Gemeente Vijfheerenlanden - Accountantsverslag 2021 definitief getekend.pdf

Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

2 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen

Aan de raad van gemeente Vijfheerenlanden Postbus 11 4140 AA Leerdam 30 juni 2022 Referentie: A00792/004/EK/RS/hv

Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u het accountantsverslag met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van gemeente Vijfheerenlanden voor het boekjaar dat is geëindigd op 31 december 2021.

Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze overeenkomst d.d. 9 november 2020, ons voorstel tot dienstverlening d.d. 28 augustus 2020 en ons controleplan 2021 d.d. 31 augustus 2021. Allereerst willen wij onze complimenten en waardering overbrengen aan de ambtelijke organisatie. Door hun inspanning en positieve energie is het niet alleen gelukt om de jaarrekening binnen de wettelijke termijn aan uw raad ter vaststelling aan te bieden, maar ook dat deze jaarrekening voor het eerst sinds de fusie voorzien is van een volledig goedkeurende controleverklaring. Dit vinden wij dit een prestatie die wij niet onbenoemd willen laten. De komende jaren gaan wij graag samen met u, het college en de organisatie de uitdaging aan om het afsluitproces verder te optimaliseren, de VIC gereed te maken voor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording en de leesbaarheid en informatiewaarde van de jaarrekening te verbeteren.

De controlebevindingen in deze rapportage zijn besproken met de ambtelijke organisatie en de Auditcommissie. Mocht u in de tussentijd nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen. Hoogachtend, Q-Concepts Accountancy B.V. Ondertekenaar1

drs. E.E.T.M. Kalnenek RA

3 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen (1/2) 1. Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring Wij zijn voornemens om een goedkeurende controleverklaring af te geven bij de jaarrekening 2021 op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Dit wil niet zeggen dat er geen fouten en onzekerheden zijn, maar wel dat deze onder de drempel zijn gebleven die door de gemeenteraad aan ons is meegegeven. 2. Inzichtelijkheid en leesbaarheid van de jaarstukken is beperkt Naar onze mening is de inzichtelijkheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording in 2021 licht verbeterd ten opzichte van 2020. Veel van onze bevindingen uit het accountantsverslag 2020 zijn echter nog steeds van toepassing. De informatievoorziening in de paragrafen is beter dan voorgaand jaar, in het bijzonder ten aanzien van het Weerstandsvermogen, Bedrijfsvoering en Grondbeleid. 3. Er is een fors tekort ontstaan op de kosten voor de jeugdkosten Binnen de uitvoering van de jeugdzorg is een significant tekort ontstaan van € 5,1 miljoen ten opzichte van de primaire begroting. Ten opzichte van de bijgestelde begroting is het tekort € 2,0 miljoen. Dit is naar onze mening een indicatie dat de interne beheersing op dit proces verbeterd dient te worden. 4. Informatievoorziening vanuit RBL niet altijd toereikend Wij hebben geconstateerd dat de samenwerking met RBL in 2021 meer formeel is ingericht.

Tevens hebben wij gesignaleerd dat de operationele samenwerking met RBL is verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar.

5. Interne beheersing in het sociaal domein is verbeterd De interne beheersing rond de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is in 2021 verder verbeterd. Ook bij de uitvoering van de Jeugdwet zijn er zichtbaar goede stappen voorwaarts gemaakt in de interne beheersing van de processen en waarborging van de rechtmatigheid in de dienstverlening. Hierdoor zijn er minder fouten en onzekerheden geconstateerd. 6. Prestatielevering van zorg niet volledig vastgesteld Om de prestatielevering door de zorgverleners vast te stellen wordt nog steeds gesteund op de productieverantwoordingen van deze zorgverleners. Een belangrijke verbetering in de werkprocessen binnen het Sociaal Domein is het vaststellen dat de zorg die is toegekend op basis van persoonsgebonden budgetten (PGB) daadwerkelijk is geleverd. 7. Informatievoorziening over grondexploitaties kan nog beter De grondexploitaties krijgen in de informatievoorziening naar de gemeenteraad nog niet de aandacht die passend is bij het risicoprofiel van uw grondexploitaties. Hoewel de informatiewaarde van de paragraaf Grondbeleid in de jaarrekening 2021 is verbeterd, ontbreekt het aan een duidelijke risico- en scenarioanalyse per grondexploitatie.

4 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen (2/2) 8. Onrechtmatigheden bij aanbesteding zijn fors verminderd In 2021 zijn de goede stappen om de rechtmatigheid van de aanbesteding in de organisatie te waarborgen voortgezet. De verbetermaatregelen hebben geleid tot lagere onrechtmatigheden bij Europese aanbestedingen.

12. Enkele processen vragen urgente aandacht De processen Belastingen en heffingen, Jeugdzorg en Huren en pachten vragen urgente aandacht in het verbeteren van de interne beheersing om financiële risico’s te verminderen.

9. Prestatielevering binnen het inkoopproces blijft aandacht vragen Wij hebben geconstateerd dat de (vaststelling van de) prestatielevering van inkopen niet altijd zichtbaar in het proces wordt vastgelegd. Inmiddels is een notitie opgesteld voor de organisatie om de prestatielevering te waarborgen. Wij hebben begrepen dat deze notitie zal worden vastgesteld door het college parallel aan het tot stand komen van de nieuwe financiële verordening

13. Fraude en M&O verdienen meer aandacht van de organisatie Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. De gemeente beschikt niet over een (actuele) frauderisicoanalyse. Zeker met uw ambitie om te komen tot een rechtmatigheidsverantwoording raden wij u aan om een interne frauderisicoanalyse op te stellen. Ook verdienen de onderwerpen fraude en misbruik en oneigenlijk gebruik meer aandacht van de organisatie.

10. De financiële positie is voldoende, maar vraagt aandacht Uit onze analyse op de financiële positie van de gemeente blijkt dat deze voldoende is, maar ten opzichte van soortgelijke gemeenten, de gemeenten in de provincie Utrecht en in Nederland achterblijft. De solvabiliteit In het bijzonder vraagt de komende jaren specifieke aandacht. 11. De VIC heeft zich goed ontwikkeld De VIC heeft zich dermate goed ontwikkeld dat wij voor enkele processen de VIC dit jaar hebben kunnen gebruiken als interne beheersingsmaatregel. Wij willen dan ook onze complimenten uitspreken over de ontwikkeling die de VIC in korte tijd heeft doorgemaakt. Attentiepunten, met name de kwetsbaarheid van de VIC, hebben wij met de organisatie besproken.

14. Rechtmatigheidsverantwoording wederom uitgesteld De rechtmatigheidsverantwoording is wederom met een jaar uitgesteld. Wij adviseren u om in 2022 wederom proef te draaien zodat er nog voldoende tijd is om, waar nodig, aanpassingen en verbeteringen door te voeren.

