Bijlage 3 Brief OR nieuwe huisvesting

Aan

Ons kenmerk

: 1058237/OR

Onderwerp

: Nieuwe huisvesting adviesaanvraag

T.a.v.

: de WOR-bestuurder van de gemeente Vijfheerenlanden : Judith de Jonge

Datum

: 13 maart 2024

Geachte bestuurder, Hartelijk dank voor uw adviesaanvraag van 16 februari 2024. In deze brief gaan wij in op het voorliggende definitief ontwerp (DO). Veel van de punten zijn reeds bij u bekend en mogen opgevat worden als een uitnodiging dan wel aansporing om deze in het vervolg samen met ons concreet uit te werken. Ook is reeds bekend dat het aantal werkplekken een aanhoudend punt van zorg voor de Ondernemingsraad is. In deze brief doen wij een aantal suggesties die gegeven eerder genomen besluiten tot verlichting van die zorgen kunnen leiden. Wij beperken ons vanzelfsprekend tot een advies dat direct betrekking heeft op het personeel van onze gemeente. Eventuele bredere beschouwingen over het belang van dit kantoor voor onze inwoners, de duurzaamheid van het gebouw, of de exacte financiële implicaties, zult u daarom niet vinden in dit advies. Niet omdat de Ondernemingsraad dit geen belangrijke afwegingen vindt, maar wel omdat dit buiten onze taken en verantwoordelijkheden als personeelsvertegenwoordiging binnen deze adviesaanvraag valt. De Ondernemingsraad is verheugd dat er concreet zicht is op een nieuw gemeentehuis. We krijgen in het ontwerp een modern en degelijk kantoor waar we nog jaren mee vooruit kunnen. Het gebouw is duurzaam, voorziet in de toegenomen behoefte voor ontmoeten, en we hoeven minder tussen locaties te pendelen.

Er is door de projectgroep en de ambassadeurs een ontwerp neergezet waarbij een toekomstbestendige werkplek gecreëerd wordt. Wij delen daarom uw waardering voor het projectteam en de ambassadeurs die gezamenlijk aan ons nieuwe kantoor werken. De terugkoppeling die wij daarover van de ambassadeurs krijgen is positief. Wij waarderen het als Ondernemingsraad zeer dat het projectteam in een eerder stadium puntsgewijs opmerkingen van ambassadeurs en andere werknemers doorgenomen hebben en voorzien hebben van advies. Niet alle wensen kunnen werkelijkheid worden, maar het is wel duidelijk gemaakt waarom dat niet het geval is. In veel gevallen zijn er praktische aanpassingen gedaan aan het ontwerp, zodat dit beter tegemoet komt aan de wensen van de medewerkers en de eisen van de wet. Wij hopen daarom ook dat dit definitief ontwerp op instemming bij het college van B&W en de gemeenteraad kan rekenen. Werkplekken Wel blijven er zorgen over het aantal werkplekken in het nieuwe kantoor. Wij hebben de WOR-bestuurder hier al op gewezen in eerdere adviezen, met name in het advies OR-A01HV. Het college van B&W en de gemeenteraad hebben het besluit genomen om toch voor 210 werkplekken te gaan en daarmee niet het advies van de Ondernemingsraad gevolgd.

Ondernemingsraad Vijfheerenlanden / Postbus 11, 4140 AA Leerdam / 088 – 599 7000 / vijfheerenlanden.nl / ondernemingsraad@vijfheerenlanden.nl

