Bijlage A Programma van Eisen Accountantscontrole

BIJLAGE A PROGRAMMA VAN EISEN ACCOUNTANTSCONTROLE

Inhoud 1.

2.

3.

Beschrijving Project ...........................................................................................................2 1.1

Inleiding .......................................................................................................................2

1.2

Algemene Informatie ...................................................................................................3

Omschrijving van de opdracht ...........................................................................................4 2.1

Interim controle ............................................................................................................4

2.2

De controle van de jaarrekening ..................................................................................4

2.3

Het afgeven van wettelijk vereiste verklaringen (deelverklaringen).............................5

2.4

Natuurlijke adviesfunctie ..............................................................................................5

Lijst van eisen ....................................................................................................................6 3.1

Algemeen ....................................................................................................................6

3.2

Materie .........................................................................................................................6

3.3

Commercie ..................................................................................................................8

1

1.

Beschrijving Project

1.1 Inleiding De gemeente Vijfheerenlanden is het resultaat van een fusie per 1 januari 2019 van de gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik. Over de begrotingsjaren 2021 en 2022 zijn goedkeurende verklaringen ontvangen van de controlerend accountant wat betreft getrouwheid en rechtmatigheid. De controlerend accountant heeft zich daarbij voor een zeer belangrijk deel kunnen baseren op de bevindingen van de interne controle van de gemeente Vijfheerenlanden. De interne controle van de gemeente Vijfheerenlanden is kwalitatief en kwantitatief op niveau. In de jaren 2021 en 2022 heeft de gemeente ook al proefgedraaid met het uitvoeren van onderzoek voor het zelf kunnen uitspreken van een oordeel over de rechtmatigheid. De gemeente Vijfheerenlanden heeft een Auditcommissie. De begroting 2024 van de gemeente Vijfheerenlanden heeft een totaalbedrag aan lasten van circa € 200 miljoen. Meer dan éénderde deel van dit bedrag betreft uitgaven ten behoeve van het sociaal domein. Een belangrijk deel van dit bedrag betreft uitgaven in het kader van werkzaamheden en taken die door gemeenschappelijke regelingen en andere verbonden partijen voor de gemeente Vijfheerenlanden (hierna Opdrachtgever) worden verricht.

De gewenste werkwijze van Opdrachtgever is dat uiterlijk in juni van het te controleren begrotingsjaar door de accountant een met de organisatie afgestemd controleplan wordt aangeboden aan de Auditcommissie. In dit controleplan worden de ten behoeve van de controle van het begrotingsjaar te verrichten controleactiviteiten opgenomen evenals de daarvoor benodigde (en door Opdrachtgever te verstrekken) informatie. Om nodeloze pieken in werkbelasting te vermijden worden de controleactiviteiten daarbij zichtbaar verdeeld over de controleperiode, dus over het derde en vierde kwartaal van het begrotingsjaar (t) en over het eerste en tweede kwartaal (t+1) van het jaar daarna. In de maanden september en oktober van het begrotingsjaar vindt een interim-controle plaats. Naar aanleiding van deze controle wordt een managementletter opgesteld. Deze managementletter wordt ambtelijk besproken en voorzien van een ambtelijke reactie vastgesteld door het college van burgemeester en wethouders van Opdrachtgever. De managementletter wordt vervolgens aangeboden en besproken in de Auditcommissie van Opdrachtgever. Tot en met de maand mei volgend op het begrotingsjaar (dus t+1) vindt de daadwerkelijke jaarrekeningcontrole van het begrotingsjaar plaats.

Deze controle levert uiterlijk begin juni een verslag van bevindingen op dat met de Auditcommissie van Opdrachtgever wordt besproken en dat vervolgens aan de gemeenteraad van Opdrachtgever wordt aangeboden. Voor meer informatie over de Opdrachtgever verwijzen wij u naar de website: www.vijfheerenlanden.nl In de volgende hoofdstukken worden de specifieke wensen en eisen nader uitgewerkt. Met betrekking tot de gehanteerde prijzen en tarieven: Bij de inschrijving dient een Prijzenblad (Bijlage F) te worden ingediend voor de werkzaamheden met betrekking tot de controle over de jaarstukken van de boekjaren 2024 tot en met 2027 en mogelijk met verlengingen tot en met het boekjaar 2029. Hierbij worden de volgende onderdelen onderscheiden:

2

1. 2. 3. 4.

