Evaluatienotitie rekenkamer 2023

EVALUATIENOTITIE Van: Krista Goossens Aan: Presidium Betreft: Evaluatie rekenkamer Vijfheerenlanden Datum presidium: 11 januari 2024 ---------------------------------------------------------------------------------------------------

Inleiding In de afgelopen periode hebben verschillende raadsfracties en de rekenkamer gereflecteerd op het functioneren van het instrument rekenkamer (reflecties op hoofdlijnen). Hiervoor is de verordening rekenkamer Vijfheerenlanden vergeleken met verordeningen van andere rekenkamers in het land. Verder is gekeken naar het kwaliteitshandvest van de rekenkamers in de vier grote steden van ons land. Tenslotte is er op 24 oktober jl. een evaluatiegesprek gevoerd tussen de rekenkamerleden en vertegenwoordiging van de fracties (verdieping onderzoek). Dit gesprek stond onder leiding van de voorzitter van de rekenkamer van Utrecht. Het doel van dit gesprek was te komen tot een eventuele verbetering van de huidige werkwijze. De uitkomsten van bovengenoemde gesprekken en onderzoeken zijn verwerkt in deze evaluatienotitie. De nota wordt afgesloten met een aantal aanbevelingen. Aanleiding De aanleiding van deze evaluatienota is tweeledig. Allereerst is bij het raadsbesluit tot instellen van de rekenkamer Vijfheerenlanden (2020) geconstateerd dat evaluatie kan bijdragen aan de verdere ontwikkeling van het instrument rekenkamer. Daarnaast is de wet versterking decentrale rekenkamers in werking getreden. Deze wet vraagt om een actualisatie van de Verordening op de rekenkamer Vijfheerenlanden 2020.

Een natuurlijk moment om eventuele wijzigingen uit deze evaluatie mee te nemen in de verordening.

Uitkomsten onderzoek REFLECTIES OP HOOFDLIJNEN De rekenkamer beschikt over voldoende mensen om zijn werk te doen. De rekenkamer is onafhankelijk, kundig en beschikt over voldoende expertise. De raad neemt de rekenkamer serieus en is van mening dat de rekenkamer bijdraagt aan het lerende vermogen van de gemeente. Aandachtspunten: • Overlegstructuur/Onderlinge relatie • Secretariële ondersteuning • Impact van onderzoeken onduidelijk • Budget

VERDIEPING ONDERZOEK De verdieping van het onderzoek heeft vorm gekregen in een evaluatiegesprek. Tijdens dit gesprek is dieper ingegaan op de aandachtspunten uit de reflectie op hoofdlijnen. Overlegstructuur/Onderlinge relatie Uit de reflectie op hoofdlijnen bleek dat er behoefte is aan meer vaste contactmomenten. De volgende opties om hieraan vorm en inhoud te geven werden genoemd: • Vast contactmoment met de auditcommissie voorafgaand aan een onderzoek; • Beeldvormende presentatie van onderzoeken (VHL plein). • Periodieke evaluatie (met vertegenwoordiging vanuit fracties). • Brainstormsessies met doel tot een groslijst te komen met mogelijke onderzoeksonderwerpen. • Inrichten van een klankbordgroep. • Uitleg over het instrument rekenkamer in opleidingsprogramma KennispaRaad. Secretariële ondersteuning Het secretariaat van de rekenkamer maakt deel uit van het budget van de rekenkamer. Dit uit het oogpunt van onafhankelijkheid. De rekenkamer heeft de secretariële ondersteuning verdeeld onder de leden. Dit vergt echter (te) veel tijd van de leden. Vanuit de rekenkamer is de wens geuit om het secretariaat bij de griffie neer te leggen. Voordeel van deze constructie is dat er gebruik gemaakt kan worden van het netwerk en de kennis van de griffie. De zorg van de raad is of er genoeg capaciteit is bij de griffie.

Dit zou onderzocht moeten worden hoeveel uur en daarmee kosten dit behelst. Kosten secretariële ondersteuning bij griffie Navraag bij vergelijkbare griffies/rekenkamers en overleg met de rekenkamer leert dat de secretariële ondersteuning van de rekenkamer ongeveer 5 uur per week in beslag neemt. Op basis van de gevraagde kennis en het benodigde netwerk gaat men hierbij uit van een functie op schaalniveau 10/11. Uitgaande van het gemiddelde brutobedrag van de maximale trede schaal 10 en 11 geeft dit de volgende kosten: Schaal 10: € 5009 (36 uur) bruto per maand Schaal 11: € 5725 (36 uur) bruto per maand Gemiddeld: € 5367 (36 uur) bruto per maand Bij 5 uur (0,14fte) is dat € 745,42 bruto per maand. Op jaarbasis is dit 12 X € 745,42 + 8% vakantiegeld = € 9.660,60 bruto Impact van onderzoeken onduidelijk Hoe kunnen onderzoeken behoed worden voor het spreekwoordelijke plekje onderin de bureaulade? Anders gezegd: hoe krijgen onderzoeken optimaal effect en hoe wordt er gemonitord op het vervolg? In Utrecht is de afspraak gemaakt dat het college binnen 6 weken na oplevering van een onderzoek een plan van aanpak op de aanbevelingen presenteert. Overigens bestaan er ook aanbevelingen die niet bestemd zijn voor het college maar voor de raad. Hiervoor is een monitoringstool te overwegen. Deze

