memo Lange Termijn Agenda.docx

Lange Termijn Agenda/Raadsagenda Aan: Agendacommissie/presidium Van: Krista Goossens, Griffier Vergadering: 10 december 2020 Inleiding In 2020 is de lange termijn agenda (LTA) als vast agendapunt op de vergadering van presidium/agendacommissie opgenomen. Tot nu toe zijn in grote lijnen de volgende stappen gezet: 1. De griffier heeft een introductie van en toelichting op de werking het instrument LTA gegeven in het presidium; 2. De griffie heeft een technische verbeterslag in de LTA gemaakt op basis van input van het presidium 3. De griffier heeft een introductie van en toelichting op de werking van het instrument gegeven voor alle raads- en commissieleden (Kennis paRaad januari 2020) 4. Het presidium is gekomen tot een eerste inhoudelijke aanscherping van het instrument door de onderwerpen te selecteren. 5. Het presidium heeft voor een aantal onderwerpen in de LTA (bijvoorbeeld fietsplan, Sociaal Maatschappelijke Agenda, RES) een besluit genomen over de concrete invulling van het proces. 6. De griffie heeft, op aangeven van het presidium, aanvullende feitelijke informatie opgevraagd bij het college. 7. De griffie heeft 2 werksessies georganiseerd waarin is nagedacht over de procesarchitect rol van de raad. Uitkomsten hiervan zijn als voorstel naar het presidium gegaan en zij hebben besloten wat er voorgelegd is aan het college. 8.

College heeft daarop gereageerd aangaande risico’s in het voorstel qua haalbaarheid, noodzakelijke planning in het kader van wet- en regelgeving, samenloop van verschillende onderwerpen enz. Doel Wat was ook al weer het doel wat we met de LTA voor ogen hadden: De LTA is een instrument om als raad, in samenspraak met het college, sturing te geven aan de raadsagenda en het verloop van belangrijke beleidsprocessen. De LTA maakt het dus mogelijk om als raad een proces-architect rol te vervullen. Kortom, waar wil de raad op inzetten om een (pro-)actieve rol te spelen en ook maatschappelijk toegevoegde waarde zichtbaar te maken? Waar lopen we tegen aan? Het is volkomen helder dat het gesprek over deze vragen zich afspeelt tegen de achtergrond van de mogelijkheden van de ambtelijke organisatie om aan zaken te werken. Om dat

scherper in beeld te krijgen hebben zou de LTA op korte termijn geactualiseerd moeten worden nu de begroting 2021-2024 is vastgesteld. AFSPRAAK driehoek, directie/griffie. Dit behoeft nog wel inspanning op procesdenken in de organisatie en uitleg over aan de organisatie waar we heen willen. Daarnaast spelen op dit moment vragen rond de gewenste betrokkenheid van de raad op de onderwerpen van de LTA. Graag zou ik de gelegenheid hebben om het presidium wat meer beeld en kleur te geven bij de keuzes die de raad en het presidium kan maken om meer gestructureerd sturing te geven aan de eigen agenda. In het verlengde daarvan zou er gelegenheid kunnen zijn voor een open gesprek waarbij vanuit de fracties inzicht gegeven kan worden welke statuur aan onderwerpen wordt gegeven in de driedeling: 1.

Raad op kop (raadsagenda)

2.

Raad stuurt (LTA)

3.

Raad volgt (resultaatmonitor/concernplanning)

De raad op kop kan maar op een enkel thema, maar biedt kansen om als raad op een andere wijze sturing te geven aan het gemeentelijk beleid. Dit zou dus enkele onderwerpen van de aangeleverde LTA zijn waar de raad een vlaggetje bij zet (Raad op kop). Voor de helderheid zou je dit een andere naam kunnen geven. Voorstel: Raadsagenda

Structuur: De Lange Termijn Agenda zou opgebouwd kunnen worden in twee delen: de Raadsagenda met de topthema’s waar de raad zelf regie wil voeren op het proces, en de LTA met de andere voor de raad meest belangrijke te agenderen onderwerpen. Beide delen zullen periodiek geactualiseerd aan het presidium worden voorgelegd, zodat het presidium in de positie is sturing te geven aan de agenda van de raad. Dan zijn er nog altijd de onderwerpen die binnen de bevoegdheid van de raad vallen maar waar de raad niet op hoeft te sturen. Inzicht in wat er komt is wel belangrijk voor de agendacommissie om te grote druk op de agenda te voorkomen. Na de vaststelling van de Programmabegroting wordt jaarlijks een grondige update doorgevoerd, zodat de agenda voor het voorliggende kalenderjaar op hoofdlijnen scherp wordt. Raadsagenda (dit is slechts een concept, moet door presidium ingevuld worden) Het presidium heeft de volgende onderwerpen op de raadsagenda geplaatst: 1. Strategische Visie 2. Woningbouw 3. Mobiliteit 4. Landschapsvisie

Lange Termijn Agenda Naast de genoemde topthema’s heeft het presidium onderwerpen aangemerkt als onderwerpen waar de raad meer sturing aan wil geven dan gebruikelijk. Dat kan bijvoorbeeld door voorafgaand aan de beleidsnota een nota van uitgangspunten vast te stellen of een opiniërende discussie te voeren op uitgangspunten. Deze onderwerpen zijn opgenomen op de LTA. De onderwerpen zijn: (ook dit is concept en is aan het presidium) 1. Doorontwikkeling sociaal domein 2. Duurzaamheidsbeleid 3. Gemeentehuis 4. Omgevingswet 5. Sportbeleid 6. Integraal Huisvestingsplan Onderwijs 7. Onderwijsbeleid (Harmonisatie) 8. RES 9. REP 10. Verkeersveiligheidsprogramma 11. Algemeen Plaatselijke Verordening

Bestuursopdracht Je zou voor de topthema’s kunnen gaan werken met bestuursopdrachten. In zo’n bestuursopdracht zou de procesinrichting moeten komen, een informele begeleidingsgroep aangewezen moeten worden met bijv 2 raadsleden (1 coalitie, 1 oppositie), raadsadviseur, ambtenaar en portefeuillehouder. Dit zou ipv de raadswerkgroepen kunnen zijn. Deze bestuursopdracht is door de griffie inhoudelijk en procesmatig afgestemd met de verantwoordelijk portefeuillehouder, directeur en ambtelijk medewerkers. De bestuursopdracht wordt vastgesteld door presidium. Het werken met bestuursopdrachten en informele begeleidings groepjes zou een antwoord kunnen zijn in de zoektocht naar communicatie tussen college en presidium maar ook om met elkaar verder de diepte in te kunnen (benen op tafel) zonder dat hier politiek bedreven kan worden (achterkamertjes). Voorstel (dit zou een voorstel kunnen zijn voor een later stadium als bovenstaande denkrichting positief wordt bevonden door het presidium). 1. Bijgaande Raadsagenda / LTA vaststellen als leidraad voor de agenda van de vergaderingen en andere werkzaamheden van de gemeenteraad.

2. De griffie op te dragen de onderwerpen op de Raadsagenda op te pakken en in afstemming met organisatie en college Bestuursopdrachten aan het presidium voor te leggen. 3. Het college en de directie te verzoeken het presidium actief te informeren over wijzigingen in beleidsprocessen, zodat het presidium via de LTA sturing kan geven aan de agenda.