Gemeente Vijfheerenlanden - accountantsverslag 2020 tbv raad.pdf

Formele onrechtmatigheden in subsidieproces Bij de controle op de verstrekte en vastgestelde subsidies hebben wij geconstateerd dat regelmatig de in de Algemene Subsidieverordening genoemde termijnen niet worden nagekomen. Hierdoor is er sprake van een formele onrechtmatigheid, omdat niet voldaan is aan de genoemde verordening. Omdat er geen sprake is van financiële consequenties, wegen wij deze formele onrechtmatigheid niet mee in ons oordeel. Wij raden u aan om een analyse uit te voeren naar de oorzaak van het groot aantal termijnoverschrijdingen. Indien blijkt dat de in de Algemene Subsidieverordening genoemde termijnen niet passen binnen de werkprocessen van de organisatie, dan geven wij u in overweging op de verordening hierop aan te passen. Een alternatief zou zijn om de bepaling van de termijnen binnen de kaders van de Alegemene wet bestuursrecht te mandateren aan het college. Hiermee maken deze termijn geen onderdeel meer uit van het normenkader.

26 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

01/07/2021

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Aandachtspunten in uw jaarrekening (1/2) Financiële consequenties uitspraak Niemans Op dinsdag 15 december 2020 heeft het Gerechtshof in Den Haag de uitspraak gedaan in de zaak Niemans dat de gemeente de eisende partij in totaal EUR 91,9 miljoen verschuldigd is. Dit is fors hoger dan de voorziening die in de jaarrekening 2019 was gevormd van EUR 40,9 miljoen. Samenvattend geldt dat de gemeente in de jaarrekening 2020 een incidentele last heeft verantwoord van EUR 51,0 miljoen. Omdat de uitspraak van het Gerechtshof bij voorraad uitvoerbaar was, heeft de gemeente een bedrag betaald van ongeveer EUR 41,9 miljoen. Het restant van de schadevergoeding van EUR 50,0 miljoen zal in overeenstemming met het vonnis worden betaald zodra door de eisende partij een bankgarantie voor dit bedrag is verstrekt. Voor de jaarrekening 2020 heeft dit als consequenties dat de voorziening is aangewend voor de eerste betaling van de schadevergoeding. Het resterende bedrag van EUR 50,0 miljoen is als kortlopende schuld op de balans gepresenteerd. Om de betaling van dit bedrag van EUR 50,0 miljoen te kunnen voldoen is in december 2020 een kasgeldlening aangetrokken voor een bedrag van EUR 45,0 miljoen. Deze lening is in de jaarrekening verantwoord als kortlopende schuld.

Om te voldoen aan de bepalingen van de Wet Financiering Decentrale Overheden (Fido) is het bedrag samen met overige overtollige kasgelden doorgestort naar de schatkist van het Rijk. Hierdoor is in de jaarrekening een kortlopende vordering ontstaan van EUR 52,0 miljoen.

Het college heeft een voorstel voorgelegd bij de raad op welke wijze de negatieve uitspraak van het Gerechtshof kan worden gedekt. Omdat de raad pas in 2021 over dit voorstel heeft kunnen besluiten, is dit voorstel niet verwerkt in de jaarrekening 2020. Reserve Grondexploitatie en Reserve Sociaal Domein zijn algemene reserves In de jaarrekening 2019 waren de Reserve Grondexploitatie en Reserve Sociaal Domein verantwoord als bestemmingsreserves. De commissie BBV heeft echter in 2017 bepaald dat bestemmingsreserves uitsluitend gevormd kunnen worden voor specifieke risico’s. Reserves ter dekking van algemene risico’s, ook als dit betrekking heeft op specifieke onderwerpen, dienen te worden verantwoord onder de algemene reserves. Omdat wij hebben begrepen dat de reserve Grondexploitatie en Reserve Sociaal Domein zijn gevormd ter dekking van de algemene risico’s, waaronder onverwachte tekorten, zijn deze reserves met een totale waarde van EUR 17,0 miljoen in de jaarrekening 2020 overgeboekt naar de algemene reserves.

27 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Jaarverslag

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Aandachtspunten in uw jaarrekening (2/2) Reserve Overlopende posten vrijgevallen Bij het bestemmingsvoorstel van het resultaat over 2019 heeft de raad besloten tot het vormen van een reserve Overlopende posten voor een bedrag van EUR 4,3 miljoen. Dit bedrag bestaat uit diverse budgetten die niet zijn benut in 2019, maar zijn doorgeschoven naar 2020.

Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

01/07/2021

Wij hebben geconstateerd dat van deze reserve in 2020 een bedrag is uitgegeven van EUR 1,9 miljoen. Hierdoor is in eerste aanleg een bedrag van EUR 2,4 miljoen wederom doorgeschoven naar het jaar 2021. Op basis van het raadsbesluit hebben wij vastgesteld dat de mandaat voor het doorschuiven van de niet uitgegeven budgetten voor één jaar is. Derhalve heeft het college op ons verzoek de Reserve overlopende posten vrij laten vallen ten gunste van het resultaat. Via de bestemming van het resultaat 2020 kan de raad alsnog besluiten om deze budgetten door te schuiven naar 2021.

Bijdrage aan activa van derden zijn in overeenstemming met BBV overgeboekt naar immateriële vaste activa Wij hebben geconstateerd dat in de jaarrekening 2020 diverse bijdragen aan activa van derden verantwoord waren onder de materiële vaste activa. Op basis van de BBV dienen deze bedragen echter te worden verantwoord als immateriële vaste activa. Derhalve is een correctie doorgevoerd in de jaarrekening per 31 december 2020 van EUR 5,7 miljoen. De verschuiving in de beginbalans is EUR 2,6 miljoen. Deze correctie heeft geen effect op het resultaat en vermogenspositie van de gemeente.

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

28 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Resultaten bedrijfsvoering

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Schattingen domein bedrijfsvoering zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2019 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering.

Oordeel

Jaarverslag

Schattingspost

Oordeel

Toelichting We hebben de waardering van uw financiële vaste activa in detail gecontroleerd. Wij concluderen dat de inschattingen van het college ten aanzien van de kapitaalverstrekking en (gerelateerde) leningen evenwichtigtot stand zijn gekomen.

Jaarrekening Waardering financiële vaste activa

WNT



SiSa Interne beheersing

Aan de wijze van afschrijven op materiële vaste activa ligt de financiële verordening van de gemeente ten grondslag. De gehanteerde afschrijvingspercentages blijken uit de grondslagen van de jaarrekening. De gehanteerde afschrijvingspercentages zijn afgestemd op de economische levensduur van de (im)materiële vaste activa en daarmee aanvaardbaar. Wij hebben vastgesteld dat de gehanteerde uitgangspunten evenwichtig zijn.

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Waardering (im)materiële vaste activa



Juistheid en volledigheid pensioenvoorzieningen wethouders



controleverschil

optimistisch

evenwichtig

voorzichtig

controleverschil

01/07/2021

Gemeente Vijfheerenlanden beheert de pensioenen van haar (voormalige) wethouders in eigen beheer. Ter dekking van dit risico is een voorziening voor wethouderpensioenen (APPA) opgenomen. De gehanteerde parameters voor de berekening van deze voorziening sluiten aan bij recente actuariële uitgangspunten. Derhalve achten wij deze parameters evenwichtig.

