RV Beheerplan Vastgoed 2021-2024.pdf

Raadsvoorstel Zaaknummer 267257

Onderwerp: Vaststelling Gemeentelijk Beheerplan Vastgoed 2021-2024

Vergaderdatum raad: 8 juli 2021 Geheim: Nee Steller: Jan Mijnster Portefeuillehouder: Wethouder van Middelkoop

Beslispunten 1. 2.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14.

Het gemeentelijk beheerplan vastgoed 2021-2024 vast te stellen. De bestemmingsreserves die gevormd waren vanuit de gemeenten Leerdam en Zederik ten behoeve van het onderhoud met een totaalbedrag van € 2.777.053 (stand 31-12-2020) per 31 december 2020 op te heffen en te storten in de algemene reserve. Een nieuwe voorziening "Onderhoud gemeentelijk vastgoed" te vormen met een eerste storting van € 2.340.479 en dit te dekken vanuit de algemene reserve. Een nieuwe voorziening "Onderhoud brede scholen" te vormen met een eerste storting van € 264.650 en dit te dekken vanuit de algemene reserve. Een nieuwe voorziening "Onderhoud gebouwen van stichtingen" te vormen met een eerste storting van € 171.924 en dit te dekken vanuit de algemene reserve. Jaarlijks een bedrag van € 424.700 te storten in de nieuwe voorziening "Onderhoud gemeentelijk vastgoed". Het bedrag van € 424.700 voor storting in de voorziening "Onderhoud gemeentelijk vastgoed" te dekken uit de bestaande begrotingsruimte. Jaarlijks een bedrag van € 64.300 te storten in de nieuwe voorziening "Onderhoud brede scholen". De jaarlijkse storting van € 64.300 voor storting in de voorziening "Onderhoud brede scholen" te dekken uit de bestaande begrotingsruimte. Jaarlijks een bedrag van € 86.100 te storten in de nieuwe voorziening "Onderhoud gebouwen van stichtingen".

Het bedrag van € 86.100 voor de storting in de voorziening "Onderhoud gebouwen van stichtingen" te dekken uit de bestaande begrotingsruimte. Jaarlijks een extra bedrag van € 37.530 te storten in de nieuwe voorziening "Onderhoud brede scholen" Het bedrag van € 37.530 voor de storting in de voorziening "Onderhoud brede scholen" te dekken uit de bestaande begrotingsruimte. Een bedrag van € 1.460.000 mee te nemen in het risico profiel dat wordt afgedekt vanuit het weerstandvermogen.

15.

16. 17. 18.

Voor de periode 2021-2024 vier kredieten in 2021 van € 603.675 beschikbaar te stellen en één krediet van € 60.022 in de begroting 2022 op te nemen voor groot onderhoud in combinatie met verduurzamingen en wettelijke verplichtingen van het vastgoed. De kapitaallasten van 2022 voor een bedrag € 33.504 ten laste te brengen van de vrije begrotingsruimte. De kapitaallasten van 2023 voor een bedrag € 36.669 ten laste te brengen van de vrije begrotingsruimte. De kapitaallasten van 2024 voor een bedrag € 36.487 ten laste te brengen van de vrije begrotingsruimte.

Inleiding Met het ontstaan van de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden mogen de oude onderhouds - en beheerplannen van de voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik niet meer wo rden gebruikt om een onderhoudsbegroting op te stellen. Het nieuwe vastgoedbeheerplan wordt voor de periode 2021-2024 vastgesteld en daarbij wordt een egalisatievoorziening ingericht om de schommelingen in de begroting zoveel mogelijk te voorkomen. De gemeente Vijfheerenlanden heeft 122 vastgoedobjecten met een totale oppervlakte van ruim 61.000 m² BVO dat totaal of gedeeltelijke wordt beheerd en/of onderhouden, of alleen wordt gefinancierd. Het beheerplan geeft aan de hand van beleidskeuzes een beeld van de consequenties met betrekking tot het vastgoed voor een periode van vier jaar. Het beheerplan geeft informatie over de financiële middelen, die jaarlijks nodig zijn om het vastgoed in stand te houden voor de huidige/beoogde functie en de investeringskosten, die noodzakelijk zijn voor het handhaven van de benodigde (ruimte)behoefte. De te nemen maatregelen worden ook bepaald door de huidige conditie van het vastgoed en het technisch degradatiegedrag van vastgoedelementen en de installaties, de gebruikswaard e, de in wet- en regelgeving vastgelegde eisen en normen en het wenselijke onderhoudsniveau. Voor het onderhoudsniveau zijn 6 scores onderscheiden.