Voorbereiding en planning; Interim-control en Interim-controle rapport, inclusief besprekingen; Jaarrekeningcontrole en Eindcontrolerapport + besprekingen; Adviezen in het kader van de natuurlijke adviesfunctie.

De Opdrachtgever wenst voor de af te nemen accountantsdiensten een prijsafspraak te maken voor de gehele contractperiode (4 jaar) en de verlengingsopties. De door Opdrachtnemer aangegeven tarieven dienen ook bij eventueel meerwerk en aanvullende diensten van toepassing te zijn. Er is pas sprake van meerwerk of een aanvullende dienst als dit vooraf is aangegeven door de Opdrachtnemer en door de Opdrachtgever schriftelijk is goedgekeurd.

1.2 Algemene Informatie Voor nadere informatie wordt verwezen naar de volgende bijlagen bij dit programma van eisen: 1) 2) 3) 4) 5)

Schema organisatiestructuur; Programmarekening 2022; Programmabegroting 2024; Verordeningen ex. artikel 212, 213 en 213a Gemeentewet; Raadsbesluiten inzake verordeningen.

3

2.

Omschrijving van de opdracht De omvang van de dienstverlening bestaat uit de volgende onderdelen: 1. Interim controle 2. De controle van de jaarrekening; 3. Het afgeven van wettelijk vereiste verklaringen (deelverklaringen); 4. Natuurlijke adviesfunctie

2.1 Interim controle In de maanden september en oktober van het begrotingsjaar is er een interim-controle, vooruitlopende op de controle van de jaarrekening. Deze controle richt zich vooral op de kwaliteit en werking van de interne processen van Opdrachtgever en beoogt mede de risico’s met betrekking tot de definitieve jaarrekeningcontrole in beeld te brengen.

2.2 De controle van de jaarrekening Mede in overeenstemming met het wettelijk kader (artikel 213 Gemeentewet) behelst de controle van de gemeentelijke jaarrekening: 1. Een oordeel over: a) de mate waarin de jaarrekening van Opdrachtgever een getrouw beeld geeft van zowel de baten en lasten als van de grootte en samenstelling van het vermogen; b) de mate waarin de baten en lasten, alsmede de balansmutaties, rechtmatig tot stand zijn gekomen; c) de vraag of de jaarrekening is opgesteld in overeenstemming met de bij of krachtens algemene maatregel van bestuur te stellen regels, bedoeld in artikel 186 Gemeentewet (Besluit Begroting en Verantwoording Provincies en Gemeenten); 2. Waarbij het verslag van bevindingen in ieder geval bevindingen bevat over: a) de mate waarin de inrichting van het financiële beheer en van de financiële organisatie een getrouwe en rechtmatige verantwoording mogelijk maken; b) eventueel geconstateerde onrechtmatigheden in de jaarrekening. 3. De verenigbaarheid van het jaarverslag met de jaarrekening. Goedkeurings-en rapporteringstolerantie In het Besluit accountantscontrole decentrale overheden (Bado) zijn minimumeisen voor de in de controle te hanteren goedkeuringstoleranties voorgeschreven.

De accountant gebruikt ten behoeve van zijn oordeelsvorming over de jaarrekening de in het Bado opgenomen wettelijke minimumeisen, te weten: Goedkeuringstolerantie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking

Afkeurend

>1%<3%

Oordeelonthouding -

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

≥ 3%

Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf dat de accountant in zijn rapport van bevindingen geconstateerde fouten en onzekerheden ≥ € 100.000,= dient te vermelden.

