Bijlage 1 - 20260402_Ontwerp-Jaarrekening-2025

11 28

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

2025 €

2024 €

19.727 10.273 -8.255 21.745

13.450 7.697 -1.420 19.727

Bestemmingsreserve Digitalisering Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar Onttrekking Per 31 december

De bestemmingsreserve digitalisering is gericht op het ondersteunen van het digitaliseringsbeleid van het RAZU en de incidentele kosten rondom digitaal werken. De bestemmingsreserve is in 2016 opgericht met gelden uit de toen opgeheven bestemmingsreserve waterschade en is sindsdien aangevuld met overschotten, met name uit de reguliere digitaliseringsbudgetten. In 2025 was een onttrekking voorzien ten behoeve van werkzaamheden rondom de aanbesteding van het collectiebeheersysteem. Aangezien deze aanbesteding in 2025 nog niet is afgerond is deze onttrekking niet gerealiseerd. Wel zijn er enkele archiefstukken gedigitaliseerd ten laste van deze reserve.

2025 €

2024 €

18.920 0 18.920

18.920 0 18.920

Bestemmingsreserve Restauratie Per 1 januari Onttrekking Per 31 december

De bestemmingsreserve restauratie wordt ingezet voor restauratie- en depotwerkzaamheden, gericht op het langdurig beheren en preserveren van de collectie. De bestemmingsreserve is in 2016 opgericht met gelden uit de toen opgeheven bestemmingsreserve waterschade en is sindsdien aangevuld met overschotten uit verschillende posten. In 2025 waren er geen kritieke restauratiewerkzaamheden die met spoed moesten worden opgepakt en had het RAZU geen capaciteit om reguliere restauratiewerkzaamheden uit te voeren. 12 29

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

2025 €

2024 €

21.810 0 -6.816 14.994

28.626 0 -6.816 21.810

Bestemmingsreserve Financiering activa Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar Onttrekking Per 31 december

De bestemmingsreserve financiering activa is in 2022 gevormd en wordt ingezet om de afschrijvingskosten van het nieuwe meubilair te dekken. 2025 €

2024 €

68.819 6.181 0 75.000

52.450 37.000 -20.631 68.819

Bestemmingsreserve personeel Per 1 januari Toevoeging voorgaand boekjaar Onttrekking Per 31 december

De bestemmingsreserve personeel vormt de bron voor incidentele personele inhuur. In de afgelopen jaren zijn de primaire toevoegingen en onttrekkingen in het teken van de uitvoering van de prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden gedaan. In 2025 was een onttrekking voorzien ten behoeve van werkzaamheden rondom de aanbesteding van het collectiebeheersysteem. Aangezien deze aanbesteding in 2025 nog niet is afgerond is deze onttrekking niet gerealiseerd. 197.255

Totaal bestemmingsreserves

184.492

13 30

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

2025 €

2024 €

65.371 -65.371 0 0

62.197 -62.197 65.371 65.371

42.130

421.745

Gerealiseerd resultaat Per 1 januari Onttrekking Toevoeging Per 31 december

Vaste schulden, met een rentetypische looptijd langer dan één jaar Overige leningen met een rentetypische looptijd van één jaar of langer

De gemeente Vijfheerenlanden heeft, op basis van een afgesloten prestatieovereenkomst, oorspronkelijk een bedrag van € 632.000 vooruit betaald aan het RAZU voor het wegwerken van de achterstanden in het bewerken van de archieven van de drie voormalige gemeenten Leerdam, Vianen en Zederik in maximaal tien jaar.

Vlottende passiva Netto-vlottende schulden met een rentetypische looptijd korter dan één jaar Crediteuren Prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden Terug te betalen bijdragen gemeenten Overige schulden

450.127 350.711 204.003 25.214 1.030.055

Per 31 december

346.957 0 145.332 7.764 500.053

Crediteuren: Dit betreffen de per einde van het boekjaar nog niet betaalde facturen. Overige schulden: Dit betreft onder andere nog te betalen accountantskosten en personeelskosten. 14 31