5 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Ons oordeel bij uw jaarstukken 2021 Wij verstrekken een goedkeurende controleverklaring bij de jaarrekening 2021 op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. Dit wil niet zeggen dat er geen fouten en onzekerheden zijn, maar wel dat deze onder de drempel zijn gebleven die door de gemeenteraad aan ons is meegegeven. Een samenvatting van deze fouten en onzekerheden vindt u hier.

De reikwijdte van onze controle is ongewijzigd ten opzichte van het auditplan 2021. Voor een nadere toelichting op de bevindingen, klik hier.

Jaarverslag Jaarrekening

WNT

Getrouwheid

SiSa

Oordeel:

Interne beheersing

Rechtmatigheid

goedkeurend

Oordeel:

goedkeurend

Fraude(risico) 5.310

6.000

Ontwikkelingen voor uw organisatie

4.458

4.000 2.000

Bijlagen

5.310

6.000

4.458

4.000 1.770

2.000 343

-

1.770 734

Fouten Tolerantie

Onzekerheden Bevindingen

x € 1.000

Fouten Tolerantie

Onzekerheden Bevindingen

x € 1.000

6 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Reikwijdte van onze controle

Oordeel bij de jaarrekening

De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordtwij verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het hebben wij afspraken metin u gemaakt over de Onderstaand reikwijdte van ehebben controle.wij een samenvatting bevestigen dat de definitieve reikwijdte vanauditplan de controle gelijk is aan die het auditplan. Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen. opgenomen.

De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter

Oordeel

.

Jaarverslag Jaarstukken gemeente Vijfheerenlanden

Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Jaarverslag

Jaarrekening

Bijlagen Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze in overeenstemming zijn met de jaarrekening

30/06/2022

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting

WNT-bijlage

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

7 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

De informatiewaarde van uw programmaverantwoording en paragrafen is beperkt Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar

Informatiewaarde is beperkt

Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa

Wij zijn verplicht vast te stellen of wij op grond van de informatie verkregen in onze controle onjuistheden hebben geconstateerd die gebruikers van de jaarrekening zouden kunnen beïnvloeden. Dit is naar onze mening niet het geval.

Ons oordeel is gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses. Dit alles vanuit raadsperspectief. U vindt hier een nadere toelichting.

Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Kwaliteit paragrafen verschilt, maar is over het algemeen beperkt tot toereikend

Jaarverslag voldoet aan eisen BBV,

Bijlagen Wij hebben vastgesteld dat alle verplichte informatie in de paragrafen is opgenomen. Daarnaast hebben wij de informatiewaarde van de paragrafen beoordeeld. Deze is naar onze mening beter dan voorgaand jaar. Klik hier voor een nadere toelichting.

, In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan de eisen die het BBV hieraan stelt.

8 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

30/06/2022

Reikwijdte van onze controle Inzichtelijkheid van de jaarstukken licht verbeterd reikwijdte de controle en is zo ontworpen dat controle-informatie wordt verkregen met betrekking NaarDe onze mening isvan de inzichtelijkheid informatiewaarde vaner devoldoende • Het gebruik van grafieken, infographics en kleurscores is beperkt. tot uw jaarrekening, ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het hebben wij afspraken met u gemaakt over deaan reikwijdte van de controle. Wij programmaverantwoording in 2021 licht verbeterd ten opzichte vanauditplanNaar onze mening zou dit aantoonbaar iets toevoegen de bevestigen dat de definitieve reikwijdte de controle gelijkleesbaarheid is aan die en in informatiewaarde. het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting 2020. Zo zijn de eenduidigheid en diepgang van de van analyses per opgenomen. programma meer in evenwicht en wordt er nog maar zelden • De programmaverantwoording is voornamelijk beschrijvend van verantwoording afgelegd over verschillen onder de door de raad aard zonder duidelijke conclusievorming. Een belangrijke oorzaak . verzochte rapporteringsdrempel van € 25.000. Veel van onze hiervan is het ontbreken van SMART-geformuleerde bevindingen uit het accountantsverslag 2020 zijn echter nog steeds doelstellingen en prestatie-indicatoren. Er wordt in diverse van toepassing.

Onze belangrijkste signaleringen ten aanzien van de programma’s vermeld dat doelstellingen gerealiseerd zijn, maar inzichtelijkheid en informatiewaarde van de jaarstukken zijn: niet consequent toegelicht waarom dit zo is. • Een positief aspect is de uiteenzetting per programma wat niet is • Er ontbreekt een duidelijke relatie tussen het gevoerde beleid en gerealiseerd. Daarbij is inzichtelijk gemaakt welke prestaties niet de (financiële) realisatie. Beide aspecten worden verantwoord in zijn gerealiseerd vanwege corona en welke niet zijn gerealiseerd de verantwoording, maar een verband tussen de uitgaven, wegens andere redenen. geleverde prestatie en maatschappelijk effecten is niet zichtbaar • Het ontbreekt aan een volledige congruentie tussen de begroting aanwezig. 2021 en de jaarrekening 2021. Niet over alle doelstellingen die in • Verschillenanalyses zijn vooral constaterend verklarend in plaats de begroting 2021 zijn opgenomen wordt in de programmavan analytisch verklarend of redengevend. verantwoording 2021 verantwoording afgelegd. Andersom wordt in de verantwoording 2021 verantwoording afgelegd over Aspect Oordeel doelstellingen die niet in de begroting 2021 staan. Een belangrijke reden hiervan is dat in de eerste en tweede bestuursrapportage 2021 2020 doelstellingen zijn geactualiseerd die met behulp van de Resultaatmonitor worden bewaakt.

De programmaverantwoording Inzichtelijkheid Beperkt Beperkt is ingericht conform de Resultaatmonitor. Dit is echter in de programmaverantwoording niet als zodanig benoemd. • In de bestuursrapportages is een goede start gemaakt om de Relatie beleid <> Beperkt Beperkt verschillen tussen doelstellingen en realisatie visueel te maken financiën met het stoplichtmodel. Hierbij worden de afwijkingen tussen de werkelijkheid en de verwachting in de verantwoording opgenomen Gebruik van Beperkt Beperkt en de doelstellingen die op schema liggen in de bijlage. Hierdoor indicatoren worden hoofd- en bijzaken op een positieve manier gescheiden. In de programmaverantwoording is dit echter niet doorgezet.

9 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (1/5) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter

Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT

Voor de paragrafen geldt dat de inzichtelijkheid en Uit de toelichting van de achterliggende (beleids)keuzes bij deze ondersteuning van een ten kwalitatieve controle. Injaar. het auditplan hebben afspraken met of, u gemaakt over informatiewaarde zijn verbeterd opzichte van voorgaand berekening moet wij in ieder geval blijken en zo ja, hoe de de reikwijdte van de controle. Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben Naar onze mening ontbreekt het nog wel aan een toereikende kostendekkendheid tussen verschillende onderdelen wordt bereiktwij een samenvatting opgenomen. koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie door gebruik te maken van kruissubsidiëring en in welke mate er gedurende het jaar. De paragrafen bevatten over het algemeen wel kruislings wordt gesubsidieerd. De mate van kruissubsidiëring . voldoende informatie over het onderwerp van de paragraaf. Tevens tussen onderdelen of hoofdstukken kan worden aangetoond door is de aard en diepgang van de informatievoorziening beter dan middel van een berekening per hoofdstuk. Dit is vooral van belang voorgaand jaar, in het bijzonder in de paragrafen voor heffingen en rechten met een dekking van meer dan 100%. Weerstandsvermogen, Bedrijfsvoering en Grondbeleid. Dit is over 2021 bijvoorbeeld het geval bij de rioolheffing.

