Gemeente Vijfheerenlanden - Accountantsverslag 2020 definitief wg.pdf

Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

2 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen

Aan de raad van gemeente Vijfheerenlanden Postbus 11 4140 AA Leerdam 13 juli 2021 Referentie: A00792/001/EK/RS/hv

Geachte leden van de raad, Hierbij ontvangt u het accountantsverslag met betrekking tot onze controle van de jaarrekening van gemeente Vijfheerenlanden voor het boekjaar dat is geëindigd op 31 december 2020. Wij hebben onze controle uitgevoerd in overeenstemming met onze overeenkomst d.d. 9 november 2020, ons voorstel tot dienstverlening d.d. 28 augustus 2020 en ons controleplan 2020 d.d. 12 januari 2021. Allereerst willen wij onze complimenten en waardering overbrengen aan de ambtelijke organisatie. Door hun inspanning en positieve energie is het gelukt om de jaarrekening binnen de wettelijke termijn aan uw raad ter vaststelling aan te bieden. Na twee moeizame jaren sinds de totstandkoming van gemeente Vijfheerenlanden vinden wij dit een prestatie die wij niet onbenoemd willen laten. De komende jaren gaan wij graag samen met u, het college en de organisatie de uitdaging aan om het afsluitproces te optimaliseren en de kwaliteit van de jaarrekening te verbeteren. Ondanks dat wij op zowel het aspect getrouwheid als het aspect rechtmatigheid niet tot een goedkeurende controleverklaring zijn gekomen, ervaren wij dat de organisatie met veel positieve energie volop in ontwikkeling is met de ambitie om gedurende 2021 de verbeteringen

12/07/2021

te realiseren die noodzakelijk zijn voor het college om volgend jaar zelfstandig een rechtmatigheidsverklaring af te kunnen geven. Dat hierbij nog een aantal grote stappen voorwaarts gezet moeten worden, in het bijzonder in het sociaal domein, is evident. Het begint naar onze mening echter met de zichtbare positieve grondhouding en ambities van de organisatie. De controlebevindingen zijn constructief besproken met de ambtelijke organisatie, de gemeentesecretaris, de portefeuillehouder Financiën en met de Auditcommissie. Mocht u in de tussentijd nog vragen hebben, aarzelt u dan niet om contact met ons op te nemen.

Hoogachtend, Q-Concepts Accountancy B.V. Origineel getekend door

Origineel getekend door

Drs. E.E.T.M. Kalnenek RA

J.G. Schuijt MSc RA

3 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen (1/2) 1. Wij verstrekken een verklaring met beperking Wij verstrekken een verklaring met beperking bij de jaarrekening 2020 op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. De oorzaken hiervan zijn gelegen in het sociaal domein en de Europese aanbestedingen 2. Onze managementletter heeft geleid tot concrete actie Mede op basis van onze managementletter is een gestructureerd overleg ingevoerd tussen de directie en netwerkmanagers in de vorm van een MT Bedrijfsvoering. Vanuit dit MT is een prioriteitenplan opgesteld waarin de belangrijkste verbeterpunten in de bedrijfsvoering zijn benoemd, alsmede de wijze waarop deze verbeterpunten gerealiseerd kunnen worden.

3. Status en voortgang ontwikkelplan financiële functie is ambitieus Wij merken op dat de beschreven status en voortgang van het ontwikkelplan financiële functie ambitieus is gezien de hoeveelheid en complexiteit van de genoemde punten in combinatie met de reeds bestaande druk op de financiële organisatie. Op basis van onze eerste ervaring met de organisatie achten wij het risico realistisch dat verdere vertraging in de uitvoering van het plan optreedt. 4. Risicomanagementproces kan verder worden verbeterd De hoogte van de benodigde weerstandscapaciteit is voornamelijk afhankelijk van de kwaliteit van de ingeschatte risico’s, en dan met name de inschatting van de (maximale) impact als het risico zich voordoet. Wij hebben geconstateerd dat deze stappen in het risicomanagementproces kunnen worden verbeterd.

12/07/2021

5. Interne beheersing in het sociaal domein behoeft verbetering De interne beheersing in het sociaal domein behoeft verbetering. Dit geldt in het bijzonder bij het vaststellen of er recht is op zorg en bij het vaststellen of de prestatie is geleverd. Vanwege het ontbreken van zichtbare interne beheersingsmaatregelen hebben wij een onzekerheid in onze controle van EUR 6,6 miljoen. 6. Samenwerking met RBL dient verder vormgegeven te worden Wij hebben geconstateerd dat de samenwerking met RBL nog niet in voldoende mate is ingericht. Omdat de door- en uitstroom in de Jeugdzorg is uitbesteed aan het RBL, is een strakke beheersing en informatievoorziening van belang. Deze noodzaak wordt met de toename in de uitgaven voor de jeugdzorg nog relevanter. 7. Prestatielevering van zorg niet volledig vastgesteld Voor de pgb lasten is niet vastgesteld of de zorgverlening daadwerkelijk heeft plaatsgevonden. Daarom hebben wij de totale lasten van EUR 1,4 miljoen als onzeker aangemerkt. Tevens is de prestatielevering van de jeugdzorg die geleverd is door aanbieders met declaraties onder EUR 50.000 niet vastgesteld. Dit heeft geleid tot een aanvullende onzekerheid van EUR 1,2 miljoen. 8. Europese aanbesteding heeft niet volledig rechtmatig plaatsgevonden Diverse aanbestedingen hebben niet plaatsgevonden in overeenstemming met de Europese aanbestedingsregels.

De totale geconstateerde feitelijke fout bedraagt EUR 2,8 miljoen. Daarnaast bestaat hebben wij voor zeven aanbestedingen met een totale waarde van EUR 0,7 miljoen niet kunnen vaststellen of deze rechtmatig hebben plaatsgevonden. Derhalve hebben wij dit bedrag als onzeker aangemerkt op het aspect rechtmatigheid.

4 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Ontwikkelingen voor uw organisatie

Bijlagen

Onze belangrijkste boodschappen (2/2) 9. Incidentele gebeurtenissen hebben een significante impact op de jaarrekening In de jaarrekening zijn twee incidentele gebeurtenissen opgenomen met een significante invloed op de jaarrekening 2020. Het gaat enerzijds om de gevolgen van de uitspraak in de zaak Niemans met een negatief effect van EUR 51,0 miljoen. Dit bedrag bestaat uit de door het Gerechtshof toegekende schade van EUR 91,9 miljoen onder aftrek van de reeds getroffen voorziening van EUR 40,9 miljoen. Anderzijds gaat het om de verkoop van de aandelen Eneco met een positief effect van EUR 78,4 miljoen. Bij de berekening van onze controletolerantie hebben wij deze eenmalige gebeurtenissen buiten beschouwing gelaten. 10. Inzichtelijkheid en leesbaarheid van de jaarstukken is beperkt Naar onze mening kan de inzichtelijkheid en informatiewaarde van de programmaverantwoording en paragrafen verbeterd worden. Zo is de programmaverantwoording voornamelijk beschrijvend van aard zonder duidelijke conclusievorming. Een belangrijke oorzaak hiervan is het ontbreken van SMART-geformuleerde doelstellingen en prestatie-indicatoren. Ten aanzien van de paragrafen is een beperkte koppeling gemaakt tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar.

