Opinievoorstel uitwerking criteria ter aanduiding van grote risicovolle en complexe projecten

Opinievoorstel Zaaknummer: 1770962 Onderwerp Opinievoorstel uitwerking criteria ter aanduiding van grote, risicovolle en/of complexe projecten 1.

Wat zijn de vragen van het college? 1. Vindt u dat budget een goede maatstaf is voor het beschouwen van een project als groot, complex en/of risicovol en vanaf welk budget zou dat gelden? Zo ja, is een budget van minimaal € 15 miljoen dan een goed uitgangspunt? 2. Vindt u dat projecten die (nog) niet kunnen steunen op een breed draagvlak bij inwoners en/of raad of waarvan de beleidsdoelstellingen of financiële kaders nog niet duidelijk zijn als groot, complex en/of risicovol moeten worden beschouwd? 3. Vindt u dat een project/budget dat aanzienlijke interne risico’s kent, ook als groot, risicovol en/of complex moet worden beschouwd? 4. Welke informatie wilt u periodiek ontvangen met betrekking tot projecten die conform de te kiezen criteria als groot, risicovol en/of complex moeten worden getypeerd?

2.

Onderwerp en aanleiding In 2022 heeft de rekenkamer de rol van de raad in het dossier Niemans onderzocht, meer in het bijzonder de vraag hoe de betrokkenheid van de raad in dit proces is geweest. Hierbij heeft de rekenkamer aanbevelingen gedaan om de grip van de raad op dergelijke projecten te vergroten. Als uitvloeisel van deze aanbevelingen is in de commissie Algemene Zaken van 22 januari jl. het door de griffie opgestelde opinievoorstel “grip op risicovolle projecten” besproken.

3.

Inleiding Drie opinievragen stonden in dit voorstel centraal. Wat betreft de eerste vraag (welk(e) instrument(en) vindt u het meest geschikt om grip te houden op risicovolle projecten?) heeft de commissie in grote meerderheid aangegeven hierbij een belangrijke rol te zien voor de raad, bijvoorbeeld in de vorm van de auditcommissie. Wat betreft de tweede vraag (wilt u dat jaarlijks een overzicht van grote, risicovolle en/of complexe projecten wordt toegevoegd aan de begroting?) heeft de commissie vrijwel eensluidend een bevestigend antwoord gegeven en het belang benadrukt om daarbij aan te sluiten op de al bestaande instrumenten, waaronder in eerste instantie de programmabegroting. Ook wat betreft de derde vraag (bent u het ermee eens dat vooraf criteria moeten worden vastgesteld voor wat een groot, risicovol of complex project is?) heeft de commissie eensluidend een bevestigend antwoord gegeven. De commissie heeft ook uitgesproken dat over de vraag welke criteria daarbij gehanteerd moeten worden het beste aan het begin van de nieuwe raadsperiode, door de commissie een opiniërend gesprek kan worden gevoerd. In het voorliggende opinievoorstel

wordt u gevraagd naar een invulling van de derde vraag namelijk naar mogelijke criteria die maken dat een project “groot, risicovol en/of complex is”. Daartoe worden in de toelichting op de eerste drie opinievragen een aantal mogelijke criteria ter overweging aangeboden, die maken dat projecten als groot, risicovol en/of complex kunnen worden omschreven. Dit betreft: • •

• • •

Projecten of budgetten met een minimale omvang van € 15 miljoen. Projecten of budgetten met mogelijk stevige negatieve gevolgen voor de financiële positie of maatschappelijke of fysieke leefomgeving van een aanzienlijk deel van de inwoners van een dorp of stad en waarbij een meerderheid van deze inwoners naar verwachting een grote betrokkenheid voelt. Projecten met een minimale omvang van € 5 miljoen die niet steunen op een brede meerderheid in de raad. Lopende plan- of beleidsprocessen met een niet begroot open-einde risico van minimaal € 5 miljoen incidenteel of € 1 miljoen structureel. In uitvoering zijnde projecten of beleidsprocessen met potentiële interne risico’s van minimaal € 5 miljoen incidenteel of € 1 miljoen structureel.

Beoogd effect Inzicht te hebben in de criteria van grote, risicovolle en/of complexe projecten waarmee de eerste stap wordt gezet naar het versterken van de grip van de raad op grote, risicovolle en/of complexe projecten. 4.

Toelichting vraag of vragen Gemeentelijke projecten en budgetten, variërend van bijvoorbeeld gebiedsontwikkelingen en ICT‑implementaties tot sociaal‑maatschappelijke programma’s, kennen een breed scala aan risico’s. Deze risico’s kunnen bijvoorbeeld leiden tot vertragingen, overschrijding van budgetten, kwaliteitsverlies of verminderd draagvlak. Een goed inzicht in deze risico’s helpt het college en de gemeentelijke organisatie om tijdig maatregelen te treffen en projecten beheersbaar te houden. In een aantal gevallen zijn deze risico’s echter zodanig, dat - los van de inzet van college en gemeentelijke organisatie - ook de gemeenteraad grip wil hebben en houden op deze grote, risicovolle en/of complexe projecten. Dit door inzicht in (en monitoring van) de aan deze projecten verbonden risico’s. De vraag is dan allereerst aan de orde: wat is een groot, risicovol en/of complex project? In de eerste drie opinievragen wordt deze vraag benaderd vanuit een aantal potentieel aan de orde zijnde risico’s. De vierde en laatste opinievraag gaat in op de vraag welke informatie de raad graag periodiek over dergelijke grote, risicovolle en/of complexe projecten wil ontvangen.