Hieronder hebben wij onze waarnemingen samengevat bij de verplichte paragrafen met enkele suggesties voor verbetering.

SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Lokale heffingen De leesbaarheid en informatiewaarde van de paragraaf Lokale Heffingen is naar onze mening verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. Ten opzichte van de paragraaf in de jaarrekening 2020 is de vergelijking van de lokale lastendruk uitgebreid met andere gemeenten. Hierdoor wordt het inzicht in de relatieve omvang van de lastendruk verbeterd. Daarnaast zijn ten opzichte van het voorgaande jaar een aantal visualisaties toegevoegd die de paragraaf prettiger maken om te lezen. Een voorbeeld hiervan is de opbouw van de totale lastendruk en de vergelijking hiervan met de omliggende gemeenten. Deze paragraaf voldoet echter niet geheel aan de minimale eisen die de nieuwe Notitie Lokale Heffingen eraan stelt. In deze notitie staat dat inzicht worden gegeven in de mate van kostendekkendheid per heffing voor alle rechten en bestemmingsheffingen die de gemeente in rekening brengt.

30/06/2022

De kracht van de paragraaf zou daarnaast kunnen worden verstevigd door een meerjarige analyse van het verloop van de lokale lasten toe te voegen. Financiering De paragraaf Financiering geeft een toereikend en volledig beeld van de financieringspositie per 31 december 2021 en de kasstromen gedurende het jaar. De staat van herkomst en besteding van middelen (het kasstroomoverzicht) is hierbij een mooie toevoeging. De informatiewaarde kan verder worden verbeterd door het toevoegen van de toekomstige ontwikkeling van de schulden en door het verstrekken van het verplichte inzicht in de beleidsvoornemens ten aanzien van (het risicobeheer van) de financieringsportefeuille.

10 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (2/5) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter

Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

30/06/2022

Weerstandsvermogen ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij In deze paragraaf dat is een risico’s envan de controle De paragraaf ookhet eenauditplan. beeld van de verplichte financiële bevestigen deconfrontatie definitievevan reikwijdte gelijk is aangeeft die in Onderstaand hebben wij een samenvatting weerstandscapaciteit weergegeven. Hierbij is een aanvang kengetallen. Hierbij hebben wij geconstateerd dat de netto opgenomen. gemaakt om meer aansluiting te zoeken met de Nota schuldquote en structurele exploitatieruimte in eerste instantie niet . Risicomanagement en Weerstandsvermogen 2020-2023. Ten juist berekend waren. opzichte van voorgaand jaar is de leesbaarheid en informatiewaarde van deze paragraaf naar onze mening verbeterd door niet Daarnaast vraagt het BBV in deze paragraaf om een beoordeling alle risico’s op te nemen, maar uitsluitend de vijftien met de meeste van de onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot impact voor de gemeente. Een volgende stap in de doorde financiële positie. Ten opzichte van de jaarrekening 2020 is ontwikkeling van deze paragraaf zou kunnen zijn om deze risico's deze beoordeling veel explicieter opgenomen.

De toegevoegde te visualiseren in een matrix waarin totale schade en risico op waarde van de paragraaf is tevens verbeterd doordat meer voordoen zijn opgenomen. analyses zijn opgenomen van het verloop van de (verplichte) kengetallen. In figuur 1 en tabel 2 van deze paragraaf zijn de resultaten getoond van de risicosimulatie. Een nadere uitleg van met name de visuele Overigens voldoet de paragraaf niet volledig aan artikel 18 van de kansverdeling in figuur 1 ontbreekt. Hierdoor is de toegevoegde Financiële verordening. De door de raad gevraagde aanvullende waarde van deze figuur beperkt. indicatoren zijn niet allemaal genoemd. Daarnaast is er bij het in beeld brengen van de weerstandscapaciteit geen onderscheid Overigens hebben wij geconstateerd dat de paragraaf niet geheel gemaakt tussen structurele en incidentele middelen. aansluit met de afspraken die zijn vastgelegd in de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2023. Zo wordt in de paragraaf wel een uitleg gegeven over de scores op waarschijnlijkheid en gevolg, maar worden deze niet direct toegepast op de geïdentificeerde risico's. Daarnaast valt op dat de analyse van de weerstandscapaciteit niet geactualiseerd is naar de stand van heden. Na de analyse wordt wel mondeling toegelicht dat er aanvullende risico's zijn met impact op de weerstandscapaciteit.

Naar onze mening hadden deze risico’s direct verwerkt kunnen worden in het risicoprofiel van de gemeente om een volledig en recent beeld te geven.

11 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (3/5) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter

Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

30/06/2022

Onderhoud kapitaalgoederen Bedrijfsvoering ondersteuning een kwalitatieve controle. In als het auditplan hebben wij afspraken u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij In deze paragraaf is invan overeenstemming met het BBV zover De paragraaf Bedrijfsvoering geeftmet op basis van beschrijvende bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand mogelijk aangegeven wat het beleidskader is ten aanzien van de analyses de belangrijkste beleidsuitgangspunten van dehebben wij een samenvatting opgenomen. verschillende categorieën kapitaalgoederen, welke financiële bedrijfsvoering. Bij het opstellen van de paragraaf is tevens consequenties het beleidskader heeft en hoe deze vertaald zijn in invulling gegeven aan de eis vanuit de Financiële verordening door . de begroting en exploitatie. Hieruit blijkt tevens dat er nog stappen het opnemen van aanvullende gegevens ten aanzien van formatie gezet moeten worden om de samenhang hierin te realiseren en en de kosten van inhuur van derden. De toegevoegde waarde van inzichtelijk te maken. De toegevoegde waarde van de paragraaf de paragraaf kan worden verbeterd door een verdiepingsslag in de kan worden verbeterd door hierin ook een meerjarenperspectief analyse van deze aanvullende gegevens. mee te nemen gezien het structurele karakter van de onderhoudskosten.