Wij hebben begrepen dat het een bewuste keuze is geweest van de organisatie om voort te borduren op de formats en teksten uit de jaarrekening 2019. In overeenstemming met het ontwikkelplan financiële functie zal de organisatie in de tweede helft van het jaar met de auditcommissie in overleg treden om de informatiebehoefte van de raad te inventariseren, alsmede wat dit betekent voor de opzet van de P&C-documenten.

12/07/2021

11. Financiële positie verbeterd, maar blijft kwetsbaar Uit een analyse van de financiële positie van de gemeente blijkt dat de genormaliseerde financiële positie is verbeterd ten opzichte van voorgaand jaar. In vergelijking met de gemeenten in de provincie Utrecht en in Nederland blijft de financiële positie kwetsbaar.

5 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Ons oordeel bij uw jaarstukken 2020 Wij verstrekken een verklaring met beperking bij de jaarrekening 2020 op de aspecten getrouwheid en rechtmatigheid. De oorzaken hiervan zijn beschreven in dit verslag. Een samenvatting vindt u hier.

De reikwijdte van onze controle is ongewijzigd ten opzichte van het auditplan 2020. Voor een nadere toelichting op de bevindingen, klik hier.

Oordeel Jaarverslag

Jaarrekening WNT

Getrouwheid

SiSa Interne beheersing

Oordeel:

Rechtmatigheid beperking

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

10.000 8.000 6.000 4.000 2.000 -

9.195

beperking

15.000

6.900

9.928

10.000 2.300

5.000

6.900 2.300

3.024

204

Fouten Tolerantie

Onzekerheden Bevindingen

x € 1.000

12/07/2021

Oordeel:

Fouten Tolerantie

Onzekerheden Bevindingen

x € 1.000

6 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Reikwijdte van onze controle

Oordeel bij de jaarrekening

De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordtwij verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van dehebben controle.wij een samenvatting bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand Wij bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen. opgenomen.

De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter

Oordeel

.

Jaarverslag Jaarstukken gemeente Vijfheerenlanden

Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Jaarverslag

Jaarrekening

Bijlagen Programmaverantwoording

Paragrafen

Van deze onderdelen van het jaarverslag stellen wij, op basis van onze kennis over de jaarrekening, vast dat deze in overeenstemming zijn met de jaarrekening

12/07/2021

Balans + toelichting

Overzicht van baten en lasten + toelichting

WNT-bijlage

SiSa-bijlage

Bijlage taakvelden

Onze controleverklaring bij de jaarrekening heeft betrekking op deze onderdelen.

7 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

De informatiewaarde van uw programmaverantwoording en paragrafen is beperkt Jaarrekening en jaarverslag zijn verenigbaar

Informatiewaarde is beperkt

Oordeel Jaarverslag

Jaarrekening WNT SiSa

Wij zijn verplicht vast te stellen of wij op grond van de informatie verkregen in onze controle onjuistheden hebben geconstateerd die gebruikers van de jaarrekening zouden kunnen beïnvloeden. Dit is naar onze mening niet het geval.

Ons oordeel is gebaseerd op de inzichtelijkheid, concreetheid en kwaliteit van de analyses. Dit alles vanuit raadsperspectief. U vindt hier een nadere toelichting.

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Kwaliteit paragrafen verschilt, maar is over het algemeen beperkt tot toereikend

Jaarverslag voldoet aan eisen BBV,

Bijlagen Wij hebben vastgesteld dat alle verplichte informatie in de paragrafen is opgenomen. Daarnaast hebben wij de informatiewaarde van de paragrafen beoordeeld. Deze is naar onze mening beperkt. Klik hier voor een nadere toelichting.

12/07/2021

, In het BBV zijn diverse eisen opgenomen voor de vorm en inhoud van het jaarverslag. Wij hebben vastgesteld dat uw jaarverslag voldoet aan de eisen die het BBV hieraan stelt.

8 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag

Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

12/07/2021

Reikwijdte van onze controle Inzichtelijkheid van de jaarstukken niet verbeterd reikwijdte van controle isen zoinformatiewaarde ontworpen datvan er de voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking NaarDe onze mening kan dede inzichtelijkheid • Verschillenanalyses zijn vooral constaterend verklarend in plaats tot uw jaarrekening, ter ondersteuning eenOnze kwalitatieve controle. In het hebben wij verklarend afsprakenofmet u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij jaarstukken verbeterd van worden. belangrijkste bevindingen tenauditplanvan analytisch redengevend. bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk dievan in het hebben wij een samenvatting aanzien van de inzichtelijkheid en informatiewaarde van de • Erisisaan sprake veel auditplan. doorlopendeOnderstaand tekst. Het gebruik van opgenomen. jaarstukken zijn: grafieken en infographics is beperkt. Naar onze mening zou dit • De programmaverantwoording is logisch opgebouwd vanuit de aantoonbaar iets toevoegen aan de leesbaarheid en . verschillende doelstellingen per programma. Het ontbreekt echter informatiewaarde. aan eenduidigheid in de wijze en diepgang van de verantwoording • Bij het opstellen van de verantwoording over 2020 is gebruik en analyses. Dit is een indicatie dat de verantwoording door gemaakt van teksten uit eerdere P&C documenten.

Deze teksten diverse medewerkers is geschreven zonder dat een eenduidige zijn niet altijd kritisch beoordeeld of ze nog actueel en relevant eindredactie heeft plaatsgevonden. zijn. Een indicatie hiervan is het gebruik van oude jaartallen. • Een positief aspect is de uiteenzetting per programma wat niet is gerealiseerd. Daarbij is inzichtelijk gemaakt welke prestaties niet zijn gerealiseerd vanwege corona en welke niet zijn gerealiseerd Kwaliteitsaspecten informatiewaarde wegens andere redenen. Zie onderstaand ons oordeel per informatieaspect • De programmaverantwoording is voornamelijk beschrijvend van aard zonder duidelijke conclusievorming. Een belangrijke oorzaak hiervan is het ontbreken van SMART-geformuleerde Aspect Oordeel doelstellingen en prestatie-indicatoren. Er wordt in diverse programma’s vermeld dat doelstellingen gerealiseerd zijn, maar 2020 2019 niet consequent toegelicht waarom dit dan zo is. Inzichtelijkheid Beperkt Beperkt • Er ontbreekt een duidelijke relatie tussen het gevoerde beleid en de (financiële) realisatie. Beide aspecten worden verantwoord in de verantwoording, maar een verband tussen de uitgaven, Relatie beleid <> Beperkt Beperkt geleverde prestatie en maatschappelijk effecten is niet zichtbaar financiën aanwezig.

• De gemeenteraad heeft het college verzocht om alle verschillen Gebruik van Beperkt Beperkt tussen begroting en werkelijkheid groter dan € 25.000 toe te indicatoren lichten in de voortgangsrapportages. In de jaarrekening zijn echter ook verschillen onder de genoemde rapporteringsgrens toegelicht. Naar onze mening verliezen de verklaringen daarmee aan relevantie en draagt het bij aan de omvang van de verantwoording.

