Overdrachtsdocument - van raad tot raad (26.01.2022)

Van gemeenteraad tot gemeenteraad

Overdrachtsdocument Gemeente Vijfheerenlanden

2022

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

2

Voorwoord Voor u ligt het overdrachtsdocument van gemeenteraad naar gemeenteraad. Dit door de griffie opgestelde document is op 10 februari 2022 vastgesteld door de gemeenteraad. U kunt dit document vooral zien als een spreekwoordelijk zetje in de rug van de nieuwe raad. Om voortvarend van start te kunnen gaan, maar ook om voort te zetten wat er door de vorige gemeenteraad is ingezet. Natuurlijk gaat uw raad zelf over zijn eigen werkwijze, prioritering, opleiding en vergaderregels. Maar de eerste raad van de gemeente Vijfheerenlanden heeft 3,5 jaar ervaring opgedaan in het besturen van een nieuwe en middelgrote gemeente. In die periode is er veel werk verzet. Veel is goed gegaan, maar er zijn ook zaken fout gegaan. Projecten zijn opgezet, afgerond en in ontwikkeling gebracht. Bij dat alles is veel geleerd. Vertaald in 12 onderwerpen is dat vastgelegd in dit document. Niet om te vertellen hoe het moet, maar als aanbeveling. Het zou immers zonde zijn wanneer de opgedane kennis en ervaring helemaal zou verdwijnen. Ondanks dat is het aan u of deze worden overgenomen of naast zich neer worden gelegd. Elk onderwerp in dit overdrachtsdocument is op dezelfde manier uitgewerkt. Een aantal hoofdstukken trapt af met een korte, algemene uitleg van het onderwerp. Daarna wordt er terug geblikt op de voorgaande periode. Dat terug blikken gebeurt vanuit diverse perspectieven.

Soms is er sprake van een terugblik vanuit de raad en soms komt de terugblik van hulptroepen als de rekenkamer of de werkgeverscommissie. In een aantal gevallen gaat deze terugblik gepaard met een korte reflectie. Elk hoofdstuk wordt afgesloten met een aantal aanbevelingen. Tot slot. Voor elke gemeenteraad, dus ook voor de nieuwe gemeenteraad, is het een uitdaging om niet alleen formeel het hoogste bestuursorgaan van de gemeente te zijn, maar ook in de praktijk het meest invloedrijke orgaan in de lokale democratie te zijn. Een sterke raad doet ertoe!

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

Thema’s 1. De raad van de gemeente Vijfheerenlanden 2. Vergaderstructuur 3. Informatievoorziening 4. Raad als werkgever 5. Raad in de regio 6. Raad en hulptroepen 7. Voorzitter van de raad 8. Burgerparticipatie 9. Integriteit 10.Raad als opdrachtgever en kadersteller 11.Informatie- & formatieproces 12.Specifieke onderwerpen 13.Reglementen & Verordeningen

3

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

4

1. De raad van de gemeente Vijfheerenlanden De profielschets voor de eerste Kroonbenoemde burgemeester van de gemeente Vijfheerenlanden trapte af met de volgende woorden: ‘Op 1 januari 2019 zag de gemeente Vijfheerenlanden het levenslicht. Voldragen en helemaal compleet. Maar de fijne trekken in het gelaat moesten zich nog ontwikkelen’. Anders gezegd: de gemeente moest nog een karakter ontwikkelen, een eigen cultuur. Voor de gemeenteraad gold dat precies zo. Nadat op 2 januari 2019 de raad van de gemeente Vijfheerenlanden was geïnstalleerd, was er vooral in technische zin sprake van een gemeenteraad. Het proces dat volgde, stond in het teken van de karaktervorming van de raad. Een proces dat werd beïnvloed door de drie politieke bloedgroepen (Zederik, Vianen en Leerdam) waaruit de gemeente Vijfheerenlanden is opgebouwd. De uitdaging was deze te laten samenvloeien tot een geheel. Hoewel dat grotendeels is gelukt, is in sommige situaties nog altijd de kleur van de voormalige gemeenten terug te zien. Ondanks die verschillende achtergronden is er sprake van een raad die echt een eigen cultuur ontwikkeld heeft. Een cultuur die rust op de pijlers ‘respect hebben voor elkaar’ en ‘respect hebben voor geschreven en ongeschreven regels van het politieke spel’. Daardoor is de raad van de gemeente Vijfheerenlanden een harmonieus orgaan.

Hoewel de raad vaak langs de (voorspelbare) lijnen van coalitie/oppositie acteerde, is er op een aantal belangrijke thema’s nadrukkelijk raadsbreed initiatief genomen. Het meest in het oog springend daarbij is de strategische visie waarin de raad echt een leidende rol heeft gepakt. Dit sluit aan op een inhoudelijke ontwikkeling die de voormalige raad heeft doorgemaakt. Een ontwikkeling waarin de raad zich nadrukkelijk duaal positioneerde ten opzichte van het college. Een cultuur ontwikkelt zich niet alleen in de raadszaal, maar ook (of misschien wel vooral) in de ontmoeting daarbuiten. Tijdens informele momenten als borrels na een vergadering en uitjes. Vanzelfsprekend liep de raad in dat proces ook tegen de beperkingen van corona aan. Het tekent echter de kracht van de raad dat de nog lang niet gerijpte cultuur sterk genoeg ontwikkeld was om ook digitaal de ingezette weg te vervolgen. Het ingrijpende besluit om al snel digitaal te vergaderen, om daarmee de leden uit de raad met een kwetsbare gezondheid de mogelijkheid te bieden deel te blijven nemen aan de vergaderingen en activiteiten van de raad, is echt een uiting van de, ondanks alles, ontwikkelde cultuur.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

5

2. Vergaderstructuur Terugblik Op 2 januari 2019 ging de nieuwe raad van de gemeente Vijfheerenlanden van start met een nieuw vergaderstelsel en de daarbij behorende reglementen van orde. Deze reglementen waren voorbereid door raadswerkgroepen die bestonden uit vertegenwoordigers uit de voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik. Er werd gekozen om te gaan werken met het zogenaamde BOB vergaderstelsel. De letters BOB staan voor: Beeldvorming, Oordeelsvorming en Besluitvorming. In het BOB vergaderstelsel vergadert de gemeenteraad één keer maand op donderdag (besluitvorming). Op de agenda staan hamer- en bespreekstukken. Per onderwerp vindt debat en besluitvorming plaats over de raadsvoorstellen, amendementen en moties. Voorafgaand aan de openbare raadsvergadering, worden elke maand drie openbare commissievergaderingen gehouden: Commissie Ruimte, Verkeer en Economie (RVE), Commissie Welzijn, Onderwijs en Sport (WOS) en Commissie Algemene Zaken (AZ). In deze commissie vindt de oordeelsvorming plaats en wordt geadviseerd over de afhandeling van een voorstel in de raadsvergadering. Een raadscyclus wordt afgetrapt met een VHL plein. Tijdens het VHL plein kan een raads- en commissielid inhoudelijk kennis maken met een onderwerp waarover later (mogelijk) besloten moet worden (beeldvorming).