Een belangrijke verbetering in de informatiewaarde van de paragraaf ten opzichte van de jaarrekening 2020, is dat dit jaar Een belangrijke verbetering ten opzichte van voorgaand jaar is dat meer aandacht is gegeven aan een zelfkritische analyse van de er nu (op hoofdlijnen) inzicht wordt gegeven in de voortgang van ontwikkeling van de (interne) organisatie. Meer nog dan voorgaand het geplande onderhoud en de omvang van het achterstallige jaar worden de stappen benoemd die reeds gezet zijn, maar wordt onderhoud zoals de raad heeft verzocht in artikel 19 van de ook gemeld waar het beter kan en moet. De informatiewaarde van financiële verordening. Hierbij is ook transparant gemaakt wat niet de paragraaf kan verder worden verbeterd door ook in te gaan op is gerealiseerd. Een verdere verbetering voor de informatiewaarde belangrijke onderwerpen zoals fraude, integriteit en duurzaamheid. van deze paragraaf is om opgelopen achterstanden in het onderhoud ook proberen te kwantificeren, waardoor voor de gemeenteraad direct duidelijk is wat de omvang en de impact is van de achterstanden in het onderhoudsniveau van kapitaalgoederen.

12 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (4/5) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter

Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

30/06/2022

Verbonden partijen Grondbeleid ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij Deze paragraaf voldoet aan alle eisen van het BBV en Financiële Bij afwezigheid van een Meerjarenperspectief Grondbedrijf (MPG) bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan dienaar in het auditplan. hebben wij een samenvatting verordening. Ten opzichte van de jaarrekening 2020 is nu ook het is deze paragraaf onze mening vanOnderstaand groot belang voor de opgenomen. Regionaal Backoffice Lekstroom (RBL) opgenomen als verbonden kaderstellende en controlerende rol van de raad op de voortgang partij. De RBL voert namens de gemeente de inkoop en van de grondexploitaties. In dat licht geeft deze paragraaf een veel . administratieve dienstverlening uit van de Jeugdwet. Onderdeel beter beeld van de ontwikkelingen in de grondexploitaties en de hiervan is het vaststellen dat de zorgverlening heeft reserve grondexploitaties gedurende het jaar. Er vindt ten opzichte plaatsgevonden. In 2021 bestond het financieel belang uit een van de jaarrekening 2020 een betere identificatie van risico’s plaats betaalde bijdrage van ongeveer EUR 13,0 miljoen.

Hoewel er geen met een betere vertaling naar de minimale gewenste omvang van sprake is van een bestuurlijk belang achten wij het voor de de Reserve Grondexploitaties. kaderstellende en controlerende rol van de raad van belang om deze samenwerkingspartner op te nemen in de paragraaf De informatiewaarde van de paragraaf kan verder worden Verbonden partijen. verbeterd door een expliciete link te leggen met de strategische doelstellingen van de gemeente als geheel. Tevens kunnen worden externe beleidskaders beter worden uiteengezet en in relatie gebracht met de gemeentelijke kaders.

13 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (5/5)

Oordeel bij de jaarrekening

De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij Advies: bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen. • Leg de inhoud van de paragrafen niet alleen langs de . meetlat van het BBV, maar ook van de Financiële verordening.

Oordeel Jaarverslag

•

Versterk de koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar.

•

Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwalitatieve analyses.

Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

30/06/2022

•

Maak gebruik van grafieken en infographics.

•

Geef niet alleen de positieve ontwikkelingen weer, maar maak ook transparant waar verbeterpotentieel is, zoals in de bedrijfsvoering.

Oordeel per paragraaf Zie onderstaand hoe wij de informatiewaarde per paragraaf beoordelen. Paragraaf

Oordeel

Oordeel

2021

2020

Beperkt

Beperkt

Weerstandsvermogen

Toereikend

Beperkt

Onderhoud kapitaalgoederen

Toereikend

Toereikend

Financiering

Toereikend

Toereikend

Bedrijfsvoering

Toereikend

Beperkt

Verbonden partijen

Toereikend

Toereikend

Grondbeleid

Toereikend

Beperkt

Lokale heffingen

14 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Onze bevindingen bij de jaarrekening Onderstaand hebben wij onze detailbevindingen op de aspecten rechtmatigheid en getrouwheid opgenomen boven de door u gestelde rapporteringstolerantie van € 50.000. Door op de bevinding te klikken krijgt u meer toelichting op de bevinding.

Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

fouten (x €1.000)

onzekerheden (x €1.000)

3. Bevindingen bij getrouwheid

343

4.458

797

4. Aanbestedingen wijken af van (EU) richtlijnen

391

0

39

994

Totaal

734

4.458

4. Prestatielevering ZIN Wmo

0

74

Goedkeuringstolerantie

1.770

5.310

5. Prestatielevering PGB totaal

0

73

6. Prestatielevering inkopen

0

235

7. Zorgkosten niet volledig

67

0

Totaal

343

4.458

Goedkeuringstolerantie

1.770

5.310

fouten (x €1.000)

onzekerheden (x €1.000)

1. Recht op zorg - JW*

203

2.285

2. Recht op zorg - Wmo*

34

3. Prestatielevering ZIN JW

WNT SiSa

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

* Bij de controle wordt gebruik gemaakt van steekproeven. Om de bevindingen te vertalen naar de gehele massa die in de steekproef is betrokken, wordt gebruik gemaakt van extrapolatie. Bij fouten is een daadwerkelijke afwijking geconstateerd, bij onzekerheden is er onvoldoende controle-informatie beschikbaar om een conclusie te kunnen trekken.

15 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Er is een significant tekort ontstaan in de uitvoering van de Jeugdwet Binnen de uitvoering van de jeugdzorg is een significant tekort ontstaan van EUR 5,1 miljoen ten opzichte van de primaire begroting. Ten opzichte van de bijgestelde begroting is het tekort € 2,0 miljoen. Dit is naar onze mening een indicatie dat de interne beheersing op dit proces verbeterd dient te worden.

Jaarrekening

WNT

Resultaten bedrijfsvoering

Het tekort wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door extra opgelegde taken vanuit het Ministerie. Hiervoor zijn aanvullende decentralisatie-uitkeringen ontvangen. Daarnaast is er sprake van een hoger aantal indicaties dan verwacht, met name in het langdurige, duurdere zorgsegment. Een deel van dit tekort werd gedurende het jaar al voorzien, wat geleid heeft tot een opwaartse bijstelling van de begroting. Uit de analyse blijkt tevens dat de omvang van de toegekende PGB-budgetten fors hoger is dan verwacht. De reden hiervan is dat de raming van deze budgetten heeft plaatsgevonden op verkeerde grondslagen. Dit is in de programmaverantwoording toegelicht. Domein

Begroting primair 2021 (x €1.000)

Begroting bijgesteld 2021 (x €1.000)

Realisati e 2021 (x €1.000)

Realisatie 2020 (x €1.000)