9 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (1/4) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter

Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag

Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

12/07/2021

Ook voor de paragrafen geldt dat de inzichtelijkheid en Onderhoud kapitaalgoederen ondersteuning een kwalitatieve controle. afspraken met u gemaakt over deals reikwijdte van de controle. Wij informatiewaarde kan van worden verbeterd. Naar onze meningInishet eenauditplan In dezehebben paragraafwij is in overeenstemming met het BBV zover bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben beperkte koppeling gemaakt tussen de uitgangspunten van het mogelijk aangegeven wat het beleidskader is ten aanzien van de wij een samenvatting opgenomen. beleid en de realisatie gedurende het jaar. De paragrafen bevatten verschillende categorieën kapitaalgoederen, welke financiële over. het algemeen wel voldoende informatie over het onderwerp consequenties het beleidskader heeft en hoe deze vertaald zijn in van de paragraaf, maar verklaring van de verschillen tussen de begroting en exploitatie. Hieruit blijkt tevens dat er nog stappen begroting en realisatie is summier en biedt beperkt inzicht in de gezet moeten worden om de samenhang hierin te realiseren en achterliggende oorzaken van de afwijkingen. Onze waarnemingen inzichtelijk te maken.

De toegevoegde waarde van de paragraaf ten aanzien van de eindredactie en kritische evaluatie van de tekst kan worden verbeterd door hierin ook een meerjarenperspectief van de programmaverantwoording, zijn ook van toepassing op de mee te nemen gezien het structurele karakter van de paragrafen. onderhoudskosten. Daarnaast kan de leesbaarheid verhoogd worden door een goede eindredactie uit te voeren op taal- en Hieronder hebben wij onze waarnemingen samengevat bij de stijlfouten, alsmede op de uitlijning van de tabellen. verplichte paragrafen met enkele suggesties voor verbetering. Financiering Lokale heffingen De paragraaf Financiering geeft een toereikend en volledig beeld Deze paragraaf voldoet aan de minimale eisen die het BBV en de van de financieringspositie per 31 december 2020 en de Financiële verordening eraan stellen. De vergelijking van de lokale kasstromen gedurende het jaar. De staat van herkomst en lastendruk met omringende gemeente is beperkt gebleven tot een besteding van middelen (het kasstroomoverzicht) is hierbij een vergelijking met gemeente Molenlanden. De relevantie van deze mooie toevoeging. Als attentiepunt geldt dat de bedragen in de vergelijking zou kunnen worden verbeterd door meerdere tabellen niet altijd aansluiten met de jaarrekening, bijvoorbeeld de gemeenten erin te betrekken. kapitaalverstrekkingen.

Daarnaast staat in de paragraaf dat er een liquiditeitsplanning wordt opgesteld om het liquiditeitsrisico te De analyses die in deze paragraaf zijn opgenomen zijn vooral beheersen. Zoals wij in onze managementletter hebben kwantitatief, zonder tekstuele toelichting of grafische weergaven. opgenomen, ontbreekt een dergelijke planning. Net als bij de De kracht van de paragraaf zou kunnen worden verstevigd door paragraaf Onderhoud kapitaalgoederen is de eindredactie op taaldeze analyses toe te voegen, of bijvoorbeeld de meerjarige en stijlfouten een punt van aandacht. Tevens kan de analyse visueel te maken. informatiewaarde worden verbeterd door het toevoegen van de toekomstige ontwikkeling van de schulden en aan het verplichte inzicht in de beleidsvoornemens ten aanzien van (het risicobeheer van) de financieringsportefeuille.

10 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (2/4) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter

Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag

Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

12/07/2021

Weerstandsvermogen De paragraaf geeft een beeldmet van de verplichte financiële ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wijook afspraken u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij In deze paragraaf is een confrontatie van risico’s en kengetallen. Hierbij hebben wij geconstateerd dat de netto bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting weerstandscapaciteit schuldquote en structurele exploitatieruimte niet juist berekend zijn. opgenomen. weergegeven. Hierbij wordt aangetekend dat de cijfers in tabel in hoofdstuk 6 van de paragraaf niet zijn Tevens zijn de ratio’s niet herrekend op basis van de correcties die . aangepast aan de correcties die naar aanleiding van de controle naar aanleiding van de controle zijn doorgevoerd. zijn doorgevoerd. In de weergave van de kengetallen is een vergelijking gemaakt Bij de risicoanalyse zijn diverse risico’s opgenomen die op nihil zijn tussen de situatie die blijkt uit de jaarrekening en de situatie na gewaardeerd. De reden hiervan is onder meer dat er specifieke dekking van de gevolgen van de uitspraak in de zaak Niemans. dekkingsmiddelen aanwezig zijn.

Naar onze mening is het Omdat de uitspraak reeds in de jaarrekening 2020 is verwerkt en bevorderlijk voor het inzicht om deze risico’s toch te kwantificeren de afgesproken dekking geen effect heeft op de kengetallen, zou er onder gelijktijdige vermelding van de hoogte van de specifieke echter geen verschil moeten bestaan tussen beide scenario’s. dekking. Hierdoor wordt het restrisico direct zichtbaar. Een andere suggestie om de leesbaarheid en informatiewaarde te verbeteren Het BBV vraagt in deze paragraaf om een beoordeling van de is om niet alle risico’s op te nemen, maar bijvoorbeeld de tien met onderlinge verhouding tussen de kengetallen in relatie tot de de meeste impact voor de gemeente, en deze impact in een matrix financiële positie. Deze beoordeling is naar onze mening niet te visualiseren. expliciet opgenomen. De toegevoegde waarde van de paragraaf kan worden verbeterd door meer analyses op te nemen van het In figuur 1 en tabel 2 van deze paragraaf zijn de resultaten getoond verloop van de (verplichte) kengetallen. In de tekst wordt nu van de risicosimulatie. Een nadere uitleg van met name de visuele herhaald wat er cijfermatig in de tabel staat. Wat de achterliggende kansverdeling in figuur 1 ontbreekt. Hierdoor is de toegevoegde reden is van bijvoorbeeld de afwijkingen ten opzichte van de waarde van deze figuur beperkt. verwachting wordt niet opgenomen.

Hierdoor heeft de tekst geen informatiewaarde. Overigens hebben wij geconstateerd dat de paragraaf niet aansluit met de afspraken die zijn vastgelegd in de Nota risicomanagement Overigens voldoet de paragraaf niet volledig aan artikel 18 van de en weerstandsvermogen 2020-2023. Zo ontbreekt de risicoscore Financiële verordening. De aanvullende indicatoren zijn niet op impact en worden er geen beheersmaatregelen genomen. Dit in genoemd. Daarnaast is er bij het in beeld brengen van de tegenstelling tot de paragraaf Weerstandsvermogen uit de weerstandscapaciteit geen onderscheid gemaakt tussen Begroting 2021-2024. Wij raden u aan om de paragraaf bij de structurele en incidentele middelen. jaarrekening 2020 in overeenstemming te brengen met de beleidsnota.

11 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (3/4) De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter

Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag

Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Bedrijfsvoering Verbonden partijen ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij De paragraaf Bedrijfsvoering geeft op basis van beschrijvende In de paragraaf Verbonden partijen dient ten minste opgenomen te bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan hetverbonden auditplan. Onderstaand analyses de belangrijkste beleidsuitgangspunten van de worden een lijstdie metinalle partijen. Hoewel de hebben paragraafwij een samenvatting opgenomen. bedrijfsvoering. Bij het opstellen van de paragraaf is invulling aan alle eisen van het BBV en Financiële verordening voldoet, tevens gegeven aan de aanvullende eis vanuit de Financiële missen wij in het overzicht het Regionaal Backoffice Lekstroom . verordening door het opnemen van aanvullende gegevens ten (RBL). De RBL voert namens de gemeente de inkoop en aanzien van formatie en de kosten van inhuur van derden. De administratieve dienstverlening uit van de Jeugdwet. Onderdeel toegevoegde waarde van de paragraaf kan worden verbeterd door hiervan is het vaststellen dat de zorgverlening heeft een verdiepingsslag in de analyse van deze aanvullende plaatsgevonden. In 2020 bestond het financieel belang uit een gegevens. betaalde bijdrage van ongeveer EUR 12,0 miljoen.

