Beantwoording technische vragen SGP inzake Leerlingenvervoer.docx

Beantwoording technische vragen SGP inzake Leerlingenvervoer Vraag 1: Is het college bekend wat de reden is geweest dat zoveel mensen niet hebben gereageerd op uw email van 25 maart? Antwoord 1: De ouders/verzorgers met kinderen met een aflopende indicatie hebben eind maart een brief ontvangen, waarin gevraagd werd om een nieuwe aanvraag in te dienen inclusief de onderbouwende medische stukken. Vanwege het uitblijven van een aanvraag hebben we een tweede brief in mei verzonden. Naar aanleiding van deze brief hebben wij van een aantal ouders/verzorgers, scholen en betrokkenen vragen ontvangen welke medische stukken voldoen ter onderbouwing. Deze medische stukken zijn door ons ontvangen in de periode daarna. Van de ouders/verzorgers die niet hebben gereageerd, is niet duidelijk wat daarvan de reden is. Dit punt nemen wij dan ook mee in de procesevaluatie van het leerlingenvervoer die wij gaan uitvoeren als voor alle aanvragen het vervoer geregeld is. Op het regelen van vervoer ligt nu onze prioriteit aangezien we nog steeds aanvragen of onderbouwende medische stukken ontvangen.

Vraag 2: Klopt het dat inwoners zelf via de website van de gemeente hun aanvraag moeten “volgen” en de status van hun aanvraag moeten opzoeken zoals onze fractie uit signalen vanuit de inwoners heeft gehoord? Antwoord 2: De ouders/verzorgers kunnen een aanvraag voor het leerlingenvervoer indienen via een knop op onze website en dienen dan via ons zaaksysteem een aanvraag in. Ook wijzigingen kunnen via deze weg worden gedaan. Deze aanvraag in het zaaksysteem wordt vervolgens door een loketmedewerker van het sociaal loket in een andere beveiligde applicatie geregistreerd en doorgezet om te beoordelen. Na het beoordelen wordt de beschikking verzonden via het zaaksysteem. In het zaaksysteem bestaat dit werkproces daardoor uit 2 fasen, nl. registreren en afhandelen. Dit is dus geen volledige ”status” van de aanvraag. Daarom wordt op de website aangegeven dat ouders/verzorgers voor alle vragen contact kunnen opnemen met het sociaal loket via het telefoonnummer 0800 – 5016 en per e-mail via leerlingenvervoer@vijfheerenlanden.nl.

Vraag 3: Klopt het tevens dat ook via de website van de gemeente informatie werd verstrekt over de te laat ingediende aanvragen zoals diezelfde signalen vanuit de inwoners ons aangeven? Antwoord 3: Het klopt dat we informatie hebben verstrekt via onze website over te laat ingediende aanvragen via https://www.vijfheerenlanden.nl/Inwoners/Inwonersnieuws/Aanvragen_Leerlingenvervoer_te_laat

Dit is echter niet het enige dat wij hebben gedaan. De ouders/verzorgers met kinderen met een aflopende indicatie hebben eind maart een brief ontvangen, waarin gevraagd werd om een nieuwe aanvraag in te dienen inclusief de onderbouwende medische stukken. Halverwege mei is opnieuw een brief verzonden naar de ouders/verzorgers die nog geen aanvraag hadden ingediend. Bij incomplete aanvragen zijn ouders/verzorgers opnieuw telefonisch benaderd. Vanaf juni hebben we bij het ontbreken van een nieuwe aanvraag ouders/verzorgers telefonisch benaderd via het bij ons bekende telefoonnummer en zijn voicemails ingesproken. Hierbij bleek echter dat telefoonnummers niet altijd correct waren, waardoor wij ouders/verzorgers niet konden bereiken. Vraag 4: Hoe is de informatie vanuit de gemeente geweest naar de aanvragers? Antwoord 4: Zoals verwoord bij de voorgaande vraag, zijn ouders/verzorgers die geen aanvraag of een niet volledige aanvraag hebben ingediend meerdere keren benaderd om alsnog een aanvraag of onderbouwende medische stukken in te dienen. Vraag 5: In uw RIB lezen we anders dan inwoners ons aangeven ( RIB: De ouders of verzorgers die de aanvragen te laat hebben ingediend hebben van ons donderdag 17 augustus jl.

een brief gekregen dat we niet meer op tijd, vanaf 22 augustus aanstaande, het leerlingenvervoer met de vervoerder hebben kunnen regelen.) Welke informatie is juist geweest? Antwoord 5: Aan de ouders/verzorgers die geen aanvraag of een niet volledige aanvraag hebben ingediend of een volledige aanvraag te laat hebben ingediend, hebben wij op 17 augustus 2022 een brief gestuurd waarin we uitleggen dat er op 22 augustus 2022 geen passend vervoer aanwezig is en dat na het verkrijgen van de aanvraag of ontbrekende medische stukken dat ook niet snel geregeld is. Vraag 6: Wat is er gebeurd met de kinderen van ouders die wel op tijd een aanvraag hebben gedaan, daar een bevestiging van hebben ontvangen dat de aanvraag is ingediend en toch kregen te horen dat ze geen aanvraag hadden ingediend. Antwoord 6: Doordat de aanvraag door ouders/verzorgers vanuit het zaaksysteem wordt overgezet naar een andere applicatie bestaat er vertraging in deze verwerking. Daardoor is het voorgekomen dat we eind mei 2022 ook ouders hebben aangeschreven waarvan de aanvraag wel ontvangen was. In onze communicatie hebben we ons willen richten tot de ouders/verzorgers die te laat of hun aanvraag nog niet hadden ingediend. Het was nooit onze intentie ouders/verzorgers aan te spreken die wel op tijd waren met hun aanvraag. Naar hen toe zijn excuses aangeboden.

Van 16 kinderen is bekend dat zij tijdig een complete aanvraag hebben gedaan en dat deze leerlingen door ons te laat zijn doorgegeven aan de vervoerder. Dat heeft tot gevolg gehad dat deze kinderen ten onrechte geen tijdig vervoer hebben gekregen bij de start van het schooljaar.

De ouders/verzorgers van deze leerlingen zijn door de portefeuillehouder persoonlijk benaderd (bezocht) en er zijn excuses aangeboden. Voor deze kinderen is het vervoer inmiddels geregeld. Deze ouders/verzorgers kunnen de door hen gemaakte vervoerskosten declareren bij de gemeente.