Bijlage 4 Brief aan WOR-bestuurder inzake huisvesting v1.4 label OR-A01-HV.DOCX

Aan: de WOR-bestuurder van de gemeente Vijfheerenlanden Tav: Nanette van Ameijde-Poortman

Ons kenmerk

: OR-A01-HV

Onderwerp

: Huisvesting Vijfheerenlanden

Datum

: 12 juli 2021

Geachte bestuurder, Hierbij ontvangt u ons advies omtrent de toekomstige huisvesting en verzoeken wij u om ons advies in uw besluitvorming te betrekken. Inleiding In de collegevergadering van 13 juli 2021 en waarschijnlijk in de raadsvergadering van 30 september 2021 wordt de toekomstige huisvesting van ons (nieuwe) gemeentekantoor besproken. Wij beperken ons in deze brief tot het werkplekconcept en de randvoorwaarden voor het personeel, andere zaken vallen buiten de reikwijdte van de OR. Vijfheerenlanden naar één (kleiner) gemeentekantoor Wij beginnen te stellen dat wij volledig het eerder gecommuniceerde collegestandpunt delen, namelijk dat het zeer wenselijk is om als organisatie vanuit één locatie te werken. De afgelopen jaren is immers gebleken dat het reizen tussen verschillende locaties tot nodeloos verlies van uren, energie en geld heeft geleid. Het college van B&W heeft eveneens terecht geconstateerd dat bij een nieuw gemeentekantoor minder werkplekken noodzakelijk zijn. Er is (vooral buiten de piekmomenten) sprake van gedeeltelijke leegstand. Het is daarom logisch dat er in het nieuwe gemeentekantoor minder flex-werkplekken zijn. In realistisch perspectief van werkplekken De OR spreekt evenwel haar zorgen uit over al te ambitieuze doelstellingen omtrent het aantal flex-werkplekken.

Wij zijn daarover sinds eind 2020 al in gesprek met de projectgroep en de WOR-bestuurder. Op 8 maart 2021 werden wij geïnformeerd dat er een realistische inschatting gemaakt is van het benodigde aantal werkplekken, met als uitkomst 260 flex-werkplekken (24% minder dan in de huidige situatie). Een eerder besproken scenario, waarover de OR niet positief is, gaat uit van 210 flex-werkplekken. Wij zijn van mening dat dit laatste scenario is gebaseerd op een theoretisch gemiddelde bezetting waarover al eerder is gesteld dat dit op praktijkgegevens gebaseerd zou moeten zijn. Tevens krijgen wij de indruk dat dit ook in belangrijke mate is gebaseerd op het speculeren over toekomstig gedrag van personeel en ontwikkelingen door c.q. na de coronacrisis. Een aanname binnen dit scenario is dat de werkgever in staat is de piekmomenten volledig te voorkomen c.q. de aanwezigheid van werknemers geheel te sturen. Een werkgever heeft hier echter, realistisch gezien, geen middelen toe. Als voorbeeld wordt genoemd dat gemeentelijke organisaties veel parttimers in dienst hebben die hun werkdagen niet (geheel) kunnen afstemmen op de mogelijkheden van kantoorbeschikbaarheid. Wij zullen dan ook geen positief advies geven over dat scenario met 210 flex-werkplekken.

Gemeente Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / info@vijfheerenlanden.nl

Eerdere ervaringen Eerdere ervaringen bij de gemeente Utrecht, maar ook bij het miniserie van BuZa (in alle nieuwbouw en gerenoveerde panden van de overheid geldt sindsdien dat er 0,7 bureau per ambtenaar beschikbaar is om te zorgen dat een bureau nooit leeg is), na genomen besluiten om voor de huisvesting van het personeel veel minder werkplekken te hanteren bleken te ambitieus1. Immers al enkele jaren na verhuizing kwamen beide organisaties tot de conclusie dat er te weinig ruimte berekend was voor het personeel. Het gevolg hiervan was dat zij wederom naar nieuwe huisvesting moesten kijken, wat uiteraard tot forse meerkosten leidde! Tevens is in de afgelopen jaren het aantal taken van de gemeente louter toegenomen. Daar is bijna automatisch altijd meer personeel voor noodzakelijk. De komende jaren lijkt die trend niet te keren. Met het oog op de toekomst achten wij het daarom onverstandig om de organisatie nu al “een knellende jas” aan te meten. Randvoorwaarden voor een nieuw kantoor De projectgroep is, na behandeling van het opinievoorstel, nog tot een aanvullende originele gedachten gekomen om de kosten van de huisvesting te beperken. Zo stellen zij kleinere werkplekken voor. Wij zijn van mening dat dit een goede oplossing is om het aantal benodigde vierkante meters in het nieuwe kantoor te verminderen.

Deze optie valt binnen de ARBO-richtlijnen en kan op een positief advies van de OR rekenen. Tot slot Ondanks voorgenoemde bedenkingen heeft de ondernemingsraad waardering voor het werk dat het college van B&W en de projectgroep hebben verzet. Wij gaan er van uit u met dit advies geïnformeerd te hebben over het standpunt van de werknemers van de gemeente Vijfheerenlanden, als eind- en medegebruikers van de toekomstige huisvesting. Wij verzoeken u derhalve dit advies mee te laten wegen in de verdere besluitvorming. Met vriendelijke groet, Namens de ondernemingsraad, {{Signer1}} Pedro van Eeuwijk Voorzitter

1 De duurste oplossing, maar de beste manier om een kantoor in te richten is een open ruimte met vaste werkplekken. Dat blijkt uit de jaarlijkse monitor naar arbeidsomstandigheden gedaan door Kenniscentrum Center for People and Buildings(CfPB). Zij raden bedrijven aan om goed na te denken voor ze overstappen op flexibele werkplekken: uit hun onderzoek blijkt dat dit soort plekken het laagst scoren op arbeidsproductiviteit, voor zowel individuele werknemers als in teamverband.