Communicatieplan raad Vijfheerenlanden 2023-2026.docx

Communicatieplan raad Vijfheerenlanden 2023-2026 Inleiding Dit is het communicatieplan van de raad van de gemeente Vijfheerenlanden. De basis van dit communicatieplan ligt in het koersdocument Fier op reis. Fier op reis is onze raadsbrede reisgids. Een commitment aan onszelf, maar zeker ook aan onze inwoners. Een collectief geweten dat als kapstok kan fungeren voor andere documenten, zoals dit communicatieplan. Fier op reis bestaat uit drie onderdelen: • Raad aan het stuur • De raad en de samenleving • De raad van waarden Hoewel raadscommunicatie een relatie heeft met al deze onderdelen, is de relatie met het onderdeel raad en samenleving het sterkst. Met dit raadscommunicatieplan geven we verder uitvoering aan de visie op raad en samenleving zoals die in Fier op reis is uitgewerkt.

Doelstelling raadscommunicatie De doelstelling van dit plan is gebaseerd op het uitgangspunt dat de raad niet alleen bestaat uit 31 raadsleden, maar ook uit 31 inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden. Met de verkiezingen kregen wij het mandaat van de samenleving om hen te vertegenwoordigen in de gemeenteraad. Anders gezegd: we nemen geen beslissingen voor de samenleving, maar namens de samenleving. Wij beseffen dat dat verkregen mandaat niet automatisch betekent dat de samenleving er altijd op vertrouwd dat wij daar op een goede manier invulling aan geven. Het vertrouwen van de samenleving in de overheid staat immers onder druk, ook in de gemeente Vijfheerenlanden. Het versterken van dit vertrouwen is een belangrijke ambitie van onze raad en daarmee ook een hoofddoelstelling van dit communicatieplan. Het versterken van vertrouwen is een grote en relatief ongrijpbare doelstelling. Daarom gaan we bij het realiseren van deze doelstellingen uit van de volgende uitgangspunten. In onze communicatie zijn wij: • • •

Transparant: We zijn open in wat wij doen. Het is duidelijk hoe onze besluitvorming werkt en hoe deze is te volgen. Toegankelijk: Wij zijn aanspreekbaar voor alle inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden. Zowel fysiek als digitaal. Inwoners komen niet alleen naar ons toe om met ons in gesprek te gaan; wij gaan ook naar de inwoners toe. Verbindend: Wij willen inwoners betrekken bij wat wij doen. Politiek gaat ons namelijk allemaal aan en dat iedere inwoner heeft invloed. In het verlengde daarvan is het ons ambitie dat zoveel mogelijk inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden in 2026 met de gemeenteraadsverkiezingen naar de stembus gaan.

Doelgroepen Vanzelfsprekend horen alle inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden bij de doelgroep van de raad. Hoewel een doelstelling van het raadscommunicatieplan is dat er in 2026 zoveel mogelijk mensen naar de stembus gaan, beperkt de doelgroep van de gemeenteraad zich niet tot mensen van 18 jaar en ouder. Vandaar ook dat we met het uitvoeringsplan zoeken naar activiteiten (jeugdraad, burgemeester, platform Jong VHL) waarmee we jongeren kunnen bereiken. Wat ons daarbij kan helpen, is het feit dat onze raad veel jonge mensen in de gelederen heeft. Dat is een kracht waarvan we gebruik moeten maken in het bereiken van jonge mensen in onze gemeente. Met enquêtes via het inwonerspanel proberen we meer inzicht te krijgen in onze doelgroepen en de manier waarop we hen kunnen bereiken.

Huidige communicatie-activiteiten Transparant • De raad vergadert in het openbaar. Dat betekent dat iedereen welkom is om de vergadering te volgen. Daarnaast wordt de vergadering online uitgezonden (woord en beeld) • De vergaderingen van de raad worden online (website gemeente Vijfheerenlanden, twitter en Facebook) en in de krant aangekondigd. • Op de website van de gemeente Vijfheerenlanden is te vinden hoe de raad is samengesteld. Daarbij wordt ook ingezoomd op de individuele raads- en commissieleden: naam, woonplaats, nevenfuncties, contactgegevens en stemgedrag. • Bij gebeurtenissen of beslissing die raadsbreed zijn genomen, wordt er een persbericht naar de krant gestuurd. • Na elk kalenderjaar blikt de raad terug in een jaarverslag. Toegankelijk Extern • We reageren positief en coöperatief op verzoeken vanuit de samenleving de raad te ontmoeten in een werkbezoek. • Inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden informeren over beschikbaarheid van (en mogelijk helpen bij het gebruik van) formele contactinstrumenten zoals: het burgerinitiatief, inspreekrecht en het schrijven van een brief aan de raad. Verbinden • Het VHL plein wordt bij voorkeur niet in het gemeentehuis georganiseerd, maar telkens in een dorp of wijk. Daarbij wordt ruimte ingepland voor informele ontmoeting tussen inwoners en raad.