Naast een technisch-inhoudelijke overdracht van informatie is er op het VHL plein ook ruimte voor de mening van inwoners over een onderwerp. Deze mening draagt eveneens bij aan de beeldvorming over een onderwerp. Het BOB vergaderstelsel en bijbehorende reglementen zijn vastgesteld met de afspraak dat deze na 1 jaar zouden worden geëvalueerd. Deze evaluatie heeft vorm gekregen in een enquête. Reflectie Uit de enquête bleek vooral dat raads- en commissieleden en collegeleden tevreden zijn met de wijze waarop het vergaderstelsel werkt. Er werd echter wel een aantal verbetermogelijkheden genoemd. Om met deze verbetermogelijkheden aan de slag te gaan, heeft de raad op 1 oktober 2020 besloten een raadscommissie Doorontwikkeling Werkwijze Raad (Commissie DWR) in te stellen. In de commissie DWR zijn verbeterpunten uitgewerkt die vervolgens zijn voorgelegd aan de raad. Deze verbeterpunten hebben betrekking op zaken als efficiënter vergaderen (onder meer door aandacht te besteden aan de vergadercultuur en het aanscherpen van het reglement van orde), het meer dynamisch maken van de beeldvormende fase, aandacht te schenken aan de rolverdeling tussen college en raad en het ontwikkelen van de Lange Termijn Agenda als sturingsinstrument. In de afgelopen periode is raadsbreed hard gewerkt om de door de commissie DWR uitgewerkte verbeteringen door te voeren in de praktijk.

Aanbevelingen • De verbeteringen die op basis van de enquête en de adviezen van de commissie DWR zijn doorgevoerd, vragen om doorlopende aandacht. Ook in een nieuwe raadsperiode. Gebruik hiervoor de mogelijkheid van kennisoverdracht via het interne opleidingsprogramma Kennis paRaad en denk na over het belang van een nieuwe evaluatie van het vergaderstelsel. • Investeer in de functie van voorzitter. Hun rol is essentieel voor goed verlopende vergaderingen. Ga daarom aan de slag met:

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

▪ ▪ ▪ ▪ •

6

Een goede begeleiding/training van de voorzitters Het inrichten van een voorzitterspoule voor een goed toegeruste vervanging van voorzitters bij afwezigheid. Het voorafgaand aan elke vergadering benoemen van de vergaderregels door de voorzitter. Het verwerken van de aanbevelingen uit de evaluatie van de huidige voorzitterspoule (februari 2022).

Faciliteer de beeldvorming van de raad door middel van het VHL plein. Richt je daarbij niet alleen op inhoudelijke presentaties vanuit de organisatie, maar biedt ook inwoners, bedrijven en het maatschappelijk middenveld de mogelijkheid met de raad te delen wat een bepaald besluit voor hen kan betekenen. Het VHL plein nieuwe stijl biedt deze mogelijkheid. Ga verder met deze vorm en breng waar nodig verbeteringen aan.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

7

3. Informatievoorziening Algemeen Goede informatie is belangrijk voor de raad om zijn kaderstellende en controlerende werk te kunnen doen. Daarom is de actieve informatieplicht in de Gemeentewet opgenomen. Zonder informatie kan het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester bijvoorbeeld niet worden gecontroleerd en ook niet ter verantwoording worden geroepen. Het college en de burgemeester moeten actief, dus uit zichzelf, alle informatie te verschaffen die de raad voor de uitoefening van zijn taken nodig heeft. Er is ook een passieve informatieplicht. Die houdt in dat het college of de burgemeester op verzoek van een raadslid inlichtingen verstrekt. Terugblik Informatiestromen Formeel communiceert het college op meerdere manieren met de raad. Informatie wordt gedeeld via raadsvoorstellen en raadsinformatiebrieven (RIB), via presentaties op het VHL plein en tijdens de commissievergaderingen. Daarnaast heeft het college de mogelijkheid om de raad of commissie tijdens de mededelingen te informeren over actuele zaken. Aan het presenteren van onderwerpen op het VHL plein zijn voorwaarden verbonden. Doel van een presentatie op het VHL plein is de raad informeren over een onderwerp. Wanneer het college via de organisatie om ruimte op het plein vraagt, zal altijd eerst worden bekeken of deze informatie ook via een RIB kan worden gedeeld met de raad.

De afweging RIB of VHL plein gebeurt over het algemeen in goed overleg tussen de organisatie en de griffie. Belangrijke afwegingspunten zijn de omvang, de complexiteit en de (politieke) actualiteit van het onderwerp . Mede ingegeven door de beperkingen van de coronacrisis is er in de afgelopen periode een nieuwe mogelijkheid gecreëerd om informatie met de raad te delen: het webinar. Een webinar is een van te voren opgenomen presentatie/informatiefilmpje die in de week van het VHL plein (de maandag voor het plein) digitaal wordt gepubliceerd. Het delen van informatie op het VHL plein, is overigens geen unieke privilege van het college. Ook raadsleden kunnen presentatieruimte aanvragen op het plein. Voor zowel een aanvraag van het college als een aanvraag vanuit de raad geldt dat de agendacommissie (op basis van een advies van de griffie) besluit over de agendering van onderwerpen op het VHL plein. Verder bestaan er ook voor inwoners en belanghebbenden mogelijkheden om de raad van informatie te voorzien. Dat kan via een brief en door in te spreken (inspreekrecht). Voorheen vond dat inspreken plaats in een van de commissievergaderingen. Sinds kort is dit moment verschoven naar het ‘aan de praat met de raad’ tijdens het VHL plein nieuwe stijl (zie ook hoofdstuk 2: vergaderstructuur) Tenslotte kan de raad of individuele raadsleden natuurlijk ook informeel worden benaderd.

Tijdens een kennis paRaadsessie “De straat vraagt de raad” hebben de raads- en commissieleden handvatten mee gekregen hoe hiermee om te gaan. Tijdens deze avond is een zogenaamde lokale praatplaat opgesteld. Hierin zijn een aantal stappen uitgewerkt die een raadslid helpen om een signaal van de straat te verwerken in een passende actie.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

8

Ontsluiting van ingekomen stukken Niet alleen de informatie van het college wordt altijd via de griffie aan de raad verzonden, maar ook de informatie van belangengroepen, inwoners en andere organisaties. Een delta van informatie die met duidelijke afspraken in goede banen moet worden geleid. Het overzichtelijk maken van alle informatie die de raad ontvangt, heeft voortdurende prioriteit. Aanbevelingen • •

Werk aan heldere toetsingscriteria voor het beantwoorden van de vraag of informatie geschikt is voor een VHL plein, een webinar of een RIB. Dit voorkomt onnodige discussies en onduidelijkheid. In lijn met het credo ‘Het kan altijd beter’ vraagt het beter stroomlijnen van informatie naar de raad om voortdurende aandacht. Dat geldt in belangrijke mate voor ingekomen stukken en dan met name de RIB’s.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

9

4. Raad als werkgever Algemeen Werkgeverschap raad Op 7 maart 2002 trad de Wet dualisering gemeentebestuur in werking. Het doel van deze wet is de lokale democratie te versterken. Belangrijke bouwstenen van deze doelstelling zijn: • •

De raad en het college scherper te positioneren; Helderheid te scheppen in de verhouding tussen beide bestuursorganen.

Om dit doel te realiseren is met de Wet dualisering gemeentebestuur in de Gemeentewet een aantal structuurmaatregelen vastgelegd. Eén daarvan is de verplichting voor gemeenteraden om een griffier te benoemen. Daarmee is wettelijk bepaald dat elke gemeenteraad sowieso één eigen ambtelijke ondersteuner heeft. Bovendien moeten alle gemeenteraden een instructie voor de griffier vaststellen. Het is aan de gemeenteraden zelf te besluiten om ook andere medewerkers dan de griffier te benoemen als raadsondersteuners én om regels te stellen over de organisatie van de griffie. Het is van belang dat de werkgeverscommissie altijd het duale perspectief voor ogen houdt.1 Rechtspositionele verantwoordelijkheden én zorgplicht Met de wet dualisering gemeentebestuur is de gemeenteraad dus zelf verantwoordelijk gemaakt voor de eigen ambtelijke ondersteuning bestaande uit in ieder geval een griffier en eventuele griffiemedewerkers. De gemeenteraad is daarmee werkgever geworden. Dat betekent dat de raad: • •

Rechtspositionele verantwoordelijkheden (zoals over bezoldiging, ziekte en verlof) draagt; Een algemene zorgplicht heeft inzake de ontwikkeling, het welzijn en welbevinden van zijn personeel.

