Brief verslag rechtmatigheidscontrole 2024

TBFinance Watersnip 9 3371 JR H’veld-G’dam

Bureau Openbare Verlichting T.a.v. Dagelijks Bestuur Ambachtsstraat 1E 3371 XA H’VELD-G’DAM

IBAN KvK E-mail Telefoon

NL07RABO0198321376 86532081 TBFinance@kliksafe.nl 06 53 32 52 67

H’veld- G’dam, 17 februari 2025

Onderwerp: Rechtmatigheid Geacht bestuur, Overeenkomstig uw opdracht heb ik de jaarrekening 2024 gecontroleerd op het aspect Rechtmatigheid. Bij de controle heb ik mij laten leiden door het controleplan en normenkader 2024 zoals vastgesteld door het Algemeen Bestuur op 4 september 2024. Van de in het controleplan genoemde 9 toetsingscriteria hebben er 3 betrekking op de Rechtmatigheid, te weten het Begrotingscriterium, het Voorwaardencriterium en het Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium. Op elk van die criteria heb ik getoetst of gehandeld is in lijn met externe en interne regelgeving. Conform het controleplan heeft de focus gelegen op de processen met de grootste financiële en bestuurlijke risico’s. In overleg met de accountant zijn die als volgt bepaald: -

Controle op begrotingsoverschrijdingen (Begrotingscriterium)

-

Spendanalyse (Voorwaardencriterium)

-

Frauderisicoanalyse (Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium)

De eerstelijnscontrole, dat is de Interne Controle (IC), is de taak van de medewerkers binnen de processen zelf door middel van beheersmaatregelen. De rechtmatigheidscontrole, dat is de Verbijzonderde Interne Controle (VIC), is door mij uitgevoerd en betreft een extra controle op de werking en uitvoering van de IC. In het eerste jaar (2023) waarin de controle op de rechtmatigheid beruste bij de organisatie zelf is veel werk verzet om de organisatie van Bureau OVL daar op aan te passen. In mijn verantwoording 2023 heb ik u daarover uitvoerig gerapporteerd. Bij de start in 2023 was de verwachting dat Bureau OVL een aantal jaren nodig zou hebben om tot een goedkeuring op de rechtmatigheid te komen. Echter in het eerste jaar is dit al gelukt. Er staat een stabiele en professionele organisatie die toegerust is op haar taak. Ik heb geconstateerd dat er een stevige basis is gelegd om een goede en eenvoudige rechtmatigheidscontrole uit te voeren. Daarbij heeft geholpen dat in 2024 processen inzake projecten zijn verfijnd en vereenvoudigd. In 2024 zijn problemen met vorige aannemers afgewikkeld en is tot financiële afronding van projecten uit die periode gekomen. Onderstaand zal ik nu ingaan op de bevindingen uit de rechtmatigheidstoets aan de hand van de 3 eerder genoemde criteria en zo nodig rapporteren over rechtmatigheidsfouten.

Begrotingscriterium Bureau OVL kent slechts één programma met één begroting. De begroting 2024 is vastgesteld door het Algemeen Bestuur in haar vergadering van 5 juli 2023. Overen Onderschrijdingen moeten worden vermeld in de jaarrekening bij ‘Verantwoording rechtmatigheid’. Een over- of onderschrijding is niet per definitie onrechtmatig. Ik heb geconstateerd dat er geen sprake is van onrechtmatigheid op basis van de criteria die zijn vastgelegd in de financiële verordening 2024. Voor meer informatie verwijs ik u naar de bijlage I bij deze brief waarin zowel de verantwoording rechtmatigheid als de tekst voor de paragraaf rechtmatigheid is opgenomen. Beide teksten dient u goed te keuren voor opname in de jaarrekening. Voorwaardencriterium Om de naleving van aanbestedingskaders te kunnen toetsen is een spendanalyse gemaakt. Bij de spendanalyse zijn de uitgaven over een periode van vier jaren (2021, 2022, 2023 en 2024) geanalyseerd. In het bijzonder is daarbij gelet op mogelijke overschrijding van de drempelbedragen voor Europees aanbesteden. De

analyse gaf aanleiding tot nader onderzoek van een 4-tal crediteuren omdat het totaalbedrag de grenswaarde voor Europese aanbesteding voor diensten (€ 221.000) overschreed. Het onderzoek heeft mij tot het oordeel gebracht dat er geen sprake is van onrechtmatigheid. De analyse treft u aan als bijlage II bij deze brief Misbruik en Oneigenlijk gebruik criterium In het Controleplan 2024, vastgesteld door het Algemeen Bestuur in haar vergadering van 4 september 2024, is een frauderisicoanalyse opgenomen. Er zijn risico’s benoemd voor het bestuur zowel als voor de organisatie. Tijdens mijn controlewerkzaamheden ben ik aangaande de organisatie geen aanwijzingen tegen gekomen die duiden op misbruik of oneigenlijk gebruik.

In het bijzonder heb ik gelet op het voorkomen van het volgende: - bedrijfsvreemde crediteuren: het crediteurenbestand is doorlopen en beoordeeld; - juiste betaalrekeningen: middels een ruime steekproef is de bankrekening waarop wordt betaald vergeleken met het bankrekeningnummer op de factuur - geleverde goederen: middels een ruime steekproef uit de inkoopfacturen is gekeken naar de aard van de levering of dienst - interne controle inkoopfacturen: functiescheiding wordt door inrichting software afgedwongen en functioneert naar behoren - spookwerknemers: gecontroleerd is of alle in de loonadministratie voorkomende werknemers ook daadwerkelijk in dienst zijn - Salarisverhogingen: gecontroleerd is of alle salarisverhogingen zijn gedekt door CAO, besluit Algemeen Manager of Dagelijks Bestuur - controle en specificatie boekingen: het volledige grootboek is doorgenomen en gespecificeerd waarbij gelet is op onderliggende contracten - verantwoorde manuren: er is over het boekjaar een controle toegepast op de volledigheid van de verantwoorde uren en factureerbaarheid daarvan - tarieven: er is een controle toegepast of de gehanteerde uurtarieven in overeenstemming zijn met de door uw bestuur vastgestelde tarieven - naleving van door het bestuur vastgelegde beleidsstukken Adviezen Tijdens het boekjaar zijn door mij adviezen uitgebracht aan de Algemeen Manager welke over het algemeen

zijn overgenomen. Tenslotte Ik zie terug op een goede en constructieve samenwerking met de Algemeen Manager en betrokken personeelsleden waarin mijn eigenstandige positie als intern controller werd gerespecteerd. Tijdens mijn werkzaamheden heb ik alle

medewerking gekregen en geen enkele verhindering ondervonden vanuit de organisatie. Met vriendelijke groet, Theo Boerman

Bijlage I Verantwoording rechtmatigheid jaarrekening 2024 Bijlage II Spendanalyse 2021 -2024 beoordeling overschrijdingen aanbestedingsnorm