Gekozen is voor niveau 3: een redelijk onderhoudsniveau waarbij sprake is van voldoende conditie van de obje cten en waarbij de elementen goed functioneren. Gebruiks- en weersinvloeden zijn plaatselijk waarneembaar en er is beperkte onderhoudsschade en onderhoudsbehoefte. Met de in het beheerplan gekozen onderhoudsactiviteiten kan het (gemeentelijk) vastgoed en d e inventaris (blijvend) voldoen aan de gestelde wettelijke eisen en het conditieniveau zoals die in het beheerplan zijn beschreven. Voor u ligt een vastgoed beheerplan dat gebaseerd is op wettelijke kaders, lange termijn instandhouding van de vastgoed complexen en gebaseerd op het uitganspunt dat voorziet in goede instandhouding en een goed gebruiksgemak. Bij vaststelling van het originele plan is een storting in de voorziening noodzakelijk van 3.5 miljoen vanuit de Algemene Reserve en een claim op de exploitatiebegroting van € 104.000 euro in 2024 die ten laste gaat van de vrije ruimte in de lopende begroting. Als gevolg van de nieuwe financiële situatie zijn deze financiële gevolgen echter niet in te vullen. Op grond daarvan stellen wij u voor het beheer en onderhoud van het vastgoed de komende jaren wel op niveau 3 uit te voeren. Daarmee wordt verval voorkomen.

Echter wel te volstaan met de huidige omvang van de bestemmingsreserves van € 2.777.053 en de structurele ruimte van € 1.140.456 die al in de begroting is voorzien. Daarbij voeren we het onderhoud aan de objecten die (mogelijk) op termijn niet meer tot het vastgoed van de gemeente behoren uit op een

instandhoudingniveau. We doen geen investeringen en geen groot onderhoud. Dit betreft met name de drie bestaande gemeentehuizen. We houden de gebouwen in stand tot een besluit is genomen over de huisvesting van het gemeentelijk apparaat. Bij veranderingen in de financiële situatie zullen wij u jaarlijks op de hoogte brengen van de uitvoering van het beheer en onderhoud en de eventuele ontwikkelingen daarbij. Het zal duidelijk zijn dat met de afwijkende uitvoering van het plan ten opzichte van het oorspronkelijke voorstel zich het risico kan voordoen dat op termijn aanvullende financiering noodzakelijk is. Dit wordt meegenomen in het risicoprofiel van de gemeente bij de begroting.

Beoogd effect Een actueel inzicht geven in de te verwachten uitgaven voor onderhoud aan het gemeentelijk vastgoed over de periode 2021-2024, waarbij de gewenste conditie wordt gehandhaafd.

Argumenten 1.1 Voor een begroting ten behoeve van het onderhoud vastgoed is een actueel beheer - en meerjarenplan nodig. In het kader van de fusie is een integraal nieuw beheerplan noodzakelijk. Hiermee wordt het onderhoud aan het vastgoed onderbouwd en planmatig onderhouden. 1.2. Met het vaststellen van het gemeentelijk vastgoedbeheerplan 2021-2024 is het onderhoud aan het gemeentelijk vastgoed voor de komende vier jaar gewaarborgd op een gemiddeld conditieniveau. Dit beheerplan bevat voor tientallen jaren aan maatregelen, maar alleen de financieringen voor de komende vier jaar (2021-2024) worden nu voorgelegd en uitgevoerd in deze periode. De waarborging is op conditieniveau 3 berekend en hiermee houden we grip op het onderhoud en de kosten. Door het vastgoed te beheren op conditieniveau 3 is er een balans tussen de staat van het onderhoud en de kosten die hiermee gemoeid zijn. Landelijk wordt deze keuze dan ook veelal gemaakt. Binnen het beheerplan wordt toelichting gegeven over de wijze va n het onderhouden op de conditieniveaus. We hanteren hiermee de lijn die in de voormalige gemeenten al werd toegepast. 2.1. Met het vormen van de voorzieningen worden de oude reserves ondergebracht in de nieuwe voorzieningen en zijn de reserves overbodig geworden.