29 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Bijlagen

01/07/2021

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Begrotingsrechtmatigheid is toereikend toegelicht in de jaarrekening Een onderdeel van onze rechtmatigheidscontrole betreft de naleving van het budgetrecht van de raad. Overschrijdingen zijn in sommige gevallen onrechtmatig. Op basis van de Financiële verordening 2019 informeert het college de raad door middel van voortgangsrapportages als ze verwacht dat de lasten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde lasten dreigen te overschrijden, de investeringsuitgaven van een investeringskrediet het geautoriseerde investeringskrediet dreigen te overschrijden, of de baten van een programma of een prioriteit de geautoriseerde baten dreigen te onderschrijden. Als ondergrens geldt een afwijking groter dan 10% en/of een minimumbedrag van EUR 25.000.

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Resultaten bedrijfsvoering

Wij hebben geconstateerd dat er in de jaarrekening een voor het doel toereikende analyse is opgenomen van de budgetoverschrijdingen per programma, inclusief conclusievorming ten aanzien van de rechtmatigheid van de overschrijdingen. Tevens is een afzonderlijke analyse opgenomen van de overschrijding van de (restant)kredieten. Wij kunnen ons vinden in de conclusievorming door het college voor beide overzichten.

Overigens merken wij op dat in de jaarrekening geen analyse is opgenomen van de onderschrijding van de baten. Dit is niet in overeenstemming met de financiële verordening. In de Kadernota Rechtmatigheid is de begrotingsrechtmatigheid echter beperkt tot de uitgaven. Hiermee zijn de baten buiten onze oordeelsvorming geplaatst. Hoewel de geautoriseerde baten op diverse programma’s zijn onderschreden, leidt dit niet tot een onrechtmatigheid.

30 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Resultaten bedrijfsvoering

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

De genormaliseerde financiële positie is licht verbeterd Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Jaarverslag

In de grafiek op de volgende pagina is een overzicht opgenomen van de kengetallen die verplicht in de jaarrekening van Vijfheerenlanden moeten worden opgenomen. Hierbij hebben wij de ratio’s opnieuw berekend, omdat deze in de paragraaf Weerstandsvermogen niet juist zijn weergegeven. Wij hebben afgezien van het opnemen van de vergelijking met 2018 in verband met de fusie per 1 januari 2019.

•

Uit het overzicht blijkt dat de financiële positie van Vijfheerenlanden over de hele breedte is verbeterd. De reden hiervan is het positieve incidentele resultaat naar aanleiding van de verkoop van de aandelen Eneco van EUR 78,4 miljoen. Hiertegenover staat de incidentele last van EUR 51,0 miljoen als gevolg van de uitspraak in de zaak-Niemans. Daarom hebben wij in de grafiek de ratio’s herrekend naar een genormaliseerde situatie. Hierbij willen wij wel benadrukken dat er sprake is van een momentopname.

•

Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

01/07/2021

• De genormaliseerde ratio’s hebben wij afgezet tegen de ratio’s over 2019 van de gemeente, maar ook tegen de gemiddelde omvang van de provincie Utrecht en Nederland. Hieruit blijkt dat de genormaliseerde financiële positie is toegenomen, maar ten opzichte van de gemeenten in de provincie Utrecht en in Nederland blijft de financiële positie kwetsbaar. Onze belangrijkste observaties ten aanzien van de ratio’s zijn: • De netto schuldquote neemt af, terwijl de solvabiliteit licht toeneemt. Belangrijke reden hiervoor is de reguliere aflossing op de financieringsportefeuille. Door het genormaliseerde positieve resultaat en de relatief lage investeringsomvang is de genormaliseerde schuldpositie verminderd onder gelijktijdige toename van de genormaliseerde opbrengsten.

•

In vergelijking met de andere gemeenten in Nederland en de gemeenten in de provincie Utrecht blijven zowel de netto-schuldquote als de solvabiliteit achter bij het gemiddelde. De gemiddelde solvabiliteit is ongeveer 33,0% tegen 17,2% voor gemeente Vijfheerenlanden. De gemiddelde netto-schuldquote is 60% voor de gemeenten in de provincie tegen 66,6% voor de gemeente. Dit geeft een indicatie dat de financiële positie van de gemeente de komende jaren versterking behoeft. Het relatieve belang van de grondexploitaties in de totale exploitatie van de gemeente is fors verminderd. Dit is te danken aan de verkoopactiviteiten in met name Broekgraaf. Het landelijk gemiddelde is ongeveer 11,6%, terwijl bij Vijfheerenlanden dit percentage 10,9% is. Ten opzichte van de andere gemeenten in de provincie is echter nog steeds sprake van een hoger risicoprofiel. Dit is voornamelijk te wijten aan de beperkte bouwactiviteiten en bouwmogelijkheden in de provincie. De belastingcapaciteit ligt met 110,2% fors boven het landelijk en provinciaal gemiddelde. Een percentage meer dan 100% geeft aan dat er geen mogelijkheid is eventuele (structurele) tekorten in de begroting te dekken met hogere belastingtarieven. Ondanks de al bovengemiddelde gemeentelijke belastingdruk, is deze in 2020 verder toegenomen. De structurele exploitatieruimte is positief.

Dit houdt in dat de structurele lasten kunnen worden gedekt door structurele baten. Er een feitelijk sprake is van een duurzaam overschot in de exploitatie. Hiermee vormt de gemeente een positieve uitzondering in de provincie Utrecht. Maar ook landelijk is dit een positieve uitzondering. In overeenstemming met het BBV wordt dit kengetal berekend zonder rekening te houden met mutaties in reserves (behoudens mutaties in reserve kapitaalslasten).

31 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Resultaten bedrijfsvoering

Financiële positie

OVERZICHT KENGETALLEN Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Jaarverslag

120,0%

100,0%

80,0%

Jaarrekening

WNT

60,0%

SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

40,0%

20,0%

0,0%

-20,0% Netto schuldquote Vijfheerenlanden 2020 Vijfheerenlanden 2020 (norm) Vijfheerenlanden 2019 Provincie Utrecht 2019 Landelijk 2019

01/07/2021

51,2% 66,6% 71,9% 59,9% 56,1%

Netto schuldquote gecorrigeerd 50,6% 65,7% 70,5% 49,7% 48,5%

Solvabiliteit

Grondexploitaties

Belastingcapaciteit

23,6% 17,2% 16,0% 32,6% 33,8%

7,5% 10,9% 16,2% 6,7% 11,6%

110,2% 110,2% 107,0% 104,6% 102,8%

Structurele exploitatieruimte 2,8% 4,1% 5,1% -1,1% 0,0%

32 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Jaarverslag Jaarrekening

WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

01/07/2021

De bezoldiging van uw topfunctionarissen (WNT) is juist verantwoord Als onderdeel van onze controle hebben wij de naleving van de Wet Normering Topinkomens (WNT) gecontroleerd. Uit onze controle blijken geen bevindingen. Op grond van de wet zijn de griffier en de gemeentesecretaris aangewezen als topfunctionaris. Hun bezoldiging is juist en volledig verantwoord in de WNT-verantwoording in uw jaarstukken.