Daarmee zijn ook de kaders vastgesteld waarmee het projectteam aan de slag is gegaan en de ambassadeurs en Ondernemingsraad hebben meegedacht. Sinds dat besluit zijn er ontwikkelingen geweest die wij toch in dit advies willen meenemen. Door het projectteam is aanvullende informatie verstrekt over de bezettingsgraden in andere gemeentekantoren. Ook zijn er bezoeken gebracht aan andere gemeentekantoren. Enerzijds bleek uit de metingen dat een flexfactor van 0,5 haalbaar moet zijn. Anderzijds bleek in het meest vergelijkbare gemeentekantoor dat er binnen afzienbare tijd werkplekken bijgemaakt moesten worden. De flexfactor bleek toch te krap en doordat het prettig werken was kwamen er meer werknemers naar kantoor. Een andere ontwikkeling is het aannemen van de kadernota 2024 door onze gemeenteraad. In die kadernota wordt de ambtelijke organisatie uitgebreid met 36 fte, om zo de groei van onze gemeente en de aan ons opgelegde taken te ondervangen. Gezien de ontwikkelingen binnen en buiten onze gemeente is dit een belangrijke stap. Er is tevens besloten deze 36 fte hun werkplek te laten vinden in de ‘flexibele ruimte’ binnen het aantal van 210 werkplekken. Daarmee wordt de flexfactor nog scherper. Dat vindt de Ondernemingsraad betreurenswaardig. Zeker omdat wij al sinds 2021 waarschuwen dat er niet een knellende jas aangemeten moet worden.

De taken en verantwoordelijkheden van gemeenten groeien voortdurend, net als het aantal inwoners dat in onze gemeente woont. Deze ontwikkelingen en ervaringen leiden ertoe dat de Ondernemingsraad nogmaals aandacht vraagt voor het aantal werkplekken. Daarbij is ook voor ons duidelijk: de genomen besluiten door het college van B&W en de gemeenteraad zijn daarbij het kader, het is niet onze plek daarover te heronderhandelen. Wel is het verstandig een aantal mitigerende maatregelen te nemen. Zo voorkomen we extra kosten op een later moment. Wij hebben eerder de hand gereikt aan de WOR-bestuurder op dit punt. In ons advies van 2021 wijzen wij erop dat er binnen het aantal vierkante meters meer werkplekken georganiseerd kunnen worden. Dat kan door de werkplekken wat kleiner te maken. Daarmee vallen we nog keurig binnen de Arbonorm en hoeven we niet meer vierkante meters te bouwen. Wij adviseren u daarom deze mogelijkheid concreet uit te werken en bij de inrichting van het nieuwe kantoor rekening te houden met een uitbreiding van het aantal werkplekken. Laten we daar bij de aanschaf van het interieur en de plaatsing van wandjes alvast rekening mee houden, opdat we geen desinvestering doen bij een eventuele uitbreiding van werkplekken.

Indien het huidige meubilair wordt meegenomen naar het nieuwe kantoor, dient te worden bedacht dat deze een vaste omvang hebben, waardoor het optimaliseren van de beschikbare werkruimte lastiger zal worden. Ook is het wijs rekening te houden met een uitbreiding van het pand. Niemand kan veertig jaar in de toekomst kijken. Daarom is het goed om ervoor te zorgen dat in de toekomst betrekkelijk eenvoudig uitgebreid kan worden. Wij adviseren daarom te onderzoeken of er in de bouw rekening gehouden kan worden met een eventuele aan- of opbouw, bijvoorbeeld op de raadszaal. Als we daar in de constructie nu al rekening mee houden, voorkomen we op een later moment kosten. Het nieuwe werken Ons nieuwe kantoorconcept gaat uit van meer thuiswerken (getuige de lagere werkpleknorm) en digitaal overleg. Wij wijzen er nogmaals op dat medewerkers vooral op de maandag, dinsdag en donderdag op kantoor zullen werken. Dan werken immers de meeste collega’s van binnen en buiten onze organisatie. Ook buigen voorzieningen als de kinderopvang nu eenmaal niet naar de behoeften van de werkgever. Elke oplossing die dus gevonden wordt in het spreiden van werkdagen over de week is wat betreft de Ondernemingsraad weinig realistisch. Wel is het goed dat er rekening gehouden wordt met het toenemende thuiswerken.