In de besluitenlijsten van de werkgeverscommissie in de periode 2019-2021 zijn de belangrijkste werkzaamheden terug te vinden (zoals het voeren van voortgangsgesprekken, het begeleiden van werving en selectieprocedures, etc.).2 Werkgeverscommissie Formeel is de hele raad werkgever van de griffier. In de praktijk is het echter lastig, zo niet onmogelijk, om daar met de hele raad uitvoering aan te geven. Om die reden is de werkgeversrol belegd bij een kleine groep mensen. Deze groep mensen heet de werkgeverscommissie. Terugblik Ook de raad van de gemeente Vijfheerenlanden heeft een werkgeverscommissie. Grondslag voor zijn functioneren is de verordening werkgeverscommissie griffie Vijfheerenlanden 2019 en instructie griffier 2019.3 De leden van de werkgeverscommissie (inclusief de voorzitter) zijn op 2 januari 2019 door de gemeenteraad benoemd. In de afgelopen raadsperiode waren dat: Dico Baars (voorzitter), Kees Bel, John van der Velden en Kees Vermaat. Bijvoorbeeld bij de invoering en toepassing van de Wet normalisering rechtspositie ambtenaren of de functiewaarderingen van de griffier en de griffiemedewerkers kan niet zonder meer aangesloten worden bij het functieboek van de ambtelijke organisatie. Zie 1

Besluit werkgeverscommissie rechtspositie griffier 12 februari 2020.

Een uitgebreide oriëntatie op de werkgeversrol van de gemeenteraad, inclusief praktijkvoorbeelden, is hier te vinden: https://www.raadsleden.nl/raadsacademie/ondersteuning/tien-treden-van-goed-werkgeverschap 3 Beide documenten zijn hier te vinden: https://ris2.ibabs.eu/Reports/Details/Vijfheerenlanden/64f21790-6717-416d-907a4de2faa183bd 2

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

10

Aanbevelingen •

• •

Stel zo snel mogelijk een nieuwe werkgeverscommissie in. Houd bij de samenstelling van de nieuwe commissie oog voor 'continuïteit' van het werkgeverschap van de raad. Ook met het oog op de actuele ontwikkelingen in de bezetting van het griffieteam. Regel in ieder geval een grondig overdrachtsmoment tussen de oude en nieuwe werkgeverscommissie. Continueer zo mogelijk de huidige werkwijze van de werkgeverscommissie. Verzoek de nieuwe werkgeverscommissie om de bestaande verordening inzake het werkgeverschap en de instructie van de griffier te evalueren en indien nodig met een actualisatie hiervan te komen.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

11

5. Raad in de regio De gemeente neemt deel in regionale samenwerking en verbonden partijen. Het is belangrijk dat een nieuwe raad goed geïnformeerd is over de taken die in regionale samenwerking of verbonden partijen worden uitgevoerd. Terugblik en reflectie In de afgelopen periode heeft de raad verschillende stappen genomen in het kader van kennismaking met de verschillende samenwerkingsverbanden en het fenomeen grip op verbonden partijen. Gemeenschappelijke Regelingen De eerste uitgebreide kennismaking met de verschillende gemeenschappelijke regelingen waaraan Vijfheerenlanden deelneemt, vond plaats tijdens een VHL plein waarin de Gemeenschappelijke Regelingen zich voorstelden aan de raad en daarbij in het kort vertelden wat zij doen voor onze inwoners. Tijdens deze avond was het ook mogelijk om hierover door te praten tijdens de zogenaamde kennismarkt. De laatste fase van de kennismaking (tijdens een kennis paRaadsessie) stond in het teken van het begrip ‘Grip op verbonden partijen’. Verbonden partijen voeren vaak belangrijke gemeentelijke taken uit. Het bestuur staat daarbij op een grotere afstand waardoor mogelijk een spanningsveld kan ontstaan tussen het belang van de gemeente en dat van andere gemeenten. Tijdens deze bijeenkomst sprak de raad de ambitie uit zijn grip te willen vergroten.

In een raadsinformatiebrief van februari 2020 heeft de griffie aangegeven om welke stappen (in samenwerking met de burgemeester en de ambtelijke organisatie) dit vraagt. Denk daarbij aan: • Het tijdig aanbieden van zienswijzen aan de raad. • Een actieve informatieplicht van het college aan de raad met betrekking op de verbonden partijen en hiervoor een vast agendapunt in te richten bij de commissievergaderingen. • Ontsluiten van informatie over/ van verbonden partijen op iBabs (statuten, vergaderstukken van het Algemeen Bestuur etc). De volgende stappen zijn geopperd, maar (nog) niet tot uitvoering gebracht. • Onderzoek mogelijkheden om aanlevering vanuit de verschillende verbonden partijen in 1 ritme te krijgen. • Onderzoek de behoefte om te gaan werken met raadsrapporteurs (de werkwijze van een aantal raden/griffies in Noordoost-Brabant). U10 Naast de gemeenschappelijke regelingen wordt er ook door meerdere gemeenten samengewerkt in de regio in de vorm van de U10. De U10 is een zogenaamde netwerksamenwerking op velerlei gebieden. Op het bordje van de U10 liggen gemeenschappelijke opgaven die vanwege allerlei belangen een bovenregionaal karakter hebben. Formeel is de U10 een collegeregeling. Dat betekent formeel dat de raden geen zeggenschap hebben. De betrokkenheid door de raden is echter wel van belang.

De raden stellen immers de definitieve beleidsstukken vast op lokaal niveau. In juni 2020 is de raad geïnformeerd over het aangepaste Bestuursconvenant. In het convenant staat de rol van de raad beschreven. Het uitgangspunt hierbij is dat oordeelsvorming en besluitvorming van een voorstel altijd plaatsvindt binnen de eigen raad. De samenwerking laat het initiatief bij de raden om aan te geven wanneer zij behoefte hebben aan gezamenlijke besluitvorming dan wel oordeelsvorming. Tijdens de commissie AZ van 17 september 2020 is door twee fracties (CDA en VVD) opiniërend enkele vragen voorgelegd aan de overige commissieleden. Deze vragen hadden vooral betrekking op:

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

• • • • •

12

Het belang van Vijfheerenlanden. De kaders U10 versus de kaders lokaal. Het vormen van allianties. De vorm van raadsrapporteur. Het opnemen van de U10 op de Lange Termijn Agenda.