Bijlage Wet Normering Topinkomens (WNT)

Aantal topfunctionarissen

U heeft twee topfunctionarissen verantwoord in de jaarrekening 2020.

Aard dienstverband

Alle topfunctionarissen zijn in loondienst. Gedurende het jaar hebben er geen wijzigingen plaatsgevonden in topfunctionarissen.

Betaling ontslagvergoeding

U heeft in 2020 geen ontslagvergoedingen boven de WNT-grens uitgekeerd.

Wilt u meer weten over de WNT? Kijkt u dan op: https://www.topinkomens.nl Controleverklaring gemeente Vijfheerenlanden bevat paragraaf inzake overige aangelegenheden anticumulatiebepaling WNT Met ingang van 2018 geldt een nieuwe WNT-regel voor de samenloop van topfuncties bij verschillende WNT-instellingen. Deze anticumulatiebepaling regelt dat de som van de bezoldigingen van iemand die uitvoerende topfuncties uitoefent bij meerdere rechtspersonen of instellingen, niet hoger mag zijn dan het van toepassing zijnde bezoldigingsmaximum. In overeenstemming met de Regeling Controleprotocol WNT 2020 hebben wij geen controle uitgevoerd op de naleving van deze anticumulatiebepaling. Dit hebben wij in onze controleverklaring bij uw jaarrekening in een paragraaf inzake overige aangelegenheden tot uitdrukking gebracht.

33 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

01/07/2021

Geen bevindingen in de Sisa-bijlage Wij hebben in onze controle specifieke werkzaamheden verricht om een oordeel te kunnen geven over de getrouwheid en rechtmatigheid van de financiële verantwoordingsinformatie in de SiSa-bijlage bij de jaarrekening 2020. Voor de bevindingen uit onze controle gelden op grond van de Nota verwachtingen accountantscontrole zwaardere rapporteringstoleranties dan voor andere onderdelen van de reguliere jaarrekening.

De rapporteringstolerantie is per specifieke uitkering: • € 12.500 indien de omvangsbasis kleiner dan of gelijk is aan € 125.000; • 10% indien de omvangsbasis groter dan € 125.000 en kleiner dan of gelijk is aan € 1.000.000; • € 125.000 indien de omvangsbasis groter is dan € 1.000.000. De rapporteringstolerantie heeft geen consequenties voor de omvang en aard van de controle van specifieke uitkeringen. In de tabel op de volgende pagina hebben wij onze bevindingen per specifieke uitkering opgenomen.

34 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Reikwijdte onze controle Toelichting opvan SiSa-bijlage 2020 Naam Totalecontrole-informatie fout of Totale omvang Toelichting De specifieke reikwijdteuitkering van de controle is zo ontworpen dat er voldoende wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter onzekerheid van de fout of de fout/onzekerheid ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij perisspecifieke bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk aan die in hetonzekerheid auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting uitkering (in *€ 1.000) opgenomen. FIN. B1 - Regeling specifieke uitkering gemeentelijke hulp gedupeerden toeslagenproblematiek

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

Oordeel

Jaarverslag

BZK C1 - Regeling specifieke uitkering Reductie Energiegebruik

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

Jaarrekening

OCW D8 - Onderwijsachterstandenbeleid 2019-2022 (OAB)

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

WNT

IenW23 E3 - Subsidieregeling sanering verkeerslawaai

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SiSa

IenW E20 - Regeling stimulering verkeersmaatregelen 2020-2021

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

Interne beheersing

IenW E27B - Brede doeluitkering verkeer en vervoer (SiSa tussen medeoverheden) Provincie Utrecht

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

IenW E27B - Brede doeluitkering verkeer en vervoer (SiSa tussen medeoverheden) Provincie Zuid-Holland

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G2 - Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet gemeentedeel 2020

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G2A - Gebundelde uitkering op grond van artikel 69 Participatiewet Totaal 2019

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G3 - Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_gemeente 2020

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G3A - Besluit bijstandsverlening zelfstandigen 2004 (exclusief levensonderhoud beginnende zelfstandigen)_totaal 2019

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

SZW G4 - Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) _gemeentedeel 2020

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

VWS H4 - Specifieke uitkering Sport

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

VWS H8 - Specifieke uitkering voor lokale Sportakkoorden

N.v.t.

N.v.t.

Niet van toepassing

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

01/07/2021

35 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

01/07/2021

Bevindingen en aanbevelingen uit onze managementletter hebben geleid tot concrete acties In onze managementletter van 11 maart 2021 hebben wij ons beeld gegeven op de interne beheersing van uw gemeente. Onze conclusie was dat er een grote en belangrijke beweging voorwaarts is gezet in het verbeteren van de interne beheersing binnen de gemeente, maar ook dat er nog flinke stappen gezet moeten worden. Afgaande op het aantal ontwikkelplannen dat momenteel in uitvoering en voorbereiding is, wordt dit door u in voldoende mate onderkend. Prioriteitenplan MT Bedrijfsvoering in opzet gereed Een belangrijke constatering in onze managementletter is dat dat de positieve energie binnen de organisatie nog onvoldoende wordt gekanaliseerd. De ontwikkelplannen zijn vooral gericht op de ambities, doelstellingen en processen van de individuele teams, en komen vaak probleemgericht tot stand. In sommige gevallen, bijvoorbeeld binnen het sociaal domein, zijn ontwikkelplannen gemaakt op deelprocessen, zonder dat het effect op de overige deelprocessen voldoende zichtbaar is gemaakt. Hierdoor bestaat het risico dat de ontwikkelplannen onderling niet op elkaar aansluiten of niet passen binnen de fase waarin de organisatie als geheel zich op dit moment bevindt.

Daarom hebben wij aanbevolen om: • een inventarisatie uit te voeren naar alle ontwikkelplannen, inclusief ambities, doelstellingen, processtappen, status en voortgang; • na te gaan wat de onderlinge samenhang is van deze plannen, en waar op deze samenhang de coördinatie verbeterd dient te worden; • na te gaan of de plannen passen binnen de huidige visie, doelstellingen en status van de organisatie; • gemotiveerd prioritering te geven aan de individuele plannen, en deze te communiceren aan de teams.

Mede op basis van deze constateringen en aanbevelingen is een gestructureerd overleg ingevoerd tussen de directie en de meest bij de ontwikkeling betrokken netwerkmanagers in de vorm van een MT Bedrijfsvoering. Vanuit dit MT is een prioriteitenplan opgesteld waarin de belangrijkste verbeterpunten in de bedrijfsvoering zijn benoemd, alsmede de wijze waarop deze verbeterpunten gerealiseerd kunnen worden. In het plan is ook de samenhang met de aanbevelingen uit onze management letter opgenomen. Tevens blijkt uit het plan de volgende opgaven: • Inzicht geven in de ontwikkelopgaven en onderlinge samenhang op vlak van bedrijfsvoering. Daarbij ligt de focus op de ontwikkelplannen Financiën, Sociaal domein, Woningbouw, HRM en Legal; • Op voordracht van de betreffende netwerkmanagers en teams prioriteiten bepalen van de brede bedrijfsvoeringsopgaven op deze beleidsvelden; • Op basis hiervan voorbereiden van het organisatiebrede plan “Verbetering bedrijfsvoering VHL” (door het MT Bedrijfsvoering); • Periodiek monitoren van de voortgang en faciliteren bij de realisatie van de prioriteiten (door het MT Bedrijfsvoering).

