Opinievoorstel Overdrachtsdocument Informatie- en formatiefase

10.

Informatie & Formatieproces

Wat is de rol & ruimte van griffier en gemeentesecretaris, wat zijn mogelijkheden van raadsakkoorden? Wat is de rol van de burgemeester? Wordt er gewerkt met een informateur en/of formateur? Adviseurs: Griffier & Gemeentesecretaris Dit hoofdstuk schetst een aantal aspecten die van belang zijn bij de (in)formatiebesprekingen (fase 1) en de vorming van een nieuw college (fase 2) na de verkiezingen in maart 2022. De inhoud van deze memo is gebaseerd op de meest actuele handreikingen van het Rijk én op de ervaringen van de vorige verkiezingen. Inleiding Tijdens de opiniërende bespreking van dit hoofdstuk horen we graag uw mening over een aantal aspecten. Niet alle aspecten zijn concreet te beantwoorden, maar het is voor u wel goed om er voorafgaand aan de verkiezingen al over na te denken. Na de opiniërende bespreking bekijken we welke procesmatige afspraken goed zijn om te maken voor de periode vanaf 16 maart 2022. Overzicht van de te bespreken aspecten in fase 1: 1.

Wel of geen (in-) formateur?

2.

Wel of geen coalitieakkoord?

3.

Welke rol heeft de burgemeester?

4.

Welke rol krijgt de griffier?

5.

Welke rol krijgt de gemeentesecretaris/ambtelijke ondersteuning?

Fase 1: Formatiebesprekingen De volgende aspecten zijn van belang bij het maken van afspraken over de formatiebesprekingen: 1.

Wel of geen (in-)formateur?

Veel gemeenten werken tijdens de (in)formatiegesprekken met een (in)formateur. Meestal is deze persoon degene die verkent welke partijen (en in welke samenstelling) deel willen nemen aan een college, neutraal de gesprekken leidt, een doorbraak bij knelpunten stimuleert en het resultaat voor ogen houdt. De reikwijdte van zijn opdracht kan verschillen. Voor een succesvol resultaat is het belangrijk dat deze persoon het vertrouwen heeft van de deelnemende partijen. Bij de vorige verkiezingen spraken de lijsttrekkers vooraf af dat de partij met de meeste stemmen het voortouw nam in de formatiebesprekingen. Het CDA koos toen, als grootste partij, voor een externe begeleider als informateur. Later is hij ook gekozen als de gespreksvoorzitter bij de formatiebesprekingen. Zijn opdracht was om een coalitie te vormen met als resultaat een coalitieakkoord en de samenstelling van een college. Alternatief: De lijsttrekkers kunnen er ook voor kiezen om, al dan niet in een formele en openbare raadsvergadering, na de verkiezing eerst een plenaire bespreking te voeren over de verkiezingsuitslag en op basis daarvan met de raad gezamenlijk afspraken te

maken over de vervolgstappen. Dit kan enerzijds leiden tot vertraging (eerst debat voeren, conclusies trekken en daarna pas de uitvoering oppakken), anderzijds wel tot meer draagvlak binnen de gehele raad over de vervolgstappen. Daarnaast zijn er alternatieven mogelijk in de opdracht die aan de (in)formateur wordt gegeven: is het beoogd resultaat bijvoorbeeld een zo klein mogelijke coalitie, of juist een brede coalitie? Moeten de onderhandelingen leiden tot een coalitieakkoord of een raadsakkoord? Alle smaken zijn mogelijk. 2.

Wel of geen coalitieakkoord?

De meeste ervaring in de afgelopen jaren is opgedaan met een coalitieakkoord. Bij een coalitieakkoord maken de fracties van twee of meer politieke partijen uit de gemeenteraad afspraken over de uitgangspunten van de komende raadsperiode. Deze partijen vormen samen de coalitie. Het coalitieakkoord kan ter kennisname (of ter bespreking) aan de raad gestuurd of gepresenteerd worden. Bij de vorige verkiezingen is gekozen voor een coalitieakkoord dat is gepresenteerd aan de raad. Een coalitieakkoord wordt niet door de raad vastgesteld. Alternatief: Tegenwoordig zijn ook raadsakkoorden in opkomst. In een raadsakkoord dragen alle partijen uit de raad punten aan en bespreekt de raad gezamenlijk welke punten ze opneemt in het raadsprogramma. Vaak wordt de samenleving betrokken bij deze besprekingen en vindt alles in openbare bijeenkomsten plaats. De raad stelt het raadsakkoord vast. Het college pakt de uitvoering op. Het voordeel van een raadsakkoord is het grote draagvlak binnen de raad (en wellicht ook de samenleving). Het nadeel is dat de totstandkoming ervan meestal meer tijd vraagt dan de totstandkoming van een coalitieakkoord. Het voordeel van een coalitieakkoord kan zijn dat het debat scherper/kritischer gevoerd wordt tussen partijen dan bij een raadsakkoord.

