Plan van aanpak commissie DWR.docx

Plan van aanpak commissie DWR Aan: commissie DWR Van: Krista Goossens, Griffier Vergadering: 18 januari 2021 In/aanleiding Op 2 januari 2019 is de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden gestart met een nieuwe raad en een nieuw vergaderstelsel met de daarbij behorende reglementen van orde. De Reglementen zijn vastgesteld met de afspraak dat het vergaderstelsel en de reglementen na 1 jaar zouden worden geëvalueerd. Deze evaluatie heeft vorm gekregen in een enquête. Uit de enquête kwam naar voren dat de raads- en commissieleden tevreden zijn met de wijze waarop het vergaderstelsel werkt, maar dat er wel aandachtspunten zijn die voor verbetering vatbaar zijn. Datzelfde geldt voor de college- en directieleden. In de raad van 1 oktober 2020 is besloten een commissie doorontwikkeling werkwijze raad in te stellen die voor de zomer van 2021 een voorstel aan de raad zal voorleggen met verbeterpunten. Probleemstelling/Opdracht In het raadsvoorstel van oktober 2020 staat dat er op een vijftal onderwerpen verbeteringen mogelijk zijn. Deze onderwerpen zijn: de beeldvormende fase, het proces van technische vragen, de rondvraag bij commissievergaderingen, de kwaliteit van voorgelegde stukken en de informatiewaarde van raadsvoorstellen en ten slotte de invloedsmogelijkheden van inwoners op het besluitvormingsproces van de raad.

Deelopdrachten/categorieën Na de eerste bijeenkomst van de commissie is ook de verwachting besproken van wat eigenlijk de opdracht moet zijn van de commissie. De commissie heeft besloten de opdracht in 3 categorieën te verdelen waar door de opdracht zoals beschreven in het raadsvoorstel al wat meer verdieping krijgt: 





Categorie 1: Functionele verbeteringen op raadsinstrumenten wat loopt er nu niet goed en kunnen we aanpassen? Aanpassen van Reglementen van Orde, vb. deadline technische vragen, rondvraag, hamerstukken Categorie 2: Aanbevelingen op de werkwijze van de raad binnen vergaderstelsel waar kunnen we verbeteringen aanbrengen in de werkwijze? KennispaRaad/Efficiënt vergaderen/Beeldvormende fase/inspraak inwoners/informeren en ontmoeten/Opinievergaderingen) Categorie 3: Brede wens op verbetering procesafspraken Waar kunnen we verbetering aanbrengen in hoe we met elkaar omgaan? (lange termijn agenda, rollen en taken, contact college-raad)

Doelstelling/Eindproduct

De commissie DWR komt voor het zomerreces met aanbevelingen vanuit de 3 genoemde categorieën. Deze aanbevelingen leggen ze voor aan de raad. Deze aanbevelingen kunnen aan verschillende gremia geadresseerd zijn. Kader Het vergaderstelsel waar we mee werken binnen de gemeente Vijfheerenlanden, het commissiestelsel geldt als kader. De enquête was gericht op de vraag in hoeverre de uitvoering van het vergaderstelsel voldoet. Op basis van de uitkomsten van de enquête, constateren we in algemene zin dat er tevredenheid heerst over de wijze waarop het vergaderstelsel werkt. Werkwijze De commissie heeft besloten in werkgroepjes te gaan werken om binnen een categorie de opdracht te gaan verdiepen. Iedere vergadering komt er als vast agendapunt een terugkoppeling van alle 3 de werkgroepjes. Deze werkgroepjes worden ondersteund door de griffie. Vanuit de griffie kan de inzet zijn dat alle drie de groepjes voorlopig een eigen ondersteuner hebben. Joost Jan Kool, Heleen Hofland en Krista Goossens kunnen hierin voorzien met de beperking dat Heleen Hofland, binnen haar interim-overeenkomst, maar tot 1 april bij ons is. Tijdsplanning De commissie DWR vergadert nog 5 keer voor het resultaat er moet liggen. Daarmee is de volgende tijdsplanning opgesteld:   





18 januari; o commissie stelt plan van aanpak vast o werkgroepjes per categorie worden ingedeeld 1 maart; o Werkgroepjes hebben eigen deelopdracht verder uitgeschreven o Commissie stelt deelopdrachten vast 12 april; o Werkbezoeken o Uitnodigen griffiers o Presentaties 31 mei; o Werkgroepjes komen met uitwerking aanbevelingen op hun eigen deelopdracht o Commissie debatteert over de verschillende aanbevelingen en besluit welke over te nemen in een raadsvoorstel 28 juni; o Commissie bespreekt raadsvoorstel en brengt advies uit naar de raad

Winstwaarschuwing: Denken we vertraging op te lopen ivm coronamaatregelen? Als we fysiek andere gemeenten mogen bezoeken moeten die gepland worden tussen 1 maart en 12 april. Dat is natuurlijk

wel de mooiste manier van bij iemand anders in de keuken kijken, mochten we nog digitaal moeten vergaderen, kunnen we een tussenbijeenkomst organiseren waar we griffiers/raadsleden/collegeleden o.a. uit kunnen nodigen om ervaringen te delen.