Hoewel er geen sprake is van een bestuurlijk belang achten wij het voor de Een punt van aandacht is de wijze waarop de ontwikkeling van de kaderstellende en controlerende rol van de raad van belang om (interne) organisatie is beschreven. Wij missen een zelfkritische deze samenwerkingspartner op te nemen in de paragraaf analyse van de verbetermogelijkheden. Uit de waarnemingen uit Verbonden partijen. onze controle, de gesprekken met medewerkers en de rapporten van uw (V)IC blijkt nog voldoende verbeterpotentieel aanwezig in Grondbeleid de organisatie. Hiervoor verwijzen wij ook naar onze Bij afwezigheid van een Meerjarenperspectief Grondbedrijf (MPG) managementletter en de relevante bevindingen in dit verslag. is deze paragraaf naar onze mening van groot belang voor de kaderstellende en controlerende rol van de raad op de voortgang van de grondexploitaties. In dat licht geeft deze paragraaf een beperkt beeld van de ontwikkelingen in de grondexploitaties en de reserve grondexploitaties gedurende het jaar. Er vindt een beperkte identificatie van risico’s plaats, zonder vertaling naar de minimale gewenste omvang van de Reserve Grondexploitaties. Daarnaast wordt er geen een link gelegd met de strategische doelstellingen van de gemeente als geheel. Tevens worden externe beleidskaders niet uiteengezet en in relatie gebracht met de gemeentelijke kaders.

Een aanvullend aandachtspunt is dat de cijfers in de paragraaf niet aansluiten op cijfers in de jaarrekening.

12/07/2021

12 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen

Reikwijdte van onze controle Kwaliteit van de paragrafen (4/4)

Oordeel bij de jaarrekening

De reikwijdte van de controle is zo ontworpen dat er voldoende controle-informatie wordt verkregen met betrekking tot uw jaarrekening, ter ondersteuning van een kwalitatieve controle. In het auditplan hebben wij afspraken met u gemaakt over de reikwijdte van de controle. Wij Advies: bevestigen dat de definitieve reikwijdte van de controle gelijk is aan die in het auditplan. Onderstaand hebben wij een samenvatting opgenomen. • Actualiseer de kwantitatieve gegevens in de paragrafen op basis van de werkelijke cijfers in de . jaarrekening 2020.

Oordeel Jaarverslag

•

Jaarrekening WNT SiSa

•

Versterk de koppeling tussen de uitgangspunten van het beleid en de realisatie gedurende het jaar.

•

Voorzie kwantitatieve analyses van verklarende kwalitatieve analyses.

•

Maak gebruik van grafieken en infographics.

•

Voer eindredactie uit op eenduidigheid en taal- en stijlfouten

•

Geef niet alleen de positieve ontwikkelingen weer, maar maak ook transparant waar verbeterpotentieel is, zoals in de bedrijfsvoering.

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Leg de inhoud van de paragrafen niet alleen langs de meetlat van het BBV, maar ook van de Financiële verordening.

Oordeel per paragraaf Zie onderstaand hoe wij de informatiewaarde per paragraaf beoordelen. Paragraaf

Bijlagen

2020 Lokale heffingen

Beperkt

Weerstandsvermogen

Beperkt

Onderhoud kapitaalgoederen

Toereikend

Financiering

Toereikend

Bedrijfsvoering

Beperkt

Verbonden partijen Grondbeleid

12/07/2021

Oordeel

Toereikend Beperkt

13 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Onze bevindingen bij de jaarrekening Onderstaand hebben wij onze detailbevindingen op de aspecten rechtmatigheid en getrouwheid opgenomen boven de door u gestelde rapporteringstolerantie van € 50.000. Door op de bevinding te klikken krijgt u meer toelichting op de bevinding.

Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

fouten (x €1.000)

onzekerheden (x €1.000)

3. Bevindingen bij getrouwheid

204

9.195

2.789

4. Aanbestedingen wijken af van (EU) richtlijnen

2.820

733

0

1.173

Totaal

3.024

9.928

4. Prestatielevering PGB totaal

0

1.417

Goedkeuringstolerantie

2.300

6.900

Totaal

204

9.195

Goedkeuringstolerantie

2.300

6.900

fouten (x €1.000)

onzekerheden (x €1.000)

1. Recht op zorg - JW ZIN*

0

3.816

2. Recht op zorg - Wmo ZIN*

204

3. Prestatielevering ZIN JW

WNT SiSa

Rechtmatigheid

Getrouwheid

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

12/07/2021

* Bij de controle wordt gebruik gemaakt van steekproeven. Om de bevindingen te vertalen naar de gehele massa die in de steekproef is betrokken, wordt gebruik gemaakt van extrapolatie. Bij fouten is een daadwerkelijke afwijking geconstateerd, bij onzekerheden is er onvoldoende controle-informatie beschikbaar om een conclusie te kunnen trekken.

14 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Detailbevindingen jaarrekening

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Er is een significant tekort ontstaan in de uitvoering van de Jeugdwet Binnen het ‘nieuwe’ sociaal domein, in het bijzonder in de jeugdzorg, is een significant tekort ontstaan in 2020 van € 4,6 miljoen ten opzichte van de primaire begroting. Hierbij is geen rekening gehouden met doorbelaste apparaatskosten. Onder het ‘nieuwe’ sociaal domein is begrepen de Wet maatschappelijke ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet.

Dit tekort heeft voor € 4,3 miljoen betrekking op de uitvoering van de Jeugdwet. Het tekort wordt voor een belangrijk deel veroorzaakt door een hoger aantal indicaties dan verwacht, met name in het langdurige, duurdere zorgsegment. Een deel van dit tekort werd gedurende het jaar al voorzien, wat geleid heeft tot een opwaartse bijstelling van de begroting. Uit de analyse blijkt tevens een verschuiving binnen de Wmo van PGB uitgaven naar zorg in natura. Een eenduidige oorzaak hiervoor is niet bekend. Domein

Realisatie 2020 (x €1.000)

Begroting bijgesteld 2020 (x €1.000)

Begroting primair 2020 (x €1.000)

Jeugd PGB

849

184

184

Jeugd ZIN

15.239

14.465

11.565

Wmo PGB

568

1.540

1.043

Wmo ZIN

9.531

8.521

8.714

Totaal

26.187

24.710

21.506

Bijlagen

12/07/2021

Sociaal domein

Samenwerking met RBL dient verder vormgegeven te worden Bij de Jeugdwet geldt als belangrijk extra knelpunt dat de intake in het zorgproces ook via externe verwijzers kan plaatsvinden. Hierdoor is het belang van een toereikende beheersing op de in-, door- en uitstroom in het proces nog belangrijker. Omdat de door- en uitstroom in de Jeugdzorg is uitbesteed aan het RBL, is een strakke beheersing en informatievoorziening naar onze mening van belang. Deze noodzaak wordt met de toename in de uitgaven voor de jeugdzorg nog relevanter. De totale bijdrage aan RBL in de jaarrekening 2020 bedraagt ruim EUR 12,0 miljoen. Wij hebben geconstateerd dat de samenwerking met RBL nog niet in voldoende mate is ingericht. Onze belangrijkste bevindingen zijn: • Er is geen dienstverleningsovereenkomst aanwezig waarin de onderlinge rechten en verplichtingen zijn vastgelegd; • Het aantal overlegmomenten tussen de gemeente en RBL is beperkt. Op basis van de reviewwerkzaamheden die wij hebben uitgevoerd bij de accountant van RBL hebben wij geconstateerd dat aan de zijde van RBL een gebrek aan sturing wordt ervaren vanuit de gemeente. Wij herkennen dit op basis van onze bevindingen uit de interim-controle; • Er wordt nog onvoldoende gebruik gemaakt van (financiële) sturingsinformatie. Hiervoor is een eerste opzet gemaakt, maar deze is nog niet (volledig) in gebruik genomen.