Een combinatie van beide vormen is ook mogelijk: een raadsakkoord voor de onderwerpen waarover raadsbrede overeenstemming is en een coalitieakkoord voor de overige onderwerpen. Met de huidige raad is er een begin gemaakt met de Lange Termijn Agenda waar ook in dit overdrachtsdocument aandacht is besteed en waar advies over uitgebracht wordt. Het lijkt logisch om vooral deze Lange Termijn Agenda verder vorm te geven voor een periode van 4 jaar waar het gaat om raadsbrede aanpak van majeure onderwerpen. Welke vorm u ook kiest, het is verstandig om vooraf stil te staan bij de mate waarin u tijdens het proces om te komen tot een coalitieakkoord en/of een raadsakkoord de samenleving wilt betrekken. 3. Welke rol heeft de burgemeester? De burgemeester stelt prijs op tussentijdse informatie over de onderhandelingen en de vorming van het college van de (in)formateur. In artikel 35 van de Gemeentewet is bepaald dat de burgemeester in ieder geval door de (in)formateur wordt geïnformeerd over de uitkomsten van de onderhandelingen. De burgemeester krijgt dan de gelegenheid om zijn opvatting daarover te geven. 4. Welke rol krijgt de griffier? De griffier is bij wet aangesteld als adviseur van de raad als geheel, van raadsfracties afzonderlijk of individuele raadsleden (artikel 107 Gemeentewet).

De rol van de griffier tijdens de (in)formatiebesprekingen is die van adviseur/klankbord voor procesmatige dilemma’s en blijft van kracht zolang alle partijen aan tafel zitten. Zodra er gesprekken plaats vinden waarbij er partijen van tafel af zijn, zal de secretaris deze rol overnemen.

Bij de vorige verkiezingen heeft de partij met de meeste stemmen ervoor gekozen om de griffier uit te nodigen bij alle informatiebesprekingen, maar dan nadrukkelijk met bovenstaande rol (dus alleen procesmatige inbreng, gericht op het belang van de raad als geheel). Dit werkte heel prettig en efficiënt in de praktijk omdat de griffier direct noodzakelijke informatie kon overhandigen over planning en proces en daarover kon adviseren. Alternatief: de griffier (of griffiemedewerkers) inhoudelijk inzetten bij de besprekingen in de formatiefase en/of het schrijven van het akkoord. Dit ontraden wij, gezien de onafhankelijke rol van de griffier, ten zeerste. Wanneer de voorkeur er is om met een raadsakkoord te gaan werken, betekent dit dat alle partijen nog steeds aan tafel zitten en kan er gedurende dit proces nog steeds een rol zijn voor de griffier. In het geval van een raadsakkoord kan het ook zo zijn dat beide functionarissen aan tafel zitten, griffier en secretaris. 5. Welke rol krijgt de gemeentesecretaris en ambtelijke ondersteuning? In de praktijk blijkt dat een ambtelijke ondersteuner bij de formatiegesprekken een positieve bijdrage levert aan de snelheid het proces.