Deze reserves zijn tot stand gekomen doordat de oude voorzieningen van de voormalige gemeenten Leerdam en Zederik hun voorzieningen moesten opheffen. Voor de huidige gemeente Vijfheerenlanden is er geen actueel onderhoudsplan en daarom is het niet mogelijk om hiervoor een voorziening onderhoud vastgoed in te richten en zijn deze gelden in een (bestemming)reserve gestort. De voormalige gemeente Vianen had geen voorziening onderhoud vastgoed. 3.1, 4.1 en 5.1. Door het gebruik van voorzieningen worden fluctuaties in de begroting voor het groot onderhoud voorkomen en de eerste stortingen in de nieuw gevormde voorzieningen zijn dezelfde bedragen als die van de opgeheven reserves voor het onderhoud vastgoed. Bij gelijkblijvende omvang van het vastgoed met de daarvoor bestemde doeleinden zullen de stortingen in de voorzieningen in de periode 2021 tot en met 2024 gelijk blijven.

6.1, 8.1 en 10.1. Deze storting is nodig om het beoogde conditieniveau te kunnen handhaven en daarentegen mag de voorziening over een periode van tien jaar niet negatief komen te staan. De structurele storting in de voorzieningen wordt berekend aan de hand van de kosten van maatregelen die in het meerjaren onderhoudsplan zijn opgenomen. Een vlakke onderhoudsbegroting voor de komende vier jaar geeft meer stabiliteit aan de begroting. De hoogte van de indexering is een aanname, omdat het niet precies duidelijk is hoe de economie zich in de komende vier jaar gaat ontwikkelen. Deze indexering is niet toegepast op de onderhoudskosten die onder de exploitatie vallen. De indexering voor de exploitatiekosten wordt jaarlijks door team financiën uitgevoerd. 6.2. Om binnen de huidige begroting te blijven is de storting lager omdat van enkele vastgoedobjecten in 2021 duidelijk zal worden of de voortzetting van de huidige functie en gebruik wordt gecontinueerd of aangepast. De vastgoedobjecten, zoals de gemeentehuizen en het ABN-AMRO gebouw te Leerdam, staan ter discussie in het perspectief van de gemeentelijke huisvesting. Totdat daar duidelijkheid over is, is het verstandig om te proberen het groot onderhoud daarvan voor onbepaalde tijd uit te stellen. Ook van de gemeentewoningen is het de vraag of de gemeente nog wel eigenaar moet blijven.

Het onderhoud wordt daarvan uitgesteld tot aan de separate besluitvorming. Daarbij wordt wel noodzakelijk incidenteel en kleinschalig onderhoud uitgevoerd om te voorkomen dat er verval optreedt. 7.1, 9.1 en 11.1. De bedragen voor de stortingen in de voorzieningen zijn voorzien in de begroting 2021. In de begroting 2021 zijn de uitgaven voor het onderhoud per kostenplaats opgenomen en daarmee kan de storting in de voorziening worden gedekt. Het onderhoud wordt dan bekostigd uit de voorziening. 12.1. De onderwijsinstellingen die gebruik maken van de brede scholen, dragen hun onderhoudsgelden (Materiele Instandhouding) over aan de gemeente. De brede scholen zijn in eigendom van de gemeente en met de scholen die daarvan gebruik maken is afgesproken dat de gemeente het onderhoud verzorgt. Naast de benodigde storting in de voorziening, adviseren wij om voor het resterende onderhoudsgeld (Materiele Instandhouding) in de voorziening "Onderhoud brede scholen" te storten. Daarmee zijn deze gelden van de scholen veiliggesteld voor het toekomstig onderhoud aan de brede scholen. 13.1. Het bedrag voor de extra storting in de voorzieningen is in de begroting 2021 voorzien. In de begroting 2021 zijn deze inkomsten als bijdrage van derden per kostenplaats opgenomen en daarmee kan de storting in de voorziening worden gedekt.