Het plan voldoet naar onze mening in opzet aan de aanbevelingen die wij in onze managementletter hebben gedaan, maar is nog niet (volledig) in uitvoering genomen. De komende tijd zullen wij, net als de laatste twee maanden, vanuit onze natuurlijke adviesfunctie als sparringpartner optreden voor de directie. Voortgang verbeterplan Financiële functie Begin 2020 heeft het college het Ontwikkelplan voor de financiële functie vastgesteld. Omdat de status en voortgang van dit verbeterplan door uw raad benoemd is als specifiek speerpunt hebben wij hierover specifiek gerapporteerd in bijgaande link.

36 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel

Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

01/07/2021

Onze samenwerking met de VIC is zeer constructief Tijdens onze controle hebben wij zeer prettig samengewerkt met de VIC. Voor onze controle gebruiken wij de VIC als intern beheersingskader, de tweede variant uit de Notitie ‘De verbijzonderde interne controle bij decentrale overheden’ van de Commissie Bedrijfsvoering Auditing Decentrale Overheden (BADO). In deze situatie gebruiken wij de VIC als een belangrijke informatiebron om kennis te verkrijgen van de gemeente en zo richting te geven aan onze controle. Op deze wijze worden risico’s geïdentificeerd en ingeschat, om een basis voor het opzetten en uitvoeren van verdere controlewerkzaamheden te verkrijgen. De samenwerking is mede vormgegeven op basis van het interne controleplan 2020. Wij zijn daarbij positief verrast over de diepgang en het kritische gehalte waarmee de werkzaamheden zijn uitgevoerd. Uit de werkzaamheden van de VIC zijn diverse bevindingen gekomen die aanleiding geven tot verbetering van de processen die volledig overeenkomen met onze bevindingen. Uw VIC is kwalitatief en kwantitatief kwetsbaar Wij hebben bij het college aandacht gevraagd voor de kwetsbaarheid van de huidige VIC functie. Alle werkzaamheden, van planningsfase tot een rapportering, worden uitgevoerd door één persoon, tijdelijk ondersteund door de inzet van externe inhuur.

Dit is, samen met het feit dat de controles van de jaarrekeningen 2018 en 2019 fors zijn uitgelopen, één van de oorzaken dat het Interne Controleplan 2020 relatief laat in definitieve vorm gereed was. In het bijzonder in de aanloop naar de rechtmatigheidsverantwoording en, mogelijk later, het In Control Statement is het naar onze mening van belang dat de VIC zowel kwalitatief als kwantitatief structureel uitgebreid wordt.

Wij willen benadrukken dat dit geen diskwalificatie is van de huidige VIC. Voor een gemeente met uw omvang en complexiteit mist het team naar onze mening een professional met een auditachtergrond die zelfstandig en vaktechnisch in staat is om het proces van risicoanalyse tot rapportage te begeleiden. De huidige medewerkster heeft met haar kennis, ervaring en draagvlak in de organisatie onmisbare toegevoegde waarde om samen met de netwerkmanagers de controles uit te voeren, concrete adviezen te geven en verbeterplannen op te stellen. Samenwerking controle jaarrekening 2021 Wij hebben begrepen dat het interne controleplan 2021 in concept gereed is. Direct na afloop van de jaarrekeningcontrole 2020 zullen wij dit plan bespreken met de VIC, waarna de verbijzonderde interne controlewerkzaamheden zullen starten. Hiermee loopt de VIC zes maanden voor op het schema van voorgaand jaar. Naar onze mening is dit een groot compliment waard. Graag gaan wij het komende jaar met uw VIC in overleg hoe wij de VIC-functie voor de controle van de jaarrekening 2021 kunnen gebruiken als interne beheersingsmaatregel (variant 3 van de Notitie).

37 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

De gemeente beschikt niet over een interne frauderisicoanalyse Tijdens onze controle hebben wij nadrukkelijk aandacht besteed aan het onderwerp fraude. Op basis van onze frauderisicobeoordeling hebben wij de volgende controlewerkzaamheden uitgevoerd: •

Oordeel

Jaarverslag

•

Jaarrekening •

WNT SiSa

•

Interne beheersing

•

Fraude(risico) •

Ontwikkelingen voor uw organisatie

•

Risicoanalyse per proces waarin de drie kenmerken van fraude: rationalisatie, druk en gelegenheid zijn afgezet tegen de kans en de impact. Frauderisico besproken met de Auditcommissie, het college, de gemeentesecretaris en de concerncontroller. Beoordeeld of nevenfuncties van het college en de directie aanleiding gaven tot een verhoogd risico. Beoordeeld of er signalen zijn voor een verhoogd risico op fraude vanuit notulen, persberichten en andere (openbare) publicaties. Controle van ongebruikelijke boekingen (boekingen buiten het normale proces om) in uw administratie. Controle van het gunningsproces van inkoop- en aanbestedingstransacties. Nadere analyse uitgevoerd van een proces/transactie in het kader van onvoorspelbaarheid. Dit jaar hebben wij een specifiek onderzoek verricht naar nevenfuncties van collegeleden en de directie.

Beheersing van frauderisico’s krijgt voldoende aandacht

Wij hebben naast onze eigen werkzaamheden tevens beoordeeld in hoeverre het frauderisico intern beheerst wordt. De uitkomsten zijn onderstaand opgenomen: Aspect

Oordeel

Bewustzijn

Er is voldoende aandacht binnen de organisatie voor het risico op fraude.

Risicoanalyse

De gemeente beschikt niet over een (actuele) frauderisicoanalyse. Wij adviseren het college om een frauderisicoanalyse op te stellen en deze jaarlijks te (laten) actualiseren.

Preventieve maatregelen

In de eerste lijn zijn in opzet over het algemeen voldoende richtlijnen en functiescheidingen aanwezig om een fraude van materieel belang te voorkomen.

Detectieve maatregelen (controle door de VIC)

Er zijn in 2020 geen specifieke controlewerkzaamheden op fraude uitgevoerd door uw VIC. Wij raden u aan om deze werkzaamheden (alsnog) op te nemen in het Auditplan 2021.

Bijlagen Uit bovenstaande werkzaamheden zijn geen bijzonderheden voorgekomen.

01/07/2021

38 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

Invoering rechtmatigheidsverantwoording met één jaar uitgesteld Status invoering rechtmatigheidsverantwoording Op 17 februari 2021 heeft de Raad van State haar advies gegeven bij de tweede Nota van Wijziging bij het voorstel tot wijziging van de gemeentewet, provinciewet en de comptabiliteitswet 2016, in verband met het afschaffen van de decentrale rekenkamerfunctie en het uitbreiden van de bevoegdheden van rekenkamers. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording hangt nauw samen met deze wetswijziging. Inmiddels is de nota van wijziging bij het wetsvoorstel versterking decentrale rekenkamers (kamerstuk 35298), waar de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording onderdeel van uitmaakt, ingediend bij de Tweede Kamer. Dit roept de vraag op in welk verslagjaar de jaarrekening voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording moet bevatten? Voorheen werd uitgegaan van het verslagjaar 2021. Om de volgende redenen is dat niet meer haalbaar: • Door corona zijn de verantwoording en controle voor dit jaar al complexer geworden, waardoor de invoering van de rechtmatigheidsverantwoording op korte termijn niet opportuun is. • Gemeenten kunnen nu te laat kennisnemen van veranderingen, zoals de nog door te voeren wijzigingen in de regelgeving, in onder meer het Besluit begroting en verantwoording (BBV) en het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (BADO).