Recent is vanuit de U10 en de griffies van de betrokken gemeenten het initiatief genomen om (voorgenomen) amendementen op beleidsstukken vanuit de U10 als raadsleden met elkaar te delen. Naast de U10 kent de gemeente ook andere interregionale samenwerkingen, zoals onder andere de Regio Alblasserwaard-Vijfheerenlanden en Lekstroom. Wijzigingen in de Wet gemeenschappelijke regelingen Vanaf 1 juli 2022 zullen de aangenomen wijzigingen op de Wet gemeenschappelijke regelingen (Wgr) in werking treden. Met deze wijzigingen krijgen raadsleden meer mogelijkheden om hun controlerende rol in gemeenschappelijke regelingen in te vullen en te versterken. Zo krijgen de volksvertegenwoordigers meer invloed op besluiten van een gemeenschappelijke regeling, bijvoorbeeld via zienswijzen of door het instellen van een gemeenschappelijke adviescommissie voor raadsleden bij zware regelingen. Ook krijgen volksvertegenwoordigers meer mogelijkheden om invloed te hebben op het functioneren van een regeling, bijvoorbeeld via verplichte afspraken over evaluatie van de regeling en de verplichting om scherpere afspraken te maken over (financiële) gevolgen van uittreding voor de uittredende deelnemers. Daarnaast komen er extra controlebevoegdheden, zoals de mogelijkheid om een enquête in te stellen over het functioneren van de gemeenschappelijke regeling 4. Aanbevelingen • • • • •

De raad bepaalt zelf zijn mate van betrokkenheid. Organiseer daarom een bijeenkomst waarin de mogelijkheden en wensen voor grip op de gemeenschappelijke regelingen wordt onderzocht. Kies bij het streven naar meer grip in eerste instantie voor een of enkele samenwerkingsverbanden om dit te realiseren (kleine stapjes). Laat u als raad goed informeren over het U10 Beraadt (informatieavond over een bepaald thema waarbij raadsleden met elkaar van gedachten wisselen) en andere bijeenkomsten en zorg dat deze daadwerkelijk worden bezocht. Maak als raad duidelijk welke informatiebehoefte u heeft. Handhaaf het vaste agendapunt Actieve informatieplicht met betrekking op de verbonden partijen op de agenda van de commissievergaderingen.

4 https://www.rijksoverheid.nl/actueel/nieuws/2021/12/14/versterking-politieke-verantwoording-

gemeenschappelijke-samenwerking

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

13

6. Raad en hulptroepen De raad wordt niet alleen ondersteund door de griffie, maar ook door de Auditcommissie, de accountant en de Rekenkamer. Dit zijn belangrijke instrumenten van de raad. Auditcommissie Algemeen De auditcommissie is een belangrijk raadsinstrument. Het kan de raad ondersteunen bij onderwerpen die verband houden met de gemeentefinanciën. De auditcommissie fungeert in veel gevallen als eerste aanspreekpunt voor de accountant en kan de raad adviseren over financiële stukken. Het hebben van een auditcommissie is niet verplicht. Terugblik en reflectie In 2019 is de raad in een kennis paRaadsessie voor het eerst voorgelicht over de auditcommissie als raadsinstrument. Tijdens deze bijeenkomst hebben de raads- en commissieleden uitgangspunten geformuleerd die verband hielden met zaken als de structuur van de commissie, de bemensing en de taken. Volgende stap was het opstellen van een verordening Auditcommissie. Dit zorgvuldig uitgezette proces startte met een inhoudelijke behandeling van de verordening tijdens een VHL Plein. Daarna volgde een opiniërend debat waarin de bouwstenen werden besproken die de basis vormen van de verordening zoals deze er nu ligt.

In de verordening is vastgelegd dat: • De auditcommissie een technische commissie is met een breed takenpakket; • De auditcommissie een adviesrol heeft op grond van artikel 84 gemeentewet; • Alle fracties vertegenwoordigd zijn in de auditcommissie. Begin 2020 is de auditcommissie officieel van start gegaan. Tijdens de vergaderingen hebben de leden een goede sfeer ervaren. Daarbij werd het belang van een goede voorzitter erkend. Aanbevelingen • Benoem zo snel mogelijk na de verkiezingen de leden van de auditcommissie en wijs een voorzitter aan. • Maak een jaarplanning en laat deze iedere vergadering terugkomen om te actualiseren; • Evalueer halverwege de zittingstermijn de verordening op de auditcommissie; • Evalueer de vorm waarin de auditcommissie nu vergadert en de rol van de auditcommissie bij de technische voorronden; • Pak als auditcommissie een nadrukkelijke rol als adviserend orgaan in de richting van de commissie AZ. • Pak als auditcommissie een technische rol bij de behandeling van de P&C cyclus en grondexploitaties. • Houd ruimte in de vergadering om zonder adviseurs te overleggen; • Zorg voor duidelijkheid over de aanlevering van stukken en pas waar nodig de vergaderdata daarop aan (het liefst bij het opmaken van de vergaderschema). • Besteed aandacht aan de samenwerking met de accountant en de ambtelijke organisatie.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

14

Accountant Algemeen Op grond van artikel 213 Gemeentewet wijst de gemeenteraad één of meer accountants aan (als bedoeld in artikel 393, eerste lid, van Boek 2 van het Burgerlijk Wetboek). De accountant is belast met de controle van de jaarrekening, het verstrekken van een accountantsverklaring aan de raad en het uitbrengen van een verslag van bevindingen. Terugblik Tot en met het begrotingsjaar 2019 hadden de voormalige gemeenten (Leerdam, Vianen en Zederik) en BVO (de ambtelijke voorloper van de gemeente Vijfheerenlanden) BakerTilly als accountant aangesteld. Omdat dit contract ten einde liep, moest er nieuwe accountant worden gezocht voor de begrotingsjaren 2020 en verder. Hiervoor heeft een Europese aanbesteding plaatsgevonden. Dit proces is begeleid door een speciaal door de auditcommissie aangesteld inkoopteam. Dit team was samengesteld uit twee leden van de auditcommissie, de commissiegriffier die de auditcommissie ondersteunt en de concerncontroller. Na een zorgvuldige beoordeling (kwaliteit en prijs) van het inkoopteam, is de inschrijving van Q-concepts als beste beoordeeld. De overeenkomst met Q-concepts heeft een vaste looptijd van vier jaren. De looptijd omvat de controle van de boekjaren 2020 tot en met 2023. Na deze periode kan de opdrachtgever de overeenkomst twee maal verlengen met maximaal één jaar (voor de boekjaren 2024 en 2025).

De accountant heeft in een korte tijd de controle voor de jaarrekening 2020 uitgevoerd omdat de accountant vanaf november 2020 is aangesteld. Daardoor heeft het proces van de jaarrekening enige vertraging opgelopen. Voor de jaarrekening 2021 loopt de controle op schema. De accountant is een adviseur die regelmatig aansluit bij de auditcommissie, niet alleen om het controleplan, de voortgang van en de jaarrekening te bespreken, maar ook om te adviseren over de rechtmatigheidsverklaring, de rol die de auditcommissie zou kunnen spelen bij de invulling van grote financiële gevolgen (zoals bij de Niemansclaim) en overleggen met de rekenkamer. De accountant kan indien gewenst bij iedere vergadering aansluiten. Aanbevelingen • Neem de accountant als vaste adviseur op in de auditcommissie. • Evalueer na een jaar de samenwerking met en de werkzaamheden van de accountant. • Start in 2023 met de voorbereidingen voor een eventuele verlenging van het contract met de huidige accountant. Rekenkamer Algemeen Elke gemeente is wettelijk verplicht om een Rekenkamer of een rekenkamerfunctie te hebben. De Rekenkamer doet onafhankelijk onderzoek naar de doelmatigheid, doeltreffendheid en rechtmatigheid van het gemeentebestuur. Dit is een belangrijk instrument in de controlerende functie van de gemeenteraad. De Rekenkamer is een onafhankelijk orgaan en bepaalt zelf waar zij onderzoek naar doet.

