Plan van aanpak Duidelijke Taal zo doen we dat B_W.docx

PLAN VAN AANPAK Duidelijke Taal: zo doen we dat! 28 april 2023

Inhoudsopgave Aanleiding.................................................................................................2 Terugblik op vier jaar Versimpelteam............................................................2 Wat is het resultaat?................................................................................3 Leerpunten.............................................................................................3 Aanpak.....................................................................................................4 Intern .................................................................................................4 Extern ................................................................................................4 Aanbieders ..........................................................................................5 Kaders...................................................................................................5 Drie sporen ............................................................................................6 Organisatie ...............................................................................................7 Voorwaarden .......................................................................................7 Financiën ..................................................................................................7 Planning

...................................................................................................8

Plan van aanpak

1

Aanleiding In de vergadering over de Programmabegroting in november 2022 heeft de burgemeester aan de gemeenteraad toegezegd om voor de Kadernota 2024 te komen met een plan van aanpak voor eenvoudig communiceren (Versimpelteam). Ook het Coalitieprogramma 2022-2026 streeft naar het gebruik van duidelijke taal. Het project Versimpelteam liep eind 2022 af. In dit plan van aanpak blikken we terug op vier jaar Versimpelteam en de lessen die we geleerd hebben. Dit hebben we als basis meegenomen bij dit plan van aanpak.

Terugblik op vier jaar Versimpelteam In het coalitieprogramma 2019-2022 komt de opdracht om de communicatie van de gemeente te ‘versimpelen’. De gemeenteraad stelt budget (€ 50.000) beschikbaar voor een periode van twee jaar en vraagt om een ‘Versimpelteam’. Na een korte verkenning is besloten om samen te werken met de Bibliotheek Lek en IJssel (BLIJ). Er komt een plan van aanpak met informatie om medewerkers te laten beseffen hoe belangrijk duidelijke taal is. Ook organiseren we trainingen en brievenwasserettes. Uiteindelijk staat ook een testpanel als optie open. Om de opdracht werkbaar te houden ligt de aandacht op het herschrijven van de 250 tot 300 standaardbrieven van de gemeente. In september 2019 start het project officieel met het ondertekenen van de ‘Direct Duidelijk Deal’. Daarna starten de trainingen en er worden twee brievenwasserettes georganiseerd. Via Intranet en het personeelsmagazine is het onderwerp geregeld onder de aandacht bij medewerkers. Ook zijn er hulpmiddelen voor medewerkers ontwikkeld. We kiezen er bewust voor om teams nauw te betrekken bij het herschrijven van standaardbrieven. Op die manier verwachten we meer steun te krijgen en het bewustzijn en de kennis in de organisatie te vergroten. In maart 2020 komt Nederland tot stilstand door de uitbraak van de coronapandemie.

Trainingen en brievenwasserettes waren door de coronamaatregelen tijdelijk niet mogelijk. In de eerste twee brievenwasserettes zijn brieven besproken. Deze brieven zijn gebruikt om formats voor soorten brieven te maken met een vaste opbouw. Afspraken over bijvoorbeeld aanhef en ondertekening enzovoort komen in de Schrijfwijzer Vijfheerenlanden. 30 medewerkers zijn opgeleid tot Direct Duidelijk Expert. Op die manier komt er meer kennis en kunde in de organisatie. Op verschillende manieren werken we (digitaal) samen met de teams aan het herschrijven van standaardbrieven. Ook komen er digitale trainingen voor medewerkers. De gemeenteraad verlengt het project Versimpelteam eind 2020 met twee jaar. De kosten moeten vanuit de reguliere budgetten voor communicatie betaald worden. Via de landelijke Direct Duidelijk Brigade mogen we een jaar lang gratis een taalapplicatie te testen en krijgen we een e-learning training voor 30 medewerkers. In de zomer van 2022 zijn fysieke bijeenkomsten weer mogelijk. In het najaar is de laatste brievenwasserette georganiseerd. We hebben een intern onderzoek gedaan om uit te zoeken wat medewerkers belangrijk vinden en nodig hebben.

Plan van aanpak

2

Wat is het resultaat? -

Meer bewustzijn bij medewerkers over waarom duidelijke taal belangrijk is; Een groot deel van de medewerkers heeft een training duidelijke taal schrijven gevolgd; Een duidelijke organisatiestructuur met 30 Direct Duidelijk Experts verspreid over de teams; Duidelijke formats voor brieven; Hulpmiddelen om duidelijke teksten te schrijven in de vorm van een Toolkit; Duidelijkere standaardbrieven.

Leerpunten -

-

-

-

Borgen is belangrijk want door de komst van nieuwe medewerkers en verloop is het belangrijk om dit onderwerp steeds onder de aandacht te brengen en medewerkers trainingen aan te blijven bieden; Mandaat voor het in gebruik nemen van herschreven standaardbrieven is belangrijk, zodat de medewerkers die brieven hebben herschreven ze ook echt kunnen invoeren; Brieven moeten aan allerlei juridische en accountancy eisen voldoen. Dat staat duidelijke brieven vaak in de weg; Niet alle document management systemen zijn ingericht op duidelijke brieven omdat zij bijvoorbeeld met tekstblokken werken; Het woord Versimpelen roept weerstand op bij medewerkers: zij zien het als ‘Jip en Janneke-taal’. Medewerkers vinden dat daarmee de inwoner niet serieus wordt genomen; Het woord Versimpelteam gaf de indruk dat er een team collega’s is dat alle brieven gaat herschrijven, terwijl de teams zelf verantwoordelijk zijn.