Vraag 1: Vindt u dat budget een goede maatstaf is voor het beschouwen van een project als groot, complex en/of risicovol en vanaf welk budget zou dat gelden? Zo ja, is een budget van minimaal € 15 miljoen dan een goed uitgangspunt? De financiële omvang van een project of budget kan van grote invloed zijn op de omvang van de financiële en budgettaire risico’s die worden gelopen. Projecten met fysieke investeringen, zoals de realisatie van gebouwen en verkeersinfrastructuur, zijn bijvoorbeeld gevoelig voor prijsstijgingen, tegenvallende

aanbestedingsresultaten of onvoorziene werkzaamheden. Naarmate een project in financieel opzicht omvangrijker is, neemt de potentiële impact van financiële tegenvallers toe. Een tegenvaller van 10% op een project van € 15 miljoen is € 1,5 miljoen. Dat betreft aanzienlijke bedragen. Het behoeft echter niet alleen fysieke investeringen te betreffen. Er zijn in de gemeentelijke begroting ook budgetten opgenomen die een aanzienlijke omvang hebben. Bijvoorbeeld het budget voor jeugdhulp, een open-einde regeling. Als de raad grip wil houden op aanzienlijke risico’s, dan is het houden van grip op deze omvangrijke budgetten ook aan te bevelen. Te overwegen criterium: • Projecten/budgetten met een minimale omvang van € 15 miljoen. Vraag 2: Vindt u dat projecten die (nog) niet kunnen steunen op een breed draagvlak bij inwoners en/of raad of waarvan de beleidsdoelstellingen of financiële kaders nog niet duidelijk zijn als groot, complex en/of risicovol moeten worden beschouwd? Er zijn echter meer risico’s. Bijvoorbeeld omgevings- en belanghebbendenrisico’s. Gemeentelijke projecten hebben in de praktijk vaak veel betrokkenen: inwoners, ondernemers, maatschappelijke organisaties en ketenpartners. Onvoldoende communicatie, gebrek aan participatie of conflicterende belangen kunnen leiden tot weerstand of het verlies van draagvlak of reputatie.

Dit risico speelt bij ruimtelijke projecten, sociaal beleid of herinrichtingsplannen. Sterke belangentegenstellingen kunnen vertraging veroorzaken of leiden tot herziening van plannen. Zo kost de realisatie van bijvoorbeeld een AZC in Vianen de gemeente geen geld, maar moet de gemeente wel veel inzet plegen op het behouden van maatschappelijk draagvlak. Ook kan er sprake zijn van politieke risico’s. Veranderende politieke inzichten, verschuivende meerderheden in de raad of nieuwe beleidsprioriteiten kunnen projecten beïnvloeden. Een project dat vandaag prioriteit heeft, kan morgen minder gewenst zijn. Dit kan leiden tot stopzetting, scopewijzigingen of beperking van beschikbare middelen. Nauw hieraan verbonden is het risico van scope- en ambitiewijziging. Dit risico is aan de orde in geval er bij gemeentelijke projecten of beleidsprocessen sprake is van het langzaam uitbreiden van doelen, eisen of verwachtingen. Dit kan ontstaan doordat belanghebbenden aanvullende wensen uiten of doordat er bestuurlijk nieuwe prioriteiten worden vastgesteld. Hierdoor groeien projecten in omvang zonder dat tijd, geld of capaciteit worden aangepast. Het gevolg kan zijn dat oplevering vertraging oploopt, of dat het projectbudget ontoereikend wordt.

Als de raad grip wil houden op belangrijke risico’s, dan is het van belang dat die projecten waarvan het maatschappelijk draagvlak mogelijk beperkt is, waar sprake is van aanzienlijke politieke risico’s, waar de projectdoelstellingen nog onvoldoende concreet zijn gemaakt en/of de financiële en inhoudelijke kaders nog niet in beton zijn gegoten, ook de aandacht krijgen van de raad. Te overwegen criteria: • Projecten of budgetten met mogelijk stevige negatieve gevolgen voor de financiële positie of maatschappelijke of fysieke leefomgeving van een aanzienlijk deel van de inwoners van een dorp of stad en waarbij een meerderheid van deze inwoners naar verwachting een grote betrokkenheid voelt.

• •

Projecten met een minimale omvang van € 5 miljoen die niet steunen op een brede meerderheid in de raad. Lopende plan- of beleidsprocessen met een niet begroot open-einde risico van minimaal € 5 miljoen incidenteel of € 1 miljoen structureel.