4

Het staat de accountant daarnaast vrij om naar eigen inzicht “belangrijke” bevindingen in zijn rapport op te nemen.

2.3 Het afgeven van wettelijk vereiste verklaringen (deelverklaringen) Opdrachtgever dient regelmatig niet onder de SISA (Single Information, Single Audit) vallende, afzonderlijke accountantsverklaringen in te zenden ten behoeve van het Rijk (ministeries) en overige geldgevers. De planning van het afgeven van deze deelverklaringen wordt ingegeven door de eisen van de ministeries, provincie en andere geldgevers. Van de Opdrachtnemer wordt verwacht dat hij deze verklaringen opstelt binnen de daarvoor van toepassing zijnde termijnen en in overeenstemming met de hiervoor geldende eisen. Opdrachtgever behoudt zich het recht voor om de opdracht voor een deelverklaring te kunnen verlenen aan een andere accountant, indien dit in het belang is van de gemeente.

2.4 Natuurlijke adviesfunctie De accountant voorziet in de natuurlijke adviesfunctie, d.w.z. hij verstrekt adviezen zowel op verzoek van Opdrachtgever alsook op eigen initiatief (actieve adviesfunctie). Onder de natuurlijke adviesfunctie wordt verstaan: alle activiteiten t.b.v. de gemeentelijke organisatie voor zover een relatie aanwezig is met de taakuitoefening van de accountant. Deze functie bevat adviezen in beperkte omvang. Er kan worden gedacht aan adviezen op basis van controlebevindingen, adviezen die een logisch gevolg zijn van de uitkomsten van de besprekingen van de rapportages. Ook een signalerende functie met betrekking tot nieuwe ontwikkelingen en risico’s is hier van belang. Een afzonderlijke adviesopdracht wordt niet gegeven. Overleg met het college en de auditcommissie uit de raad van Opdrachtgever behoort eveneens tot de natuurlijke adviesfunctie (minimaal 2 x per jaar). In het eerste contractjaar dient de Opdrachtnemer een scholingsavond voor raadsleden te verzorgen.

5

3.

Lijst van eisen In dit hoofdstuk zijn de eisen opgenomen die aan de gevraagde dienstverlening worden gesteld.

3.1 Algemeen a-e-1

Aan uw offerte zijn voor de Opdrachtgever geen kosten verbonden.

3.2 Materie m-e-1

U richt de jaarrekeningcontrole in op basis van het voor dat jaar geldende, door de raad vastgestelde, controleprotocol en normenkader en het door u en de Auditcommissie goedgekeurde controleplan.

m-e-2

U gaat ermee akkoord, dat de controle van SiSa regelingen integraal onderdeel uitmaakt van de jaarrekeningcontrole. Daarbij bent u zich ervan bewust dat het aantal te controleren SiSa regelingen jaarlijks kan fluctueren. Dit leidt niet tot vermeerdering of vermindering van de controlekosten. Daarbij dienen de controlewerkzaamheden ten aanzien van de specifieke uitkeringen uitgevoerd te worden overeenkomstig de wet BADO (Besluit Accountantscontrole Decentrale Overheden).

m-e-3

U beschikt over een kwaliteitsborgingssysteem dat minimaal voldoet aan de eisen van de Nederlandse Beroepsorganisatie van Accountants (NBA). Indien reviews worden uitgevoerd door instanties om te beoordelen of de door de u verstrekte controleverklaring is gebaseerd op een deugdelijke grondslag (rekening houdend met wet- en regelgeving) worden deze reviews geacht te vallen onder uw interne kwaliteitssysteem. Werkzaamheden in het kader van reviews worden dan ook niet beschouwd als meerwerk.

m-e-4

Meerwerk wordt alleen geaccepteerd als hierover vooraf schriftelijke afspraken zijn gemaakt met opdrachtgever. De basis voor eventueel meerwerk zijn de reguliere (in het kader van deze aanbesteding) geoffreerde uurtarieven. Meerwerk kan nooit het gevolg zijn van aanvullende eisen die binnen uw accountantsorganisatie worden gesteld aan interne reviews, audits en extra procesmatige of procedurele handelingen.