• De (interne en externe) controlewerkzaamheden voor de jaarrekening 2021 zijn al begonnen. Daarom zullen gemeenten en provincies naar verwachting voor het verslagjaar 2022, voor de eerste keer een rechtmatigheidsverantwoording op moeten nemen in de jaarrekening. Ook dit laatste is vanzelfsprekend onder voorbehoud van parlementaire goedkeuring.

01/07/2021

Kadernota rechtmatigheidsverantwoording nog niet gepubliceerd De commissie BBV publiceerde op 14 december 2020 de Notitie rechtmatigheidsverantwoording ten behoeve van consultatie. Met deze consultatie wilde de commissie uitvragen in hoeverre de notitie voldoende antwoord geeft op enkele specifieke vragen en daarnaast de respondenten de ruimte bieden om zelf aandachtspunten aan de commissie terug te geven. De commissie was voornemens de naamgeving van het document gelijk te trekken met haar andere uitingen (notities), maar zal vanwege artikel 75 van het BBV toch de (bekende) naam Kadernota gaan hanteren. Om verwarring over de status van de Kadernota te voorkomen zal de commissie deze publiceren op het moment dat voldoende duidelijk is wanneer de benodigde wetswijziging in werking treedt.

39 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

01/07/2021

Controle jaarrekening 2020 geldt als pilot voor Vijfheerenlanden Uw rol als raad bij invoering van de rechtmatigheidsverklaring Tijdens onze controle hebben wij geconstateerd dat het rechtmatige handelen nog niet structureel geborgd is binnen de gemeentelijke organisatie, in het bijzonder binnen de processen van het Sociaal domein en de Europese aanbestedingen. Dit blijkt ook uit de bevindingen van de werkzaamheden van de verbijzonderde interne controlefunctie (VIC). Wij zijn verheugd om te constateren dat de juiste toetspunten zijn opgenomen in het werkprogramma van de VIC, maar deze hebben uitsluitend als doel om het rechtmatige handelen achteraf te toetsen. Wij hebben in onze managementletter d.d. 11 maart 2021 geadviseerd om het handelen in overeenstemming met de wet- en regelgeving structureel te borgen in de werkprocessen van de organisatie. Het startpunt hierbij is het helder maken van het normenkader. Hierbij ligt een belangrijke taak voor u als raadsleden. U bepaalt immers binnen de externe wetgeving wat de spelregels zijn waaraan de organisatie zich dient te houden. Feitelijk bepaalt u de balans tussen hetgeen theoretisch wenselijk en praktisch mogelijk is. Dit kan betekenen dat artikelen in de verordeningen die toch niet gehandhaafd worden, dan wel vanuit de praktijk onwenselijk blijken te zijn, nog eens kritische tegen het licht gehouden moeten worden.

Wij raden u aan om met het college in gesprek te gaan welke ambitie u hierin heeft.

Controle jaarrekening 2020 geldt als pilot voor Vijfheerenlanden Als eerste stap om invulling te geven aan de verplichting om een rechtmatigheidsverklaring af te geven heeft het college besloten om de controle van de jaarrekening 2020 te gebruiken als pilot. Mede op basis van het interne controleplan 2020 heeft het college zelfstandig onderzoek gedaan naar de rechtmatigheid van de baten, lasten en balansmutaties in de jaarrekening. De bevindingen uit deze controle worden afgezet tegen de bevindingen uit onze accountantscontrole, waarbij verschillen nader worden beschouwd. Ten tijde van het opstellen van dit rapport moeten deze confrontatie en analyse nog plaatsvinden. Aangezien deinvoering van de rechtmatigheidsverantwoording met een jaar is uitgesteld, geldt 2021 ook nog als proefjaar voor Gemeente Vijfheerenlanden.

40 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

01/07/2021

Actuele ontwikkelingen met effect op uw organisatie Verhoging Rijksbijdrage Jeugdwet Het kabinet stelt voor 2021 EUR 613,0 miljoen beschikbaar aan gemeenten voor het oplossen van de acute problematiek in de jeugdzorg. Van dit bedrag wordt EUR 120,0 miljoen beschikbaar gesteld via specifieke uitkeringen op de VWS-begroting, onder andere voor de tijdelijke uitbreiding van de crisiscapaciteit jeugd-GGZ, vereenvoudiging van de jeugdbeschermingsketen en het passend maken van accommodaties om de leefomstandigheden van kwetsbare jeugdigen te verbeteren. Tevens wordt EUR 493,0 miljoen beschikbaar gesteld via de algemene uitkering. Dit bedrag is onder andere bedoeld voor meer inzet en regie op het voorkomen en aanpakken van wachttijden van (regionaal) ingekochte specialistische jeugdzorg en het breder invoeren van een Praktijk Ondersteuner Huisartsenzorg (POH) voor jongeren met lichte GGZ-problematiek. Naast de extra bijdrage over 2021, stelt het kabinet voor 2022 EUR 1,3 miljard extra beschikbaar aan gemeenten ter compensatie van de tekorten in de jeugdzorg. Dat komt bovenop de eerder toegezegde EUR 300,0 miljoen voor dat jaar. Hierin is ook meegenomen dat gemeenten uitvoering geven aan maatregelen die in 2022 een besparing van EUR 214 miljoen op de jeugdzorguitgaven opleveren.

Daarnaast gaan het Rijk en gemeenten aan de slag met maatregelen om de structurele houdbaarheid van de uitvoering van de Jeugdwet te verbeteren. Onder meer door het stimuleren van tariefdifferentie en standaardisatie in de uitvoering en het versmallen van de medische verwijsroute door enkel te verwijzen naar gecontracteerd aanbod en het breder invoeren van een POH jeugd GGZ.

Momenteel is het Kabinet nog in gesprek met de VNG over de wijze van toekenning en in het bijzonder de verdeling van de middelen over de gemeenten. Omdat gemeenten duidelijkheid nodig hebben ten aanzien van het opstellen van hun begroting voor 2022 zal het Kabinet de gemeenten naar verwachting voor 1 juli per brief infomeren over de wijze van verdeling van de middelen inclusief een indicatiebedrag per gemeente. Een nieuw kabinet zal moeten besluiten over de structurele financiën en noodzakelijke aanpassingen aan het jeugdhulpstelsel om de jeugdzorg in de toekomst effectief en beheersbaar te houden. De uitspraak van de Commissie van Wijzen dient daarbij als zwaarwegende inbreng. Gezien de urgentie van het onderwerp wordt, vooruitlopend op de besluitvorming van het nieuwe kabinet, nu al gestart met het voorbereiden van een beter houdbaar jeugdstelsel op de lange termijn. Het rijk en de VNG, in samenwerking met andere betrokken partijen (onder andere cliënten, aanbieders en professionals), committeren zich aan het opstellen van een Hervormingsagenda, die bestaat uit de combinatie van een set van maatregelen en een financieel kader waarmee een structureel houdbaarder jeugdstelsel wordt gerealiseerd.

