Beantwoording technische vragen van de VVD inzake zienswijze OVL.docx

Beantwoording technische vragen van de VVD inzake zienswijze OVL

1. In 2021 is er een “verbeter- en kwaliteitsslag in dienstverlening en

projecten” gestart. Onderdeel hiervan is betere financiële bewaking op kosten en opbrengsten. Graag ontvangen wij informatie op welke wijze dit is vormgegeven

Binnen de organisatie van Bureau OVL zijn er twee geldstromen. De eerste geldstroom betreft de gelden die vallen binnen de dienstverleningovereenkomst (DVO) voor het beheer en onderhoud. De tweede geldstroom betreft de aanvullende diensten die Bureau OVL uitvoert, dit zijn veelal de (vervanging)projecten. Deze vallen onder de DVO+ De exploitatie van de DVO wordt gefinancierd van uit de jaarlijkse bijdrage per gemeente per lichtobject. De exploitatie van de DVO+ wordt gefinancierd door het in rekening brengen van de gemaakte projecturen door de medewerkers van BOVL, de zogenaamde declarabele uren. Tot 2021 werden de kosten en opbrengsten van zowel de DVO als de DVO+ niet gescheiden in de financiële administratie en de rapportages. Hierdoor was het erg moeilijk om inzichtelijk te krijgen als het op een onderdeel financieel uit de pas ging lopen. Daarnaast werden projecten niet altijd adequaat in het financiële systeem gezet en werden hierdoor uit het oog verloren waardoor gemeenten pas laat kosten in rekening gebracht kregen. In 2021 zijn de geldstromen van de DVO en de DVO+ gescheiden. Het is nu eenvoudiger traceerbaar wat de exploitatie van de DVO kost en wat de exploitatie van projecten oplevert. Het principe van de projecten is dat deze kostendekkend moeten zijn. Bureau OVL heeft aangegeven dat de continuïteit van de DVO+ nog niet helemaal geborgd is.

De kosten van het projectteam van Bureau OVL zijn nog niet helemaal kostendekkend. Gemeenten zijn namelijk vrij om hun verlichting projecten ook elders te laten voorbereiden en begeleiden. Bureau OVL wil echter een verlengstuk van de gemeenten zijn en daarnaast heeft het Algemeen Bestuur van Bureau OVL zich nadrukkelijk uitgesproken door te willen pakken op een volledige uitvoering van alle projecten door Bureau OVL. Om hier gehoor aan te geven wordt op dit moment een projectenbestek voorbereid en vervolgens aanbesteed. Via dit bestek kunnen de gemeenten hun projecten uit laten uitvoeren. Voor de gemeente Vijfheerenlanden geldt dat alle verlichting projecten ook op dit moment al uitgevoerd worden via Bureau OVL.

2. Op welke wijze worden wij geïnformeerd over de geleverde kwaliteit in

dienstverlening en vooruitgang hierin ? Momenteel wordt er gerapporteerd in de kwartaalrapportages, waarin naast de financiële stand van zaken ook de voortgang en bijzonderheden worden beschreven. Daarnaast zal Bureau OVL periodiek een nieuwsbrief opstellen waarmee de raad geïnformeerd gaat worden over de voortgang. Ook heeft Bureau OVL het voornemen om binnenkort een korte presentatie te houden in de raad of commissie over de dienstverlening en ontwikkelingen bij Bureau OVL. Ze

willen dit doen in samenwerking met Stedin en de nieuwe onderhoudsaannemer. Sinds 1 april is Citytec de nieuwe onderhoudsaannemer en is tot stand gekomen via een Europese aanbesteding.

3. In 2021 is bijna 25% meer uitgegeven dan de oorspronkelijke begroting. Op welke manier heeft Bureau OVL hierover de deelnemende gemeenten (ook tussentijds) geïnformeerd ?

In april 2021 hebben de deelnemende gemeenten een herziene begroting 2021 ontvangen. De herziene begroting 2021 is ook behandeld in de raadsvergadering van juni 2021

4. Welke afspraken zijn / worden gemaakt met Bureau OVL over

tussentijdse monitoring en rapportage van kwaliteit dienstverlening kosten en eventuele overschrijdingen ?

De financiële en organisatorische voortgang gaat maandelijks gerapporteerd worden aan de gemeente. Bureau OVL is hier momenteel een bewakingstool voor aan het inrichten. Daarnaast is afgesproken dat Bureau OVL periodiek een nieuwsbrief gaat opstellen waarmee de raad geïnformeerd gaat worden over de voortgang.

5. Op welke wijze is het onderhoud Openbare verlichting georganiseerd in de U10-gemeenten ?

Op dit moment is niet inzichtelijk hoe de U10 gemeenten het beheer en onderhoud van de openbare verlichting hebben georganiseerd. Indien gewenst zal dit onderzocht moeten worden.

6. Zijn benchmark-gegevens vanuit deze regio bekend om daarmee de prijsprestatieverhouding van Bureau OVL beter te kunnen beoordelen ?

Vanuit de regio zijn op dit moment geen benchmark gegevens bekend.