oplegnotitie-samenvatting nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2023-2026.pdf

Samenvatting/oplegnotitie nota Risicomanagement en weerstandsvermogen Vijfheerenlanden 2023-2026. In 2020 hebben we het risicomanagement van de nieuwe gemeente geharmoniseerd aan de hand van een alom gebruikte COSO-ERM methode. Het vastgelegde beleid, die zich richt op het in kaart brengen en beheersen van risico’s, passen we nu ruim twee jaar naar tevredenheid toe. Het risicomanagement is op orde en voldoet aan de wetgeving al zijn er op onderdelen nog verbeteringen en aanscherpingen mogelijk. We leven echter in een dynamische, meerduidige en onzekere wereld. “Wilde en superwilde” vraagstukken in de VUCA-wereld, zoals corona, oorlog, klimaatverandering zijn een niet te negeren realiteit. Overheidsorganisaties lopen nog nooit zoveel risico’s als nu. De vraag is: hoe gaan wij als gemeente hiermee om? Het traditionele risicomanagement, waar de nota 2020 van de gemeente ook op gebaseerd is, schiet hier namelijk tekort, botst hier zelfs mee. Het reguliere risicomanagement legt de nadruk op beheersbaarheid en maakbaarheid en kan dan gauw vanuit angst in een organisatie doorschieten in risicomijding of zelfs volledig negeren of ontkennen. Het risicogestuurd werken met risicoleiderschap biedt hier een gulden middenweg. Risicogestuurd werken legt juist nadruk op de mens, cultuur, flexibiliteit en aanpassingsvermogen in organisatie.

Het biedt niet de oplossing, maar activeert het leervermogen en beperkt gevoelens van angst binnen de organisatie. Het maakt scherpere keuzes mogelijk om de nagestreefde doelen te realiseren. Dit hebben we als organisatie in het voorjaar van 2021 meegekregen uit een door Martin van Staveren (kerndocent Universiteit Twente, auteur van o.a. het boek “Iedereen risicoleider”) gegeven training. Een training die is gevolgd door verschillende leden van het vorige college, bijna alle leden van het DT/MT en diverse medewerkers uit de teams met affiniteit voor risicomanagement. Organisaties die risicoleiderschap weten te ontwikkelen, krijgen geen garantie dat er een crisis aan hun deur voorbijgaat, maar komen hier sterker uit dan organisaties die het niet doen. Risico’s zullen er immers altijd zijn. Risicogestuurd werken leidt tot scherpere keuzes: de focus wordt gelegd op de bedreigingen en kansen die van belang zijn voor de doelen die nagestreefd worden. Bij risicosturing hoort het tonen van risicoleiderschap in alles wat je doet (de 4D’s: Doelgericht, Diversiteit, Durven en Doen). Het voeren van een risicodialoog hoort hier ook bij vanwege aanwezige perceptieverschillen. De dialoog levert een gezamenlijk resultaat op over hoe met de onzekerheden wordt omgegaan. Dit kan ook betekenen dat risico’s geaccepteerd worden en er niets gedaan wordt.

Het risicogestuurd werken bestaande uit het toepassen van zes algemene risicostappen binnen bestaande werkprocessen zoals de reguliere P&C-cyclus. Deze zes stappen zijn voor de eenvoud terug te brengen naar drie dagelijkse DOD-vragen: Wat is het Doel, voor wie? Wat is daarbij Onzeker, voor wie? Wat ga je daar al dan niet aan Doen, met wie? Risicosturing wordt nu op de agenda gezet. Wel stapsgewijs, de organisatie moet niet overvoerd worden en doorschieten met risicoleiderschap. Het huidige risicomanagement moet ook voortgezet worden. De strategie en de wijze van inventarisatie, kwantificeren en beheersing van risico’s is grotendeels overgenomen uit de nota 2020. Hetzelfde geldt voor de bepaling van de beschikbare weerstandscapaciteit. Waar nodig is het beleid wel nader geconcretiseerd en aangescherpt (zoals het eigenaarschap) op basis van de praktijk van de afgelopen twee jaren.