• Bij de inschatting van de kosten voor jeugdzorg wordt voornamelijk gesteund op de inschattingen van RBL. Naar onze mening zijn de lasten voor jeugdzorg dusdanig van omvang dat de gemeente zelfstandig inzicht moeten hebben in deze kosten. Onder andere het gebrek hieraan heeft geleid tot een nakomende kostenpost vanuit RBL van EUR 2,0 miljoen. Dit bedrag was niet volledig opgenomen in de begroting.

15 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Interne beheersing in het sociaal domein behoeft verbetering Een van de belangrijkste aandachtspunten binnen de gemeente zijn de toenemende kosten voor de uitvoering van de Wmo en, in het bijzonder, de Jeugdwet. Dit vraagt een strikte beheersing van de processen binnen het sociaal domein, in het bijzonder ten aanzien van de intake en de prestatielevering. Wij hebben vastgesteld dat juist op deze aspecten de interne beheersing binnen de gemeente ontoereikend is. Jeugdwet De uitvoering van de Jeugdwet is voor een belangrijk deel ondergebracht bij de RBL, met uitzondering van de intake in de zorgverlening. Deze taak ligt volledig bij de gemeente. De medewerkers van het team zijn zeer betrokken bij hun cliënten, en hebben hierdoor meer oog voor de dienstverlening dan voor de rechtmatige vaststelling van de zorgbehoefte. Tevens hebben wij geconstateerd dat er in het intakeproces geen functiescheiding aanwezig is, de zorg wordt geleverd voordat de beschikking / het behandelplan is afgegeven en dat de zorg die in de beschikking / behandelplan is opgenomen niet de zorg is die geleverd wordt. Daarnaast werd er tot het najaar van 2020 geen eenduidige zorgbeschikking opgesteld, maar diende het behandelplan tevens als beschikking. Gezien de aard van beide documenten, kan dit in de praktijk echter aanzienlijke problemen opleveren.

Wij zijn verheugd dat er binnen het team een nieuwe kwaliteitsmedewerker is aangesteld die een positieve bijdrage levert aan het professionaliseren van het intakeproces.

12/07/2021

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Interne beheersing in het sociaal domein behoeft verbetering

WNT SiSa

Resultaten bedrijfsvoering

Wij hebben echter ook geconstateerd dat op dit moment de verbeteringen vooral zitten op het instrumentarium en documentatie, en nog niet op de onderliggende oorzaak zoals de cultuur binnen het team. Wmo De constateringen ten aanzien van de intake en prestatielevering in de uitvoering van de Jeugdwet, gelden ook voor de uitvoering van de Wmo. De uitvoering van de Wmo is belegd binnen de gemeentelijke organisatie. Effect op onze controlebevindingen Net als voorgaand jaar worden de processen binnen het sociaal domein, in het bijzonder ten aanzien van het vaststellen van de recht op zorg, niet zichtbaar vastgelegd. Hierdoor hebben wij niet in alle gevallen kunnen vaststellen dat zorgindicaties juist en rechtmatig hebben plaatsgevonden. Voor de Wmo betreft dit een geëxtrapoleerde onzekerheid van EUR 2,8 miljoen, voor de Jeugdwet EUR 3,8 miljoen. Daarnaast hebben wij vastgesteld dat binnen de Wmo voor een bedrag van EUR 0,2 miljoen zorg is geleverd die niet in overeenstemming is met de beschikking. Dit bedrag is als fout meegenomen in onze oordeelsvorming.

16 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Bijlagen

12/07/2021

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Prestatielevering binnen het sociaal domein niet in processen verankerd Prestatielevering binnen het sociaal domein is niet in de processen verankerd Om de prestatielevering door de zorgverleners vast te stellen wordt tot op heden volledig gesteund op de productieverantwoordingen van deze zorgverleners. Hierdoor bent u voor de rechtmatige uitvoering van de processen binnen het sociaal domein, maar ook voor de tijdige afronding van uw jaarrekening, afhankelijk van derde partijen. Deze afhankelijkheid kan worden verminderd door de invoering van uitgebreide (schriftelijke) cliëntervaringsonderzoeken gericht op de kwaliteit en prestatielevering van de zorg. Daarnaast kan de aandacht voor prestatielevering onderdeel vormen van de herbeoordeling van cliënten.

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Resultaten bedrijfsvoering

Om de interne beheersing van uw processen in het sociaal domein te verbeteren raden wij u aan om prioriteit te geven aan het inrichten van het zogenaamde 'mandje' aan controlemaatregelen ter borging van de eigen beheersing van het aspect prestatielevering zodat de afhankelijkheid van accountants van aanbieders beperkt kan worden. Hiervoor verwijzen wij graag naar de door de SDO uitgebrachte notitie “Controle interne beheersing Jeugd en Wmo voor gemeenten en accountants”. De maatregelen kunnen daarbij tevens dienen ter verbetering van de kwaliteit van de dienstverlening.

Effect op onze controlebevindingen Voor de prestatielevering van de geleverde zorg in de Jeugdwet wordt gesteund op de werkzaamheden die worden uitgevoerd door de RBL. Wij hebben geconstateerd dat de RBL geen werkzaamheden verricht op de prestatielevering van de geleverde zorg door aanbieders die minder dan EUR 50.000 aan declaraties hebben ingediend. Het totaalbedrag dat niet door RBL in haar werkzaamheden is meegenomen bedraagt EUR 1,2 miljoen. Wij hebben dit bedrag in onze oordeelsvorming meegenomen als onzekerheid. Daarnaast zijn in 2020 door de organisatie geen werkzaamheden verricht om de prestatielevering vast te stellen van de zorg die via de PGB systematiek zijn verleend. Wij hebben het totale bedrag van de PGB kosten van EUR 1,4 miljoen in onze oordeelsvorming meegenomen als onzekerheid.

17 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Overige bevindingen in het Sociaal Domein De Tozo-regeling laat een voordeel zien voor 2021 Gemeente Vijfheerenlanden heeft voor de uitvoering van de Tijdelijke overbruggingsregeling zelfstandig ondernemers (Tozo) een Rijksbijdrage ontvangen van EUR 10,5 miljoen. Omdat de gemeente de uitvoering van de Tozo heeft ondergebracht bij GR Avres, is dit bedrag direct overgemaakt naar Avres.

Dit betekent dat het betalingsverkeer en de verantwoording van inkomsten en uitgaven voor de Arbeidsmarktregio Gorinchem binnen de administratie van de gemeente Vijfheerenlanden plaatsvindt. Omdat het deel van de algemene uitkering wat voor dit programma bedoeld is, wordt ontvangen door gemeente Gorinchem, betaalt gemeente Gorinchem dit bedrag door aan gemeente Vijfheerenlanden.