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Niet in de balans opgenomen rechten, verplichtingen en regelingen Met de gemeente Wijk bij Duurstede is in mei 2011 een huurovereenkomst voor de archiefbewaarplaats en kantoorruimten aangegaan voor 40 jaar. De huur van extra kantoorruimte is in 2014 en 2019 vastgelegd in twee supplementen van wijziging. De opzegging van een deel van de extra kantooruimte is in 2025 vastgelegd in een supplement van wijziging. De huur bedraagt, per januari 2026, circa € 115.150 excl. BTW per jaar. In november 2020 werd een nieuwe overeenkomst gesloten voor de huur van een groot deel van de archiefbewaarplaats van de gemeente Wijk bij Duurstede vanaf 2021 voor tien jaar. De verplichting voor de archiefbewaarplaats bedraagt, per januari 2026, circa € 25.000 excl. BTW per jaar. De medewerkers van het RAZU zijn in dienst van de gemeente Houten en worden vanuit deze gemeente gedetacheerd bij het RAZU. Deze detacheringsovereenkomst geldt voor onbepaalde tijd. Met NPS is in januari 2021 een overeenkomst gesloten voor de financiële dienstverlening. De verplichting bedraagt, per januari 2026, circa € 23.500 excl. BTW per jaar. Deze overeenkomst wordt met telkens een jaar verlengd, tenzij deze zes maanden voor het verstrijken van het kalenderjaar schriftelijk wordt opgezegd. Vanaf juli 2016 heeft het RAZU een contract met de gemeente Houten voor ICT-dienstverlening. Dit contract is eind 2021 herzien.

Het nieuwe contract heeft een looptijd van twee jaar en kan stilzwijgend worden verlengd.

15 32

Controleverklaring Deze wordt ingevuld zodra de accountant zijn controle hee� opgeleverd.

33

34

35

36

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijlage 1: Verdeelsleutels en bijdragen Het model waarbij de kosten van de gemeenschappelijke regeling over de zes deelnemende gemeenten worden verdeeld is in 2011 vastgesteld en op 18 december 2019 bevestigd voor de periode 2021 t/m 2026. Conform het bestuursbesluit van 3 april 2024 is de looptijd van deze verdeelsleutel verlengd voor de jaren 2027 t/m 2029. De herijking van de grondslagen is daarmee ook uitgesteld.

Verdeelsleutel t/m 2029 component A

Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede Totaal

Berekening %-component C component A component B

component B

inwoners 15.192 7,10% 49.911 23,31% 20.004 9,34% 49.515 23,13% 55.712 26,02% 23.762 11,10% 214.096 100,00%

710.207 110.857 821.064

component C

meters archief 716 10,01% 1.185 16,58% 836 11,69% 1.666 23,31% 1.812 25,35% 933 13,06% 7.147

100,00%

aandeel A en B in kosten 7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36% 100,00%

86,50% 13,50% 100,00%

Component A = Personeel en materiaal c.a. Component B = Nieuwbouw archiefplaats Component C = Overhead en kantoorruimten

20 37

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijdrage per gemeente

Gemeente Bunnik A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Houten A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Rhenen A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage

Rekening 2024 €

Begroting 2025 €

Begrotings wijziging 2025 €

Rekening 2025 €

72.584 11.480 11.668 1.915 97.647

94.273 11.764 12.035 2.361 120.434

94.961 11.709 12.048 2.374 121.092

80.769 11.709 12.048 2.091 106.616

238.464 19.007 34.902 5.847 298.220

309.720 19.477 35.999 7.304 372.500

311.981 19.385 36.037 7.348 374.752

265.356 19.385 36.037 6.416 327.194

95.575 13.407 15.050 2.481 126.513

124.134 13.738 15.524 3.068 156.463

125.040 13.674 15.540 3.085 157.339

106.353 13.674 15.540 2.711 138.278

21 38

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijdrage per gemeente, vervolg

Gemeente Utrechtse Heuvelrug A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Vijfheerenlanden A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Gemeente Wijk bij Duurstede A. Personeel en materiaal B. Archiefbewaarplaats C. Overheadkosten en kantoor Bijdrage 2% winstopslag Totale bijdrage Totaal gemeentelijke bijdragen

Rekening 2024 €

Begroting 2025 €

Begrotings wijziging 2025 €

Rekening 2025 €

236.572 26.732 36.070 5.987 305.362

307.262 27.393 37.204 7.437 379.297

309.506 27.265 37.243 7.480 381.494

263.250 27.265 37.243 6.555 334.313

266.180 29.067 40.399 6.713 342.359

345.718 29.786 41.669 8.343 425.516

348.242 29.646 41.712 8.392 427.992

296.197 29.646 41.712 7.351 374.907

113.530 14.969 17.703 2.924 149.126

147.454 15.340 18.259 3.621 184.674

148.530 15.268 18.278 3.642 185.718

126.333 15.268 18.278 3.198 163.076

1.319.227

1.638.883

1.648.386

1.444.383

22 39

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijlage 2: Specificatie van de lasten en baten Rekening 2024 €

