Bijlage 2 Reflectie_ontwerp_raadsfunctie_gemeentehuis_VHL

Bijlage 2: 20250829 Reflectie ontwerp raadsfunctie gemeentehuis VHL Kader

Voldoet?

Toelichting

Functionaliteit raadzaal (indien gewenst) af te sluiten;

Ja

De raadzaal is voorzien van grote openslaande deuren richting de foyer / bibliotheek. Deze deuren kunnen afgesloten worden indien gewenst.

Ja

De ramen en grote openslaande deuren richting de foyer / bibliotheek zijn voorzien van vitrages en gordijnen zodat zicht van buiten op de raadsvergadering afgeschermd kan worden bij besloten vergaderingen.

Geschikt voor besloten vergaderingen;

Bij besloten vergaderingen wordt het camerabeeld, geluid en metadata niet doorgegeven aan Company Webcast (die de uitzending op internet en de archivering verzorgt). Er kan indien gewenst wel lokaal worden opgenomen. Bij voorkeur gesitueerd op de 1e etage

Nee – afwijking in VO gerapporteerd en in DO vastgesteld

In het ontwerp is de raadzaal op de begane grond en grenzend aan de publieksruimten/ bibliotheek gepositioneerd. De raadzaal is in lijn met de uitgangspunten uit het programma van eisen raadsruimten en de uitgangspunten in de scenariostudie, dubbel hoog uitgevoerd. Gezien de dubbelhoge uitvoering is het technisch zeer uitdagend gebleken om de raadzaal op de 1 e verdieping te situeren. Dit zou grote aanpassingen in de bestaande constructie van het gemeentehuis vragen. Er is daarom in de VO-fase voor gekozen om de raadzaal in een kleine uitbreiding, richting de Stationsweg, op de begane grond te situeren. Met de vaststelling van het DO in april 2024 is de positie van de raadzaal op de begane grond vastgesteld.

Met publieke tribune in de ronding van de vergadertafels op een kleine verhoging

Nee

Om de grote openslaande deuren richting de foyer/ bibliotheek bij een drukke raadsvergadering open te kunnen zetten, is ervoor gekozen om géén verhoging voor publiek toe te voegen. Daarnaast zorgt een verhoging ervoor dat de publieksplekken niet/ minder toegankelijk zijn voor mensen in een rolstoel en met een fysieke beperking. In het programma van eisen is gesteld dat de tribune plek moet bieden aan 40 personen. In het ontwerp is rekening gehouden met voldoende plek voor 44 personen. Bij drukke vergaderingen kunnen er stoelen bijgeplaatst worden én kunnen de deuren naar de foyer/ bibliotheek volledig opgezet worden zodat er meer publiek de vergadering kan bijwonen.

1/5

Kader

Voldoet?

Toelichting

Met klimaatregulering

Ja

In de raadzaal is klimaatregulering aanwezig middels een combinatie van vloer- en lucht verwarming/-koeling. De lucht wordt via roosters in de wanden, vloeren en plafonds geventileerd.

Vergaderopstelling Ronde vergaderopstelling

Ja

In het ontwerp wordt uitgegaan van een ronde raadsopstelling met 35 zitplekken voor de raad. In het programma van eisen was een raadstafel voor 31 – 33 raadsleden gevraagd. Met het zicht op de toekomst is er rekening gehouden met een grotere raadstafel.

Voorzitter en griffier in de vergaderronding (eerste ring) Het college in de vergaderronding (tweede ring) Het griffiepersoneel gepositioneerd achter de voorzitter en griffier Een katheder in de vergaderronding (eerste ring) Inrichting raadzaal Historische elementen van Vijfheerenlanden

Ja

De voorzitter en griffier zijn centraal in de ring gepositioneerd.

Ja

Het college is in de tweede ring gepositioneerd. Er is ruimte voor 7 personen aan de collegetafel.

Ja

De griffie is in de tweede ring gepositioneerd. Er is ruimte voor 4 griffiemedewerkers.

Ja

Naast de voorzitter is een katheder opgenomen.

Ja

Ten behoeve van akoestiek wordt er onder de raadstafel een printtapijt geplaatst. Dit printtapijt biedt de mogelijkheid om met een eigen grafische print bedrukt te worden. Met de focusgroep is reeds stilgestaan bij eerste ideeën om de identiteit van de gemeente in het tapijt te verwerken. Op dit moment worden de eerste grafische schetsen uitgewerkt voor het tapijt. De schetsen zullen met de focusgroep raad gedeeld worden.

Portret van de koning gemaakt door een lokale kunstenaar Vlaggen (van gemeente, provincie en lang) zichtbaar aanwezig

Ja

In de raadzaal zijn diverse posities mogelijk waar een portret van de koning opgehangen kan worden. De definitieve positie wordt met de focusgroep raad besproken.

Ja

In de raadzaal zijn diverse posities mogelijk waar de vlaggen zichtbaar aanwezig kunnen zijn. De definitieve positie wordt met de focusgroep raad besproken.

2/5

Kader

Voldoet?

Toelichting

Mogelijkheid tot flexibele inrichting raadzaal

Ja

De raadzaal is uitgevoerd met vast meubilair. Dit is een bewuste keuze omdat (te) flexibel meubilair de kwaliteit van meubilair niet ten goede komt en daarmee de functie als raadszaal onder druk zet. Om invulling te geven aan de multifunctionaliteit is de raadsring uitgevoerd met een binnen bank. Door deze binnen bank kan de zaal bijvoorbeeld gebruikt worden voor trouwerijen, voorleesmomenten van de bieb en kleinschaligere vergaderingen.

