BIJLAGE 1 soorten raden - soorten griffie.docx

UIT: BENCHMARK GRIFFIES ANNO 2022 – DE TOEKOMSTBESTENDIGE LIJN https://www.raadsleden.nl/sites/www.raadsleden.nl/files/documenten/mb10100_benchmarkrapport_griffies-anno-2022-de-toekomstbestendige-lijn_vd_2022-04-30.pdf 2.4. Ondersteuningsbehoeften van Nederlandse gemeenteraden Deze benchmark heeft een goed inzicht opgeleverd in de ondersteuningsbehoeften van raden en diensten-pakketten van griffies. Dit inzicht is gebaseerd op openbare bronnen, de respons uit de enquête en de door ontwikkelde database. Als het schuurt tussen raad en griffie is het tijd voor een goed gesprek. Immers als de omvang en competenties van de griffie aansluiten op de ondersteuningsbehoeften van de gemeenteraad dan heerst er rust en sta-biliteit. Als er een langdurige hoge werkdruk heerst binnen de griffie, en die werkdruk niet wordt veroorzaakt door politieke of personele problematiek, dan is er meestal sprake van een raad die meer uit zijn eigen functioneren wil halen maar zich onvoldoende realiseert dat daarvoor geïnvesteerd moet worden in de griffie. Bij een verstoorde balans is het verstandig om de ondersteuningsbehoefte en het dienstenpakket goed te analyseren en samen afspraken te maken om vraag en aanbod weer goed op elkaar af te stemmen. In deze paragraaf hebben we ondersteuningsbehoeften gekoppeld aan dienstenpakketten en daarmee aan de werkpakketten van griffies.

Met deze informatie kunnen raden en griffies gestructureerd in gesprek over de te leveren ondersteuning en samen voldoende bewustzijn creëren rondom hun vraag en aanbod.

A. Basispakket Gemeenteraden met een kleine griffie hebben veelal het profiel van een 'intern gerichte en volgende raad'. Deze griffies leveren een basispakket aan diensten (werkzaamheden) en de allerkleinste griffies leveren alleen het wettelijk verplichte deel van het basispakket in een dunne variant. Hieronder een overzicht van de werkzaamheden die we tot het basispakket rekenen. We hebben de werkzaamheden weergegeven op wat wij het

activiteitenniveau noemen. In ons referentiekader hebben wij de activiteiten verder uitgewerkt in wat wij handelingen noemen. Er zijn vele honderden handelingen die verricht (kunnen) worden door griffies. 1) Ondersteuning bij het management van de raad - Gemeenteraad (mee)organiseren (formele structuur (mee)inrichten en onderhouden) - Gemeenteraadswerk (mee)coördineren - Inwerkprogramma (mee)organiseren - Gemeenteraadsleden begeleiden en professionaliseren ▼ WETTELIJKE TAKEN 2) Informatievoorziening van de raad en informatie-uitwisseling voor de raad met andere gemeentelijke gremia, verbonden partijen, bestuurlijke organisaties maatschappelijke organisaties, bedrijfsleven en inwoners - Correspondentie afhandelen - Bestuurlijke- en ambtelijke stukkenstroom afhandelen - Politieke stukkenstroom afhandelen - Raadsinformatiesysteem beheren 2) Ondersteuning van de taakcommissies (en rekenkamer), en de regulering van hun vergaderingen - Presidium (agendacommissie) coördineren en zijn vergaderingen organiseren - Seniorenconvent (fractievoorzittersoverleg) coördineren en zijn vergaderingen organiseren - Vertrouwenscommissie burgemeester coördineren en haar vergaderingen organiseren - Benoemingsprocedures burgemeester (mee)coördineren - Herbenoemingsprocedures burgemeester (mee)coördineren - Klankbordcommissie burgemeester coördineren en haar vergaderingen organiseren -