In 2021 is gebleken dat er minder gebruik is gemaakt van de Tozo-regeling dan verwacht. Dit heeft geleid tot een terugbetaling aan Tozo-gelden door GR Avres van ruim EUR 4,0 miljoen. Dit bedrag is door de gemeente terugbetaald aan het Ministerie van SZW. Omdat deze geldstroom in 2021 heeft plaatsgevonden, voor de gemeente resultaatneutraal is en pas in de Sisabijlage 2021 moet worden verantwoord, is deze correctie niet verwerkt in de jaarrekening. Wij zijn het eens met deze verwerkingswijze.

In 2019 is een bedrag van EUR 0,7 miljoen niet uitgegeven en via de reserves overgeheveld naar 2020. Daarnaast is in 2021 over het jaar 2020 nog eens een bedrag ontvangen van de gemeente Gorinchem van EUR 0,9 miljoen. Beide bedragen zijn niet besteed in 2020, waardoor een positief resultaat is gerealiseerd van EUR 1,6 miljoen. Tijdens onze controle hebben wij geconstateerd dat er feitelijk niet is vastgelegd op welke wijze en op welk moment deze bedragen uitgegeven dienen te worden. Tevens blijkt uit de beschikbare documentatie niet of een niet uitgegeven bedrag dient te worden terugbetaald aan gemeente Gorinchem. Derhalve is dit overzicht niet verantwoord in een voorziening, maar direct in de programmarekening.

Overgang risico debiteuren sociale zaken naar Avres In 2020 heeft GR Avres het risico op oninbaarheid van vorderingen op debiteuren sociale zaken overgenomen van de gemeente. Hiervoor heeft de gemeente een bedrag betaald aan GR Avres gelijk aan het netto-boekwaarde van de debiteuren op het moment van overdracht. Baten penvoerderschap Arbeidsmarktregio Het Algemeen Bestuur van de regio Alblasserwaard-Vijfheerenlanden heeft besloten het budgetbeheer van de Arbeidsmarktregio Gorinchem onder te brengen bij gemeente Vijfheerenlanden.

12/07/2021

Resultaten bedrijfsvoering

Wij hebben begrepen dat het college bij de resultaatbestemming 2020 het voorstel zal doen om het bedrag van EUR 1,6 miljoen te doteren aan een daarvoor in te stellen reserve. Gelijktijdig bevelen wij u aan om met gemeente Gorinchem in overleg te treden om te bepalen aan welke organisatie een eventueel overschot ten goede komt. Indien blijkt dat gemeente Vijfheerenlanden een overschot moet terugbetalen, dan dient het bedrag van EUR 1,6 miljoen verantwoord te worden als voorziening dan wel verplichting.

18 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Resultaten bedrijfsvoering

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Schattingen sociaal domein zijn evenwichtig Bij het opstellen van de jaarrekening maakt het college belangrijke schattingen. We hebben de schattingen die het college heeft gemaakt bij het opstellen van de jaarrekening 2019 beoordeeld. Onderstaande tabel geeft een overzicht van onze bevindingen met de bijbehorende motivering.

Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT

Schattingspost

Oordeel

Nog te betalen zorgkosten

Toelichting De nog te betalen kosten zijn bepaald op basis van de opgaven van de zorgverleners, de RBL en de afloop van de balanspositie in 2020. Het verschil tussen deze opgaven en de reeds in de administratie verantwoorde lasten zijn als kortlopende schuld verantwoord op de balans.



SiSa Interne beheersing

controleverschil

optimistisch

12/07/2021

evenwichtig

Bijlagen

voorzichtig

Ontwikkelingen voor uw organisatie

controleverschil

Fraude(risico)

19 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

De grondexploitaties vertonen een stabiele ontwikkeling In de grafiek hiernaast blijkt dat de grondexploitaties zich in totaliteit positief ontwikkelen. De winstuitname binnen het grondbedrijf is in 2020 EUR 1,4 miljoen. Vorig jaar bedroeg dit EUR 0,7 miljoen. Dit is vooral te danken aan de (financiële) voortgang binnen de projecten Gaasperwaard en Sluiseiland.

Bedragen x EUR 1.000 30.000 25.880

De boekwaarde van de gronden in exploitatie in de balans is afgenomen van EUR 25,9 miljoen naar EUR 18,8 miljoen. Dit is met name te danken aan de verkopen van kavels in project Broekgraaf. De daling van de boekwaarde geeft aan dat het risicoprofiel van de grondexploitaties als geheel is gedaald.

25.000

Het verwachte nominale eindresultaat van de lopende projecten is in totaal EUR 13,7 miljoen. Dit is licht hoger dan het verwachte eindresultaat zoals dat verantwoord was in de jaarrekening 2019 van EUR 13,3 miljoen. Deze positieve ontwikkeling is voornamelijk te danken aan de ontwikkeling in het voorzieningencluster Broekgraaf.

15.000

18.786

20.000 15.588 13.712 13.336

10.000

8.101

5.000

Binnen de grondexploitaties is geen verliesvoorziening gevormd. De reden hiervoor is dat het college verwacht dat alle projecten met een positief resultaat kunnen worden gerealiseerd. Wij merken op dat het meest omvangrijke project, Broekgraaf in Leerdam, inclusief het voorzieningencluster, een verwacht eindresultaat op nominale waarde hebben van EUR 0,2 miljoen. Gezien de nog te realiseren kosten en opbrengsten binnen dit project bestaat er een risico dat het project alsnog verliesgevend zal zijn. In het risicomanagementproces is dit onderkend.

-

169

-

2020

12/07/2021

Financiële positie

Begrotingsrechtmatigheid

2019

20 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Bijlagen

12/07/2021

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Omvang Reserve grondexploitatie is niet specifiek onderbouwd De Reserve grondexploitatie is gevormd om algemene risico’s binnen de grondexploitaties te kunnen opvangen. Specifieke risico’s die een verwachte kans van meer dan 50% hebben dat ze zich voordoen, dienen in de specifieke grondexploitatie te worden doorgerekend. Per 31 december 2020 bedraagt deze reserve EUR 15,6 miljoen. Er is door het college geen analyse gemaakt van of deze omvang gelijk is aan de gewenste omvang van de reserve. De (algemene) risico’s uit de grondexploitaties zijn meegenomen in het risicomanagementproces, maar hierbij is geen specifieke confrontatie gemaakt met de Reserve grondexploitatie.

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Resultaten bedrijfsvoering

Op dit moment wordt de Reserve grondexploitaties gebruikt als buffer voor risico’s die niet gerelateerd zijn aan de grondexploitaties. In 2019 is EUR 7,0 miljoen onttrokken ten behoeve van versterking van de Algemene reserve. Dit bedrag is in 2020 weer teruggestort in de Reserve grondexploitatie. Daarnaast hebben wij begrepen dat de raad in 2021 besloten heeft om een bedrag van EUR 14,0 miljoen te onttrekken ter dekking van de extra lasten als gevolg van de uitspraak in de zaak-Niemans. Na deze onttrekking bedraagt de Reserve grondexploitatie EUR 1,6 miljoen.

Naar onze mening is de hoogte van de Reserve Grondexploitatie afhankelijk van de benodigde netto weerstandscapaciteit van het grondbedrijf. De belangrijkste risico’s die hierbij kunnen worden onderkend zijn ten onrechte genomen winsten, negatieve effecten van kaderwijzigingen en het niet kunnen realiseren van beoogde bestemmingen. Het risico bestaat dat de omvang van de reserve na onttrekking niet toereikend is om deze risico’s uit de grondexploitaties te dekken. Daarom raden wij u aan om een specifieke onderbouwing van de minimale omvang van deze reserve.