Vergadertafel voorzien van stopcontact en usboplader Zitplaatsen aan vergadertafel met voldoende beweegruimte Ergonomische, verrijdbare stoelen voor de zitplaatsen aan de vergadertafels en het ondersteunend personeel Stille en goed schoon te houden vloer

Ja

De stopcontacten en usb-opladers worden verwerk in het blad van de raadstafel.

Ja

De vergaderplekken zijn 80 centimeter breed. Voor een comfortabele vergaderplek wordt doorgaans een breedte van 70 tot 80 cm per persoon gerekend. Het ontwerp sluit hierbij aan.

Ja

Het ontwerp gaat uit van stoelen op wieltjes. Bij de inkoop van het raadsmeubilair zal een proefzitting gehouden worden zodat het comfort van de stoelen getest kan worden.

Ja

De vloer in de raadzaal is een combinatie van parket en een printtapijt. Het printtapijt ligt onder de raadstafel en stoelen. Het printtapijt wordt dusdanig ontworpen dat vlekken niet snel zichtbaar zijn en zorgt voor akoestische demping in de raadzaal. Parket is een goed schoon te maken vloer.

Goede toegankelijkheid voor mindervaliden en slechthorenden

Ja

De raadzaal is volledig toegankelijk. Door het niet toepassen van een tribune is de raadzaal volledig gelijkvloers waardoor ook voor mindervalide bezoekers de raadzaal goed te bereden is. In de raadzaal wordt een ringleiding aangelegd voor slechthorende. Een ringleiding, ook wel inductielus genoemd, is een systeem dat gebruik maakt van een magnetisch veld om geluid draadloos te verzenden naar een gehoorapparaat. Het helpt slechthorenden om geluid te horen zonder de hinderlijke aanwezigheid van achtergrondruis.

Ja

Hybride vergaderen is mogelijk door gebruik te maken van Microsoft Teams. Om hiervan gebruik te maken dient een laptop voorzien van Microsoft Teams te worden aangesloten op de aansluitvoorziening die aanwezig is op het bureaublad nabij de griffie ondersteuning.

Audio/visueel De mogelijkheid om hybride te vergaderen

3/5

Kader

Voldoet?

Toelichting

Ondersteunende apparatuur (techniek) in een aparte ruimte

Ja

De centrale ondersteunende apparatuur wordt geplaatst in de berging die grenst aan de raadzaal. De centraal te plaatsen audiovisuele apparatuur zal worden gemonteerd in een 19-inch apparatuur rack.

Microfoon/audio opstelling bij het college

Ja

Een efficiënt stemproces en zichtbaar voor publiek in de raadzaal en externe kijkers

Ja

Op de tafel van het college (en de griffie) worden luidsprekers in het blad van de tafel geïntegreerd. Er is gekozen om geen microfoon (met geluidsweergave) toe te passen omdat het college tijdens het debat zitting neemt of staat bij de Katheder. De bestaande microfoonposten worden hergebruikt omdat de levensduur van deze posten nog voldoende is / nog niet zijn afgeschreven. De microfoonposten worden gereviseerd en het aantal wordt uitgebreid. Door het reviseren is het mogelijk om digitaal te stemmen via de microfoonposten. Het stemmingsresultaat kan weergegeven worden op de beeldschermen (2 beeldschermen bij het publiek, 6 beeldschermen in de vergaderring en 5 kleine beeldschermen op de griffietafel en collegetafel).

Overige (raads)functies Een burgerzaal grenzend aan de raadzaal

Nee - afwijking in VO gerapporteerd en in DO vastgesteld

Vanwege de combinatiefunctie trouwzaal/raadzaal is de separate burgerzaal in de VO-fase komen te vervallen. Wel is ter compensatie van de burgerzaal een aanvullende vergaderzaal opgenomen die weliswaar een minder representatieve uitstraling heeft maar meer multifunctioneel ingezet kan worden Met de vaststelling van het DO in april 2024 is de positie van de raadzaal en combinatie raadzaal/trouwzaal vastgesteld.

De mogelijkheid om de burgerzaal en raadzaal samen te voegen tot één ruimte

Nee - afwijking in VO gerapporteerd en in DO vastgesteld

Vanwege de combinatiefunctie trouwzaal/raadzaal is de separate burgerzaal in de VO-fase komen te vervallen. De functie om de burgerzaal en raadzaal samen te voegen tot één ruimte is daarmee ook komen te vervallen. Met de vaststelling van het DO in april 2024 is de positie van de raadzaal en combinatie raadzaal/trouwzaal vastgesteld.

Voor raadsleden toegankelijke vergaderruimten (ook buiten kantoortijd)

Ja

Het gebouw is voorzien van een avond-entree die toegang geeft tot het bestuurs- en vergadercentrum. Deze entree kan buiten openingstijden gebruikt worden voor toegang tot het pand en de vergaderfaciliteiten.

4/5

Kader

Voldoet?

Toelichting

Vergaderruimten voor fractie-overleggen in de nabijheid van de raadzaal

Ja

Het vergadercentrum is op de eerste verdieping gelegen. De vergaderruimten kunnen via het noodtrappenhuis, dat direct grenst aan de raadzaal benaderd worden.

Toiletten in de nabijheid van de raadzaal

Ja

Met de vaststelling van het DO in april 2024 is de positie van het vergadercentrum vastgesteld. Direct naast de raadzaal zijn 4 toiletten en 1 mindervalide toilet gelegen. Met de vaststelling van het DO in april 2024 is de positie van de toiletten vastgesteld.

5/5