Begroting 2025 €

Begrotings wijziging 2025 €

Rekening 2025 €

916.512 20.631 29.830 966.973

1.179.192 0 35.376 1.214.568

1.188.785 75.000 35.664 1.299.449

958.418 0 33.800 992.218

11.092 3.474 42.380 12.133 69.079

11.385 7.969 45.538 50.000 114.892

11.385 7.969 45.538 50.000 114.892

11.157 1.656 135.843 26.512 175.168

-20.631 -1.080 -21.711

0 -900 -900

-75.000 -1.080 -76.080

0 -1.080 -1.080

1.014.341

1.328.560

1.338.261

1.166.306

Totaal kosten archiefbewaarplaats

51.218 15.480 22.107 23.434 112.239

51.218 16.173 25.627 24.481 117.498

51.218 16.038 25.413 24.277 116.946

51.218 16.038 23.540 24.277 115.073

TOTAAL COMPONENT B

112.239

117.498

116.946

115.073

LASTEN Personele lasten Salarissen Inhuur tijdelijk personeel Overige personeelskosten (3%) Totaal personeelslasten Materiaalkosten c.a. Materiaalkosten Organisatiekosten Digitaliseringskosten Kosten e-depot Totaal materiaalkosten c.a. Bestemmingsreserve personeel Incidentele/structurele inkomsten (RID)

TOTAAL COMPONENT A Kosten archiefbewaarplaats Kosten archiefbewaarplaats (vergoeding voor kapitaallasten) Exploitatiekosten Servicekosten archief Extra huur archiefbewaarplaats gemeente Wijk bij Duurstede

23

40

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Rekening 2024 €

Begroting 2025 €

Begrotings wijziging 2025 €

Rekening 2025 €

Totaal kosten overhead en oudbouw

55.871 85.365 4.092 6.816 152.144

58.070 98.510 4.110 6.000 166.690

58.238 98.510 4.110 6.816 167.674

54.999 101.070 4.108 6.816 166.993

Bestemmingsreserve Financiering activa

-6.816

-6.000

-6.816

-6.816

145.328

160.690

160.858

160.177

1.300.435

1.613.648

1.698.961

1.449.452

35.876 29.921 0 1.420 0 0 0 0 19.920 87.137

0 0 0 0 53.200 5.000 5.000 0 0 63.200

25.000 40.000 10.000 27.500 53.200 5.000 5.000 0 0 165.700

27.426 27.382 0 8.255 0 0 0 28.904 0 91.967

TOTAAL KOSTEN INCL. PROJECTEN

1.387.572

1.676.848

1.864.661

1.541.419

Storting bestemmingsreserve 2% winstopslag

25.867 1.413.439

32.135 1.708.983

32.321 1.896.982

28.321 1.569.740

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Kosten overhead en kantoor Huur kantoorruimten Inhuur diensten Kosten accountant Afschrijvingen materiële vaste activa

TOTAAL COMPONENT C TOTAAL KOSTEN GEMEENTEN

Overige kosten Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Restauratiekosten Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (personeelskosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (materiaalkosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden (restauratiekosten) Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden Project 'Pilot Amerongen'

Totale kosten incl. winstopslag

24

41

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Rekening 2024 €

Begroting 2025 €

Begrotings wijziging 2025 €

Rekening 2025 €

72.584 238.464 95.575 236.572 266.180 113.530 1.022.906

94.273 309.720 124.134 307.262 345.718 147.454 1.328.560

94.961 311.981 125.040 309.506 348.242 148.530 1.338.261

80.769 265.356 106.353 263.250 296.197 126.333 1.138.258

11.480 19.007 13.407 26.732 29.067 14.969 114.662

11.764 19.477 13.738 27.393 29.786 15.340 117.498

11.709 19.385 13.674 27.265 29.646 15.268 116.946

11.709 19.385 13.674 27.265 29.646 15.268 116.946

11.668 34.902 15.050 36.070 40.399 17.703 155.792

12.035 35.999 15.524 37.204 41.669 18.259 160.690

12.048 36.037 15.540 37.243 41.712 18.278 160.858

12.048 36.037 15.540 37.243 41.712 18.278 160.858

95.733 292.373 124.032 299.374 335.646 146.202 1.293.360

118.072 365.196 153.396 371.860 417.172 181.052 1.606.748

118.718 367.404 154.254 374.013 419.600 182.076 1.616.065

104.526 320.778 135.566 327.758 367.556 159.878 1.416.062

BATEN Bijdrage component A Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,10% 23,31% 9,34% 23,13% 26,02% 11,10%

TOTAAL A

100,00%

Bijdrage component B Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

10,01% 16,58% 11,69% 23,31% 25,35% 13,06%

TOTAAL B

100,00%

Bijdrage component C Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede

7,49% 22,40% 9,66% 23,15% 25,93% 11,36%

TOTAAL C

100,00%

Bijdrage van gemeenten Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL bijdragen