Deze Hervormingsagenda omvat zowel afspraken over maatregelen die passen binnen het huidige stelsel, als het starten met de voorbereiding van aanpassing in nationale wet- en regelgeving waar een nieuw kabinet definitief over moet besluiten.

41 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Actuele ontwikkelingen met effect op uw organisatie Herverdeling gemeentefonds Gemeenten ontvangen jaarlijks geld van het Rijk via het gemeentefonds om hun taken uit te voeren. Door deze uitwisseling ontstaat een financiële verhouding tussen hen en de Rijksoverheid. Sinds de laatste herziening van de Financiële-verhoudingswet in 1997 is er veel veranderd. Zo pakken gemeenten meer taken op in het sociaal domein en werken overheden steeds meer samen. De minister van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties kondigde daarom in de Tweede Kamer aan de financiële verhouding op een aantal punten te herzien.

Rechtmatigheidsverantwoording Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

Een belangrijk onderdeel van de herziening van de financiële verhoudingen is de herijking van het gemeentefonds. De jaarlijkse bijdrage aan gemeenten via dit fonds bedraagt zo’n EUR 30,0 miljard en wordt vanaf 2023 anders verdeeld. De fondsbeheerders (de minister van BZK en de staatssecretaris van Financiën) onderzoeken samen met gemeenten hoe het geld het best verdeeld kan worden. Daarnaast moet door herijking de verdeling eenvoudiger worden. In februari 2021 heeft het ministerie van Binnenlandse Zaken een eerste voorstel gedaan voor de herverdeling van het gemeentefonds ter consultatie in de sector. Op basis van de uitkomsten van deze consultatie heeft de Minister besloten om “het huidige voorstel nog een keer kritisch tegen het licht te houden”. Op basis van kamervragen kan geconcludeerd worden dat een nieuw voorstel niet eerder dan eind juni 2021 mag worden verwacht.

01/07/2021

Invoering Omgevingswet De inwerkingtreding van de Omgevingswet wordt uitgesteld tot 1 juli 2022. In de periode tot aan de nieuwe datum dient de sector een stabiel en goed werkend Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) te krijgen en ermee te oefenen. Het DSO moet het hart worden van de nieuwe Omgevingswet, waarin instrumenten en regelgeving van verschillende overheden bij elkaar komen en als één loket gaan werken. De latere inwerkingtreding van de Omgevingswet betekent dat de Wet kwaliteitsborging voor het bouwen, die een deel van de verantwoordelijkheid van het toezicht op de bouw weghaalt bij gemeenten en neerlegt bij bouwers en opdrachtgevers, ook een halfjaar wordt uitgesteld.

42 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Actuele ontwikkelingen met effect op uw organisatie Notitie Lokale heffingen De begrippen lokale heffingen, gemeentelijke belastingen, leges en retributies hebben allemaal betrekking op bedragen die een gemeente oplegt aan bewoners, bedrijven en forensen/toeristen. De begrippen worden door elkaar gebruikt in de wetgeving hetgeen soms tot onduidelijkheid kan leiden. Aanpassingen in de wetgeving in de afgelopen jaren, in combinatie met jurisprudentie, leiden in de praktijk nog steeds tot veel vragen rondom de tariefstelling voor lokale heffingen en bijbehorende voorziening(en).

Rechtmatigheidsverantwoording Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

01/07/2021

In de op 13 april 2021 door de Commissie BBV opgestelde Notitie Lokale heffingen wordt dan ook een overzicht gegeven van alle relevante aspecten van lokale heffingen en bijbehorende voorzieningen en reserves met betrekking tot vraagstukken van begroting en verantwoording voor gemeenten, provincies en gemeenschappelijke regelingen. Het doel van de notitie is inzicht te bieden aan raadsleden en meer specifiek duiding te geven aan vakspecialisten op het gebied van lokale heffingen.

Drempelbedrag schatkistbankieren verhoogd In de beleidsdoorlichting schatkistbankieren van juli 2019 is onder meer geconstateerd dat decentrale overheden kampen met administratieve lasten bij schatkistbankieren. Het kabinet heeft in de beleidsdoorlichting het probleem erkend dat met name decentrale overheden die structureel rood staan en slechts incidenteel overtollige middelen hebben met hogere administratieve lasten te maken hebben dan gewenst is. Na een overlegtraject met alle betrokken partijen is er daarom overeenstemming bereikt om het drempelbedrag te verhogen. Het drempelbedrag dat is vastgelegd in artikel 7 lid 2 van de Regeling schatkistbankieren decentrale overheden zal worden aangepast op onderstaande punten: • een verhoging van de ondergrens van € 250.000 naar € 1 miljoen euro; • een verhoging van het percentage begrotingstotaal t/m € 500 miljoen euro van 0,75% naar 2%. Op verzoek van de geconsulteerde decentrale overheden en de koepelorganisaties is de bedoeling de wijziging per 1 juli 2021 in te laten gaan. Dit betekent dat u voor 2021 twee drempelbedragen moeten hanteren, te weten: • een drempelbedrag voor het eerste half jaar (huidige situatie); • een drempelbedrag voor het tweede half jaar (nieuwe situatie).

43 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording

Impact op uw organisatie

Speerpunten van de raad In ons controleplan heeft u ons de volgende twee speerpunten meegegeven bij de uitvoering van de controle: • Status en voortgang van het verbeterplan financiële functie, inclusief (tijdige) communicatie aan de auditcommissie; • De robuustheid van de bepaling en opbouw van het weerstandsvermogen, in combinatie met het proces van risicomanagement

Hieronder geven wij onze bevindingen weer ten aanzien van deze speerpunten. Ten aanzien van de status en voortgang van het verbeterplan financiële functie hebben wij reeds in onze managementletter onze bevindingen gegeven op de status en voortgang van het plan. Omdat dit document primair voor het college bedoeld is, hebben wij op deze plaats ook onze belangrijkste bevindingen uit de managementletter opgenomen.

Speerpunten Bijlagen

Status en voortgang van het verbeterplan financiële functie, inclusief (tijdige) communicatie aan de auditcommissie Begin 2020 heeft het college het Ontwikkelplan voor de financiële functie vastgesteld. Onderdeel van dit plan is een actielijst met, inmiddels, 69 punten die helpen om de financiële sturing binnen de organisatie te verbeteren. Tijdens onze controle hebben wij kennisgenomen van dit plan. Wij juichen de ambitie uit het plan van aanpak toe en herkennen op basis van onze eerste kennismaking de noodzaak hiervan. Anderzijds constateren wij dat de voortgang van het plan achterblijft bij de initiële verwachtingen, in het bijzonder ten aanzien van het ontwikkeldeel. Hoewel er in het plan de nadruk is gelegd op het tijdig afronden van de planning & control cyclus 2019 en 2020, is naar onze mening juist het ontwikkeldeel cruciaal voor de structurele verbetering van de financiële functie binnen de organisatie, maar tevens voor de verbetering van de interne beheersing als geheel. Wij adviseren u derhalve om hier de komende maanden (nog meer) prioriteit aan te geven.