Uitvoeringsplan 2023/2024 Omschrijving

Planning

Enquête onder het inwonerspanel om in beeld te krijgen: • Of inwoners bekend zijn met de raad en raadsleden. • Hoe inwoners het best bereikt kunnen worden met raadscommunicatie. • Welke invloed bekendheid met de lokale politiek heeft op het stemgedrag. In het verlengde van het onderzoek brengen we in beeld welke sociale mediakanalen het best gebruikt kunnen worden om onze doelgroep te bereiken en hoe deze het best benut kunnen worden.

April 2023

Activiteit Onderzoek inwonerspanel

Analyse sociale media

Vraag aan de raad/debat op blad

De expertise hiervoor is aanwezig in de organisatie van de gemeente Vijfheerenlanden Elke raadscyclus mogen fracties reageren op een vraag gesteld door een leerling van een van de voortgezette scholen uit Vijfheerenlanden (Oosterlicht, Heerenlanden, De Joost). Vraag en antwoord worden verwerkt in een advertentie op de informatiepagina van de gemeente Vijfheerenlanden.

Juni 2023

Vanaf mei 2023

Vanzelfsprekend is de raad bereid om de antwoorden toe te lichten op school.

Gast van de raad

De vraag aan de raad wordt een aantal keer afgewisseld met een debat op blad. Dit gebeurt bij de start van een raadscyclus waarin een thema uit de Lange Termijn Agenda van de raad op het programma staat. Via het debat op blad kunnen partijen op een laagdrempelige manier hun standpunt met de inwoners van de gemeente Vijfheerenlanden delen. Gast van de raad: Drie keer per jaar wordt een (kleine) groep mensen uitgenodigd om een raadsvergadering bij te wonen. Raadsleden fungeren daarbij als gastheer. Bij het uitnodigen van de gasten wordt gericht gekeken naar de doelgroepen die wij willen bereiken.

Investeren in

Voor het reces starten we met een groep collega’s uit de ambtelijke organisatie. Bij wijze van kennismaking en proef. Diverse lokale media besteden aandacht aan onze

Start na reces 2023 Proefdraaien op 20 april en 1 juni met mensen uit de organisatie.

Doorlopend

persrelatie Raadslid van de maand/raadslid in beeld/raadslid inside. (naam staat nog niet vast) Cursus politiek actief

Platform creëren voor jonge raadsleden/ jeugdraad/jeugdburgemeester

raad. Het is belangrijk om de contacten met de pers ‘warm’ te houden en te weten wat we voor elkaar kunnen betekenen. Elke vergadercyclus wordt een ander raadslid (of in overleg meerdere raadsleden) een week lang accounthouder van het nieuw op te starten Instagramaccount van raad VHL. Hierop laat (laten) hij of zij zien wat het nu allemaal inhoudt om raadslid te zijn. Het raadslid van de maand wordt nadrukkelijk onder de aandacht gebracht bij diverse media. In het jaar 2021 is de cursus politiek actief (inwoners vertellen hoe de politiek werkt, hoe je zelf actief kan worden en in welke vorm) twee keer aangeboden. Dat was twee keer een succes. Vanaf het jaar 2024 wordt politiek actief twee keer per jaar aangeboden. Op dit moment bestaat er het platform Jong VHL. Ondanks de energie die daarin gestoken is, beklijft deze vorm niet echt. De uitdaging is de jeugdige energie te vangen in een dynamische werkvorm die ondanks die dynamiek wel transparant is voor iedereen. Hiervoor zoeken we actief samenwerking met andere partijen als onderwijs, jongerenwerk en collega’s in de ambtelijke organisatie.

Podcast met terugblik op raadsvergadering

Start voorbereiding: april 2023. 1e ronde juni 2023 Ronde 1: februari 2024

Start: vanaf heden.

Daarbij verkennen we ook de mogelijkheden en wensen voor een jeugdraad/jeugdburgemeester.

Oplevering plan van aanpak: december 2023

Het geheel van deze verkenning wordt verwerkt tot een plan van aanpak jeugd/jongeren en raad. Op de dag na de raadsvergadering kijken burgemeester en vice-voorzitter van de raad terug op de raadsvergadering en geven daarbij duiding.

Start na zomerreces 2023