21 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

12/07/2021

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Informatievoorziening naar de raad is beperkt De informatievoorziening naar de raad is beperkt Gezien de financiële omvang en lange looptijd van de exploitaties en het feit dat veel gronden nog moeten worden geleverd, achten wij het risicoprofiel van uw grondexploitatie hoog. Naar onze mening krijgen de grondexploitaties in de informatievoorziening naar de gemeenteraad niet de aandacht die passend is bij een dergelijk risicoprofiel. Wij hebben geconstateerd dat er door de organisatie geen Meerjarenperspectief Grondexploitaties (MPG) wordt opgesteld. De paragraaf Grondbeleid in de begroting en jaarrekening is beperkt. Zo ontbreekt het aan een duidelijke risico- en scenarioanalyse per grondexploitatie. Wij hebben begrepen dat gelijktijdig met de behandeling van de jaarrekening, tevens de actualisatie van de huidige grondexploitaties door het college worden aangeboden. Tevens hebben wij begrepen dat deze actualisaties als hamerstuk zijn aangemerkt. Naar onze mening doet dit geen recht aan het risicoprofiel en het financiële belang van de grondexploitaties. Wij raden u aan om met het college in overleg te treden over de informatiebehoefte ten aanzien van de grondexploitaties, en de informatievoorziening hierop aan te passen.

Nota Grondbeleid is nog niet geactualiseerd In de financiële verordening is opgenomen dat het college eens in de vier jaar een (geactualiseerde) Nota Grondbeleid aanbiedt aan de Raad. Wij hebben geconstateerd dat dit tot op heden nog niet heeft plaatsgevonden. Gezien de omvangrijke actieve grondexploitaties en grondposities binnen de gemeente, raden wij u aan om het college te verzoeken om deze nota op korte termijn alsnog aan de raad aan te bieden. Overigens wijzen wij u op een interne inconsistentie in de financiële verordening. In artikel 22 is opgenomen dat de geactualiseerde Nota Grondbeleid elke vier jaar aan de raad aangeboden dient te worden. In de toelichting op artikel 22 wordt echter een termijn van vijf jaar genoemd. Om verwarring te voorkomen raden wij u aan om de toelichting in overeenstemming te brengen met het artikel in de verordening. Vrijval vooruit ontvangen exploitatievergoedingen anterieure overeenkomst Hoef en Haag Op basis van de anterieure overeenkomst tussen gemeente Vianen en de marktpartijen betrokken bij de ontwikkeling van de woonwijk Hoef en Haag ontvangt de gemeente een exploitatiebijdrage van ten hoogste EUR 1,8 miljoen. Dit bedrag dient ter dekking van de plankosten en de realisatie van bovenwijkse voorzieningen. Ten tijde van de controle was een bedrag van EUR 1,0 miljoen verantwoord als vooruit ontvangen exploitatievergoedingen.

Wij hebben echter begrepen van de projectleider dat nagenoeg alle plankosten en kosten voor bovenwijkse voorzieningen reeds zijn gemaakt. Derhalve is het bedrag van EUR 1,0 miljoen vrijgevallen ten gunste van het resultaat.

22 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Schattingspost

Oordeel

Financiële positie

Toelichting Het college rekent binnen de grondexploitaties met een toekomstige rekenrente van 1,5% (2019: 1,5%). Deze rekenrente wijkt niet materieel af van de werkelijk gemiddelde rekenrente gebaseerd op de huidige leningenportefeuille Voor het project Broekgraaf is een projectfinanciering aangetrokken met een rentepercentage van 1,5%.



De gehanteerde kostenstijging is 2% (2019: 2%). Dit ligt in lijn met het nagestreefde inflatiepercentage op de (middel)lange termijn en het disconteringspercentage dat conform het BBV gehanteerd dient te worden. Daarom achten wij de toegenomen kosteninschatting evenwichtig. Wel adviseren wij om de werkelijke kostenontwikkeling in de grond-, weg- en waterbouw strak te blijven bewaken.



Kostenstijging

Opbrengststijging

Het college rekent net als in 2019 een opbrengstenstijging in de projecties in van 1,5%. Gezien de huidige vastgoedmarkt en de gerealiseerde stijging in de grondprijzen in de laatste twee jaar, achten wij dit voorzichtig.



Gehanteerde programmering



De programmering van de grondexploitaties is gebaseerd op actuele marktomstandigheden, interne en externe adviezen, onderzoeken en politieke uitgangspunten ten aanzien van woningbouw en werkgelegenheid. Wij achten de op marktinformatie gebaseerde inschatting voor de programmering evenwichtig op basis van de door ons uitgevoerde controlewerkzaamheden.



De prijzen zoals ingerekend in de grondexploitaties zijn veelal gebaseerd op marktinformatie of taxaties. Voor een aantal taxaties is de grondwaarde residueel bepaald (terugrekenend: V.O.N. prijs/huurprijs -/- bouwkosten -/overige kosten = grondwaarde). Wij achten voor 2020 de gehanteerde prijsstelling, zoals opgenomen in de door ons gecontroleerde projecten, voldoende onderbouwd.

Verkoopprijzen

controleverschil

optimistisch

evenwichtig

voorzichtig

controleverschil

12/07/2021

Begrotingsrechtmatigheid

De waardering van uw grondexploitaties is voor een groot deel afhankelijk van schattingen. Om inzicht te krijgen in de financiële risico’s stelt de gemeente exploitatieoverzichten op, de zogenaamde jaarschijven, waarin een schatting is opgenomen van de te maken kosten en opbrengsten. Aan deze schattingen liggen diverse parameters en uitgangspunten ten grondslag. Wij hebben de gehanteerde uitgangspunten en parameters beoordeeld. In onderstaande tabel zijn onze bevindingen weergegeven.

Interne beheersing Fraude(risico)

Resultaten bedrijfsvoering

Schattingen fysiek domein zijn evenwichtig

Gehanteerde rekenrente

SiSa

Fysiek domein

23 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Alle controleverschillen zijn in de jaarrekening gecorrigeerd Het college van burgemeester en wethouders van de gemeente heeft de jaarrekening opgesteld in overeenstemming met het Besluit Begroting en Verantwoording (BBV). Als onderdeel van onze controle en met betrekking tot de jaarrekening hebben wij: • de aanvaardbaarheid van de toegepaste grondslagen voor financiële verslaggeving beoordeeld; en • de juistheid en de volledigheid van de toelichtingen beoordeeld.

Rechtmatigheid aanbestedingen niet afgedwongen in proces In onze managementletter van 11 maart 2021 hebben wij gemeld dat binnen de organisatie nog geen interne beheersingsmaatregelen verankerd zijn in het primaire proces, die afdwingen dat inkopen en aanbestedingen rechtmatig plaatsvinden. Tevens hebben wij aangegeven dat verbetermaatregelen zijn ingezet om de rechtmatigheid in de toekomst te verbeteren.

Wij zijn van mening dat de grondslagen voor waardering en resultaatbepaling die het college heeft gehanteerd bij het opstellen van de jaarrekening 2020 aanvaardbaar zijn en de gebruikte financiële rechtmatigheidscriteria geschikt.