monitoring zou een vast agendapunt van de raad (net zoals de motiemonitor) kunnen zijn. Een andere optie is een vaste plek in de P&C documenten. Budget Het budget van de rekenkamer Vijfheerenlanden is gebaseerd op € 1,- per inwoner (€ 60.000,00 informele norm stammend uit 2004) Recente onderzoeken leren echter dat het benodigde gemiddelde budget is gestegen naar € 1,30 per inwoner (advies van de Vereniging van raadsleden uit 2020: minimale middelen om als rekenkamer te kunnen functioneren). Een verhoging van 30 cent zal in veel gevallen dus maar weinig ruimte bieden om extra ambities vorm te geven. Bij het bepalen van budget speelt de vraag hoeveel en wat voor soort onderzoeken er verlangd worden een belangrijke rol. De rekenkamer Vijfheerenlanden heeft de ambitie om twee gedegen (geen quick scan) onderzoeken per jaar te doen. Deze ambitie past binnen de genoemde € 1,30 inwoner. Voorwaarde is echter wel dat de rekenkamerleden zelf het onderzoek uitvoeren. Het bedrag is niet toereikend wanneer de onderzoeken door externe bureaus worden uitgevoerd. Op dit moment wordt een percentage van 60% van het beschikbare budget (€ 60.000,00) besteed aan onderzoek. De overige 40% gaat op aan vaste vergoedingen. Bij een verhoging van het beschikbare budget zal er in verhouding meer geld beschikbaar komen voor onderzoek.

Benoemingsprocedure Uit het verdiepend onderzoek blijkt dat de benoemingsprocedure niet is genoemd in de verordening van de rekenkamer Vijfheerenlanden. Advies is om dat wel wat meer uit te werken in de verordening om daar geen discussie over te krijgen tijdens een benoemingsprocedure. Verzoek is om het wiel hier niet opnieuw uit te vinden maar te kijken naar de gangbare procedure en waar mogelijk aan te haken op de modelverordening van de rekenkamer. Aanbevelingen Overlegstructuur/onderlinge relatie Op basis van bovenstaand onderzoek worden voor wat betreft de overlegstructuur en de onderlinge relatie de volgende aanbevelingen gedaan: Aanbeveling is om de overlegstructuur rekenkamer/gemeenteraad uit de volgende contactmomenten met de volgende gremia te laten bestaan. Auditcommissie • Bij aanvang van ieder nieuw onderzoek. • Vooraf breed aangekondigd zodat alle leden via hun vertegenwoordiger in de audit commissie hierop kunnen reageren. • Naar verwachting gemiddeld twee keer per jaar. VHL plein • (Beeldvormende) presentatie van afgerond onderzoek voorafgaand aan de politieke bespreking in de commissie (naar verwachting twee keer per jaar)

•

Brainstorm over groslijst onderzoeken bij opstellen jaarplan (1 keer per jaar)

Brede evaluatie • Met rekenkamerleden en vertegenwoordiging uit alle fracties (1 keer in de 2 jaar). Deze vaste contactmomenten worden opgenomen in de verordening rekenkamer Vijfheerenlanden. Secretariële ondersteuning Aanbeveling is om het secretariaat van de rekenkamer onder te brengen bij de griffie met een formatie van 0,14 FTE, schaal 10/11 Monitoring voortgang De raad van Vijfheerenlanden werkt met een aantal overzichten die ter monitoring als vast agendapunt terug komen op de raadsagenda; • Motiemonitor • Geheimhoudingsregister • Toezeggingenlijst (commissies) Aanbeveling voeg hieraan toe de “Voortgang Aanbevelingen Rekenkamer” (VAR). Het gaat hier om aanbevelingen van de rekenkamer aan de raad of griffie. Het leren werken met deze VAR kan geagendeerd worden als onderwerp voor een KennispaRaad sessie. Budget Hierbij gaan we uit van de ambitie van de rekenkamer om twee gedegen onderzoeken per jaar te verrichten. Daarbij is een indicatie nodig van de gemiddelde kosten per onderzoek bij een bepaalde gemeentegrootte. In het onderzoek: Inspiratiekaders effectieve invulling lokale Rekenkamer uit 2020 wordt een budget van € 78.125 genoemd voor 2 onderzoeken in een gemeente van 50.000 inwoners. Aanbeveling is om ten minste een budget van € 1,30 per inwoner beschikbaar te stellen. Dit komt neer op € 78.000,00.

De rekenkamer van Vijfheerenlanden bestaat uit leden die zelf onderzoeker zijn en dat maakt dat 2 onderzoeken per jaar zou passen in dit budget. Als om welke reden dan ook onderzoeken uitbesteed moeten worden aan onderzoeksbureaus wordt het budget krap. (Formatie bij de griffie voor secretariële ondersteuning is hier niet bij gerekend) Benoemingsprocedure Over de benoemingsprocedure is in de verordening Rekenkamer Vijfheerenlanden 2020 is geen uitvoerige beschrijving opgenomen. Na een aantal procedures doorlopen te hebben en op advies van rekenkamer Utrecht is het aan te bevelen deze procedure wat meer uit te werken in de verordening. Aanbeveling is om de samenstelling van een selectiecommissie voor leden of voorzitter van de rekenkamer als volgt vast te stellen: • 1 lid van de werkgeverscommissie

• 1 lid van het presidium • 3 leden van de rekenkamer Deze selectiecommissie zal in gezamenlijkheid de profielschets en de wervingsprocedure vormgeven en begeleiden. De selectiecommissie zal kandidaten aanbevelen voor de benoeming en herbenoeming als lid of voorzitter van de rekenkamer. Deze commissie kan de raad ook berichten en adviseren over het ontslaan of op non-actief stellen van leden van de rekenkamer als bedoeld in artikel 81c, zesde of zevende lid, of van artikel 81d, eerste of tweede lid, van de Wet.