Wel staat de Rekenkamer open voor suggesties vanuit de raad om bepaalde onderwerpen te onderzoeken. Terugblik De raad heeft in 2020 een nieuwe Rekenkamer aangesteld. Deze bestaat uit vijf onafhankelijke leden, namelijk Karin van den Berg (voorzitter), Collin Hoogeveen, Rob Paulussen en Jolanda Versteegh. Er is een vacature voor het vijfde lid. Deze zal in februari 2022 worden ingevuld. In de verordening is specifiek

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

15

gekozen voor een model met meerdere externe leden. Dit garandeert onafhankelijkheid, meerdere perspectieven en competenties. Vanuit deze onafhankelijkheid heeft de raad besloten dat de Rekenkamer zelf verantwoordelijk is voor haar secretariële ondersteuning. De griffie is aanspreekpunt voor het contact met de raad. Daarnaast heeft de raad gekozen voor een Rekenkamer met leden die ook zelf onderzoek kunnen uitvoeren. Tenslotte is gekozen voor het landelijk gemiddelde budget van €1,00 per inwoner. Deze keuzes zijn vastgelegd in de Verordening op de Rekenkamer. De Rekenkamer heeft tot nu toe twee onderzoeken uitgevoerd: Zorgfraude en Digitale Dienstverlening. De Rekenkamer heeft het onderzoek over Zorgfraude gepresenteerd op een VHL plein en heeft beide onderzoeken en aanbevelingen toegelicht in de commissie WOS van 27 oktober 2021. De raad heeft deze aanbevelingen overgenomen. In juni 2021 heeft de raad aan de Rekenkamer gevraagd onderzoek te doen naar de betrokkenheid van de raad bij de rechtszaak met Niemans gedurende het fusietraject. De uitkomsten van dit onderzoek worden medio 2022 verwacht. Aanbevelingen Omdat de Rekenkamer pas ruim een jaar in bedrijf is, is het nog vroeg om de werkwijze van de Rekenkamer volledig te evalueren. Wel stelt de Rekenkamer enkele technische wijzigingen in de verordeningen voor. • •

Maak zo snel mogelijk kennis met de Rekenkamerleden, zodat de raad en de Rekenkamer elkaar weten te vinden. Evalueer na een jaar de werkwijze van de Rekenkamer en ga als raad in gesprek met de Rekenkamer over de wederzijdse verwachtingen. Over het gesprek tussen de raad en de Rekenkamer is ook onlangs een rapport verschenen van de Nederlandse Vereniging voor Raadsleden en de Nederlandse Vereniging van Rekenkamers5.

5 https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/inspiratiekaderslokalerekenkamers.pdf

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

16

7. Voorzitter van de raad De burgemeester is voorzitter van de raad. De raad heeft ook een vicevoorzitter. Terugblik Voor wat betreft het onderwerp ‘voorzitter van de raad’ was de afgelopen periode een boeiende. Er is immers een kroonbenoemde burgemeester gezocht, gevonden en geïnstalleerd. In dit proces vervulde de vertrouwenscommissie een belangrijke rol. Hoe die rol exact is ingevuld, is geheim. Los daarvan is het belangrijk dat de leden van een vertrouwenscommissie goed opgeleid en begeleid worden. Temeer omdat de rol van de vertrouwenscommissie met de benoeming van de burgemeester niet is uitgespeeld. Zo wordt het functioneren van de burgemeester elk jaar door de vertrouwenscommissie besproken tijdens een zogenaamd klankbordgesprek. In de afgelopen periode is ook een vicevoorzitter van de raad aangewezen. Deze vervangt de burgemeester bij afwezigheid als voorzitter van de raad en bij de behandeling van onderwerpen waarvan de voorzitter in de rol van burgemeester portefeuillehouder is. In dit geval is de keuze voor de vicevoorzitter gevallen op het raadslid met de meeste raadsjaren achter de rug (nestor van de raad). In de afgelopen periode is de vicevoorzitter vooral ingezet bij ceremoniële activiteiten zoals het onthullen van het gemeentewapen en het leiden van de installatievergadering van de nieuwe burgemeester.

Verder was de invulling van de rol vooral pragmatisch: de voorzitter vervangen wanneer deze afwezig is. In een aantal gevallen verving de vicevoorzitter de burgemeester wanneer de raad sprak over een zaak uit de inhoudelijke portefeuille van de burgemeester. Die vervanging was echter geen wetmatigheid. Aanbevelingen • •

Zorg dat een vertrouwenscommissie optimaal wordt opgeleid en gefaciliteerd. De griffier vervult hierin een belangrijke rol. Denk na over de invulling van het vicevoorzitterschap en stel hiervoor een profielschets op. Deze kan verder gaan dan een rol in de vergadering. Denk daarbij bijvoorbeeld aan een mogelijke rol als ambassadeur van de vergaderregels en cultuur zoals ingezet door de commissie DWR en een leidende, educatieve rol in de poule van de voorzitters.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

17

8. Burgerparticipatie Algemeen De raad heeft actief aandacht besteed aan bewoners- en overheidsparticipatie. Hoe kan het beter? En wat is de rol van de raad en wat is de rol van de gemeentelijke organisatie? Het doel van dit hoofdstuk is om lessen te trekken uit de afgelopen periode en deze mee te geven aan de nieuwe raad. In dit hoofdstuk lopen inhoudelijke adviezen over goede participatie, en adviezen ten aanzien van de rol van de raad, door elkaar heen. De raad heeft namelijk zowel een rol in het vaststellen van beleidskaders voor participatie in het algemeen, als ook een rol in het participatie- en besluitvormingsproces rondom een specifiek onderwerp. Dat is bij dit onderwerp daarom onvermijdelijk. Terugblik Kennis paRaadsessie Wijk- en dorpsgericht werken (Leerdam wijkgebouw Molukse vereniging) Op 18 juni 2019 stond de kennis paRaadsessie Wijk- en kerngericht werken op het programma. Een avond in het Moluks wijkcentrum Benang Radja in Leerdam. De avond had grotendeels een informerend karakter. Ambtelijk werd uitgelegd wat wijk- en dorpsgericht werken is en vanuit welke (maatschappelijke) ontwikkelingen dit voortkomt. Daarna gingen we met elkaar in gesprek waarbij er gezocht werd naar de rolverdeling tussen inwoners, college en raad in voorgelegde casuïstiek. De conclusie van deze avond was dat er ‘werk aan de winkel was’ voor de raad om hierin zijn eigen rol te bepalen.

Aangenomen inspraak- en participatieverordening Op 5 november 2020 heeft de raad de inspraak- en participatieverordening vastgesteld. Met name hoofdstuk 3 van de verordening is interessant voor het goed laten verlopen van een participatieproces. Hierin staat dat er een startdocument opgesteld dient te worden aan de start van een participatietraject. Dit startdocument wordt opgesteld aan de start van een participatietraject en beschrijft o.a. de fases van het participatieproces, het participatieniveau, de rolverdeling van alle betrokkenen en hoe er geëvalueerd wordt. Het opstellen van een startdocument is nieuw voor de gemeente. De ambtelijke organisatie is, net als de raad, lerende en kan een training volgen om kennis te maken met deze nieuwe werkwijze. Vooralsnog wordt er een startdocument voorgelegd ter vaststelling aan de raad als het gaat om onderwerpen die staan op de lange termijn agenda. Kennis paRaadsessie met Marije van den Berg (via Teams) Op 24 november 2020 gingen we onder begeleiding van Marije van den Berg aan de slag met de vraag ‘hoe democratisch werken wij in Vijfheerenlanden?’. Centraal daarbij stond het begrip participatie. Aan de hand van een casus werd uiteengezet waar het kan wringen tijdens een participatieproces. Niet elke inwoner heeft immers hetzelfde belang.