De gelden bedoeld voor de Materiele Instandhouding van de betreffende scholen zijn op deze manier veilig weggezet en kunnen bij toekomstig groot onderhoud worden aangesproken. 14.1. De financiële risico's moeten worden afgedekt conform de Nota Risico management en weerstandsvermogen 2020-2023. De risico's zullen in de loop van dit beheerplan beter in beeld komen en daarop zullen passende maatregelen worden toegepast en via de bestuur rapportages in de financiën worden verwerkt.

15.1. De investeringen zijn groot onderhoudsactiviteiten die conform de BBV worden afgeschreven. Deze onderhoudsactiviteiten zijn opgenomen in het meerjaren onderhoudsplan en maken onderdeel uit van het beheerplan vastgoed 2021-2024. Na de inspecties en conditiemetingen conform de NEN2767 zijn deze investeringen naar voren gekomen en dienen, net als het groot onderhoud, te worden uitgevoerd om het beoogde conditieniveau van het betreffende object in stand te houden. 16.1, 17.1 en 18.1. De kapitaallasten voor 2022, 2023 en 2024 kunnen worden bekostigd door de onderhoudsbegroting 2021. In de onderhoudsbegroting 2021 tot en met 2023 is na aftrek van de stortingen in de voorzieningen nog financiële ruimte om deze kapitaallasten te dekken en daarmee blijven we binnen de vastgestelde begroting. In 2024 ontstaat er een nadeel, maar die is kleiner dat de voordelen die ontstaan in de jaren 2021 tot en met 2023.

Risicoparagraaf 1.1 In het beheerplan vastgoed 2021-2024 zijn een aantal vastgoedobjecten niet of deels opgenomen. Als de uitgesloten vastgoedobjecten alsnog worden toegevoegd aan het beheerplan dan is een aanvullende financiering noodzakelijk. Extra stortingen in de voorzieningen en tijdelijke extra formatie zijn nodig om de beoogde conditieniveaus van deze objecten te kunne n handhaven. 1.2. Als de ondersteunende functies met betrekking tot het vastgoedbeheer wegvallen, dan kunnen de vastgoedbeheerders het beheerplan vastgoed 2021-2024 niet volledig uitvoeren. Rondom het beheer van het vastgoed zijn er diverse werkzaamheden die belegd zijn bij een beleidsmedewerker, operationeel beheerder, uitvoerder vastgoed en medewerker bouwkunde. Bij het (deels) wegvallen van één van deze functies en de werkzaamheden niet bij een andere functie kan worden ondergebracht, worden de vastgoedbeheerders (deels) extra belast met extra taken, waardoor het beheerplan niet meer kan worden gerealiseerd en de beoogde conditieniveaus niet kunnen worden gehandhaafd. 6.1, 8.1 en 10.1. Met de voorgestelde jaarlijkse storting in de voorziening, kan het g ebeuren dat bij het afstoten, renovatie of herbouw van vastgoed er te veel of te weinig in de voorziening aanwezig is. De hoogte van de voorziening wordt berekend aan de hand van de eerste storting en de jaarlijkse structurele stortingen.

De voorziening mag over een periode van tien jaar geen negatief saldo hebben. Als er vastgoed wordt onttrokken of wordt toegevoegd, dan zal dat effect hebben op de jaarlijkse storting of de reeds aanwezige middelen in de voorziening. Jaarlijks zullen de mutaties worden verwerkt in het meerjaren onderhoudsplan, waarop een herberekening van de voorziening volgt. 12.1. Met de extra storting zal de voorziening "Onderhoud Brede scholen" in omvang meer toenemen dan nodig is. De voorziening "Onderhoud Brede Scholen" zal met de extra storting van € 37.530 per jaar meer toenemen dan nodig is. Het wordt dan aantrekkelijk om de jaarlijkse storting van € 64.300 te verlagen, maar dan zullen de gelden voor de materiele instandhouding die wij ontvangen van de onderwijsinstellingen, niet beschikbaar zijn voor het onderhoud.

12.2 Met de extra storting in de voorziening "Onderhoud Brede scholen" is de begrotingsruimte 2021-2024 onderhoud brede scholen gemiddeld € 3.254 negatief . De extra storting komt voort uit de MI (Materiele Instandhouding) die wij ontvangen van de betreffende scholen. De MI was al voorzien in de begroting, maar de storting in de voorziening en dus een onttrekking uit de begrotingsruimte nog niet en dat geeft klein negatief salto in de begrotingsruimte.