Jeugd PGB

188

188

863

849

Jeugd ZIN

13.411

16.521

17.822

15.239

Wmo PGB

893

545

352

568

Wmo ZIN

9.170

9.758

9.347

9.531

Totaal

23.662

27.012

28.384

26.187

Uw lasten in het sociaal domein geanalyseerd Op de volgende pagina hebben wij een visuele weergave gegeven van uw werkelijke lasten uit de jaarrekening 2020 ten opzichte van andere gemeenten in de provincie Utrecht, gemeente met dezelfde omvang als die van u en van het gemiddelde voor Nederland. Hetzelfde hebben wij gedaan voor de lasten in de begroting 2022. Op basis van deze weergave kan geconcludeerd worden dat in het bijzonder de Wmo-lasten per inwoner, zowel in de begroting als in de jaarrekening, fors lager zijn dan gemiddeld. De kosten voor de uitvoering van de jeugdzorg zijn binnen uw gemeente hoger dan gemiddeld in de provincie Utrecht, maar blijven nog steeds sterk achter bij de lasten voor andere gemeente met uw omvang en bij het gemiddelde van alle Nederlandse gemeenten. Hoe deze verhoudingen zijn over 2021 kan niet worden berekend omdat nog een beperkte aantal gemeentelijke jaarrekeningen over 2021 openbaar gemaakt zijn. Overigens willen wij u wijzen op het feit dat de in 2022 begrote uitgaven per inwoner voor de jeugdzorg in de begroting 2022 lager zijn dan de werkelijke uitgaven in de jaarrekening 2020 en de jaarrekening 2021 (EUR 309). Derhalve is het risico aanwezig dat de werkelijke kosten voor de jeugdzorg in 2022 significant hoger zullen uitkomen dan in de begroting over 2022 werd verwacht.

16 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Overzicht lasten Wmo en Jeugd per inwoner

Oordeel bij de jaarrekening

Lasten per inwoner 450

Oordeel

400

Jaarverslag Jaarrekening

350

WNT SiSa

300 250

Interne beheersing

200

Fraude(risico)

150

Ontwikkelingen voor uw organisatie

100 50 0

Bijlagen

Wmo 2020

Wmo 2022

Jeugd 2020

Jeugd 2022

Vijfheerenlanden

201

213

284

258

Nederland

394

380

299

290

Gemeenten 50.000-100.000

352

345

316

315

Provincie Utrecht

321

301

261

228

17 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Samenwerking met RBL is in 2021 formeel ingericht De auditcommissie heeft ons bij de controle van de jaarrekening 2021 verzocht om specifiek aandacht de schenken aan de interne beheersing van de processen die zijn ondergebracht bij, alsmede de samenwerking met, de Regionale Backoffice Lekstroom (RBL). Hierna hebben wij onze bevindingen ten aanzien van deze aspecten voor u samengevat.

Jaarrekening

WNT

Resultaten bedrijfsvoering

Fysiek domein

Interne beheersing van overeenkomst met RBL is verbeterd Bij de Jeugdwet geldt als belangrijk knelpunt dat de intake in het zorgproces ook via externe verwijzers kan plaatsvinden. Hierdoor is het belang van een toereikende beheersing op de in-, door- en uitstroom in het proces nog belangrijker. Omdat de door- en uitstroom in de Jeugdzorg is uitbesteed aan het RBL, is een strakke beheersing en informatievoorziening naar onze mening van belang. Wij hebben geconstateerd dat dit nog niet in voldoende mate is ingericht, maar wel stappen worden ondernomen om dit te verbeteren. In het bijzonder is de operationele samenwerking aan toonbaar verbeterd.

Bijlagen Wij signaleren echter ook dat er nog geen adequate grip is op de kosten in de Jeugdzorg. Daarom raden wij u aan om als belangrijke deelnemer in het samenwerkingsverband zelfstandig uw ambities en doelstellingen te bepalen ten aanzien van de samenwerking met de RBL en de beheersing van de door hen uitgevoerde processen. Op basis van deze ambities raden wij u aan om een plan van aanpak op te stellen om deze ambities en doelstellingen te realiseren richting een mogelijke nieuwe samenwerking per 1 januari 2023. Samenwerking met RBL in 2021 formeel ingericht

Wij hebben ook geconstateerd dat de samenwerking met RBL in 2021 formeel is ingericht. Onze belangrijkste bevindingen ten aanzien van de samenwerking met RBL zijn: • Er is sprake van een Samenwerkingsovereenkomst Sociaal Domein Regio Lekstroom 2017 ev (SOK) waarin de gemeente Vianen één van de vijf gemeenten is. Deze overeenkomst is niet ondertekend door gemeente Vianen. Wel is de SOK getekend door gemeente Houten op 10 december 2019 en gemeente Lopik op 22 oktober 2019. Op dit moment was de gemeente Vianen reeds opgegaan in gemeente Vijfheerenlanden; • Er is sprake van een Dienstverleningsovereenkomst inkoop en administratieve dienstverlening Jeugdwet en Wmo Lekstroom (DVO) tussen gemeente Nieuwegein en Gemeente Houten; • Er is een addendum bij de SOK opgesteld tussen de vier deelnemende gemeenten en gemeente Vijfheerenlanden. In dit addendum treedt gemeente Vijfheerenlanden tijdelijk toe tot de SOK voor de periode van 9 februari 2021 en met 31 december 2021. De overeenkomst wordt stilzwijgend met een periode van maximaal één jaar verlengd. De rechten en verplichtingen ten aanzien van de voormalige gemeente Vianen gaan met terugwerkende kracht per 1 januari 2019 over naar de RBL.

18 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Detailbevindingen jaarrekening

•

Jaarverslag Jaarrekening

WNT •

Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

• •

Bijlagen

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Interne beheersing binnen Sociaal Domein is verbeterd, maar blijft aandacht vragen

Oordeel

SiSa

Sociaal domein

In het collegebesluit d.d. 26 januari 2021 wordt verwezen naar artikel 44 van de Wet Arhi waardoor de verplichtingen van gemeente Vianen die voortkomen vanuit de SOK per rechtswege overgaan naar gemeente Vijfheerenlanden. Formeel ontbreekt het echter aan een overeenkomst tussen gemeente Vianen en de andere partijen in de SOK (zie hierboven). Met het addendum lijkt dit hiaat te zijn opgelost; Het aantal overlegmomenten tussen de gemeente en RBL is in 2021 en begin 2022 opgevoerd. Op basis van de reviewwerkzaamheden die wij hebben uitgevoerd bij de accountant van RBL voor de jaarrekening 2021 hebben wij geconstateerd dat aan de zijde van RBL veel meer samenwerking op operationeel wordt ervaren dan voorgaand jaar; Er is (financiële) sturingsinformatie beschikbaar, maar de voorspellende waarde ervan kan verder worden verbeterd; Bij de inschatting van de kosten voor jeugdzorg wordt voornamelijk gesteund op de inschattingen van RBL. Naar onze mening zijn de lasten voor jeugdzorg dusdanig van omvang dat de gemeente zelfstandig inzicht moeten hebben in deze kosten.

Wij hebben van de directie begrepen dat er op regionaal verband veelvuldig overleg is met en over de RBL, maar dat in dit regionaal verband niet altijd consensus is over de wijze waarop de samenwerking met en binnen de RBL vormgegeven dient te worden

19 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Prestatielevering binnen het sociaal domein niet in processen verankerd Interne beheersing van het Wmo-proces is verbeterd De interne beheersing rond de uitvoering van de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) is in 2021 verder verbeterd. Enkele (deel)processen zijn beschreven, nieuwe beschikkingen zijn eenduidiger opgesteld, de dossiervorming is vollediger en interne kwaliteitscontroles zijn beter geïntegreerd in het team. Uit de controles van de VIC is gebleken dat er minder fouten en onzekerheden zijn dan in 2020.