Vragen ten aanzien van participatie: is het proces toegankelijk genoeg? Is transparant wie namens wie spreekt? Zijn de gesprekken die worden gevoerd op orde? Hoeveel geld, tijd en energie vraagt de participatie? Conclusie van de avond: kies een onderwerp waarmee je met elkaar (raad, college en organisatie) aan de slag gaat met het vormgeven van participatie op basis van de antwoorden op bovenstaande vragen. Probeer niet een ‘one size fits all’ methode te vinden. Werk in stapjes. Werksessie met college in april 2021 (via Teams) Op initiatief van raadsleden Teus Meijdam en Kees Bel vond op 15 april 2021 een werksessie plaats met raad en college over de rolverdeling bij participatievraagstukken. Dit vanuit het gegeven dat raad en college niet eerder samen spraken over dit onderwerp. De avond werd begeleid door Onno de Vries van +Anderen. Op

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

18

basis van een levendig gesprek tussen raad en college werd een aantal praktische handvatten geboden. Zo kon het college de raad vaker informeren, en is het opstellen van de Omgevingsvisie gekozen als proces om samen in te leren. Reflectie ‘De eerste klap is een daalder waard’ Aan de start van participatietrajecten is de meeste winst te behalen. Door middel van een startnotitie kan de raad heldere afspraken maken over het proces en de kaders, maar ook over de onderlinge rollen en taken van raad en college. Hierdoor zijn vooraf de verwachtingen voor alle partijen helder. Het college kan het gesprek met de raad veel eerder zoeken dan nu het geval is, bijvoorbeeld door middel van een procesgericht opiniërend debat. Op dit moment wordt er nog niet altijd een startnotitie gemaakt. Ook is niet precies omschreven in welke gevallen dit moet of wat er precies in moet staan. Komt het college niet uit zichzelf met een stuk? Dan kan de raad ook het initiatief nemen. Participatie begint bij informatie Alle partijen (raad, college en inwoners) dienen voldoende informatie te hebben over het proces. Bij de start, maar ook tussentijdse terugkoppelingen over voortgang en vervolgafspraken. Het college dient dit te communiceren naar de deelnemers maar ook naar de raad. Schep realistische verwachtingen Het is belangrijk om realistische verwachtingen te scheppen bij de participanten.

Zodat duidelijk is wat er wel en niet met hun inbreng gebeurt. Dit is ook een verantwoordelijkheid van de raad: staat in de startnotitie duidelijk vermeld wat de ruimte is voor de deelnemers? Als de raad vooraf al een eigen mening heeft, dient daar rekening mee gehouden te worden in het startdocument, omdat dat minder ruimte geeft aan inwoners. Dat is een keuze, waarover je vooraf duidelijkheid wil scheppen. Participatie vraagt om maatwerk Er is geen gouden regel voor goede participatie. Meer participatie of ruimte voor inwoners is niet per se altijd beter. Wat goed is, is afhankelijk van de situatie. Komt het initiatief vanuit inwoners of vanuit de gemeente? Speelt een ontwikkeling in een klein gebied of gemeentebreed? Is het nodig dat het algemeen belang vertegenwoordigd wordt in het besluit? Zijn de mogelijkheden al beperkt door bestaande regelgeving of budget, of kun je juist meerdere onderwerpen combineren? Bij het overlaten aan inwoners, kan de representativiteit van de participanten ook een rol spelen. Geef dit mee in het startdocument. Zorg voor een heldere rolverdeling Het moet duidelijk zijn wie waarvoor verantwoordelijk is. Wie organiseert de participatie? Mag dat ook een initiatiefnemer in plaats van de gemeente zijn? Het is ook goed om na te denken over de rol van de raadsleden.

Hebben die een rol gedurende het participatieproces als toezichthouder? Raadsleden kunnen daarnaast natuurlijk ook op eigen initiatief in gesprek gaan met verschillende belanghebbenden. In het startdocument kunnen afspraken gemaakt worden over de verschillende momenten waarop de verschillende partijen aan zet zijn. Dan is dat voor iedereen duidelijk. Aanbevelingen

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

•

•

• •

19

Ga als raad snel in gesprek met het college (en met elkaar!) over dit onderwerp. En zet in op meer kennis van de volgende inhoudelijke vragen6: o Bij welke onderwerpen is een startdocument van belang? En wanneer komt de raad aan bod om dit vast te stellen? o Wat is het juiste moment voor participatie? o Wat is het juiste niveau van participatie? o Hoe kun je op een goede manier gebruik maken van expertise van de buurt? Zorg voor een gezamenlijke taal en maak het concreet. Iedereen heeft zijn eigen ideeën bij de woorden ‘goede participatie’, ‘inwoners betrekken’, ‘lef hebben en durven loslaten’ of ‘een duidelijke rolverdeling’. Als participatie ‘beter moet’, wat betekent dat dan? Investeer als raad in voldoende ambtelijke capaciteit, zodat de organisatie de participatie goed vorm kan geven. Maak ruimte om gezamenlijk te leren. Probeer als raad bijvoorbeeld een paar projecten van dichterbij te volgen, samen met het college en de organisatie. Hieruit kunnen lessen getrokken worden over wat goed ging en wat niet goed ging.

6 Ook landelijk wordt veel expertise hierop ontwikkeld. Zie bijvoorbeeld:

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/publicaties/2021/03/22/participatie-in-een-meervoudige-democratie https://vng.nl/sites/default/files/2021-05/vng-handreiking-participatie-berenschot_def2505.pdf

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

20

9. Integriteit Hoe wordt omgegaan met zaken als omgang met agressie, intimidatie en integriteit? Zijn er vaste afspreekmomenten om over deze thema’s te spreken en wat levert dat aan inzichten op? Terugblik In de afgelopen raadsperiode is integriteit een vast onderdeel geweest van de kennis paRaadsessies, het interne opleidingsplan voor onze raad. Dit vanuit de gedachte dat integriteit een onderwerp is dat blijvende aandacht nodig heeft. De kennis paRaadsessies hadden daarmee het karakter van een jaarlijkse APK. Alle sessies werden geleid door extern adviseur Jasper Loots. Ondanks het repeterende karakter van het onderwerp integriteit hadden de drie sessies die in de afgelopen periode aan de raads- en commissieleden zijn aangeboden allemaal een eigen focus. Een korte terugblik: in 2019 verkenden de raads- en commissieleden met elkaar het zogenaamde grijze gebied. Welk gedrag past wellicht nog net binnen de regels, maar geeft je ergens het gevoel dat het schuurt? Wanneer past een bepaald gedrag echt niet meer binnen de regels? Bij wie kan je terecht voor vragen of onderbuikgevoelens? De sessie van 2020 stond in het teken van nevenfuncties.

Mag je als voorzitter van de ondernemersvereniging ook raadslid zijn? En wat wanneer je net gestopt bent met zo’n rol en als raadslid moet beslissen over een zaak die jouw voormalige functie raakt? Welke functies kunnen heel goed naast het raadslidmaatschap worden uitgevoerd? En hoe zit het wanneer je beroepsmatig te maken krijgt met zaken die een relatie hebben met het raadslidmaatschap? Ook hier de vraag: waar kan men twijfels of vermoedens kwijt? En is de registratie van nevenactiviteiten op orde? De sessie van 2021 werd in gezamenlijkheid met het college afgewerkt. Mag je als raadslid lijntjes onderhouden met de wethouder? Mag je wanneer een inwoner jou als raadslid aanspreekt over een kwestie, de wethouder informeel bewerken om tot een ander besluit te komen? Hoe zuiver is iedereen in zijn of haar rol. Ook hier gold: maak de zaken bespreekbaar en houd je aan jouw rol. In relatie met de integriteitsessies, is tijdens een kennis paRaadsessie in 2021 ook aandacht besteed aan het onderwerp: van de straat naar de raad. Waar ligt de grens tussen een raadslidmaatschap dat dicht bij de inwoners staat en clientelisme. Wat doe je met een signaal van een inwoner dat je opvangt op straat of op een verjaardag. Welke stappen zou je kunnen nemen om dat signaal op een democratische en transparante wijze vanuit je rol als raadslid te verwerken.