Betrokkenheid pers Informeren is niet nodig

Financiële paragraaf Beschikbare begroting onderhoud 2021 (exclusief investeringen)  In begroting 2021 opgenomen budgetten onderhoud € 986.756  In begroting 2020 opgenomen storting in reserves onderhoud gebouwen € 153.700 Totaal € 1.140.456 per jaar is nu opgenomen in de begroting 2021. Begroting beheerplan 2021 (exclusief investeringen)  Stortingen in de voorzieningen gem. vastgoed, scholen en stichtingen € 575.100 (zie bijlage 'overzicht kosten')  Klein onderhoud, klachten en contracten t.b.v. de exploitatie € 475.481 Totaal € 1.050.581 per jaar zal de nieuwe begroting worden. Verschil beschikbare en begroting beheerplan 2021 (exclusief investeringen)  Verschil tussen de begrotingen is € 89.875 positief Een extra storting van € 37.530 per jaar als resterende inkomsten MI (Materiele Instandhouding) brede scholen. Investeringen De investeringen worden afgeschreven conform de financiële verordening. De afschrijvingen en rentes worden ten laste gebracht aan de exploitatie van de betreffende kostenplaats (zie bijlage 'overzicht kosten'). Totaal 2021: € 0 Totaal 2022: € 33.504 Totaal 2023: € 36.669 Totaal 2024: € 36.487 Resumé effect op de meerjarenbegroting van mutaties budgetten dagelijks onderhoud, stortingen in de voorziening en kapitaallasten: 2021: € 89.875 positief (excl. extra storting MI Brede scholen) 2022: € 35.698 positief (excl.

extra storting MI Brede scholen) 2023: € 23.235 positief (excl. extra storting MI Brede scholen) 2024: € 45.026 negatief (excl. extra storting MI Brede scholen) Alleen het jaar 2024 vertoont een negatief saldo van € 45.026, maar de begrotingsruimte voor het

onderhoud blijft over de jaren 2021-2024 echter gemiddeld € 25.946 positief. Als gevolg van de extra storting MI Brede scholen veranderd dit beeld. Het jaar 2023 en 2024 vertonen een negatief saldo van respectievelijk €5.965 en € 74.226 en als gevolg daarvan zal begrotingsruimte voor het onderhoud over de jaren 2021-2024 echter gemiddeld € 3.254 negatief zijn. Conclusie: Het vastgoedbeheerplan past in de huidige begroting 2021 maar heeft een risico met betrekking tot het vastgoed dat vooralsnog (deels) niet in het beheerplan is opgenomen. De kapitaallasten van de investeringen kunnen uit de begrotingsruimte worden gedekt. Risico's: Het netto risico van het beheerplan vastgoed is € 580.000 en dat wordt meegenomen in het risicoprofiel.

Participatieparagraaf N.v.t.

Duurzaamheidsparagraaf

In het beheerplan vastgoed zijn duurzaamheidsmaatregelen opgenomen van de bouwdelen die op hun natuurlijk moment moeten worden vervangen. De in het ontwikkeling zijnde duurzaamheidsbeleid zal in het nieuwe beheerplan 2025-2028 worden verwerkt.

Communicatieparagraaf N.v.t. Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, Signed By: n.van.ameijde@vijfheerenlanden.nl {{signer1}} 25/05/2021 11:20:21 CEST ID: b916ea97-5873-497e-821e-a9f2c9ac65ec Auth: Consent

Signed By: s.frohlich@vijfheerenlanden.nl {{signer2}} 25/05/2021 13:21:05 CEST ID: b916ea97-5873-497e-821e-a9f2c9ac65ec Auth: Consent

de secretaris,

de burgemeester,

N. (Nanette) van Ameijde-Poortman

S. (Sjors) Fröhlich

Bijlagen Beheerplan 2021-2024 Berekening voorzieningen 19-4-2021.pdf (original), Beheerplan 2021-2024 Overzicht kosten 26-4-2021.pdf (original), Beheerplan gemeentelijke vastgoed 2021-2024 versie 26 april 2021.pdf (original), Conditieoverzicht beheerplan vastgoed 2021-2024 Vijfheerenlanden.pdf (original), MJOP 2021-2030 Gemeentelijk vastgoed Investeringen incl btw, inc l index 2% (13-4-2021).pdf (original),