Interne beheersing Jeugdwet heeft de aandacht Ook bij de uitvoering van de Jeugdwet zijn er door het betreffende team zichtbaar goede stappen voorwaarts gemaakt in de interne beheersing van de processen en waarborging van de rechtmatigheid in de dienstverlening. Mede door een achterstand in de administratieve verwerking van concrete zorgvragen zijn echter door uw VIC meerdere fouten en onzekerheden geconstateerd.

Volledigheid van de geleverde zorg in de jaarrekening blijft een aandachtspunt De uitvoering van de Wmo is belegd binnen de gemeentelijke organisatie. Voor een belangrijk deel wordt aangesloten bij het berichtenverkeer tussen zorgverlener en gemeente. Hierbij ligt de nadruk in de financiële beheersing op de betaalregels. Een volledig inzicht in de beschikte zorg die wel is uitgevoerd, maar nog niet is gefactureerd is niet aanwezig. Hierdoor is het risico aanwezig dat zorgkosten onverwacht in rekening worden gebracht bij de gemeente. Tijdens onze controle hebben wij daarom specifiek aandacht besteed aan de volledig van de verplichting uit hoofde van de uitgevoerde, nog niet gedeclareerde zorg. Uit deze werkzaamheden bleek een geringe afwijking van € 67.000. Dit bedrag hebben wij meegenomen als fout in onze oordeelsvorming.

Een belangrijke oorzaak van de geconstateerde onrechtmatigheden in de uitvoering van de Jeugdwet is dat er bij doorlopende zorg begonnen is met de zorgverlening voordat gestructureerd heronderzoek heeft plaatsgevonden. Tevens is in een aantal dossiers geconstateerd dat met de zorgverlening is begonnen voordat de beschikking is afgegeven. Overigens wordt in de Jeugdwet de mogelijkheid geboden om de zorg in voorkomende gevallen al te starten, omdat de snelheid van zorg niet gehinderd mag worden door (verplichte) administratieve procedures. Uit de dossiervoering is echter niet zichtbaar of er sprake is van daadwerkelijk acute zorg (rechtmatig) of achterstanden in de administratieve verwerking dan wel afwijkingen van de geldende wet- en regelgeving zonder dat er sprake is van een dossier met acute zorg (onrechtmatig).

20 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Bijlagen

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Prestatielevering binnen het sociaal domein niet in processen verankerd Prestatielevering zorg in natura is niet in de processen verankerd Om de prestatielevering door de zorgverleners vast te stellen wordt tot op heden volledig gesteund op de productieverantwoordingen van deze zorgverleners. Hierdoor bent u voor de rechtmatige uitvoering van de processen binnen het sociaal domein, maar ook voor de tijdige afronding van uw jaarrekening, afhankelijk van derde partijen. Deze afhankelijkheid kan worden verminderd door de invoering van (schriftelijke) cliëntervaringsonderzoeken gericht op de kwaliteit en prestatielevering van de zorg. Daarnaast kan de aandacht voor prestatielevering onderdeel vormen van de herbeoordeling van cliënten.

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Resultaten bedrijfsvoering

Om de interne beheersing van uw processen in het sociaal domein te verbeteren hebben wij de organisatie aangeraden om prioriteit te geven aan het inrichten van het zogenaamde 'mandje' aan controlemaatregelen ter borging van de eigen beheersing van het aspect prestatielevering zodat de afhankelijkheid van accountants van aanbieders beperkt kan worden. Prestatielevering PGB budgetten is meegenomen in de processen Een belangrijke verbetering in de werkprocessen binnen het Sociaal Domein is het vaststellen dat de zorg die is toegekend op basis van persoonsgebonden budgetten (PGB) daadwerkelijk is geleverd.

Voorgaand jaar heeft dit niet plaatsgevonden, waardoor wij een bedrag van € 1,4 miljoen als onzeker hebben aangemerkt in onze oordeelsvorming bij de jaarrekening 2020. Dit jaar heeft het team voor de verstrekte PGB-budgetten, voor zowel de Wmo als de Jeugdwet, een uitgebreide deelwaarneming uitgevoerd of de PGB-budgetten door cliënten zijn uitgegeven waarvoor we zijn verstrekt. Hierdoor is de onzekerheid ten aanzien van de juistheid en rechtmatigheid van deze lasten in de jaarrekening 2021 weggenomen. Effect op onze controlebevindingen Voor de prestatielevering van de geleverde zorg in de Jeugdwet wordt gesteund op de werkzaamheden die worden uitgevoerd door de RBL. Wij hebben geconstateerd dat bij de RBL niet van alle zorgverleners de prestatielevering van de zorg vastgesteld is. Het totaalbedrag hiervan bedraagt € 1,0 miljoen. Wij hebben dit bedrag in onze oordeelsvorming meegenomen als onzekerheid.

21 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Resultaten bedrijfsvoering

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Schattingen sociaal domein zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2021 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering.

Jaarverslag Jaarrekening

WNT

Schattingspost

Nog te betalen zorgkosten

SiSa

Oordeel

Toelichting



De nog te betalen kosten zijn bepaald op basis van de opgaven van de zorgverleners, de RBL en de afloop van de balanspositie in 2021. Het verschil tussen deze opgaven en de reeds in de administratie verantwoorde lasten zijn als kortlopende schuld verantwoord op de balans. Deze schuld wijkt niet materieel af van onze controlebevindingen.

Interne beheersing controleverschil

optimistisch

evenwichtig

Bijlagen

voorzichtig

Ontwikkelingen voor uw organisatie

controleverschil

Fraude(risico)

22 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

De grondexploitaties vertonen een positieve ontwikkeling In de grafiek op de volgende pagina blijkt dat de grondexploitaties zich in totaliteit positief ontwikkelen. De winstuitname binnen het grondbedrijf is in 2021 € 2,8 miljoen. Vorig jaar bedroeg dit € 1,4 miljoen. Dit is vooral te danken aan de (financiële) voortgang binnen de projecten Gaasperwaard en Sluiseiland.

Jaarrekening

WNT

Resultaten bedrijfsvoering

De boekwaarde van de gronden in exploitatie in de balans is verder afgenomen van € 18,8 miljoen naar € 11,4 miljoen. Dit is met name te danken aan de verkopen van kavels in projecten Broekgraaf, Gaasperwaard en Sluiseiland. De daling van de boekwaarde geeft aan dat het risicoprofiel van de grondexploitaties als geheel is gedaald. Het verwachte nominale eindresultaat van de lopende projecten is in totaal € 15,9 miljoen. Dit is fors hoger dan het verwachte eindresultaat zoals dat verantwoord was in de jaarrekening 2020 van € 13,7 miljoen. Deze positieve ontwikkeling is voornamelijk te danken aan de ontwikkeling in het voorzieningencluster Broekgraaf. Daarnaast is bij de controle van de jaarrekening geconstateerd dat de nog te verwachten kosten in het project Sluiseiland ongeveer € 0,9 miljoen te hoog waren ingeschat. Dit is gecorrigeerd in de definitieve jaarrekening, wat een positief effect heeft gehad op de tussentijds winstneming in de jaarrekening 2021 van € 1,2 miljoen.