Met een duidelijk stappenplan werd een mogelijke route verkend. In het verlengde daarvan is kort aandacht besteed aan het begrip ondermijning. Hoe ga je om met een situatie waarin je als raadslid wordt aangesproken door personen met slechte bedoelingen die misbruik willen maken van jouw positie. Aanbevelingen • Creëer een klimaat waarin het onderwerp integriteit bespreekbaar is. Organiseer daarvoor een vast en veilig aanspreekpunt en maak bekend wie dat is. • Werk met elkaar aan een gedragscode integriteit. • Zorg dat raads- en commissieleden hun nevenfuncties up to date houden en verwerk deze in een openbaar nevenfunctieregister. Maak hierbij gebruik van het format dat door het huidige presidium is vastgesteld. Een format waarin naast een opsomming van nevenfuncties ook het standpunt van fracties over integriteit wordt beschreven. • Neem het onderwerp integriteit op als vast onderdeel van het interne opleidingsplan. Besteed hierbij ook aandacht aan het onderwerp ondermijning.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

•

Organiseer minimaal een gezamenlijke integriteitssessie met het college.

21

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

22

10. Raad als opdrachtgever en kadersteller Terugblik In de commissie Doorontwikkeling Werkwijze Raad is aandacht besteed aan de opdrachtgevende en kaderstellende rol van de raad. Er werd vastgesteld dat de raad het prettig vindt om te werken vanuit de volgende uitgangspunten: • • •

Alles is openbaar tenzij…. Juiste rolinvulling Juiste rolbesef

Transparantie van het politieke besluitvormingsproces is een groot goed. Waar het gaat om oordeelsvorming en discussie op de inhoud zullen overlegvormen als uitgangspunt dan ook altijd openbaar zijn. Sommige onderwerpen lenen zich voor een besloten werksessie omdat het gaat over werkafspraken of technische procesafspraken, dan wel zaken die onder geheimhouding vallen. Bovenstaande moet tegelijkertijd met de juiste rolinvulling en met het juiste rolbesef. Als de raad eerder in het besluitvormingsproces betrokken raakt, bestaat het gevaar dat de raad op de stoel van het college gaat zitten dan wel dat op de verkeerde tijd en plaats het politieke debat ontstaat. Kleine Slimme Groepjes In de afgelopen raadsperiode heeft de raad gewerkt in drie verschillende raadswerkgroepen, namelijk over de APV, Armoede en Schulden en de RES. Inmiddels heeft het presidium gekozen om te werken met Kleine Slimme Groepjes, om het risico op ‘achterkamertjesgevoel’ en rolvermenging te voorkomen. Deze groepjes bestaan uit een paar raadsleden, de wethouder en een ambtenaar, en richten zich op het proces. Een Klein Slim Groepje eindigt met een bestuursopdracht voor het college, met daarin een besluitvormingsproces. Dat proces kan bijvoorbeeld beginnen met een opinievoorstel om de hoofdlijnen voor nieuw beleid te bespreken.

KSG’s zijn daarmee geschikt om apolitiek te werken en heldere procesafspraken te maken, waarmee zowel de raad, het college, als de organisatie hun rol goed kunnen invullen. De precieze werkwijze van de KSG’s is nog in ontwikkeling. Lange Termijn Agenda De raad heeft de afgelopen tijd gewerkt met een Lange Termijn Agenda. Hierop staan verschillende onderwerpen, die de raad van dichtbij wil volgen. Deze onderwerpen zijn verdeeld in drie categorieën: de raad op kop, de raad stuurt en de raad volgt. Bij de raad op kop neemt de raad het voortouw en organiseert hij zelf het proces. Een voorbeeld hiervan was de Strategische Visie, waar de raad zelf het proces heeft opgepakt en begeleid. Als de raad stuurt, betekent het dat de raad een actieve rol heeft in het proces. Als de raad volgt, betekent het dat de raad het onderwerp belangrijk vindt en actief op de hoogte gehouden wil worden van de voortgang en betrokken wil blijven in de besluitvorming. In praktijk bleek het voor de raad alsnog lastig om echt invulling te geven aan deze Lange Termijn Agenda en actief te sturen op processen. De raad is overigens nog volop bezig om invulling te geven aan de instrumenten die zij heeft (zoals de KSG of LTA), om goed in positie te komen. Aanbevelingen • Zorg voor goede voorbereiding in de agendacommissie. Om te kunnen agenderen, moet je de inhoud kennen.

De agendacommissie kan hier een meer sturende rol in aannemen. Zo zorg je dat je als raad praat over dat wat je belangrijk vindt. De Lange Termijn Agenda kan hiervoor een extra richtlijn zijn.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

•

• • •

23

Zorg dat de Lange Termijn Agenda daadwerkelijk een afspiegeling is van de prioriteiten van de raad. Vul de onderwerpen op de Lange Termijn Agenda in samenwerking met de organisatie en het college. Organiseer dan werksessies met raadsleden om te komen tot een prioritering in onderwerpen: waar gaat de raad op kop? Besteed aandacht aan de doorontwikkeling en standaardisering van de werkwijze van de KSG’s. In de commissie DWR heeft de raad vooral aandacht besteed aan hoe de raad invulling geeft aan de kaderstellende rol. Er is nog weinig nagedacht over wat die kaderstellende rol dan inhoudt en hoe die eruit moet zien. Onderzoek hoe de delegatie tussen raad en college nu is geregeld, en bedenk of dit overeenkomt met wat voor raad je wil zijn en hoe je je rol goed invult. Waar wil je als raad over gaan en de tijd aan besteden? En wat is aan het college?

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

24

11. Informatie- en formatieproces Terugblik Bij de vorige gemeenteraadsverkiezingen maakten de lijsttrekkers voor de verkiezingen de afspraak dat de partij met de meeste stemmen het voortouw zou nemen in de formatiebesprekingen. Het CDA koos toen, als grootste partij, voor een externe begeleider als informateur. Later is de informateur ook gekozen als de gespreksvoorzitter bij de formatiebesprekingen. Zijn opdracht was om een coalitie te vormen met als resultaat een coalitieakkoord en de samenstelling van een college. Het coalitieakkoord is gepresenteerd aan de raad. Maar is niet door de raad vastgesteld en kan dus worden geduid als de overeenkomst tussen de coalitievormende partijen en niet als een raadsbreed akkoord. Verder heeft het CDA in 2018 ervoor gekozen om de griffier uit te nodigen bij alle informatiebesprekingen, maar dan nadrukkelijk met een rol rondom procesmatige inbreng, gericht op het belang van de raad als geheel. Dit werkte heel prettig en efficiënt in de praktijk omdat de griffier direct noodzakelijke informatie kon overhandigen over planning en proces en daarover kon adviseren. Tot slot is er na de verkiezingen voor gekozen om de gemeentesecretaris samen met een scribent uit te nodigen bij alle formatiebesprekingen. Zij was de linking pin met de organisatie en zorgde elke bijeenkomst voor de benodigde inhoudelijke informatie.