Zeker sinds coronatijd is dit in zwang geraakt, en daarmee kunnen we ook met minder werkplekken toe dan voorheen. Medewerkers kunnen wel beter gefaciliteerd worden in het organiseren van hun thuiswerkplek en andere voorzieningen. Wij verwijzen daarbij naar ons eerdere advies onder zaaknummer 845518. Daarin geven wij u adviezen mee hoe hier in de toekomst beter vorm aan gegeven kan worden. Dat is extra belangrijk omdat er door de werkgever verwacht wordt dat medewerkers meer thuiswerken (getuige de flexfactor) in zowel de toekomstige als de tijdelijke huisvesting. Ook vragen wij extra aandacht voor de

mogelijkheden tot hybride vergaderen, zeker ook omdat externen steeds vaker digitaal inbellen. In de huidige kantoren werkt dit (zeker in grotere ruimtes) niet goed. Vaak kunnen mensen thuis de vergadering slecht volgen. Dat is begrijpelijk, omdat die ruimtes er vaak ook niet op bedacht zijn. Wij adviseren de WOR-bestuurder hier in het nieuwe pand wel een goede technische oplossing voor te ontwikkelen. Bereikbaarheid De bereikbaarheid van het nieuwe gemeentekantoor hebben wij eerder aan de orde gesteld. Onder andere in ons advies op de visie thuiswerken (zaaknummer 234640). De OVverbindingen naar ons nieuwe kantoor zijn adequaat vanuit een aantal richtingen (zoals Utrecht en Gorinchem), maar bieden voor veel werknemers geen soelaas. Leerdam is nu eenmaal geen Utrecht Centraal. Het nieuwe kantoor bevat tot onze vreugde ook een uitgebreide fietsenstalling, met daarin veel laadmogelijkheden voor elektrische fietsen. Daardoor wordt het gebruik van de fiets gestimuleerd. Helaas heeft de fietsenstalling in het definitief ontwerp wel wat ruimte moeten inleveren. Zeker gezien de steeds groter wordende fietsen (denk aan fietsen met krat voorop en bakfietsen) en de wens van de WOR bestuurder om medewerkers op de fiets te laten komen is dit voor de OR wel een aandachtspunt. Er zullen desalniettemin nog altijd werknemers met de auto komen.

Daar hebben we voldoende parkeerruimte voor nodig, vanwege de parkeernorm die wij ook bij andere kantoren hanteren en om parkeeroverlast elders te voorkomen. De oplossing die daarvoor nu gevonden lijkt is uitbreiding van het parkeerterrein bij het station. Deze uitbreiding stond echter ook al gepland om forensen uit Leerdam en omstreken een goede overstap te bieden naar het OV. Thans wordt al aan personeel verzocht zo min mogelijk gebruik te maken van die parkeerplaats om overlast voor de forenzen te voorkomen. Dat is natuurlijk een begrijpelijk verzoek. Bij een uitbreiding zal er nog steeds parkeerdruk(te) zijn op de parkeerplaats bij het station. Wij adviseren de WOR-bestuurder daarom een adequate oplossing voor de toegenomen parkeerbehoefte na verhuizing te vinden, waardoor we niet hoeven te ‘concurreren’ met forenzen. Communicatie en vervolg In uw brief benoemt u een aantal verbeterpunten ten aanzien van de communicatie naar onze collega’s. Wij zijn het geheel eens met uw conclusies en vervolgstappen, die wij nauwlettend zullen volgen. Als Ondernemingsraad blijven we ook graag met u en het projectteam in gesprek tot het daadwerkelijk in gebruik nemen van het nieuwe kantoor. De reguliere gesprekken die we met het projectteam voeren zijn voor ons van grote waarde.

Rest ons u als WOR-bestuurder, maar ook onze gemeenteraad en college van B&W, veel wijsheid te wensen bij de te nemen besluiten. Met vriendelijke groet, namens de ondernemingsraad Vijfheerenlanden, Signed By: Pedro van Eeuwijk <p.van.eeuwijk@vijfheerenlanden.nl

13/03/2024 20:55:42 CET {{Signer1}}

Signed By: Marjon de Braal <m.de.braal@vijfheerenlanden.nl>

14/03/2024 07:52:02 CET {{Signer2}}

ID: 356bb64b-738e-44d4-9876-1c146ad43a6f

ID: 356bb64b-738e-44d4-9876-1c146ad43a6f

Auth: Scribble

Auth: Scribble

Pedro van Eeuwijk Voorzitter OR

Marjon de Braal Secretaris OR