Binnen de grondexploitaties is geen verliesvoorziening gevormd. De reden hiervoor is dat het college verwacht dat alle projecten met een positief resultaat kunnen worden gerealiseerd. Wij merken op dat het meest omvangrijke project, Broekgraaf in Leerdam, exclusief het voorzieningencluster, een verwacht eindresultaat op nominale waarde heeft van € 0,5 miljoen. Gezien de nog te realiseren kosten en opbrengsten binnen dit project bestaat er een risico dat het project alsnog verliesgevend zal zijn. In het risicomanagementproces is dit onderkend.

23 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Oordeel bij de jaarrekening

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Financiële positie

Begrotingsrechtmatigheid

Bedragen x EUR 1.000 30.000

Oordeel Jaarverslag

25.000

Jaarrekening 20.000

WNT SiSa Interne beheersing

15.000

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

10.000

5.000

Bijlagen -

2021 2020 2019

Verwacht resultaat 15.868 13.712 13.336

Verlies-voorziening 169

Reserve grondexploitatie 3.346 15.588 8.101

Boekwaarde 11.443 18.786 25.880

24 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Interne beheersing grondexploitaties is toereikend, maar afhankelijk van derden De auditcommissie heeft ons bij de controle van de jaarrekening 2021 verzocht om specifiek aandacht de schenken aan de interne beheersing rondom en de wijze van waardebepaling van de grondexploitaties. Hierna hebben wij onze bevindingen ten aanzien van deze aspecten voor u samengevat. Beheersing grondexploitaties is toereikend, maar afhankelijk van externen De operationele beheersing van de grondexploitaties op tactisch en operationeel niveau is toereikend, maar is afhankelijk van de kennis, ervaring en inzet van externe medewerkers. Bij het wegvallen van deze externe expertise is het risico aanwezig dat de voortgang van de projecten stil komt te liggen en risico’s onvoldoende inzichtelijk zijn. De kennis en ervaring om de grondexploitaties financieel te beheersen en de kwaliteit van de projecties te beoordelen, is binnen het Team Financiën aanwezig.

Gezien het projectmatige karakter van de grondexploitaties is het overigens een bewuste, en naar onze mening begrijpelijke, keuze van de organisatie om gebruik te maken van externe medewerkers.

Vanuit de wetgeving is het niet verplicht om als gemeente een Nota Grondbeleid te hebben. In de financiële verordening is echter door de raad bepaald dat het college eens in de vier jaar een (geactualiseerde) Nota Grondbeleid aanbiedt aan de Raad. Wij hebben geconstateerd dat dit tot op heden nog niet heeft plaatsgevonden. In de raadsinformatiebrief van 17 november 2020 heeft het college de raad hierover geïnformeerd. In de begroting 2022-2025 is het ontbreken van de Nota Grondbeleid verder gemotiveerd. Het college is van mening dat het belangrijk is om eerst de toekomstige ruimtelijke opgaven van de gemeente in beeld te hebben zoals deze een plek zullen krijgen in de omgevingsvisie. Omdat er nog gewerkt wordt aan de omgevingsvisie, wordt het grondbeleid daarin meegenomen. Wij realiseren ons dat deze volgorde vanuit het oogpunt van doelmatigheid de voorkeur heeft van het college. Formeel gezien heeft de raad op dit moment echter onvoldoende mogelijkheden om inhoud te geven aan haar kaderstellende en controlerende functie ten aanzien van het grondbeleid. Hierbij dient te worden opgemerkt dat de grondexploitaties jaarlijks worden geactualiseerd en aan de raad worden aangeboden. Wij hebben begrepen dat de Nota Grondbeleid op dit moment wordt opgesteld. Naar verwachting wordt deze Nota in 2022 aan uw raad ter vaststelling aangeboden.

25 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Informatievoorziening naar de raad is beperkt De informatievoorziening naar de raad is beperkt Gezien de financiële omvang en lange looptijd van de exploitaties en het feit dat veel gronden nog moeten worden geleverd, achten wij het risicoprofiel van uw grondexploitatie hoog. Naar onze mening krijgen de grondexploitaties in de informatievoorziening naar de gemeenteraad niet de aandacht die passend is bij een dergelijk risicoprofiel. Wij hebben geconstateerd dat er door de organisatie geen Meerjarenperspectief Grondexploitaties (MPG) wordt opgesteld. Hoewel de informatiewaarde van de paragraaf Grondbeleid in de jaarrekening 2021 is verbeterd, ontbreekt het aan een duidelijke risico- en scenarioanalyse per grondexploitatie. Hierop vormt Broekgraaf, de grootste en financieel meest relevante grondexploitatie binnen de gemeente, een positieve uitzondering. Als onderdeel van deze geactualiseerde grondexploitatie wordt ook een geactualiseerde risicoanalyse en scenarioanalyse opgesteld. Deze grondexploitatie kan naar onze mening in de toekomst dan ook als voorbeeld fungeren voor de overige grondexploitaties.

Bijlagen Wij raden u aan om met de gemeenteraad in overleg te treden over de informatiebehoefte ten aanzien van de grondexploitaties, en de informatievoorziening hierop aan te passen. Hierbij zijn wij van mening dat, gezien het risicoprofiel van uw grondexploitaties, de gemeenteraad een proactieve rol zal moeten aannemen. Wij raden u daarom aan om voor de raad (informele) bijeenkomsten te organiseren voor de belangrijkste grondexploitatieprojecten, zoals Broekgraaf en De Weide II, waarbij raadsleden zich kunnen laten informeren over de status, voortgang en risico’s binnen de projecten.

Interne beheersing tijdschrijven op projecten ontbreekt Binnen de gemeente Vijfheerenlanden vindt in principe geen urenregistratie plaats door de medewerkers. Hierop is een uitzondering voor grondexploitaties en investeringen. Wij hebben echter vastgesteld dat de interne operationele beheersing op deze urenregistratie ontbreekt. Hierdoor is er geen zekerheid dat de urencomponent die aan de grondexploitatie en investeringsprojecten wordt toegerekend juist en volledig is. De voortgang van het urenschrijven is wel onderdeel van het management dashboard. Hierdoor bestaat de mogelijkheid om bijzonderheden in de urenregistratie te signaleren en terug te koppelen aan de verantwoordelijke netwerkmanager. Wij hebben vastgesteld dat de totaal op projecten geactiveerde urencomponent niet materieel is voor de jaarrekening als geheel. Vanuit de organisatie hebben wij echter signalen ontvangen dat niet alle uren ook daadwerkelijk worden geschreven. Hierdoor wordt de exploitatie mogelijk ten onrechte belast. Wij raden u aan om de projectleiders minimaal maandelijks een analyse op de juistheid en volledigheid van de geschreven uren te laten uitvoeren.

