PlanvanAanpak_Inwonersberaad.pdf

Inwonersberaad Sociale Ontmoetingsplaatsen Plan van aanpak

Vraagstelling We organiseren een inwonersberaad omdat we hulp nodig hebben bij een complex vraagstuk. Dit vraagstuk gaat over onze sociale ontmoetingsplaatsen. De vraagstelling geeft het dilemma weer. Hoe letterlijke de vragen beantwoord worden is aan het inwonersberaad. De vraag geeft richting voor dialoog en de daaropvolgende aanbevelingen.

Hoe zien onze sociale ontmoetingsplaatsen er in 2030 uit? En hoe zorgen we er voor dat deze op een eerlijke en toekomstbestendige manier worden gebruikt en gefinancierd?

Definitie sociale ontmoetingsplaats Sociale ontmoetingsplaatsen zijn neutrale ontmoetingsplaatsen die geen binding hebben met één specifieke doelgroep, waar verenigingen en inwoners samenkomen en waar maatschappelijke activiteiten plaatsvinden.

Planning Maand

Actie

Maart - april

PR en communicatie – Uitleg: wat is een inwonersberaad? -

April

Loting

Mei - juni

Inwonersberaad

Mei - juni

PR en communicatie – Wat is het inwonersberaad aan het doen? -

September

Overhandigen aanbevelingen

September

PR en communicatie – Wat heeft het inwonersberaad opgeleverd? -

September

Ontbinden Inwonersberaad

Oktober

Evaluatie

September 2024

Terugblik

Rollen De gemeenteraad is opdrachtgever voor het inwonersberaad. De wethouder is verantwoordelijk voor de uitvoering van het inwonersberaad. De organisatie rond het inwonersberaad in Vijfheerenlanden ziet er als volgt uit:

Voorzitter: deze persoon is aanwezig tijdens de bijeenkomsten van de 80 ingelote inwoners. Hij of zij begeleidt de deliberatie en besluitvorming van de deelnemers. De rol vraagt om een neutrale persoon met ervaring en statuur om deze taak te vervullen. De voorzitter doet dit in nauwe afstemming met de moderator. Moderator: deze persoon ontwikkelt de vormgeving en invulling van de dagen en zorgt ervoor dat tijdens het inwonersberaad alles goed georganiseerd is en iedereen zijn rol kan vervullen. Ondersteunt de plenaire gesprekken en besluitvorming in nauwe samenwerking met de voorzitter. Deskundige sprekers: met hun bijdragen zorgen ze ervoor dat de inwoners zich een beeld kunnen vormen van het vraagstuk. Sprekers zijn (landelijk) experts, ambtenaren, belanghebbenden en gebruikers van de sociale ontmoetingsplaatsen. Gespreksleiders: zij zorgen dat de gesprekken goed verlopen en begeleiden de deliberatie in de kleine groepen. Zij begeleiden het vastleggen van de resultaten uit de deliberatie en besluitvorming. Het gaat om neutrale en getrainde personen. Vraagbaak: Bij de vraagbaak (ambtenaren) kunnen de 80 inwoners hun ideeën en aanbevelingen toetsen op juridische, financiële en beleidsmatige randvoorwaarden. Stuurgroep: zij zien toe op de voortgang van het proces van het inwonersberaad.

Deelnemers zijn de wethouder, griffier, gemeentesecretaris en de programmamanager wijk- en dorpsgericht werken. Klein slim groepje: deze groep heeft als doel om te leren van dit proces en de rol van de gemeenteraad scherp te houden. Deelnemers zijn een viertal raadsleden, de wethouder, griffier, en de twee projectleiders. Het is aan de vier raadsleden om de gehele gemeenteraad goed te informeren over dit leertraject. Projectleiders: twee projectleiders werken aan de voorbereidingen van het inwonersberaad. De gemeentelijke- en een onafhankelijk projectleider trekken samen op. Hiermee wordt zowel de kennis van de gemeente gebruikt als wel de onafhankelijkheid van het proces gewaarborgd.

Communicatie Een goed inwonersberaad valt of staat met goede communicatie. Voor Vijfheerenlanden is het een nieuwe methode, deze dient goed uitgelegd te worden. En ook tijdens het inwonersberaad is het noodzakelijk helder en transparant te blijven communiceren over wat er gaande is. Herkenbaarheid We starten een publiekscampagne om bekendheid te geven aan het komende inwonersberaad. We ontwikkelen daar een passende uitstraling bij die we kunnen hergebruiken bij toekomstige inwonersberaden. Deze uitstraling komt terug op alle communicatie uitingen die we doen over het inwonersberaad. • • • • • • •

A0 posters langs de weg Informatiezuilen Het Kontakt Onze social media kanalen Webpagina Uitnodigingsbrief Stukken die voortkomen uit het inwonersberaad

Transparantie Een inwonersberaad is geen proces achter gesloten deuren. Alle informatie die met het beraad gedeeld wordt is openbaar. Het programma, de stukken en de presentaties die de inwoners in het beraad tot zich nemen staan op de website. En na elke beraadsbijeenkomst geeft de voorzitter via een filmverslag een inkijk wat er die dag gebeurd is.