m-e-5

U houdt in de controle rekening met maximaal 3 door de gemeenteraad van Opdrachtgever aan te dragen items die binnen een jaarrekeningcontrole vallen.

m-e-6

Jaarlijks is er een interim-controle, vooruitlopende op de controle van de jaarrekening. Deze controle beoogt de risico’s met betrekking tot de definitieve jaarrekeningcontrole in beeld te brengen. Na afloop van deze controle maakt u binnen 3 weken een managementletter voor het college van B&W van Opdrachtgever en een beknopte samenvatting voor de gemeenteraad van Opdrachtgever. U beschrijft uw visie op en de opzet van de interim-controle.

m-e-7

U houdt zich aan de onderstaande goedkeuringstoleranties (deze komen overeen met het wettelijke minimum).

6

Goedkeuringstoleran tie Fouten in de jaarrekening (% lasten) Onzekerheden in de controle (% lasten)

Goedkeurend ≤ 1%

Beperking

Afkeurend

>1%<3%

Oordeelonthouding -

≤ 3%

>3%<10%

≥ 10%

-

≥ 3%

Voor de rapporteringstolerantie geldt als maatstaf ≥ € 100.000-. De verantwoordingsgrens omvat de grens vastgesteld door de gemeenteraad van Opdrachtgever waarboven het college van Opdrachtgever aan de gemeenteraad fouten en onduidelijkheden rapporteert in de rechtmatigheidsverantwoording. Door de gemeenteraad is deze grens voor de verantwoording 2023 vastgesteld op 3%. De gemeenteraad heeft daarbij het voornemen uitgesproken deze grens in de komende jaren in een beperkt aantal stappen te verlagen tot 1%. m-e-8

In het verslag van bevindingen gaat u in op: • de kwaliteit van de informatievoorziening; • de kwaliteit en betrouwbaarheid van de administratie; • de continuïteit van de geautomatiseerde gegevens; • de interne beheersing en de administratieve organisatie en de daarbij behorende interne controle op hoofdlijnen; • het getrouwe beeld (waaronder de rechtmatigheidsverklaring van het college); • de gebruikswaarde van de informatie voor de raad, het college en het management; • specifiek voor de controle aangereikte speerpunten.

m-e-9

Jaarlijks dient Opdrachtnemer uiterlijk in mei (t+1) de controle af te ronden, en daarnaast uiterlijk in juni (t+1) het accountantsrapport en accountantsverklaring op te leveren.

m-e-10 Uw bedrijf heeft mensen in dienst die gespecialiseerd zijn in het Besluit Begroting en Verantwoording, en deze zijn (indien noodzakelijk) beschikbaar voor de opdrachtgever. m-e-11 Uw bedrijf waarborgt de continuïteit van het in te zetten controleteam. Dat betekent dat er sprake mag zijn van normaal verloop binnen het controleteam, maar niet van wisseling van team of van excessief verloop. m-e-12 Opdrachtgever verwacht tenminste van de accountant dat hij adviezen die uit zijn controlewerkzaamheden en bevindingen voortvloeien, uitbrengt aan de gemeente. Daarnaast verwacht de Opdrachtgever van de accountant een actieve “signaalfunctie” op ontwikkelingen die van invloed kunnen zijn op de financiële huishouding van de opdrachtgevers, de rechtmatigheid en de controle (zoals naderende wet- en regelgeving of brancheontwikkelingen). De accountant adviseert hierbij pragmatisch en uitvoerbaar en hanteert een realistische prioriteitstelling.

7

3.3 Commercie c-e-1

Uw offerte is in de Nederlandse taal gesteld en de gehanteerde tarieven zijn in Euro’s, met twee cijfers achter de komma en excl. BTW.

c-e-2

Uw tarieven zijn all-in tarieven, dat wil zeggen inclusief maar niet uitsluitend reis-, verblijf- en bureaukosten.

8