Collegevoorstel Aanpassing Protocol geheimhouding Vijfheerenlanden.docx

Collegevoorstel Zaaknummer 900498

Onderwerp: Aanpassing Protocol geheimhouding Vijfheerenlanden Betrokkenheid raad: Informeren via besluitenlijst Betrokkenheid pers: Informeren via besluitenlijst Vertrouwelijkheid: Openbaar Steller: Jerry Derksen Portefeuillehouder: Burgemeester Fröhlich

Beslispunten 1. Kennis te nemen van de aanpassingen in het (raads-)Protocol geheimhouding Vijfheerenlanden.

Inleiding Op 1 januari 2023 is de Wet bevorderen integriteit en functioneren decentraal bestuur (i.e. wijziging Gemeentewet) in werking gegaan, met uitzondering van het onderdeel geheimhouding, welk onderdeel op 1 april 2023 in werking is getreden. Deze wet zorgt ervoor dat de reglementen van de raad en commissies aangepast dienen te worden omdat er van rechtswege bepalingen zijn vastgesteld die boven de gemeentelijke reglementen gaan. Het onderdeel over geheimhouding in deze wet brengt, naast de wijzigingen in de reglementen, ook met zich mee dat het Protocol geheimhouding Vijfheerenlanden (d.d. 1 maart 2021; zie 211086) aangepast dient te worden. Een andere aanleiding om het protocol nader te beschouwen ligt in de aanbevelingen die gedaan zijn in het rekenkamerrapport inzake Niemans. De rekenkamer heeft hierin duidelijke aanbevelingen gedaan om ervoor te zorgen dat de raad zich gedegen kan informeren en voorbereiden als het gaat om geheime stukken. Dit is reden geweest om de vastgestelde werkwijze nog eens te bespreken tijdens een werksessie met presidium en college op 30 maart 2023. Het Protocol Geheimhouding is een protocol van de gemeenteraad. De griffie heeft de besluitvorming van de raad over het protocol en de bovenbedoelde reglementen voorbereid. De raad gaat daarover op 1 juni 2023 een besluit nemen.

Het is naar ons oordeel logisch en wenselijk, dat het het college (en de burgemeester) de wijzigingen in het protocol voorafgaand aan de besluitvorming onderschrijven. De griffie heeft deze wens ook. Het protocol (interne richtlijnen en geen regelgeving) bevat immers werkafspraken, waarmee het college en de burgemeester in feitelijke zin ook uit de voeten moeten kunnen. Aan de burgemeester wordt een afzonderlijk voorstel voorgelegd.

Beoogd effect Draagvlak creëren voor het vastleggen van heldere en eenduidige uitgangspunten en afspraken

voor het opleggen van geheimhouding in het verkeer tussen het college, de burgemeester en de raad(scommissies).

Argumenten 1.1 De geheimhoudingsregeling in de Gemeentewet wordt vanaf 1 april 2023 aangepast en noopt tot wijziging van het protocol. Eerder stonden de bepalingen verspreid in de wet per bestuursorgaan. Sinds 1 april jl. is dit in één hoofdstuk (Va) geregeld. De aangepaste geheimhoudingsregeling bevat de volgende wijzigingen: • De burgemeester is nu ook expliciet bevoegd om geheimhouding op informatie te leggen en deze informatie te verstrekken aan de raad, het college, de rekenkamer en een commissie. • Mondelinge informatie in besloten raadsvergaderingen is voortaan van rechtswege geheim. • De mogelijkheid vervalt om individuele raadsleden onder geheimhouding te informeren. • De raad hoeft de geheimhouding niet meer te bekrachtigen maar kan die wel opheffen. • Een raadslid of commissielid dat in strijd handelt met een geheimhoudingsplicht kan bij besluit van de raad ten hoogste 3 maanden worden uitgesloten van het ontvangen van informatie waarop een verplichting tot geheimhouding rust. 1.2 Toegankelijkheid van geheime stukken dient zo veilig mogelijk te zijn De werkwijze tot nu toe is dat alle geheime stukken enkel bij de griffie fysiek ingezien kunnen worden. Hier is in de werksessie in 2022, die het presidium met het college hierover had, bewust voor gekozen omwille van de veiligheid.

In de werksessie op 30 maart 2023 heeft het presidium in samenspraak met het college deze werkwijze wederom onderschreven.

Risicoparagraaf 1.1 Door de beperkte toegankelijkheid van geheime stukken kan de raad zijn bestuurlijke rol minder goed innemen. De rekenkamer stelt in haar rapport dat de raad vanaf de start afspraken met het college moet maken over informatievoorziening en deze regelmatig moet actualiseren. Ook doet de rekenkamer de aanbeveling om als college, maar ook als griffie, de raad optimaal in positie te brengen en te ondersteunen omtrent besloten vergaderingen en geheime stukken. De toegankelijkheid van de geheime stukken is beperkt door het feit dat de stukken fysiek bij de griffie ingezien moeten worden. Het digitaal beschikbaar maken van de stukken in een speciaal daartoe ingericht, beveiligd en afgesloten gedeelte op het raadsinformatiesysteem is overwogen maar omwille van de veiligheid niet voor gekozen. Om toch de raadsleden zo goed mogelijk in positie brengen, kunnen de raadsleden tijdens het inzien van de stukken aantekeningen maken die ze bij de griffie in bewaring geven. De griffie zorgt ervoor dat de aantekeningen in de besloten vergaderingen beschikbaar zijn voor de raadsleden.

Vervolg 1. De besluiten van het college en de burgemeester worden aan de griffie kenbaar gemaakt; 2. De raad neemt op 1 juni een besluit tot aanpassing van het Protocol (en de raadsreglementen); 3. Na bekendmaking treden protocol en reglementen in werking.

Financiële paragraaf Aan dit voorstel zijn geen financiële consequenties verbonden.

Participatieparagraaf Er is geen sprake van specifieke betrokkenheid van inwoners/organisaties.

Duurzaamheidsparagraaf Er is geen relatie met duurzaamheid.

Communicatieparagraaf De besluiten van het college en de burgemeester worden aan de griffie toegezonden.

Betreft het een beleidsregel of verordening? Bijlagen Protocol (met wijzigingen zichtbaar) geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden 2023.docx (original), Protocol (tekenversie) geheimhouding gemeente Vijfheerenlanden 2023.docx (original)