Beantwoording technische vragen ChristenUnie inzake stand van zaken versimpelteam.docx

Technische vragen ChristenUnie stand van zaken versimpelteam Een aantal dagen geleden werd de Week van Lezen en Schrijven afgesloten, een week waarin we overal in het land extra aandacht besteden aan de aanpak van laaggeletterdheid. Voor de ChristenUnie fractie is dit een belangrijk thema. Iedereen in Vijfheerenlanden moet mee kunnen doen, juist ook als zij moeite hebben met lezen en schrijven. Dit was een van de redenen waarom we het initiatief voor een versimpelteam hebben genomen, zodat er binnen de gemeente steeds vaker gekeken wordt of brieven en teksten ook goed te begrijpen zijn voor mensen die meer moeite hebben met lezen of schrijven. Toch horen wij nog steeds regelmatig van mensen terug dat zij onbegrijpelijke brieven of veel te lange brieven hebben ontvangen. Vraag 1: Hoe vaak is er in de afgelopen jaren een zogenoemde ‘brievenwasserette’ (een bijeenkomst waar brieven van de gemeente besproken worden met o.a. mensen die moeite hebben met lezen en schrijven) gehouden? Graag per jaar het aantal keer en het aantal besproken brieven vermelden. Antwoord 1: In november 2019 en maart 2020 is er een brievenwasserette gehouden. Hierbij zijn in totaal 24 brieven besproken. Deze brieven zijn herschreven en ingevoerd in de betreffende documentmanagementsystemen. Tijdens de coronapandemie zijn geen brievenwasserettes georganiseerd.

De geldende maatregelen maakten dat niet mogelijk. In het najaar wordt een brievenwasserette gehouden.

Vraag 2: Wat wordt er verder gedaan om hier binnen de organisatie iedereen op aangesloten te houden? •

• • •

•

•

• •

Antwoord 2: Er zijn in 2019 en begin 2020 diverse trainingen georganiseerd voor medewerkers. Deze trainingen zijn in 2021 ook digitaal aangeboden zodat medewerkers, ondanks de coronamaatregelen, toch een training konden volgen. Omdat de gemeente deelneemt aan het landelijke programma Direct Duidelijk, konden we gebruik maken van 25 gratis taaltrainingen (e-learning) van Bureau Taal. We hebben 30 medewerkers opgeleid tot direct duidelijk expert. Bijna elk team heeft zo een eigen deskundige in huis die kan meedenken en adviseren over duidelijke(re) taal in brieven. Via Intranet en het personeelsmagazine brengen we het onderwerp geregeld onder de aandacht en geven we tips en informatie. Ook kijken we of het mogelijk is om via de 5HL Academie een module aan te bieden aan huidige en nieuwe medewerkers. Op dit moment testen zo’n 15 medewerkers een taalapplicatie die helpt bij het vereenvoudigen van teksten. Als dit positief wordt beoordeeld dan wordt de taalapplicatie mogelijk voor de hele organisatie ingevoerd. We hebben intern diverse snelkookpansessies georganiseerd om brieven te herschrijven. Dit gebeurde met het betrokken team en een aantal direct duidelijk experts. Zo zijn onder meer brieven over belastingen, gehandicaptenparkeerkaarten, commissie bezwaar en beroep, urgentieverklaringen in duidelijke taal geschreven.

Ook is de bezwaarclausule in duidelijke taal geschreven en in alle documentmanagementsystemen opgenomen. Waar mogelijk werken we samen met andere gemeenten die al brieven herschreven hebben of nog willen herschrijven. We delen de herschreven brieven met elkaar. De teksten op de website zijn in duidelijke taal geschreven (B1 niveau).

Vraag 3: Hoe is de borging (zowel qua mensen als middelen) geregeld om hier continu aandacht voor te houden? Antwoord 3: Het budget dat in 2019 door de gemeenteraad beschikbaar is gesteld is grotendeels gebruikt voor trainingen en bewustwordingsacties. Hiervoor is samengewerkt met het Taalhuis van de Bibliotheek Lek en IJssel. Door de coronapandemie zijn de activiteiten voor 2020 later uitgevoerd. Er is op dit moment geen structureel budget beschikbaar voor activiteiten van het Versimpelteam. Het Versimpelteam is in 2019 gestart als tweejarig project en verlengd tot eind 2022 met als voorwaarde dat activiteiten uit de reguliere budgetten voor communicatie betaald worden. Hierdoor is het organiseren van trainingen en dergelijke financieel niet mogelijk. Daarom borgen we kennis van de direct duidelijk experts met een netwerk, overlegstructuren en is onze werkwijze opgenomen op intranet en onderdeel van de 5HL Academie. We zijn aangesloten bij het landelijk netwerk Direct Duidelijk en maken gebruik van de kennis en tools die zij aanbieden.