (Judith) de Jonge
S. (Sjors) Fröhlich
Bijlagen 1. Beheerplan gemeentelijk vastgoed 2025-2028 2. Scenario 1 beheerplan vastgoed 2025-2028 3. Scenario 2 beheerplan vastgoed 2025-2028