01/07/2021

Communicatie aan de auditcommissie Wij hebben begrepen dat de laatste Raadsinformatiebrief is gedateerd op 28 april 2021. Hierin zijn de aanpassingen in de prioriteiten aangegeven van het ontwikkelplan, inclusief de herziene einddata. Deze brief is besproken met de Auditcommissie op 11 mei 2021. Naar onze mening geeft deze raadsinformatiebrief een feitelijke weergave van de door het college gestelde prioriteiten en doelstellingen in de tijd. Wij merken echter op dat het plan ambitieus is gezien de hoeveelheid en complexiteit van de genoemde punten in combinatie met de reeds bestaande druk op de financiële organisatie in de huidige planning en controlcyclus. Naar onze mening komt dit nog niet expliciet naar voren in de brief. Er wordt weliswaar een voorbehoud gemaakt in verband met de voortgang van de jaarrekeningcontrole, maar niet voor de overige werkzaamheden. Op basis van onze eerste ervaring met de organisatie achten wij het risico realistisch dat verdere vertraging in de uitvoering van het plan optreedt. Daarnaast bestaat het risico dat het afwerken van de actiepunten een doel op zich wordt, waardoor de kwaliteit van de output, bijvoorbeeld de procesbeschrijvingen of educatieprogramma’s, in gevaar komt.

Wij raden u daarom aan om de informatievoorziening door het college uit te breiden met een paragraaf waarin het college verantwoording aflegt over de wijze waarop zij de kwaliteit van de output door de organisatie heeft vastgesteld.

Overigens zijn wij van mening dat de door het college voorgestelde interval van drie maanden in de informatievoorziening aan de auditcommissie toereikend is. Op de volgende pagina’s herhalen wij ter volledigheid de in onze ogen meest belangrijke zaken uit onze managementletter ten aanzien van de status, voortgang en inhoud van het verbeterplan financiële functie.

44 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording

Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

Speerpunten van de raad Geef prioriteit aan het opstellen van procesbeschrijvingen, inclusief soft controls Uit de Monitor Ontwikkelplan financiële functie blijkt dat er beperkte voortgang is bij het beschrijven van de financiële en administratieve processen binnen de organisatie, mede door het gebrek aan tijd en prioriteit. Dit geldt niet alleen binnen het Team Financiën, maar ook bij de verschillende vakteams. Naar onze mening is een eenduidige opzet van de processen en procedures een voorwaarde voor een interne beheersing die toereikend is om als organisatie in control te zijn. Daarom raden wij aan om prioriteit te geven aan het uitwerken van deze opzet. Wij raden u aan om bij het opstellen van de procesbeschrijvingen de balans tussen rechtmatigheid en doelmatigheid in het oog te houden. Als raad heeft u een belangrijke rol in het bepalen van deze balans, bijvoorbeeld door in de kaderstelling voldoende ruimte te geven voor praktische invulling door het college. Een voorbeeld hiervan zijn de nieuwe verordeningen in het Sociaal domein die momenteel in voorbereiding zijn. Vergroot de kennis van het BBV Uit onze gesprekken met de financiële adviseurs hebben wij gesignaleerd dat er binnen de teams Financiën en Control behoefte is aan verdieping van de kennis van het BBV.

Dit is mede tot uitdrukking komen in het hoge aantal vragen dat wij ontvingen vanuit de organisatie tijdens de jaarafsluiting. Wij hebben geconstateerd dat het uitvoeren van een trainingsprogramma in vaardigheden en vakkennis (waaronder het BBV) is opgenomen in het Ontwikkelplan van de financiële functie. Naar onze mening heeft het voor uw medewerkers de meeste toegevoegde waarde om een cursus in het BBV zo specifiek als mogelijk te voor de gemeentelijke organisatie te maken. In onze ervaring leidt dit tot een beste verankering van de kennis binnen de organisatie en de individuele medewerker.

01/07/2021

Stel een werkinstructie op voor de PAV’ers Hiervoor verwijzen wij naar onze controlebevindingen bij het domein Bedrijfsvoering.

45 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie Rechtmatigheidsverantwoording

Impact op uw organisatie Speerpunten Bijlagen

Speerpunten van de raad De robuustheid van de bepaling en opbouw van het weerstandsvermogen, in combinatie met het proces van risicomanagement Bij onze bevindingen ten aanzien van de leesbaarheid en informatiewaarde van de paragrafen hebben wij geconstateerd dat de paragraaf Weerstandsvermogen een confrontatie van risico’s en weerstandscapaciteit weergeeft. Deze risico’s zijn het resultaat van het risicomanagementproces dat door de raad is vastgesteld in de Nota risicomanagement en weerstandsvermogen 2020-2023. In opzet voldoet het proces derhalve aan de daaraan te stellen eisen. Ten aanzien van het bestaan en werking van het proces hebben wij geconstateerd dat de risico’s per domein zijn geïdentificeerd door middel van diverse workshops met behulp van het systeem NARIS. Dit systeem wordt breed gebruik in de sector. Hiermee is invulling gegeven aan de eerste drie stappen van de jaarlijkse risicomanagementcyclus. Het ontbreekt echter nog aan de identificatie en implementatie van specifieke interne beheersmaatregelen, waardoor het (nog) niet mogelijk is om op een effectieve wijze te kunnen sturen op deze risico’s. Wij hebben begrepen dat deze interne beheersmaatregelen gedurende 2021 zullen worden ontworpen en geïmplementeerd. Het weerstandsvermogen is bepaald op basis van de confrontatie van de beschikbare weerstandscapaciteit met de benodigde weerstandscapaciteit.

Voor deze laatste is de Monte Carlo methode gebruikt. Dit is een statistisch onderbouwde methodiek die veel gebruikt wordt in de sector. De hoogte van de daadwerkelijk benodigde weerstandscapaciteit is echter voornamelijk afhankelijk van de kwaliteit van de ingeschatte risico’s en dan met name de inschatting van de (maximale) impact als het risico zich voordoet.

01/07/2021

Op basis van de geïdentificeerde risico’s hebben wij de volgende waarnemingen ten aanzien van de kwaliteit ervan: • De geïdentificeerde risico’s zijn breed geformuleerd. Een voorbeeld hiervan is Niet behalen geplande bezuinigingen. Er wordt niet concreet gemaakt wat de achterliggende oorzaak is van het niet behalen hiervan. Naar onze mening zit in de achterliggende oorzaak het daadwerkelijke risico. • Er zijn risico’s geïdentificeerd die naar onze mening geen echte risico’s zijn, maar gevolgen van besluiten die in de toekomst nog genomen gaan worden. Voorbeelden hiervan zijn Harmonisering beleid maatschappelijk vastgoed en Lager dividend Eneco en Stedin. Of deze feiten zich voordoen is afhankelijk van het handelen van de gemeente. Dergelijke toekomstige handelingen zouden in onze optiek niet gedekt moeten worden met de huidig aanwezige weerstandscapaciteit. • Bij de risicoanalyse zijn diverse risico’s opgenomen die op nihil zijn gewaardeerd. De reden hiervan is onder meer dat er specifieke dekkingsmiddelen aanwezig zijn of nog niet opportuun zijn voor 2021. Naar onze mening is het bevorderlijk voor het inzicht om deze risico’s toch te kwantificeren onder gelijktijdige vermelding van de hoogte van de specifieke dekking. Hierdoor wordt het restrisico direct zichtbaar, ook voor 2022 en verder.