26 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Interne beheersing

Financiële positie

De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op, de zogenaamde jaarschijven, waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters beoordeeld. In onderstaande tabel zijn onze bevindingen weergegeven. Schattingspost

Oordeel

Gehanteerde rekenrente

Toelichting Het college rekent binnen de grondexploitaties met een toekomstige rekenrente van 1,0% (2021: 1,5%). Dit percentage lijkt aan de hoge kant te zijn. In 2021 is de gehele leningenportefeuille geherfinancierd tegen een rente met een looptijd van 40 jaar tegen een gemiddelde van iets meer dan 0,7%. De omslagrente is ongeveer 0,5%. Derhalve lijkt de rente voorzichtig ingeschat. Volgens de Notitie Grondbeleid dient de daadwerkelijk betaalde rente over het vreemd vermogen te worden toegerekend op basis van de bruto-boekwaarde per 1-1-2021. Gezien het verschil van maximaal 0,5% is het effect niet materieel voor de jaarrekening als geheel.



Fraude(risico)

De gehanteerde kostenstijging voor 2022 is 4% (2021: 2%), aflopend naar 2% in 2025. De index voor 2022 en 2023 lijkt laag gezien de huidige inflatie en de ontwikkeling van de bouwkosten. De algehele verwachting is dat dit nog minimaal 1,5-2 jaar aanhoudt. De aannames liggen echter in lijn met het rapport van extern specialist Metafoor.



Kostenstijging

Ontwikkelingen voor uw organisatie

Begrotingsrechtmatigheid

Schattingen fysiek domein zijn evenwichtig

WNT SiSa

Resultaten bedrijfsvoering

Opbrengststijging

Het college rekent in 2022 met een opbrengstenstijging van 2,5% (2021: 1,5%). Die terugloopt naar 1,5% in 2025. Deze daling lijkt beperkt te passen binnen het rapport van Metafoor. Dit rapport geeft licht hogere indexaties dan in de aannames meegenomen. Daarnaast lijkt het onwaarschijnlijk dat de indexatie van de opbrengsten lager zal zijn dan de indexatie van de kosten. Aanname lijkt derhalve voorzichtig.



Bijlagen Gehanteerde programmering



De programmering van de grondexploitaties is gebaseerd op actuele marktomstandigheden, interne en externe adviezen, onderzoeken en politieke uitgangspunten ten aanzien van woningbouw en werkgelegenheid. De programmering is in 2021 niet gewijzigd. Wij achten de op marktinformatie gebaseerde inschatting voor de programmering evenwichtig op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden.



De prijzen zoals ingerekend in de grondexploitaties zijn veelal gebaseerd op marktinformatie of taxaties. Voor een aantal taxaties is de grondwaarde residueel bepaald (terugrekenend: V.O.N. prijs/huurprijs -/- bouwkosten -/- overige kosten = grondwaarde). Wij achten voor 2021 de gehanteerde prijsstelling, zoals opgenomen in de door ons gecontroleerde projecten, voldoende onderbouwd.

Verkoopprijzen

controleverschil

optimistisch

evenwichtig

voorzichtig

controleverschil

27 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Bijna alle controleverschillen zijn in de jaarrekening gecorrigeerd Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente heeft de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld.

SiSa Interne beheersing

Resultaten bedrijfsvoering

Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die het college heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2021 aanvaardbaar zijn en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria geschikt. Bij onze controle hebben wij een beperkt aantal onjuistheden geconstateerd. Deze onjuistheden zijn in het bijzonder veroorzaakt door een onjuiste classificatie van bedragen in de balans, en niet in het onjuiste boekingen in het resultaat. Dit geeft een indicatie dat de financiële administratie en het afsluitingsproces op een goede wijze zijn ingericht en uitgevoerd. Dit is een compliment voor de inzet en werkzaamheden van de financieel adviseurs en het team Control tijdens de jaarafsluiting.

Bijna alle controleverschillen boven onze rapporteringstolerantie van € 50.000 zijn in de jaarrekening gecorrigeerd. Het college heeft besloten om de correctie uit hoofde van nagekomen zorgkosten van € 67.000 niet in de jaarrekening te verwerken omdat deze correctie pas laat bekend werd.

28 Accountantsverslag 2021 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Onrechtmatigheden bij aanbestedingen zijn fors afgenomen Verbetermaatregelen om rechtmatigheid inkopen en aanbestedingen te verbeteren hebben resultaat gehad In 2021 zijn de goede stappen om de rechtmatigheid van de aanbesteding in de organisatie te waarborgen voortgezet. De belangrijkste verbeteringen zijn: • Het gebruik van het zaaksysteem is zichtbaar toegenomen. Het is echter nog steeds mogelijk om als aanvrager af te wijken van de door het zaaksysteem aangegeven aanbestedingsprocedure. Tevens dwingt het zaaksysteem aanbevolen acties of meldingen niet af. Hierdoor is de rechtmatigheid van de aanbestedingen (nog) niet in het proces gewaarborgd; • Met ingang van 1 januari 2021 zijn meerdere raamovereenkomsten aangegaan met bijvoorbeeld leveranciers van extern personeel en groenonderhoud. Deze raamovereenkomsten zijn tot stand gekomen door middel van (rechtmatige) Europese aanbestedingen. Nieuwe inhuur van extern personeel dient plaats te vinden binnen deze raamovereenkomsten.

Onrechtmatige aanbestedingen tellen op tot EUR 0,4 miljoen De verbetermaatregelen hebben geleid tot lagere onrechtmatigheden bij Europese aanbestedingen. De totale geconstateerde feitelijke fout over 2021 bedraagt € 0,4 miljoen. Ten opzichte van de totale onrechtmatigheidsfout in de jaarrekening 2020 van € 2,8 miljoen, is dat een significante verbetering. Binnen de organisatie ontbreekt adequaat inzicht in de verplichtingen Binnen de gemeente Vijfheerenlanden is geen contracten- of verplichtingenadministratie aanwezig. De mogelijkheid hiervoor is in opzet aanwezig binnen de applicatie Civision Middelen, maar wordt (nog) niet gebruikt. Hierdoor is er beperkt zicht op de lopende verplichtingen van de gemeente. Het voordeel van een verplichtingenadministratie in Civision Middelen is dat er een beter inzicht ontstaat in de totale financiële positie van de organisatie, de voorspellende waarde ten behoeve van liquiditeitsmanagement wordt verhoogd en het autorisatie- en verwerkingsproces van facturen wordt vereenvoudigd. Wij raden u derhalve aan om de verplichtingenadministratie in Civision Middelen in te richten en in gebruik te nemen.