Plan van aanpak

3

Aanpak Voordat we begonnen met het plan van aanpak hebben we intern en extern met betrokkenen gesproken.

Intern Om de communicatie naar inwoners begrijpelijker te maken hebben we alle collega’s nodig. Het is hierbij belangrijk dat iedereen in de organisatie zich verantwoordelijk voelt voor het schrijven van duidelijke teksten. Maar hoe zorg je daarvoor? Daar hebben we samen met de Direct Duidelijk Experts en het kernteam over gesproken. Ook spraken we met bestuurders. We zien ook overeenkomsten met veel andere activiteiten en projecten binnen de organisatie: -

-

-

-

(Digitale) toegankelijkheid/VN verdrag voor de gehandicapte mens: een toegankelijke gemeente (iedereen telt mee) zorgt dat haar brieven en ‘klantreizen’ begrijpelijk zijn (dit vloeit voort uit de Sociaal Maatschappelijke Agenda); Dienstverleningsconcept o brieven in duidelijke taal is een vorm van dienstverlening; o de ‘klantreis’ moet helder, duidelijk en begrijpelijk zijn: digitaal en analoog; Nieuwe website: duidelijke teksten en gemakkelijke manier om producten aan te vragen zorgen voor digitale toegankelijkheid; Omgevingswet: ook hier belangrijk om duidelijke brieven toe te passen en duidelijke uitleg Taalpact/aanpak laaggeletterdheid Introductieprogramma nieuwe medewerkers Opleidingsprogramma medewerkers: elke medewerker moet duidelijke taal kunnen schrijven. Coalitieprogramma: we zetten in op heldere communicatie Koersdocument 'Fier op Reis': de gemeenteraad heeft uitgesproken om toegankelijk te willen zijn en in heldere taal te willen communiceren.

Met de medewerkers die hierbij betrokken zijn, hebben we over deze overeenkomsten gesproken.

Extern Wij zijn met organisaties die dicht bij de inwoners staan in gesprek gegaan. We hebben samen besproken hoe we inwoners kunnen betrekken bij de aanpak Direct Duidelijke Taal. Samen met Geld- en Regelzaken van Bindkracht VHL (eerder de Wijkwinkel), Huh? Wat bedoelt u? en Bibliotheek Lek en IJssel hebben we gesproken over mogelijke ideeën.

Plan van aanpak

4

Aanbieders Het schrijven van een tekst op taalniveau B1 kan lastig zijn. Daarom is er de wens voor een instrument dat hierbij helpt. Er zijn verschillende hulpmiddelen om eenvoudige teksten (B1 niveau) te schrijven. Samen met ICT hebben we gekeken naar de mogelijkheden. Een taalapplicatie in Outlook en Office 365 Word kan medewerkers helpen om duidelijke teksten te schrijven. Er zijn twee partijen naar voren gekomen die deze optie aanbieden: TextMetrics en Klinkende Taal. Samen met ICT hebben we met deze beide aanbieders gesproken. Als dit plan van aanpak door de gemeenteraad is vastgesteld dan starten we in het najaar van 2023 een inkooptraject voor de aanschaf van dit product.

Kaders Duidelijk communiceren is waardevol in heel veel processen. Van dienstverlening tot de aanpak van laaggeletterdheid en van brieven tot raadsvoorstellen. Alle communicatie met inwoners moet begrijpelijk zijn voor iedereen. Het helpt om teksten te schrijven op een lager niveau van lezen en schrijven, zoals B1 en A2. Taalniveau B1, eenvoudig Nederlands, is niet alleen voor mensen met een lager opleidingsniveau. Ook hoger opgeleiden en professionals lezen meestal liever teksten op taalniveau B1 dan op taalniveau C1. Een tekst op taalniveau B1 leest namelijk gemakkelijker en sneller. Wat valt onder duidelijke taal? -

-

-

-

Dit plan van aanpak gaat niet over het verminderen van laaggeletterdheid. Dit plan gaat over duidelijke taal voor iedereen: elke inwoner vindt het prettig om een duidelijke brief te ontvangen. Dit plan van aanpak gaat niet over de dienstverlening en manier van werken (werkprocessen) van de gemeente. Wel stimuleren we medewerkers om duidelijke taal te gebruiken en goede uitleg te geven. In dit plan van aanpak nemen we het duidelijk schrijven van college- en raadsvoorstellen niet mee. Wel zorgen we dat deze makkelijker geschreven kunnen worden omdat medewerkers trainingen kunnen volgen en een taalapplicatie kunnen gebruiken. Dit plan van aanpak is vooral praktisch en niet bedoeld om een cultuurverandering op gang te brengen. Waarom is duidelijke taal belangrijk, wat moeten gemeentelijke medewerkers er van weten en hoe maken we het makkelijker om duidelijk te schrijven?