• De ingeschatte kans dat een risico zich voordoet, alsmede het maximale financiële gevolg ervan zijn in hoge mate subjectief. Wij hebben niet kunnen vaststellen op basis van welke uitgangspunten deze inschattingen zijn bepaald. Als voorbeeld noemen wij het risico Informatiebeveiliging: externe bedreiging door toegang netwerk. Hierbij wordt de kans van voordoen ingeschat op 10% en het maximale gevolg op EUR 1,0 miljoen. De aantoonbare schade bij gemeente Hof van Twente bedroeg echter ruim EUR 4,0 miljoen. Tevens achten wij de kans gezien de hoeveelheid aanvallen met ransomware en de technische ontwikkelingen in de praktijk hoger dan 10%.

46 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen Materialiteit Communicatie Onze onafhankelijkheid

De materialiteit is gedurende de controle toegenomen De reikwijdte van onze controle wordt beïnvloed door het toepassen van materialiteit. Het begrip ‘materieel’ wordt toegelicht in de paragraaf ‘Onze verantwoordelijkheden voor de controle van de jaarrekening’ in onze controleverklaring. In het Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden (Bado) zijn de goedkeuringstoleranties bepaald die de accountant ten behoeve van de oordeelsvorming over de jaarrekening van de gemeente hanteert. De grondslag voor het bepalen van deze toleranties betreft de totale werkelijke kosten van de gemeente, inclusief de toevoegingen aan de bestemmingsreserves. Voor 2020 hebben wij de incidentele lasten en toevoegingen aan de reserves niet meegenomen bij het bepalen van de controletolerantie. Het gaat hierbij om de aanvullende last in verband met de uitspraak in de zaak Niemans (EUR 51,0 miljoen) en de dotatie aan de Reserve verkoop aandelen Eneco (EUR 78,4 miljoen). In het auditplan hebben wij een materialiteit vastgesteld van EUR 1,6 miljoen. Materialiteit wordt echter geactualiseerd op basis van de feitelijke financiële gegevens en wijzigingen in uw organisatie en omgeving gedurende het hele jaar.

Aangezien de werkelijke lasten, inclusief dotaties aan de bestemmingsreserves, hoger zijn dan in de bestuursrapportage op basis waarvan wij onze initiële materialiteit hebben berekend, heeft er op basis van de wettelijke uitgangspunten een verhoging plaatsgevonden naar EUR 2,3 miljoen. De oorzaak van de hogere lasten is voornamelijk de hogere kosten voor coronagerelateerde activiteiten en de hogere dotatie aan de reserves.

01/07/2021

Controletolerantie x EUR 1.000 8.000 7.000 6.000 5.000 4.000

3.000 2.000 1.000 Controleplan Jaarrekening

Fouten 1.625 2.300

Onzekerheden 4.875 6.900

47 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen Materialiteit Communicatie Onze onafhankelijkheid

Update over onze communicatie met u Als Qconcepts vinden wij het van belang u te laten zien op welke wijze wij de belangrijkste voorwaarden en aandachtspunten van de controle hebben gerapporteerd. Deze hebben we opgenomen in onderstaande tabel. Vereiste communicatie grond van controlestandaarden

Auditplan

Mededeling over de verantwoordelijkheden van de accountant



Bevestiging van de onafhankelijkheid van Qconcepts



Accountants verslag



Eventuele significante tekortkomingen in de interne beheersing





Eventuele ontdekte of vermoede fraude





Niet-naleven van wet- en regelgeving



Schriftelijke bevestigingen gevraagd van het management



Alle zaken die van invloed zijn op de vorm en inhoud van de controleverklaring



Standpunt van de accountant over belangrijke kwalitatieve aspecten van de verslaggeving door het college



Rapporteren over significante moeilijkheden, aangelegenheden en overige zaken die van belang zijn voor het toezicht op het financiële verslaggevingsproces



Niet gecorrigeerde afwijkingen



Significante aangelegenheden die naar voren komen tijdens de controle in verband met verbonden partijen van de entiteit



Beschrijving van de reikwijdte en timing van de controle, waaronder significante risico’s

01/07/2021

Managementletter





48 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen Materialiteit Communicatie Onze onafhankelijkheid

Onze onafhankelijkheid is gewaarborgd Wij hebben een aanvullende opdrachten uitgevoerd zonder dat ons onafhankelijkheid in gevaar gekomen is Wij hebben onze naleving van externe standaarden, het onafhankelijkheidsbeleid van Qconcepts en de onafhankelijkheidsafspraken met gemeente Vijfheerenlanden met betrekking tot onze dienstverlening in 2020 bewaakt en bevestigen dat we aan deze onafhankelijkheidsvereisten hebben voldaan en voldoen. Tijdens de controle zijn wij door het college verzocht om ondersteuning te verlenen bij de interne controle op de rechtmatigheid van de aanbestedingen. Hiervoor zijn middelen ter beschikking gesteld vanuit het inhuurbudget van het team Control ter grootte van EUR 14.400. Dit verzoek hebben wij op 21 en 22 januari 2021 schriftelijk besproken met de griffie. Omdat vanuit de griffie geen bezwaar is gekomen hebben wij de opdracht aanvaard en uitgevoerd. Om onze onafhankelijkheid bij de controle van de jaarrekening te waarborgen hebben wij deze aanvullende werkzaamheden uitgevoerd als verlengstuk van de jaarrekeningcontrole met behulp van het werkprogramma dat wij ook uitvoeren voor de externe controle. Onze urenbesteding is hoger dan verwacht De controle van de jaarrekening vereist voldoende tijd en aandacht van het controle team. Hierbij beogen we een passende verdeling binnen het team ten aanzien van de onderwerpen, kennis en betrokkenheid.

Ingevolge de maatregelen “In het Publiek belang” binnen de accountancysector rapporteren wij over onze urenbesteding ten aanzien van de jaarrekeningcontrole.

01/07/2021

Teamlid

Gepland

Gerealiseerd

Partner

176

331

Manager

241

243

Senior professional

309

599

Totale uren

726

1.320

Hiermee wijkt onze verwachte inspanning aanzienlijk af van de werkelijke inspanning. Dit wordt in het bijzonder veroorzaakt door de aanvullende werkzaamheden op het Sociaal domein en ondersteuning van de VIC bij het bepalen van de omvang en reikwijdte van de werkzaamheden. Daarnaast zijn extra uren gemaakt om in het eerste jaar elkaar te leren kennen, alsmede ter extra aanwezigheid in de Audit Commissie en meedenken met de directie over de verdere ontwikkeling van de organisatie. Deze laatste uren, die door de partners op de opdracht zijn gemaakt, nemen wij graag als investering in onze relatie.

De komende weken zullen wij in overleg treden met de organisatie over de extra uren die direct verband houden met de jaarrekeningcontrole. Tevens zullen wij met de organisatie in overleg treden hoe wij herhaling van de urenoverschrijding in de toekomst kunnen voorkomen.

49

Qconcepts Reitscheweg 45 5232 BX ‘s-Hertogenbosch t +31 (0)73 - 61 32 510 e info@qconcepts.nl i qconcepts.nl

01/07/2021