Vraag 3: Vindt u dat een project/budget dat aanzienlijke interne risico’s kent, ook als groot, risicovol en/of complex moet worden beschouwd? Naast de voorgaande financiële en externe risico’s is er ook sprake van interne risico’s. Ook die kunnen van een zodanige orde zijn, dat deze extra aandacht van de raad rechtvaardigen. Dat betreft bijvoorbeeld planning- en capaciteitsrisico’s. Gemeenten kampen regelmatig met capaciteitstekorten, zowel intern als bij externe partners. Krapte in de arbeidsmarkt, vertrek van ervaren medewerkers of hogere werkdruk kunnen projecten vertragen. Bovendien worden planningen vaak beïnvloed door afhankelijkheden van andere projecten, vergunningstrajecten, aanbestedingen of besluitvorming door college of raad. Als één schakel stokt, schuift de volledige projectplanning op. Ook kan er sprake zijn van juridische en aanbestedingsrisico’s. Projecten binnen gemeenten dienen te voldoen aan diverse wettelijke kaders, zoals de Omgevingswet, de Aanbestedingswet en privacywetgeving. Een fout in een aanbestedingsprocedure, onjuiste contractvorming, onvoldoende naleving van vergunningseisen of tekortschietende compliance kan leiden tot vertraging, bezwaarprocedures, claims van marktpartijen of juridische correcties. Deze risico’s zijn vooral groot bij complexe bouwprojecten en ICT‑implementaties waarin contracten en specificaties essentieel zijn.

Ook het dossier Niemans werd door dit risico veroorzaakt. Bij vooral digitaliserings- en ICT-projecten vormen technische en ICT complicaties ook een belangrijk risico. Systemen kunnen niet goed aansluiten op bestaande infrastructuur, datamigraties kunnen mislukken, of functionaliteiten blijken in de praktijk anders te werken dan verwacht. Ook afhankelijkheid van leveranciers is een risico: vertragingen bij software-implementatie hebben directe gevolgen voor de projectvoortgang. Ook het risico van datahacks en datalekken neemt toe. Tenslotte kunnen ook klimaaten omgevingsrisico’s aan de orde zijn. Bij fysieke projecten spelen ook risico’s als bodemverontreiniging, archeologische vondsten, wateroverlast of extreme hitte. Deze factoren kunnen leiden tot aanpassingen in ontwerp, extra kosten of vertraging in de uitvoering. Te overwegen criteria: • In uitvoering zijnde projecten of beleidsprocessen met potentiële interne risico’s van minimaal € 5 miljoen incidenteel of € 1 miljoen structureel. Vraag 4: Welke informatie wilt u periodiek ontvangen met betrekking tot projecten die conform de te kiezen criteria als groot, risicovol en/of complex moeten worden getypeerd? In de twee bestuursrapportages en in de jaarrekening wordt periodiek gerapporteerd over de financiële stand van zaken van de gemeentelijke budgetten en projecten.

Dit betreft vooral een financiële stand van zaken en soms een inhoudelijke stand van zaken als dit van belang wordt geacht. Indien bepaalde budgetten of projecten aanzienlijke risico’s blijken te hebben, kan worden

besloten om de hierover aparte rapportageafspraken met de raad te maken (zoals bij het nieuwe gemeentehuis). De wens van de raad om de grip op grote, risicovolle en complexe budgetten en projecten te versterken door inzicht in (en monitoring van) de hieraan verbonden risico’s, betekent dat de informatieverstrekking wat betreft deze budgetten en projecten moet worden uitgebreid. De concrete vraag die dan voorligt is: welke informatie wenst de raad periodiek en op welke wijze te ontvangen en hoe moet deze informatie worden gepresenteerd? U kunt daarbij bijvoorbeeld denken aan de wijze waarop in de programmabegroting risico’s worden toegelicht. Ook kunt u denken aan de informatie die wordt verstrekt in de periodieke voortgangsrapportages gemeentehuis Vijfheerenlanden. Hierin wordt gerapporteerd op tijd/voortgang; kwaliteit; budget; overige risico’s en organisatie en informatie. Graag vernemen wij uw ideeën, zodat wij deze kunnen uitwerken in een rapportageopzet. 5.

Vervolg In de Programmabegroting 2027 zal voor het eerst een overzicht van grote, risicovolle en/of complexe budgetten en projecten worden opgenomen op basis van de door de commissie AZ naar aanleiding van de bespreking van dit opinievoorstel in meerderheid omarmde criteria. De door de commissie geuite ideeën wat betreft opinievraag 4 worden betrokken bij het daarbij te hanteren rapportageformat. De mate waarin dit overzicht voldoet aan de wensen van de raad zal vervolgens begin 2027 worden geëvalueerd in de Auditcommissie. De uitkomsten van de evaluatie zullen worden voorgelegd aan de raad.

Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente Vijfheerenlanden, de secretaris,

de burgemeester,

ValidSigned door Judith de Jonge op 21-04-2026

ValidSigned door Sjors Fröhlich op 21-04-2026 S. (Sjors) Fröhlich

W.J. (Judith) de Jonge