Klankbordgesprekken burgemeester (mee)coördineren - Werkgeverscommissie griffie(r) coördineren en haar vergaderingen organiseren - Wervings- en selectieprocedures griffier (mee)coördineren - Functionerings- en beoordelingsgesprekken griffier (mee)coördineren - Auditcommissie coördineren en haar vergaderingen organiseren - Financiële planning en control (mee)coördineren - Accountant(scontrole) (mee)coördineren - Rekenkamercommissie coördineren - Rekenkameronderzoeken (mee)coördineren en ondersteunen 3) Ondersteuning van de raad als geheel, zijn fracties, raadscommissies en leden, en de regulering van hun formele vergaderingen - Raad coördineren en zijn werkbezoeken, bijeenkomsten, zittingen en vergaderingen organiseren - Raadscommissies coördineren en bijeenkomsten en -vergaderingen organiseren ▲ WETTELIJKE TAKEN 4) Regie van de samenwerking met burgemeester, college, secretaris en ambtelijk apparaat -

Driehoekoverleg (mee)coördineren en (mee)uitvoeren

-

Overleg griffie(r) en ambtelijk managementteam (mee)coördineren en (mee)uitvoeren

-

Overleg griffie(r) en ambtelijke adviseurs (mee)coördineren en (mee)uitvoeren

B. Pluspakket Gemeenteraden met een middelgrote griffie hebben een 'intern gericht en sturend' of 'extern gericht en volgend' profiel. Soms een profiel met een beetje van allebei. Deze

griffies leveren een deel van de plusdiensten. Hieronder een overzicht van de werkzaamheden die we tot het pluspakket rekenen. 5) Regie op ondersteuning door anderen - Processen van ambtelijke bijstand sturen, monitoren en bijsturen - Processen van fractieondersteuning monitoren en bijsturen 6) Raad adviseren - Ambtelijke stukken samenvatten en becommentariëren - Actoren- en krachtenveldanalyses maken en hieromtrent adviseren - Initiatiefvoorstellen onderbouwen en voorzien van een goed vergaderproces (met aandacht voor het betrekken van alle belanghebbenden in evenwichtige samenstellingen) en hieromtrent adviseren - Raad, fracties en raadsleden procedureel adviseren - Raad, fracties en raadsleden inhoudelijk adviseren - Raad, fracties en raadsleden politiek-bestuurlijk adviseren 7) Ambtelijk apparaat en college adviseren - Ambtenaren adviseren vanuit de kaders van de raad en de vertegenwoordiging van de samenleving - Secretaris adviseren vanuit de kaders van de raad en de vertegenwoordiging van de samenleving - Burgemeester als portefeuillehouder adviseren vanuit de kaders van de raad en de vertegenwoordiging van de samenleving - Wethouders als portefeuillehouder adviseren vanuit de kaders van de raad en de vertegenwoordiging van de samenleving - College adviseren vanuit de kaders van de raad en de vertegenwoordiging van de samenleving 8) Communicatie - Huisstijl beheren -

Website en sociale media raad beheren - Content (mee)produceren en redigeren - Relaties met relevante media (pers) onderhouden - Media(pers)voorlichting geven en ondersteunen - Bezoeken en ontvangsten organiseren en faciliteren - Relaties met provincie, (regio)gemeenten en waterschap(pen) onderhouden en het contact met de raad organiseren - Relaties met verbonden partijen onderhouden en het contact mee de raad organiseren - Relaties met maatschappelijke organisaties onderhouden en het contact met de raad organiseren - Relaties met bedrijfsleven onderhouden en het contact met de raad organiseren - Relaties met inwoners onderhouden en het contact met de raad organiseren 9) Communicatieadvies - Omgevingsanalyses maken en delen met de raad - Strategisch communicatiebeleid (mee)ontwikkelen en bewaken - Communicatie(campagnes)plannen (mee)ontwikkelen, (mee)uitrollen en bewaken - Raad en raadsleden bijstaan met communicatieadvies - Raadsleden ondersteunen bij de ontwikkeling van hun communicatievaardigheden 10) Ontwikkeling van de raad(sleden) - Politiek bestuurlijke ontwikkelingen bijhouden en overbrengen op de raad - Maatschappelijke ontwikkelingen bijhouden en overbrengen op de raad - Permanent ontwikkelingsprogramma voor de raad ontwikkelen, uitrollen en bewaken

C. Compleet pakket Gemeenteraden met een grootte griffie hebben vaak een 'extern gericht en sturend' profiel of komen daarbij in de buurt. Deze griffies leveren in principe alle plusdiensten, het complete pakket. Strategische griffies treffen we vooral aan in gemeenten die richting de honderdduizend inwoners of meer gaan.