Dit doet hij/zij door het leveren van inhoudelijk inzicht, door afstemming te zoeken binnen de ambtelijke organisatie (bijvoorbeeld via de gemeentesecretaris een financiële doorrekening te vragen of het regelen van inhoudelijke presentaties over onderwerpen) en door het coalitieakkoord (of raadsprogramma of samenlevingsprogramma) daadwerkelijk te schrijven. Bij de vorige verkiezingen is ervoor gekozen om de gemeentesecretaris samen met een scribent uit te nodigen bij alle formatiebesprekingen. Zij was de linking pin met de organisatie en zorgde elke bijeenkomst voor de benodigde inhoudelijke informatie. Zij heeft de gesprekken zelf vertaald/geschreven naar het coalitieakkoord en gezorgd voor een publieksvriendelijke versie. Het voordeel hiervan was dat de gesprekspartners eenzelfde samenstelling hadden en er tegelijkertijd ook gewerkt werd aan onderlinge kennismaking en teambuilding. Alternatief: indien er geen ambtelijke ondersteuning gewenst wordt bij de formatiebesprekingen, betekent dit dat de gesprekspartners zelf de benodigde informatie moeten opvragen en ook zelf de teksten moeten schrijven. Dit kost veel tijd en wellicht mist men ook de benodigde expertise. Dit ontraden wij. Een ander alternatief is dat er 1 beleidsmedewerker ‘gedetacheerd’ wordt door de organisatie aan het coalitieproces.

Deze medewerker krijgt als opdracht om vanuit een onafhankelijke rol het proces te ondersteunen, door bijvoorbeeld notulen te maken, informatie te verzamelen, enzovoort. De wijze waarop de gemeentesecretaris kan ondersteunen tijdens de coalitiebesprekingen is divers en kan t.z.t. op uw behoefte afgestemd worden. De voorkeur zou zijn om het weer zo te doen als de vorige keer maar dan met én een scribent én een notulist, zodat de gemeentesecretaris meer de rol van adviseur kan innemen. Fase 2: Vorming van het college Als het coalitie- of raadsakkoord grotendeels klaar is, breekt de fase aan van collegevorming (ook nog onderdeel van de formatiebesprekingen). Bij een coalitieakkoord is het logisch dat de coalitiepartijen de wethouders aandragen. Bij een raadsakkoord kan afgesproken worden dat de grootste partijen de wethouders leveren of dat raadsbreed gezocht wordt naar de juiste persoon op de juiste portefeuille. Het is ook mogelijk om vacatures uit te zetten op basis van de gewenste profielen van de wethouders en met een sollicitatieprocedure een college samen te stellen. Bij aanvang van de collegevorming is een aantal aspecten belangrijk om te benadrukken:

1. Artikel 36 van de Gemeentewet bepaalt de omvang van het college. Het geeft de kaders aan voor het aantal wethouders en eventuele parttime wethouders. De griffier kan dit t.z.t. in de besprekingen toelichten. 2. Screening van de kandidaat-wethouders. De burgemeester is op grond van artikel 170 van de Gemeentewet de hoeder van de bestuurlijke integriteit van de gemeente. Vanuit deze verantwoordelijkheid wenst burgemeester Fröhlich een extern bureau in te schakelen om een screening uit te voeren. Zo’n externe screening of risicoanalyse is gericht op inzicht in mogelijke risico’s en knelpunten op het gebied van integriteit. De griffier kan dit proces t.z.t toelichten. 3. Benoeming van de nieuwe wethouders. Vanaf 16 maart 2022 is het college demissionair. In deze periode geldt, als uitzondering op de regel, dat een wethouder tevens raadslid kan zijn. Wanneer de nieuwe wethouders worden benoemd, is afhankelijk van de duur van de formatie. De wet geeft hiervoor geen termijn. Een commissie geloofsbrieven uit de raad toetst of de beoogde wethouders voldoen aan de wettelijke vereisten van het wethouderschap. Deze commissie krijgt vertrouwelijk inzage in het screeningsrapport van de kandidaat-wethouders. De wethouders worden benoemd via schriftelijke en geheime stemming. Als de wethouder zijn/haar benoeming aanneemt, legt deze de eed of verklaring en belofte af.

Worden wethouders uit de raad benoemd, dan moet in de opengevallen plaatsen in de raad worden voorzien. Dit kan in de eerstvolgende raadsvergadering. Als een wethouder wordt benoemd die niet in de gemeente woont, moet de raad ook een besluit nemen inzake de ontheffing van de woonplaatsvereiste. Dit besluit is één jaar geldig. De griffier kan dit proces t.z.t. toelichten. 4. Het inwerken van het college. Dit vindt plaats onder verantwoordelijkheid van de gemeentesecretaris, in overleg met de burgemeester.