Tijdens onze controle hebben wij vervangende controlewerkzaamheden verricht om vast te kunnen stellen dat inkopen en aanbestedingen die in de jaarrekening 2020 zijn verwerkt, hebben plaatsgevonden in overeenstemming met de Europese aanbestedingsrichtlijnen en de Kadernota Rechtmatigheid. In deze sheet hebben wij onze bevindingen samengevat.

Bij onze controle hebben wij een beperkt aantal onjuistheden geconstateerd. Deze onjuistheden zijn in het bijzonder veroorzaakt door een onjuiste classificatie van bedragen in de balans, en niet in het onjuiste boekingen in het resultaat. Dit geeft een indicatie dat de financiële administratie en het afsluitingsproces op een goede wijze zijn ingericht en uitgevoerd. Dit is een compliment voor de inzet en werkzaamheden van de financieel adviseurs en het team Control tijdens de jaarafsluiting. Alle controleverschillen boven onze rapporteringstolerantie van € 50.000 zijn in de jaarrekening gecorrigeerd. Dit houdt in dat er geen materiële ongecorrigeerde controleverschillen zijn.

12/07/2021

Resultaten bedrijfsvoering

24 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Bijlagen

12/07/2021

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Niet alle aanbestedingen hebben rechtmatig plaatsgevonden Onrechtmatige aanbestedingen tellen op tot EUR 2,8 miljoen Diverse aanbestedingen hebben niet plaatsgevonden in overeenstemming met de Europese aanbestedingsregels. De totale geconstateerde feitelijke fout bedraagt EUR 2,8 miljoen. Deze onrechtmatigheid wordt voornamelijk veroorzaakt door aanbestedingen van groenvoorziening, inhuur derden en inzet van De Zorgfabriek in het Sociaal Domein. Overigens lopen de meeste onrechtmatige lasten door vanuit het voorgaande jaar. Daarnaast hebben wij voor zeven aanbestedingen met een totale waarde van EUR 0,7 miljoen niet kunnen vaststellen of deze rechtmatig hebben plaatsgevonden. Derhalve hebben wij dit bedrag als onzeker aangemerkt op het aspect rechtmatigheid.

Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie

Resultaten bedrijfsvoering

Een belangrijke oorzaak van de fouten en onzekerheden betreffen de aanbestedingen van het groenonderhoud, inclusief onderhoud van begraafplaatsen. De belangrijkste vraag bij deze aanbestedingen betreft het mogelijk ten onrechte ‘opknippen’ van onderhoudswerkzaamheden in verschillende opdrachten. Wij hebben niet in alle gevallen voldoende onderbouwing ontvangen dat het verdelen van de werkzaamheden in verschillende opdrachten terecht is geweest. Hierdoor hebben wij een bedrag van EUR 0,8 miljoen als onrechtmatig en een bedrag van EUR 0,7 miljoen als onzeker aangemerkt. Wij hebben met de organisatie afgesproken dat wij de deze dossiers de komende maanden nader tegen zullen beschouwen. Enerzijds om herhaling te voorkomen en de bewustwording bij de aanbesteding te verhogen. Anderzijds om in gevallen waarin dit mogelijk is aanvullende dossiervorming te verkrijgen ten aanzien van de verdeling naar verschillende opdrachten.

Verbetermaatregelen ingezet om rechtmatigheid inkopen en aanbestedingen te verbeteren In 2020 zijn goede stappen gezet om de rechtmatigheid van de aanbesteding in de organisatie te borgen. Alle aanbestedingen worden geregistreerd in het zaaksysteem, vanaf initiatie tot contractering. In dit systeem worden per fase vragen gesteld over aard, omvang en inhoud van de aanbesteding. De formulieren in het systeem zijn opgebouwd op een wijze dat het systeem de juiste vragen stelt en procedure voorstelt op basis van de gegevens antwoorden en ingegeven data. Hier kan echter door de aanvrager van afgeweken worden. Ook ontvangt de aanvrager naar aanleiding van de gegeven antwoorden specifieke meldingen om actie te ondernemen. Een voorbeeld hiervan is dat hij/zij contact opneemt met de inkoopadviseur. Dit is echter een aanbevolen inkoopprocedure en hier kan, indien gemotiveerd, van worden afgeweken. Zoals hiervoor blijkt hebben wij geconstateerd dat een medewerker van de in opzet goede procedure in het zaaksysteem kan afwijken zonder autorisatie van een tweede persoon. Hierdoor is de rechtmatigheid van de aanbestedingen (nog) niet gewaarborgd. Wij raden u aan om een automatisch goedkeuringsproces in het zaaksysteem in te bouwen indien een medewerker van de door het zaaksysteem gegenereerde aanbestedingsvorm wil afwijken.

De zaak kan dan pas worden afgewikkeld indien de goedkeuring door de juiste mandaathouder, bijvoorbeeld de netwerkmanager, is verleend.

25 Accountantsverslag 2020 Gemeente Vijfheerenlanden

Belangrijkste boodschappen Oordeel bij de jaarrekening Oordeel Jaarverslag Jaarrekening WNT SiSa Interne beheersing Fraude(risico) Ontwikkelingen voor uw organisatie Bijlagen

12/07/2021

Detailbevindingen jaarrekening

Sociaal domein

Fysiek domein

Resultaten bedrijfsvoering

Begrotingsrechtmatigheid

Financiële positie

Prestatielevering inkopen vraag aandacht Prestatielevering inkopen niet volledig kunnen vaststellen Wij hebben geconstateerd dat de (vaststelling van de) prestatielevering van inkopen niet altijd zichtbaar in het proces worden vastgelegd. Dit is bevestigd vanuit de werkzaamheden van de VIC. Tijdens werkzaamheden is echter gebleken dat naar aanleiding van navraag van de VIC de prestatielevering alsnog door de “prestatie-akkoord-verklaarders” (PAV’ers) kon worden aangetoond. De geëxtrapoleerde resterende onzekerheid van de inkopen waarvan de prestatielevering niet kon worden vastgesteld, is lager dan onze rapporteringstolerantie.

Wij adviseren wij u om op korte termijn een eenduidige werkinstructie op te stellen voor de PAV’ers waarin minimaal is opgenomen: • Het minimale bedrag waarboven een expliciete prestatieverklaring noodzakelijk is; • Binnen welke termijn de prestatieverklaring dient plaats te vinden; • Welke documenten gelden als bewijsvoering voor de prestatieverklaring; • De centrale plek waar deze documenten opgeslagen worden, bij voorkeur in Civision Middelen bij de factuur waarvoor het akkoord gegeven wordt.

Een belangrijke rol binnen de financiële functie en interne beheersing van de organisatie wordt ingevuld door de PAV’ers. Wij hebben op basis van diverse gesprekken met deze PAV’ers geconstateerd dat het niet bij iedereen duidelijk is wat de kaders en verantwoordelijkheden zijn in het proces. Het ontbreekt aan een eenduidige werkinstructie waarin is opgenomen welke werkzaamheden de PAV’ers moeten uitvoeren bij het goedkeuren van een factuur, welke bewijsvoering voor het vaststellen van de prestatielevering noodzakelijk is. Tevens ontbreekt op dit moment een ondergrens voor het formeel vaststellen van de prestatielevering. Dit leidt er in de praktijk toe dat er veel moeite wordt gedaan om bijvoorbeeld de aankoop van een bos bloemen of een lunch tijdens een vergadering te onderbouwen. De controle achteraf is een arbeidsintensief en langdurig proces. Naar onze mening is dit niet wenselijk.