Zij heeft de gesprekken zelf vertaald/geschreven naar het coalitieakkoord en gezorgd voor een publieksvriendelijke versie. Het voordeel hiervan was dat de gesprekspartners eenzelfde samenstelling hadden en er tegelijkertijd ook gewerkt werd aan onderlinge kennismaking en teambuilding. De kandidaat-wethouders hebben voor hun benoeming een risicoanalyse integriteit ondergaan. Hierin is onderzocht of er risicobeheersmaatregelen waren te nemen in het kader van integriteit. Dat was bij geen van de kandidaat-wethouders aan de orde. Aanbevelingen (van de commissie Van Oud naar Nieuw) In de commissie Van Oud naar Nieuw is gesproken over de informatie- en formatiefase. De volgende lijnen zijn uit die bespreking te halen: • • • •

Een duidingsbijeenkomst voor de verkiezingsuitslag is niet nodig De voorkeur gaat uit naar een coalitieakkoord. Er is wel behoefte om meer te weten over vormen van raadsakkoorden. De grootste partij neemt het initiatief in het voordragen van een informateur. Bij voorkeur een externe, maar wel iemand met voeling met de gemeente Vijfheerenlanden. Op basis van de uitkomst van de informatiefase worden keuzen gemaakt voor het formatieproces. De griffier ondersteunt het informatieproces, niet het formatieproces. De gemeentesecretaris ondersteunt het formatieproces als linking pin tussen de formerende partijen en de benodigde informatie vanuit de ambtelijke organisatie.

Aanbevelingen • Maak vooraf duidelijke afspraken over de benodigde ondersteuning door griffier en gemeentesecretaris/ambtelijke organisatie, zodat dit ook tijdig en goed georganiseerd kan worden. • Zorg voor een risicoanalyse integriteit van de kandidaat-wethouders voorafgaand aan de benoeming door de gemeenteraad.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

25

12. Specifieke onderwerpen Regionale energiestrategie (RES) In 2020 hebben raadsleden van alle fracties de RES werkgroep opgericht. De werkgroep heeft zichzelf tot doel gesteld om de algehele voortgang/proces van de RES Vijfheerenlanden te bewaken, zodat er tijdig en actief gecommuniceerd wordt richting het college en raad. Dit hebben zij gedaan door elkaar te informeren over de ontwikkelingen van alternatieve energie en door te adviseren over de communicatie. Daarnaast heeft de werkgroep een VHL plein georganiseerd over participatie en de RES. De werkgroep heeft tot de verkiezingen gefunctioneerd. De aanbeveling is om als raad na te denken over de vraag of RES 2.0 een prioriteit is voor de raad en of het inzetten van een KSG hierbij gewenst is. Omgevingswet Voor het onderwerp Omgevingswet is in oktober 2021 een Klein Slim Groepje (KSG) gestart. Taak van dit groepje is te adviseren over het bestuurlijke proces, de informatievoorziening aan de raad en de betrokkenheid van de raad bij de invoering van de Omgevingswet. De aanbeveling is om spoedig na de verkiezingen aan de slag te gaan met het werven van nieuwe leden voor het KSG om de opdracht verder vorm te geven. Sociaal domein Ook voor het onderwerp Jeugdhulp is in januari 2022 een Klein Slim Groepje van start gegaan.

Hun opdracht: in kaart brengen hoe de raad zijn rol (en het samenspel met het college) beter kan invullen en dit te vertalen in een advies aan de nieuwe raad. Woningbouw Voor de zomer van 2021 heeft het presidium de ambitie uitgesproken om als raad actiever betrokken te worden bij de realisatie van woningbouw. Deze ambitie heeft vorm gekregen in een KSG. De leden voor deze KSG zijn geworven, maar door tijdsdruk is dit groepje nog niet bij elkaar gekomen voor een vervolg. De aanbeveling is daarom om als nieuwe raad opnieuw de afweging te maken of een KSG voor de realisatie van woningbouw gewenst is. Overige onderwerpen Er zijn meer onderwerpen die de aandacht van de raad (gaan) vragen en die van belang zijn voor de gemeente Vijfheerenlanden. Het college brengt in zijn overdrachtsdocument meerdere onderwerpen onder de aandacht.

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

26

13. Reglementen & Verordeningen Algemeen De raad heeft een aantal eigen verordeningen. Na de start van de nieuwe gemeente Vijfheerenlanden heeft de raad verschillende nieuwe verordeningen vastgesteld. Het gaat in dit hoofdstuk dus over de eigen verordeningen van de raad, niet om de beleidsinhoudelijke verordeningen. De raad hanteert de volgende verordeningen: • • • • • • • • • •

Reglement van orde gemeenteraad Reglement van orde raadscommissies Verordening auditcommissie Verordening op de Rekenkamer Verordening werkgeverscommissie Gedragscode voor de leden van de raad Instructie griffier Financiële verordening en Treasurystatuut Verordening klachtbehandeling (nog te ontwikkelen) Referendumverordening (nog te ontwikkelen)

Stand van zaken en aanbevelingen In onderstaand overzicht is per verordening een stand van zaken en advies opgenomen. Verordening

Stand van zaken

Betrokken partijen

Advies/aanbeveling

Reglement van orde gemeenteraad

De commissie DWR heeft aanpassingen voorgesteld. De raad heeft deze goedgekeurd en een aangepast reglement vastgesteld op 30 september 2021.

Werk verder met de doorgevoerde wijzigingen en evalueer het reglement van orde na een jaar.

Reglement van orde raadscommissies

De commissie DWR heeft aanpassingen voorgesteld. De raad heeft deze goedgekeurd en een aangepast reglement vastgesteld op 30 september 2021.

In de pilot-fase van de aanpassingen uit de commissie DWR, is het inspreekrecht nog op twee plaatsen geregeld. Het is goed om dit aan te passen. Zie verder het advies Reglement van orde gemeenteraad.

Verordening auditcommissie

Deze verordening is in 2019 vastgesteld.

Audit-commissie en ambtenaren van team Control.

Evalueer de verordening halverwege de zittingstermijn. Zie ook hoofdstuk 6. Raad en hulptroepen.

Verordening op de Rekenkamer

Deze verordening is in december 2019 vastgesteld.

Rekenkamer

De Rekenkamer is gevraagd of zij de verordening wil evalueren. Hieruit volgen enkele technische

Overdrachtsdocument Gemeenteraad Vijfheerenlanden

27

aanpassingen. Deze zullen worden voorgelegd aan de nieuwe raad. Verordening werkgeverscommissie

Deze verordening is begin 2019 vastgesteld en kan opnieuw beoordeeld worden.

Werkgeverscommissie, griffie

Verzoek de werkgeverscommissie om de verordening te evalueren en indien nodig een actualisatie voor te leggen aan de nieuwe raad.

Gedragscode voor de leden van de raad

De gedragscode is begin 2019 vastgesteld.

Alle leden van de raad

Omdat de gedragscode echt iets van de raad zelf is, wordt de nieuwe raad gevraagd deze voor zichzelf vast te stellen.

Instructie griffier

De instructie voor de griffier is begin 2019 vastgesteld.

Werkgeverscommissie, griffier

Verzoek de werkgeverscommissie om de instructie griffier te evalueren en indien nodig een actualisatie voor te leggen aan de nieuwe raad.

Financiële verordening en Treasurystatuut

De financiële verordening en Treasurystatuut is vastgesteld in maart 2019. Bij Team Control zijn hierover vragen. Op dit moment evalueert Team Control de P&C cyclus.

Team Control, audit-commissie

Op dit moment evalueert Team Control de P&C cyclus. Op het moment dat het plan voor de nieuwe inrichting van de P&C cyclus helder is, kan de verordening worden gewijzigd.

Verordening klachtbehandeling (nieuw)

Vijfheerenlanden heeft geen verordening klachtbehandeling.

Team Juridische Zaken

Advies om deze te ontwikkelen.

Referendum-verordening (nieuw)

Vijfheerenlanden heeft geen referendumverordening.

Team Juridische Zaken

Advies om deze te ontwikkelen.