Opgenomen concretiseringen/aanscherpingen: Inventarisatie en kwantificeren risico’s: ➢ ➢ ➢

➢

➢

➢

Privacygevoelige informatie in risico’s wordt geanonimiseerd en in algemene zin beschreven. Ook risico’s met niet-financiële gevolgen of kansen (opportunity’s) worden geïnventariseerd en vastgelegd. Elk financieel risico wordt gekwantificeerd en vanaf € 50.000 afzonderlijk opgenomen in het risicoprofiel. Voor kleinere risico’s is binnen het risicoprofiel een post onvoorzien van € 1 miljoen opgenomen. Financiële risico’s met een waarschijnlijkheidspercentage van 90% of meer worden niet als risico maar als een werkelijkheid aangemerkt en worden als nadeel meegenomen ten laste van de exploitatie. Voor financiële risico’s met een structureel karakter wordt een buffer van 200% van het jaarrisico opgenomen zodat impact stapsgewijs in een periode van 4 jaar wordt afgebouwd: 1e jaar 100%, 2e jaar 67%, 3e jaar 33% en 4e jaar 0% = opgeteld 200%. De uit de frauderisicoanalyse naar voren komende restrisico’s worden als een totaal in het risicoprofiel opgenomen. De frauderisicoanalyse 2022, die in concept gereed is, dient nog door het College van B&W te worden vastgesteld. Na vaststelling wordt de analyse ter kennisname voorgelegd aan de gemeenteraad.

Bepaling weerstandsbehoefte en weerstandscapaciteit: ➢

➢ ➢ ➢

Ter bepaling van de benodigde weerstandsbehoefte wordt een risicosimulatie uitgevoerd omdat risico’s zich nooit op één moment en allemaal tegelijk en allemaal in de maximale omvang voordoen. Hierbij wordt een zekerheidspercentage van 90% aangehouden. Voor grondexploitaties wordt een soortgelijke analyse uitgevoerd. De beschikbare weerstandscapaciteit wordt bepaald door optelling van de door de raad aangewezen vrij aanwendbare algemene reserves en de wettelijk verplichte post onvoorzien. De potentieel aanwezige ruimte binnen de onbenutte belastingcapaciteit OZB wordt niet meegeteld omdat hiervoor het huidig beleid aangepast moet worden. Een weerstandsratio van 2,5 wordt als norm gehanteerd om de financiële schade op te vangen van niet beïnvloedbare externe ontwikkelingen (klimaatverandering, economische recessie, vergrijzing, stikstofproblematiek, pandemie e.d.) en “zwarte zwanen”. Hierbij wordt een onderen bovengrens van respectievelijk 2,0 en 3,0 gehanteerd. Wanneer de weerstandsnorm onder 2,0 of boven de 3,0 terecht komt, zal het college van B&W een voorstel aan de gemeenteraad voorleggen om de weerstandscapaciteit aan te vullen of af te romen.

Eigenaarschap/commitment/Rapportage ➢ ➢ ➢

➢

➢

➢

Commitment en betrokkenheid van de gemeenteraad, het college van B&W en de organisatie om open over risico’s en fouten te communiceren. Risico’s moeten gecommuniceerd worden binnen de bestaande rapportagestructuur, dus de reguliere P&C-cyclus; dus geen apart “circus”. Eigenaarschap: verantwoordelijkheid (signaleren en treffen van maatregelen) voor een risico of kans ligt waar de verantwoordelijkheid voor het werk ligt waar het risico of kans betrekking op heeft. Nieuwe interne en externe ontwikkelingen worden systematisch op risico’s getoetst en in raads- en collegevoorstellen heeft de risicocomponent structureel aandacht. Dit kan via beantwoording van de drie DOD-vragen. Actieve informatieplicht wordt ook op risico’s toegepast. De raad wordt minimaal tweemaal per jaar bij begroting en jaarstukken via de paragraaf weerstandsvermogen geïnformeerd over de 10 grootste risico’s en de ontwikkeling van het weerstandsvermogen. In overeenstemming met de BBV worden in de paragrafen weerstandsvermogen van begroting en jaarstukken ook de verplicht op te nemen financiële kengetallen opgenomen. De focus ligt op het kengetal “solvabiliteit” waarvoor een norm, overeenkomstig het Coalitieakkoord, van minimaal 20% wordt gehanteerd. Bij onderschrijding van deze norm wordt een voorstel aan de gemeenteraad voorgelegd met eventuele acties om weer boven de norm van 20% te komen.

Optredende voordelen worden dan ingezet voor versterking van het eigen vermogen.