Participatie Het inwonersberaad is een nieuwe en vergaande manier van inwonersparticipatie. De deelnemers, belanghebbenden en inwoners van Vijfheerenlanden participeren ieder op een ander niveau van betrokkenheid. Inwonersberaad Het inwonersberaad bestaat uit 80 gelote inwoners van Vijfheerenlanden. Deze groep krijgt de opdracht mee om met aanbevelingen te komen voor de gemeente over het vraagstuk dat hun is voorgelegd. Zij krijgen het vertrouwen om tijdens een intensief proces van 3 dagen en 3 avonden deze aanbevelingen op te stellen. Deze aanbevelingen voldoen aan de randvoorwaarden die de gemeenteraad heeft vastgesteld. De aanbevelingen worden overgenomen in nieuw op te stellen beleid. Het inwonersberaad wordt ontbonden zodra de aanbevelingen zijn overhandigd aan de gemeenteraad en het college. Belanghebbenden De vraagstelling die voorligt aan het inwonersberaad gaat over onze sociale ontmoetingsplaatsen. Stichtingsbesturen en beheerders van onze dorpshuizen en wijkgebouwen zijn belanghebbenden in dit vraagstuk. Zo ook de gebruikers van deze plekken zoals het verenigingsleven. Voorafgaand aan het beraad organiseren we één of meerdere informatiebijeenkomsten met de stichtingsbesturen en beheerders. We leggen het proces uit aan deze groep en laten hen meebeslissen over hoe ze hun deskundigen-rol willen vervullen.

Bij de start van het inwonersberaad zijn zij één van de deskundigen die de groep informeren over hun werkzaamheden en blik op de toekomst. De gebruikers van de verschillende sociale ontmoetingsplekken zijn zeer divers. We geven hen de mogelijkheid te reageren zoals beschreven staat hieronder bij Inwoners. Daarnaast wordt er, om het beraad te informeren, een beeldverhaal gemaakt van de verschillende sociale ontmoetingsplaatsen. In deze filmpjes wordt ook aandacht geschonken aan de gebruikers van de plekken. Inwoners De niet ingelote inwoners kunnen het proces volgen via de verschillende informatiekanalen. Het is niet zo dat deze inwoners hun mening niet mogen geven. Op verschillende mogelijkheden kan er inbreng worden gegeven: • • •

Website Emailadres Postadres

De ontvangen inbreng wordt gedeeld met het inwonersberaad. Zij mogen zelf beslissen wat hiermee te doen. Het kan bijvoorbeeld leiden tot het uitnodigen van die persoon of groep om hun inbreng toe te lichten.

Loting De 80 inwoners worden door middel van een loting uitgenodigd om deel te nemen. We versturen 8000 inwoners een uitnodiging om mee te doen. Over het deel dat daar positief op reageert houden we een gewogen loting. Dat houdt in dat we

rekening houden met een aantal criteria. Deze zijn: • • • • •

50% vrouw, 50% man Afkomstig uit alle woonplaatsen van Vijfheerenlanden Verdeling over de leeftijdscategorieën 16-25, 26-45, 46-65, 66+ Divers opleidingsniveau Divers in de frequentie waarin ze sociale ontmoetingsplaatsen bezoeken

Uit deze gewogen loting, die onafhankelijk met speciale software wordt uitgevoerd, komen de 80 deelnemers voort. Uitgesloten Een aantal inwoners worden uitgesloten van deelname. Dit zijn de belanghebbenden, commissieen raadsleden, collegeleden en gemeenteambtenaren van Vijfheerenlanden. Onder de belanghebbenden vallen de medewerkers en bestuursleden van de huidige sociale ontmoetingsplaatsen. Zij worden als deskundigen gehoord. AVG Zowel in de uitnodigingsbrief als tijdens het beraad houden we goed de AVG richtlijnen in de gaten. De privacy officer van de gemeente is betrokken bij alle privacy gevoelige onderdelen van het beraad.

Begroting De begroting bestaat uit communicatie uitingen, dagvergoedingen voor de deelnemers en ondersteuners, ruimtes, catering, techniek en een post onvoorzien. In totaal komt dit neer op €90.000.

Evaluatie en effecten Na afloop van het proces, na de overhandiging van de aanbevelingen, wordt er met alle betrokkenen terug gekeken op het inwonersberaad. Een jaar later doen we dat opnieuw. Dan blikken we terug op de effecten van het inwonersberaad op het uiteindelijk gemaakte beleid en de lange termijn ervaringen van de deelnemers.