Dit plan van aanpak gaat over 2024, 2025 en 2026. In 2023 start de voorbereiding.

Plan van aanpak

5

Drie sporen Het plan bestaat uit drie sporen: 1. Bewustwording Door medewerkers informatie te geven, gaan we onwetendheid tegen. Zo werken we aan bewustwording. Dit doen we door een campagne, met jaarlijks een aantal activiteiten. We willen dat medewerkers weten: waarom is duidelijk schrijven belangrijk? Wat is de invloed van mijn brief op de lezer? Zo blijft duidelijke taal onder de aandacht. 2. Versterken en borgen van vaardigheden We zorgen dat de medewerkers de kennis hebben en houden om duidelijke taal te gebruiken. Dat doen we met opleidingen en trainingen, die we herhalen met opfrismomenten. We zorgen dat medewerkers tijd hebben en houden om te oefenen. We zorgen ook voor voldoende Direct Duidelijk Experts. Zo zijn de taken verdeeld en wordt de werkdruk niet te hoog. Als een Expert weggaat, leiden we een nieuwe op. Ook willen we een programma voor Word en Outlook kopen, waarmee medewerkers zelf hun teksten kunnen controleren. Is de tekst te ingewikkeld? Welke andere woorden zijn duidelijker? Hoe kan het anders? Zo maken we duidelijke taal schrijven makkelijker. 3. Betrekken van inwoners Onze inwoners zijn onze spiegel. Zij kunnen het beste zeggen wat zij niet duidelijk vinden. Daarom willen we hen laten meedoen bij het toetsen van (standaard)brieven.

Mogelijkheden zijn: • Via de bestaande adviesgroepen en organisaties (zoals Bibliotheek Lek en IJssel en BindkrachtVHL) willen we inwoners vragen om mee te doen aan een testpanel en aan brievenwasserettes. Inwoners die meedoen krijgen hiervoor een vergoeding. • Een meldpunt (digitaal en fysiek) voor onduidelijke brieven op plaatsen waar inwoners vaak komen; • In overleg met onze partners komen we naar de mensen toe, bijvoorbeeld als gast in een Taalcafé. Zo kunnen we elkaar versterken. • We vragen inwoners naar hun top 10 van ergernissen bij brieven en proberen deze brieven te verbeteren. We kijken bij welke vragen of klachten duidelijke taal een rol speelt en bekijken samen met dit team wat er beter kan. We zetten het digitaal inwonerspanel in. We gebruiken metingen om te laten zien wat inwoners van onze brieven vinden en hoe we onze communicatie verbeteren. We evalueren en stellen waar nodig bij. Aandacht van college en management helpt. Zij kunnen vragen stellen bij teksten: waar gaat het precies over, op welke vraag is dit eigenlijk een antwoord? Schrijf het nog eens in duidelijke taal op.

Plan van aanpak

6

Organisatie Het DMT is opdrachtgever en treedt op als stuurgroep. We stellen een aanjaagteam in dat medewerkers aanmoedigt om duidelijke taal te gebruiken. Ook zijn er Direct Duidelijk Experts verspreid over de hele organisatie. Zo is er aandacht voor duidelijke taal in de organisatie.

Voorwaarden -

We borgen duidelijke taal in werkprocessen en afspraken Medewerkers krijgen tijd voor de invoering van duidelijke taal en voor het volgen van trainingen We bieden opleidingsmomenten regelmatig aan We borgen duidelijke taal in ons HR-beleid. Duidelijke taal is een gespreksonderwerp bij het in dienst nemen van personeel.

Financiën Voor de voorgestelde activiteiten is voldoende ruimte in de organisatiebudgetten (informatisering, communicatie en opleidingen). Als blijkt dat er toch een knelpunt is dan wordt dit opgenomen in de 2e Bestuursrapportage 2023 of in de Programmabegroting 2024. De activiteiten bestaan onder meer uit: Taalapplicatie Training vaardigheden medewerkers • •

Aanbieden e-learning via Studytube/5HLAcademie of maatwerktrainingen 5 groepen van 12 deelnemers per jaar Opfristrainingen Direct Duidelijk Experts en opleiden nieuwe experts

Testpanel & brievenwasserettes • •

vergoeding deelnemers, organisatie- en locatiekosten

Activiteiten gericht op inwoners • •

Kosten organisatie en locatie Testen brieven

Plan van aanpak

7

Planning Uitvoering gaat in stappen. De taalapplicatie kan in 2024 worden ingevoerd. Omdat duidelijke taal schrijven een structurele manier van werken is, kost het tijd om dit op te nemen in de werkprocessen. Jaarlijks maken we met stuurgroep en aanjaagteam een planning met concrete doelen. Daarnaast zetten we managementrapportages in, die vanuit de taalapplicatie mogelijk zijn. Dit plan van aanpak is voor de jaren 2023 tot 2026. In 2026 beoordelen we hoe het is gegaan en bepalen we het vervolg.

Plan van aanpak

8