42

25

Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Rekening 2024 €

Begroting 2025 €

Begrotings wijziging 2025 €

Rekening 2025 €

1.915 5.847 2.481 5.987 6.713 2.924 25.867

2.361 7.304 3.068 7.437 8.343 3.621 32.135

2.374 7.348 3.085 7.480 8.392 3.642 32.321

2.091 6.416 2.711 6.555 7.351 3.198 28.321

3.936 11.055 15.000 0 1.080 28.928 59.999

0 0 0 63.200 900 0 64.100

0 0 0 63.200 1.080 0 64.280

6.342 0 0 28.904 1.080 19.152 55.478

1.379.226

1.702.983

1.712.666

1.499.861

Totaal mutaties reserves

35.876 34.841 0 1.420 20.631 6.816 99.584

0 0 0 0 0 6.000 6.000

25.000 40.000 10.000 27.500 75.000 6.816 184.316

27.426 27.382 0 8.255 0 6.816 69.879

Resultaat explotatie (te bestemmen) Resultaat reserves

8.346 -73.717

-26.135 26.135

151.995 -151.995

41.558 -41.558

Totaal baten incl. mutaties reserves

1.452.943

1.676.848

1.864.661

1.541.419

Specificatie van de lasten en baten, vervolg

Bijdrage 2% winstopslag Gemeente Bunnik Gemeente Houten Gemeente Rhenen Gemeente Utrechtse Heuvelrug Gemeente Vijfheerenlanden Gemeente Wijk bij Duurstede TOTAAL 2% winstopslag Overige inkomsten Overige inkomsten (incidenteel: Diversen) Overige inkomsten (incidenteel: Vriendenstichting) Overige inkomsten (incidenteel: Project 'Pilot Amerongen') Overige inkomsten (prestatieovereenkomst Vijfheerenlanden) Overige inkomsten (structureel: dienstverlening aan RID) Rente Totaal overige inkomsten Totaal baten exclusief mutaties reserves Mutaties reserves Bestemmingsreserve 2% winstopslag Bestemmingsreserve e-depot Bestemmingsreserve restauratie Bestemmingsreserve digitalisering Bestemmingsreserve personeel Bestemmingsreserve financiering activa

26

43

Bijlage 3: De lasten en baten per taakveld Regionaal Archief Zuid-Utrecht te Wijk bij Duurstede

Bijlage 3: De lasten en baten per taakveld

A. Lasten (excl. mutaties reserves)

Personele lasten Materiaalkosten c.a. Kosten archiefbewaarplaats Kosten overhead en kantoor Incidentele kosten 2% budget Kosten e-depot Incidentele digitaliseringskosten Extra werkzaamheden Vijfheerenlanden

€ 992.218 175.168 115.073 166.993 27.426 27.382 8.255 28.904

B&B € 573.957 105.435 115.073 96.855 0 24.644 4.127 28.904

Totaal lasten (excl. mutaties reserves)

1.541.419

948.995

Verdeling over taakvelden T&A D € € 144.797 214.382 298 69.352 0 0 30.059 31.729 0 0 0 2.738 0 4.128 0 0 175.154

322.329

B. Baten (excl. mutaties reserves) P € 59.082 83 0 8.350 27.426 0 0 0 94.941

C. Lasten (mutaties reserves)

Verdeling over taakvelden T&A D € € 4.527 9.981 166.079 298.222 3.322 5.964

Incidentele inkomsten Bijdragen gemeenten component A tm C Bijdrage gemeenten 2% winstopslag

€ 55.478 1.416.062 28.321

B&B € 40.012 859.078 17.181

P € 958 92.683 1.854

Totaal baten (excl. mutaties reserves)

1.499.861

916.271

173.928

314.167

95.495

Saldo exploitatie

-41.558 'verlies'

41.558 'winst'

D. Baten (mutaties reserves)

Storting bestemmingsreserve 2% winstopslag

28.321

0

0

0

28.321

Onttrekking bestemmingsreserve 2% winstopslag Onttrekking bestemmingsreserve E-depot Onttrekking bestemmingsreserve digitalisering Onttrekking bestemmingsreserve financiering activa

27.426 27.382 8.255 6.816

0 24.644 4.127 3.953

0 0 0 1.227

0 2.738 4.128 1.295

27.426 0 0 341

Totaal lasten reservemutaties

28.321

0

0

0

28.321

Totaal baten reservemutaties

69.879

32.724

1.227

8.161

27.767

Saldo reservemutaties

1.569.740

948.995

175.154

322.329

123.262

Totaal baten (B+D)

1.569.740

948.995

175.155

322.328

123.262

Totaal saldo

Totaal lasten (A+C)

0

27

44

Colofon (Ontwerp-)Jaarrekening 2025 2 april 2026 A�eelding voorzijde: Stembiljet voor de verkiezing van leden van de gemeenteraad van Vianen op 16 mei 1923. Toegang 018 Topografisch Historische Atlas Vianen, Everdingen en Hagestein, inventarisnummer 90513. Tekst: W.A. Bakker Directeur-archivaris Regionaal Archief Zuid-Utrecht Karel de Grotestraat 30 3962CL Wijk bij Duurstede h�ps://www.razu.nl